1 rok temu
Nawet jeżeli jesteś wysokiej klasy ekspertem, masz ogromną wiedzę w specjalistycznej branży, nie znaczy, iż odniesiesz sukces w biznesie. Wielu rzeczy można się nauczyć, a zmysł biznesowy wyćwiczyć. Co zrobić by firma działała stabilnie choćby w trudniejszych czasach?
Najnowsze dane GUS wskazują, iż chęć do otwierania firm nie maleje. Szczególną popularnością cieszą się najmniejsze, najprostsze w swojej formule firm, czyli jednoosobowa działalność gospodarcza. Niepewność rynkowa sprawia, iż mniej jest chęci budowania większych spółek.
Według danych GUS w marcu 2023 r. z rejestru REGON wyrejestrowano 24 tys. 897 firm, czyli o 36,8 proc. więcej niż miesiąc wcześniej. Jednocześnie zarejestrowano 37 tys. 871 firm, o 25,2 proc. więcej mdm. Liczba firm z zawieszoną działalnością spadła o 0,2 proc. mdm.
Blisko 38 tys. nowych firm w marcu, to o prawie 7,5 proc. więcej niż rok temu. W marcu liczba zamykanych firm wyniosła 24,9 tys. W całym I kwartale przedsiębiorcy wyrejestrowali ich o 0,3 proc. więcej niż przed rokiem. Liczba zawieszanych firm także pozostaje umiarkowana – w ostatnim miesiącu spadła o 1,5 tys. podczas gry rok temu wzrosła o 6,1 tys. Łączna liczba firm z zawieszoną działalnością jest o 83,7 tys. większa niż rok temu.
Być może jest to też efekt lepszego przygotowania do biznesu. Sporo osób testuje różne modele dorabiania. Dobrym tego przykładem jest ogromna rzesza osób, które kupiły mój ebook o działalności nierejestrowanej i potraktowały go jako bazę do rozpoczęcia przygody z biznesem. jeżeli jeszcze go nie kupiłeś, możesz zrobić to tutaj. Materiały otrzymasz od razu na swoją skrzynkę mailową.
Jednoosobowa działalność gospodarcza
Musisz jednak wiedzieć, iż samo uruchomienie firmy to dopiero początek. Wielu początkujących przedsiębiorców „wykłada się” na podstawach. Kwestie administracyjne, porządek w dokumentach, pilnowanie terminów to bolączka wielu właścicieli jednoosobowych firm. Jak sobie z tym poradzić i co zrobić by firma funkcjonowała lepiej? Przygotowałem listę 20 trików, które sprawią, iż poczujesz się pewniej w swoim biznesie.
20 trików biznesowych
Nie lubię formalności, nie cierpię papierologii, a regularne wysyłanie dokumentów księgowej przez lata doprowadzało mnie na skraj wyczerpania psychicznego. Nie raz zdarzało mi się zapomnieć o jakiejś fakturze, podobnie jak o płatności dla kontrahenta bo nie dopilnowałem by dokument znalazł się we właściwym miejscu i czasie. Takie przeoczenie może dość mocno zagrozić fundamentom. Stworzyłem sobie jednak prosty system, który ogranicza ryzyko “utracenia” faktur, a przez to niepotrzebnego stresu związanego z windykacją płatności od kontrahenta.
-
Najważniejszy jest porządek
Choć nie lubię formalności, to przekonałem się przez lata, iż adekwatne udokumentowanie pracy, a także automatyzacja zadań, które są powtarzalne pozwalają lepiej zarządzać firmą. Dużo większą wagę niż dotychczas przywiązuję do dokumentacji związanej z finansami. Każdą płatność rejestruję dodatkowo w pliku excel.
