1 miesiąc temu
Kontrola z PIP może przyjść nagle. A błędy, które kosztują firmy dziesiątki tysięcy złotych, często wynikają z drobnych zaniedbań, rutyny albo niejasnych przepisów. Ten raport pokazuje 7 najczęstszych naruszeń wykrywanych przez PIP w latach 2023–2024.
7 rzeczy, za które PIP najczęściej karało w latach 2023–2024
1. Nieprawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy
Błąd polega na prowadzeniu ewidencji w sposób niepełny lub pozorny. Firmy ograniczają się do list obecności, gdzie widnieje tylko informacja, iż pracownik był w pracy, ale brakuje godzin rozpoczęcia i zakończenia, nadgodzin, pracy nocnej czy urlopów. Zdarza się też układanie grafików łamiących dobę pracowniczą – np. dwie zmiany w 24 godziny. W praktyce oznacza to brak kontroli nad realnym czasem pracy.
Konsekwencje: grzywna od 1 000 do 30 000 zł. W razie sporu sąd często przyjmuje wersję pracownika, jeżeli pracodawca nie przedstawi rzetelnej dokumentacji. W przypadku celowego „gubienia” nadgodzin inspekcja może skierować sprawę do prokuratury.
2. Niepoprawne rozliczanie pracy zdalnej
Nowe przepisy obowiązują od kwietnia 2023 r., ale wiele firm nie zdążyło się do nich dostosować. Najczęściej brakuje regulaminu, oświadczeń BHP oraz rozliczania kosztów prądu, internetu czy prywatnego sprzętu. Typowa sytuacja: pracownik od miesięcy pracuje z domu, ale w jego aktach osobowych nie ma żadnego dokumentu, a koszty ponosi sam. Według danych PIP aż w 60% skontrolowanych firm stwierdzono takie nieprawidłowości.
Konsekwencje: niewypłacanie ryczałtu i brak wymaganych dokumentów traktowane są jak niewypłacenie części wynagrodzenia. Grozi za to kara do 30 tys. zł i obowiązek uregulowania zaległych świadczeń.
3. Błędy w rozliczaniu nadgodzin i dni wolnych
Firmy planują nadgodziny w grafiku, zamiast traktować je jako wyjątkowe sytuacje, albo rozliczają je nieprawidłowo – np. wypłacają tylko podstawową stawkę bez dodatku 50% czy 100%. Częstym błędem jest też brak dnia wolnego w zamian za pracę w sobotę – pracownik dostaje zapłatę, ale nie ma odpoczynku. PIP wykazała, iż w 2023 r. aż 30% kontrolowanych firm miało problemy z rozliczaniem nadgodzin.
Konsekwencje: grzywna do 30 tys. zł, obowiązek wypłaty zaległych dodatków wraz z odsetkami i ryzyko zarzutu naruszenia przepisów BHP.
4. Błędy w naliczaniu wynagrodzeń, dodatków i ekwiwalentów
Błędy dotyczą zarówno podstawowych pensji, jak i dodatków czy ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Spotyka się nieterminowe przelewy, zaniżone kwoty czy brak wypłaty ekwiwalentu przy rozwiązaniu umowy. Dane PIP z 2023 r. pokazują skalę: błędy przy ekwiwalentach – w 38% firm, przy nadgodzinach – w 30%, a opóźnienia w pensjach – w 16%.
Konsekwencje: kara do 30 tys. zł oraz nakaz wypłaty wszystkich zaległych świadczeń z odsetkami. W przypadku uporczywego niewypłacania pensji sprawa może trafić do sądu pracy, a choćby do prokuratury.
5. Nieprawidłowości przy PPK (Pracownicze Plany Kapitałowe)
Wielu pracodawców wciąż nie podpisało wymaganych umów PPK, nie zapisuje pracowników lub nie przekazuje składek. W listopadzie 2024 r. Polski Fundusz Rozwoju wysłał wezwania do 86 tys. firm, które nie uruchomiły PPK mimo obowiązku. Część pracodawców dodatkowo zniechęca zatrudnionych do udziału.
