Pracodawcy: czas ograniczyć papierologię w firmach. E-mail zamiast pisma?

Firmy chcą ograniczyć obowiązek składania oświadczeń i wniosków w formie papierowej. Pracownik mógłby je przekazywać np. pocztą elektroniczną.

Publikacja: 19.04.2024 04:30

Pracodawcy: czas ograniczyć papierologię w firmach. E-mail zamiast pisma?

Foto: Adobe Stock

Taki apel został skierowany przez Pracodawców RP do minister rodziny, pracy i polityki społecznej Agnieszki Dziemianowicz-Bąk. Argumentują w nim, że kodeks pracy powstawał blisko 50 lat temu i pomimo licznych nowelizacji w wielu kwestiach nie przystaje już jednak do aktualnych realiów społecznych i gospodarczych.

„Wymiana informacji w latach 70. ubiegłego stulecia opierała się przede wszystkim na formie pisemnej. Współcześnie powszechne stało się kształtowanie relacji społecznych, w tym prawnych, w drodze komunikacji elektronicznej” – czytamy w wystąpieniu.

E-mail zamiast pisma. Forma dokumentowa przyspieszy załatwianie spraw

– Zdecydowaliśmy się na wystąpienie do resortu rodziny, pracy i polityki społecznej, bo obecne regulacje dotyczące form czynności związanych ze stosunkiem pracy nie przystają do postępu technologicznego, który osiągnęliśmy jako społeczeństwo – mówi Bartosz Sowier, główny legislator Pracodawców RP.

Ekspert wskazuje, że dlatego jego organizacja postuluje m.in. odejście od rygorystycznej formy pisemnej przy składaniu przez pracownika oświadczeń, wniosków i zgód.

– Można w wielu przypadkach zastąpić ją np. formą dokumentową. Pozwoliłoby to na sprawniejsze załatwianie wielu spraw – chociażby drogą mailową, przez indywidualnego maila służbowego – i bez generowania niepotrzebnych kosztów – komentuje.

Pracodawcy RP dokonali zresztą wstępnej weryfikacji skali problematyki związanej z różnorodnością form czynności dokonywanych w ramach stosunku pracy pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Przeprowadzili ankietę wśród działów kadr swoich firm członkowskich. Wynika z niej m.in., że zdecydowana większość, bo aż 86,2 proc., respondentów zauważa problem związany z koniecznością składania podpisów lub podpisów kwalifikowanych pracowników na wnioskach własnoręcznych. Ponadto aż 96,6 proc. ankietowanych wskazało, że dobrym rozwiązaniem byłoby też umożliwienie korzystania przez zatrudnionych z innej formy podpisu, do którego mają szerszy dostęp (w przypadku wymogu zachowania formy pisemnej).

Ponadto działy HR wytypowały też dodatkowe, obserwowane przez siebie problemy związane z kodeksowym wymogiem zachowania formy pisemnej, w tym m.in. trudności w przekazywaniu dokumentów pracownikom wykonującym obowiązki w innych lokalizacjach niż osoby reprezentujące pracodawcę (np. działy kadr) oraz problemy związane z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej. Podkreślali nawet to, że postać papierowa jest nieekologiczna.

Pracodawcy RP zwrócili jednocześnie uwagę, że w wielu przypadkach użyta w k.p. terminologia jest zbyt różnorodna i budzi wątpliwości interpretacyjne, dlatego należy ją ujednolicić.

Czytaj więcej

Paulina Szewioła: „Praca” wraca na swoje miejsce

Różne definicje w kodeksie pracy

Pracodawcy RP wskazują, że problemów nastręcza m.in. próba wykładni pojęcia „na piśmie” i terminu „w formie pisemnej” stosowanych w k.p., która prowadzi do wielu wątpliwości interpretacyjnych.

W wykładni dokonywanej przez praktyków prawa nie są one rozumiane jednakowo. Z kolei w orzecznictwie sądowym oraz stanowiskach Państwowej Inspekcji Pracy panuje przeważający pogląd, że obie formy są tożsame (z czym nie zgadzają się Pracodawcy RP, w świetle brzmienia przepisów kodeksu cywilnego dotyczącego formy oświadczeń woli).

– Dlatego wyszliśmy z inicjatywą szerokiej zmiany służącej pracownikom i pracodawcom. Wyrażamy swoją pełną gotowość do uczestniczenia w pracach nad opracowaniem stosownych regulacji. Wydaje się, że ministerstwo powinno być przychylne tym propozycjom – podsumowuje Bartosz Sowier.

Taki apel został skierowany przez Pracodawców RP do minister rodziny, pracy i polityki społecznej Agnieszki Dziemianowicz-Bąk. Argumentują w nim, że kodeks pracy powstawał blisko 50 lat temu i pomimo licznych nowelizacji w wielu kwestiach nie przystaje już jednak do aktualnych realiów społecznych i gospodarczych.

„Wymiana informacji w latach 70. ubiegłego stulecia opierała się przede wszystkim na formie pisemnej. Współcześnie powszechne stało się kształtowanie relacji społecznych, w tym prawnych, w drodze komunikacji elektronicznej” – czytamy w wystąpieniu.

Pozostało 85% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Praca, Emerytury i renty
Babciowe przyjęte przez Sejm. Komu przysługuje?
Sądy i trybunały
Sędzia WSA ujawnia, jaki tak naprawdę dostęp do tajnych danych miał Szmydt
Orzecznictwo
Kolejny ważny wyrok Sądu Najwyższego wydany już po uchwale frankowej
ABC Firmy
Pożar na Marywilskiej. Ci najemcy są w "najlepszej" sytuacji
Prawo pracy
Od piątku zmiana przepisów. Pracujesz na komputerze? Oto, co powinieneś dostać