Niezależnie od dokumentów, które wyślę księgowej, zawsze mam podgląd, jaką kwotę i komu muszę zapłacić. Łatwo wtedy sprawdzić, jaką płatność można przesunąć, a którego kontrahenta ponaglić o zapłatę. Kontroluję stan finansów przynajmniej raz w tygodniu. Choć mój biznes pod względem formalnym nie jest bardzo duży (współpracuję na stałe z małym zespołem ekspertów) to radzę sobie bez skomplikowanego programu do zarządzania projektami. Jestem zwolennikiem rozpisywania zadań w formule prostego formularza excel. Każdy projekt dzielę na zadania, które sobie po prostu „listuję”.
Spory problem związany był z fakturami. Szczególnie tymi kosztowymi. Wiele programów do wystawiania faktur, część faktur wydrukowana, inne w formie pliku pdf. Do tego comiesięczne wyciągi z rachunków bankowych. Bo spory problem to właśnie różnorodność programów do wystawiania faktur. I co z tego, iż każda z faktur zapisana jest i wysłana do mnie w formacie pdf, skoro i tak trzeba ją manualnie wprowadzić do systemu księgowego?
To wszystko powodowało, iż na początku każdego miesiąca spędzałem choćby 5 godzin na porządkowaniu dokumentów. Jednak od pewnego czasu działam inaczej. Stwierdziłem, iż najlepszym dla mnie rozwiązaniem będzie stworzenie osobnego adresu mailowego, na który będą spływały faktury kosztowe. I tak uruchomiłem sobie konto o nazwie faktury@, na który spływają wszystkie dokumenty rozliczeniowe.
Program do faktur
Jeśli jakiś dokument przychodzi na inną skrzynkę, automatycznie przekierowuję go na faktury@. Raz w tygodniu poświęcam kilka minut na to by dodać te dokumenty do systemu księgowego. Dorzucanie faktur raz w tygodniu, zamiast raz w miesiącu pozwoliło mi zaoszczędzić sporo czasu. Maksymalnie spędzam nad tym godzinę w miesiącu.
Mało tego. Zacząłem więcej planować. Sporo spraw przeniosłem na komunikatory internetowe. Praca z zespołem jedynie w formule zdalnej wzbudza chęć osobistych kontaktów. To sprawia, iż rozmowy telefoniczne znacznie wydłużały czas planowania zadań bo każdy chciał jeszcze powiedzieć „coś od siebie”. Właśnie dlatego, codzienne zadania rozdzielane są w formie komunikatów
-
Zmieniam zakres działalności – jestem elastyczny
Choć w biznesie internetowym działam od wielu lat, zawsze z rezerwą podchodziłem do kwestii prowadzenia dla klientów fanpejdżów w mediach społecznościowych. I choć otrzymywałem takie zapytania, trzymałem się wąskiej specjalizacji i w to nie wchodziłem. Jednak 8 miesięcy temu zdecydowałem się wejść i w ten segment. Dziś obsługuję sporą grupę klientów w zakresie mediów społecznościowych, a także tworzenia treści na stronach internetowych, ofert i tak dalej. Zmieniające się warunki rynkowe spowodowały, iż w ciągu kilku dni jestem w stanie przestawić się na coś zupełnie innego.
Obecnie wracam też do robienia materiałów video. Spora liczba zapytań spowodowała, iż i w tym zakresie wracamy do źródeł i tworzymy materiały video. jeżeli więc widzisz zapytania z jakiejś dziedziny, zobacz, czy jesteś w stanie je obsłużyć. To sygnał, iż klienci sami mówią, czego potrzebują. jeżeli produkt nie jest dobrze przyjmowany, rynek jest zbyt mały, to zawsze możesz spróbować czegoś innego. Zmieniaj, testuj jeżeli stosowane do tej poty metody nie działają.
3. Automatyzacja
W przypadku powtarzalnych zadań dobrze jest zainwestować w automatyzację. Każde nowe zapytanie „wbijam” w swojego excela. Dopisuję szczegóły potencjalnej współpracy. Ebook sprzedaje się automatycznie. Jest praktycznie bezobsługowy. Pracuję nad innymi, podobnymi produktami, by to jeszcze lepiej wyskalować. Gdy nie jestem dostępny, chatbot odpowiada na pytania klientów, którzy próbują nawiązać kontakt przez Messengera. Dzięki temu moja efektywność jest większa.