Konsekwencje: brak umowy o zarządzanie PPK grozi karą do 1,5% rocznego funduszu płac, a inne naruszenia – grzywną od 1 000 do 1 000 000 zł. Do tego dochodzi obowiązek nadrobienia wszystkich zaległych wpłat z odsetkami.
6. Naruszenia zasad ZFŚS (Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych)
Pracodawcy często traktują ZFŚS jak dodatkowy budżet na benefity. Finansują z niego prezenty okolicznościowe, bony dla wszystkich „po równo” albo szkolenia zawodowe – co jest sprzeczne z ustawą. Zdarza się też brak wymaganych odpisów na konto funduszu lub regulaminy nieuzgodnione ze związkami.
Konsekwencje: mandat do 2 tys. zł lub grzywna do 30 tys. zł. ZUS i urząd skarbowy mogą zakwestionować świadczenia przyznane bez kryterium socjalnego i naliczyć od nich składki i podatki.
7. Zastępowanie umów o pracę umowami cywilnoprawnymi
PIP regularnie wykrywa sytuacje, w których pracownicy formalnie mają umowę zlecenia czy B2B, ale faktycznie pracują jak etatowcy – pod nadzorem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez firmę. W 2023 r. skontrolowano ponad 42 tys. umów cywilnoprawnych, z czego 1 903 (4,5%) zakwestionowano jako faktyczny stosunek pracy.
Konsekwencje: grzywna do 30 tys. zł, obowiązek zawarcia umowy o pracę, dopłata składek do ZUS oraz ryzyko przegrania sprawy w sądzie pracy.
Skąd wynikają te błędy?
Analiza raportów PIP pokazuje, iż przyczyny są powtarzalne. Po pierwsze, niejasne i często zmieniające się przepisy – np. dotyczące pracy zdalnej czy Polskiego Ładu – powodują, iż działy HR i płac nie nadążają z aktualizacją procedur. Po drugie, wiele firm przez cały czas opiera się na ręcznych procesach – ewidencja w Excelu, dokumenty w segregatorach – co sprzyja pomyłkom i brakowi spójności danych. Trzeci czynnik to świadome oszczędności: unikanie wypłaty ryczałtów za pracę zdalną, zaniżanie ekwiwalentów czy próby omijania PPK. Część pracodawców liczy, iż „dopóki nikt się nie skarży, nic się nie stanie”. Niestety, kontrole PIP pokazują, iż te zaniedbania gwałtownie wychodzą na jaw i kończą się wysokimi kosztami.
Jak uniknąć błędów i zmniejszyć ryzyko kar?
Najlepszym sposobem na ograniczenie ryzyka jest wdrożenie nowoczesnego systemu kadrowo-płacowego, który automatyzuje procesy i dba o zgodność z aktualnymi przepisami.
Co można zmienić w praktyce?
- Przejście z Excela i segregatorów na system online – wszystkie ewidencje, wnioski i rozliczenia znajdują się w jednym miejscu, z dostępem 24/7.
- Automatyczna ewidencja czasu pracy – system rejestruje godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, nadgodziny, urlopy i dyżury, a grafik nie pozwoli złamać „doby pracowniczej”.
- Obsługa pracy zdalnej i hybrydowej – gotowe szablony regulaminów, oświadczeń BHP oraz automatyczne naliczanie ryczałtów za energię czy internet.
- Pewne rozliczanie wynagrodzeń i dodatków – kalkulatory płacowe zgodne z najnowszymi przepisami eliminują błędy przy nadgodzinach, ekwiwalentach czy potrąceniach.
- Integracja z PPK i ZFŚS – system przypomina o obowiązkowych terminach i odpisach, a także prowadzi dokumentację zgodnie z ustawą.
- Bezpieczne przechowywanie dokumentów i szybki dostęp podczas kontroli PIP – zamiast nerwowego szukania papierów, wszystkie akta i regulaminy można wydrukować lub udostępnić w kilka minut.
Dzięki cyfryzacji kadr i płac wiele firm już dziś nie martwi się kontrolami PIP – bo wiedzą, iż ich dokumentacja jest zgodna i kompletna. Inwestycja w system kadrowo-płacowy to nie koszt, ale realna ochrona przed karami i spokojna głowa pracodawcy.