4. Osobiście utrzymuję kontakt z klientem
Choć współpracuję z grupą podwykonawców, którzy pomagają mi w realizacji projektów, to klientów obsługuję osobiście. Wszystko dlatego, iż właśnie to jest dla nich największa wartość. Chcą czuć, iż samodzielnie nadzoruję i prowadzę projekt. Działam w branży usługowej więc osobisty kontakt jest bardzo ważny.
Jak to działa widać bardzo dobrze chociażby w lokalnym warzywniaku, który odwiedzam. Właścicielka sklepu jest w stanie ściągnąć na zamówienie wiele produktów, dba o jakość, zawsze porozmawia, wymieni opinie. I choć informuje o nowościach w ofercie na Facebooku, to i tak klienci wolą do niej przyjść i samodzielnie (albo z jej pomocą) wybrać najlepsze pomidorki czy ziemniaki. Bezpośrednia obsługa pozwala mi też na bardzo dużą personalizację. Robię krótkie notatki dostępne tylko dla mnie. Notuję w nich niuanse związane z konkretną osobą, dla której realizuję konkretny projekt.
5. Zastrzegaj nazwy
Czas kryzysu to najlepsza okazja by zadbać o swoje znaki towarowe, uregulować prawa autorskie do stworzonych dzieł. Sam działam w sektorze opartym praktycznie w całości na prawach autorskich, stąd dbam o to by ten element był poprawnie ułożony. Radzę w tym zakresie wspomagać się prawnikami, a przynajmniej bazować na wzorach dokumentów przygotowanych dla branży, w której działasz.
6. Strona internetowa – czy jest potrzebna?
Jestem zwolennikiem posiadania własnej strony internetowej. choćby jeżeli jest prosta i jest wyłącznie wizytówką. Nie polegałbym wyłącznie na mediach społecznościowych. Dlaczego? Wytłumaczenie jest proste. Youtube, Facebook czy tiktok należą do podmiotów, których sposób działania do końca nie jest znany. Nie ujawniają algorytmów i nie wiadomo często jak to się dzieje, iż konkretne treści są oglądane lepiej.
To też powoduje ryzyko zastosowania ograniczeń przez platformę. Gdy posiadasz własną stronę internetową, to masz pełną kontrolę nad tym co jest na niej pokazywane i w jaki sposób się wyświetla. I to ty decydujesz co jest widoczne. choćby jeżeli twój sklep internetowy na Facebooku ni stąd, ni zowąd zniknie, będzie działał na twojej stronie internetowej.
Poza tym w przypadku własnej strony internetowej możesz SAMODZIELNIE zadbać o SEO, czyli pozycjonowanie. Możesz też zlecić tworzenie treści na stronę internetową mojemu zespołowi. Zainwestuj w dobre opisy produktów. Skuteczne opisy zamówisz u nas
7. Unikalne treści
Jeśli działasz w internecie bardzo istotne będą unikalne opisy, zarówno w mediach społecznościowych, jak i na stronie internetowej. jeżeli prowadzisz małą cukiernie, przygotuj filmik zza kulis produkcji. Pokaż klientom, jak powstają twoje produkty. Gdy sprzedajesz ubrania, zrób nietypową sesję zdjęciową. Może taką, gdy ubrania będą prezentować amatorzy, a nie profesjonalni modele, modelki? Coraz popularniejsze są też podkasty czy tematyczne kanały Youtube.
8. Analizuj swój biznes
Znam wielu przedsiębiorców, którzy zwracają uwagę wyłącznie na wysokość przychodów i zyski. Nie wiedzą w jaki sposób trafiają do nich klienci, a także dlaczego klienci…do nich nie trafiają. W przypadku biznesu stacjonarnego, proś klientów o opinie, pytaj co dodatkowego możesz dla nich zrobić.
Gdy prowadzisz biznes online, możesz wykorzystać narzędzia do analizowania ruchu na stronie, konwersji. Nie bój się analityki. Jaka jest średnia wartość zamówienia? Czy jest coś co klienci dokupują, decydując się na główny produkt? Nie wiesz jak korzystać z takich narzędzi? Jak odczytywać dane? Zgłoś się do mnie. Pomogę. W prosty sposób dowiesz się, co jest w twojej firmie najbardziej opłacalne.
9. Ostrożnie tnij koszty
Przedsiębiorcy bardzo chętnie tną koszty. Warto jednak pamiętać o tym by robić to rozsądnie. Szczególnie na początku prowadzenia biznesu musisz zaplanować koszty, które poniesiesz, a potem bardzo dokładnie mierzyć wydatki. Bez opracowania planu wydatków bardzo łatwo „popłynąć”. Jak to zrobić? Załóż, iż na internet możesz wydać nie więcej niż 100 zł miesięcznie, na paliwo do samochodu nie więcej niż 500, a na artykuły biurowe 200 zł, a na ZUS 1600 zł. Gdy przygotujesz sobie listę wydatków, bardzo dokładnie kontroluj ile faktycznie kosztuje konkretny produkt lub usługa. jeżeli rozbieżności są wyjątkowo duże, szukaj tańszych dostawców. Koniecznie sprawdź, czy część usług się nie dubluje, czy maksymalnie wykorzystujesz usługi czy dostępy, za które płacisz.
Przeanalizuj czy pensje pracowników są konkurencyjne? Tutaj mam dość kontrowersyjną tezę. Być może więcej wartości przyniesie zatrudnienie, nawiązanie współpracy z menedżerem średniego szczebla niż dwoma, trzema pracownikami szeregowymi.
10. Popraw efektywność
W biznesie efektywność jest bardzo ważna. Sam pracuję kreatywnie, stąd potrzebuję skupienia. Mógłbym zrezygnować z wynajmowania biura ale efektywność jest dla mnie ważniejsza. Będąc w biurze jestem w stanie zrobić sporo więcej niż w pracując w domu. jeżeli już przy efektywności jesteśmy. Nie skupiaj się na zbyt dużej ilości zewnętrznych projektów. Nie idź w ostrą dywersyfikację gdy podstawowy biznes nie pozostało ułożony
11. Najważniejsza jest idealna obsługa klienta
W przypadku obsługi klienta też zwracaj uwagę na to by kontakt był z prawdziwym człowiekiem. O ile automatyzacja procesów jest ważna, to w przypadku małej firmy najlepiej będzie, gdy sprawę załatwi żywy człowiek. Dlaczego? Małe firmy realizują często niestandardowe (z perspektywy klienta) zamówienia. Łatwiej będzie ustalić szczegóły gdy pytania klientowi zada żywy człowiek.
Automatyzację wdrażaj na produkcji, w procesach wewnętrznych. Jednak obsługa klienta musi być prowadzona w sposób priorytetowy i przez żywą osobę. Małe firmy wygrywają właśnie tym, iż nie są „bezosobowe”.
12. adekwatna komunikacja werbalna
Ustal, w jaki sposób będziesz komunikować się z klientem. Czy będzie to język bardzo formalny, a może jesteś w stanie pozwolić sobie na mniej oficjalne komunikaty. Przygotuj sobie odpowiednie skrypty i szablony, które dopasujesz do odpowiedniej sytuacji z klientem.
13. Bądź świadomy swoich przewag
Właściciele niewielkich biznesów często cierpią z powodu tego, iż nie są w stanie obsłużyć wszystkich klientów, iż nie mogą zarabiać przez całą dobę. Zamiast tego doceń przewagi, które dajesz klientom. Przede wszystkim możliwość personalizowanej obsługi i realizację najbardziej nietypowych zleceń.
14. Rozwijaj się we wszystkich kanałach
Pracuj nad spójną komunikacją. jeżeli decydujesz się na obecność w mediach społecznościowych, to wybierz tylko te, z których korzystają twoi klienci. Nie musisz być wszędzie. Wybierz kilka ale prowadź w nich komunikację na najwyższym poziomie.
15. Patrz, co robi konkurencja
Często jest tak, iż najwięcej wiedzą o Tobie konkurenci. Zrób to i ty. Prześledź dokładnie, w czym jesteś lepszy od konkurencji, a co jest twoją słabszą stroną. Zbadaj w jaki sposób konkurencja pozyskuje klientów, jak generuje ruch na stronie? Jakie treści publikuje? Do jakiej grupy docelowej trafia twoja konkurencja? Czy są jakieś wyróżniki, oddzielające ofertę konkurencji od twojej?
16. Zamiast dywersyfikacji, znajdź niszę
W przypadku małej firmy, skup się na wąskiej specjalizacji. Im wyższy jest poziom twojego profesjonalizmu, tym nisza powinna być węższa. Przykład? jeżeli sprzedajesz ubezpieczenia, niekoniecznie musisz zajmować się szeroko pojętym segmentem ubezpieczeń komunikacyjnych. Może jesteś w stanie oferować ubezpieczenia tylko dla firm transportowych, profesjonalne ubezpieczenia dla sportowców, a jeżeli zajmujesz się kredytami to zamiast skupić się na obsłudze kredytów hipotecznych, zajmij się oferowaniem finansowania dla małych hurtowni artykułów elektrycznych? Im większa specjalizacja, tym lepiej.
17. Pracuj z pasjonatami
Wielkie korporacje są często wyzute z człowieczeństwa, odhumanizowane. Bardzo sformalizowane procedury, zasady, sprawiają, iż trudno tu o indywidualizm. Zupełnie inaczej jest w małych biznesach. Tutaj mogą się spełniać pasjonaci. Masz lokalną piekarnię? Znajdź ludzi, którzy świetnie radzą sobie z wypiekaniem pieczywa, prowadzisz przedszkole? Szukaj kogoś więcej niż tylko nauczyciela, opiekuna. Stwórz barierę wejścia dla nowych ludzi. Określ wyraźnie swoje oczekiwania już na starcie. Dzięki temu nie stracisz czasu w rozmowy z ludźmi, którzy nie będą odpowiadać wartościom, którym hołdujesz.
18. Bądź na bieżąco z trendami
Choć wartości powinny być niezmienne, to w przypadku marketingu idź w zgodzie z trendami. Śledź, co „się ogląda”, co jest popularne.
19. Pracuj z pasją
Powodzenie twojego biznesu w dużej mierze zależy od tego, czy sam jesteś w stanie wypromować produkt lub usługę, którą oferujesz. Przyda się dokładne określenie swoich oczekiwań wobec biznesu. Zdecyduj na ile możesz sobie pozwolić? Kiedy powiesz „dość, biznes to nie dla mnie”.
20. Pamiętaj o satysfakcji z biznesu
Prowadzenie firmy powinno przynosić satysfakcję. Powinna być szansą na realizację pasji, osiągnięcie niezależności finansowej i spędzenie większej ilości czasu z rodziną. Oczywiście na początku będzie to wymagało pracy nad siły ale zdecydowanie się to opłaci.
Pamiętaj też, iż nie musisz prowadzić firmy za wszelką cenę. jeżeli nie określisz dokładnie celów, możesz nie być świadomy, dokąd chcesz dotrzeć. jeżeli ustalisz, iż zysk będziesz w stanie wygenerować po 6 miesiącach, to zrób wszystko by to wypełnić. Masz dużo mniej czasu w pracę niż przedstawiciel wielkiej firmy. jeżeli się da, zautomatyzuj wiele działań. Obsługę jednak pozostaw na poziomie osobowym.
