Niemieccy pracodawcy wydali w 2025 roku szacunkowo 85,6 mld euro na wynagrodzenia i składki za pracowników przebywających na zwolnieniach chorobowych. W ciągu 15 lat nominalna wartość tych kosztów wzrosła ponad dwukrotnie, a w Berlinie rozpoczęła się dyskusja o zaostrzeniu zasad korzystania ze zwolnień. Problem absencji chorobowej nie omija również Polski. W ubiegłym roku wystawiono u nas 27,5 mln zaświadczeń lekarskich, które przełożyły się na 290,5 mln dni absencji. Zdaniem eksperta polskie firmy nie powinny czekać, aż skala problemu zmusi je do działania.
Wyliczenia niemieckiego Institut der deutschen Wirtschaft pokazują skalę kosztów związanych z chorobami pracowników. W 2025 roku pracodawcy za naszą zachodnią granicą przeznaczyli ok. 72,5 mld euro na wynagrodzenia wypłacane podczas niezdolności do pracy oraz kolejne 13,1 mld euro na związane z nimi składki. Łącznie daje to 85,6 mld euro. Autorzy analizy zaznaczają jednak, iż za wzrostem nominalnych kosztów stoją nie tylko poziomy absencji, ale także m.in. wzrost wynagrodzeń i zatrudnienia. Niemiecki rząd zapowiedział m.in. zmiany dotyczące telefonicznych zwolnień przy infekcjach dróg oddechowych oraz zaświadczeń lekarskich od pierwszego dnia nieobecności.
Polacy spędzili na L4 setki milionów dni
Polska i Niemcy mają różne systemy zabezpieczenia społecznego, dlatego prostego porównania kosztów nie da się przeprowadzić. Dane ZUS pokazują jednak, iż również w Polsce skala absencji chorobowej jest znacząca. W 2025 roku zarejestrowano 27,5 mln zaświadczeń o czasowej niezdolności do pracy, które obejmowały łącznie 290,5 mln dni absencji. To o 8 mln dni więcej niż w 2021 roku.
– Przykład Niemiec pokazuje, do jakiej skali może urosnąć ekonomiczny koszt absencji chorobowej. To nie jest wyłącznie problem pracodawców. Przy setkach milionów dni nieobecności mówimy już o zjawisku, które wpływa na produktywność całej gospodarki. Przy takiej skali najważniejsze staje się również pytanie o szczelność systemu i skuteczność kontroli wykorzystywania zwolnień. Polska nie powinna czekać, aż problem osiągnie podobną skalę. Firmy już dziś mogą mierzyć absencję, analizować jej przyczyny i reagować tam, gdzie pojawiają się niepokojące wzorce – mówi Mikołaj Zając, prezes Conperio, polskiej firmy doradczej specjalizującej się w problematyce absencji chorobowej.
Skala zwolnień sama w sobie nie świadczy oczywiście o nadużyciach. Dane z kontroli pokazują jednak, iż obok uzasadnionej absencji występuje również problem wykorzystywania L4 niezgodnie z jego celem.
W 2025 roku Conperio przeprowadziło ponad 33 tys. kontroli zwolnień lekarskich na zlecenie przedsiębiorstw z całej Polski. Nieprawidłowości stwierdzono w około jednej trzeciej skontrolowanych przypadków. Z kolei z analizy jednodniowych zwolnień przeprowadzonej przez Conperio w pierwszej połowie 2026 roku wynika, iż aż 46 proc. z nich przypadało na poniedziałki lub piątki.
Zaostrzenie przepisów nie wystarczy
Zdaniem Mikołaja Zająca niemiecka debata pokazuje również ograniczenia rozwiązań opartych wyłącznie na zmianach prawnych. Pracodawca może mieć coraz więcej możliwości weryfikowania nieobecności, ale bez wiedzy o tym, jak absencja wygląda w jego własnej organizacji, będzie reagował przede wszystkim na pojedyncze przypadki.
– Możemy zaostrzać przepisy, ale żaden przepis nie powie przedsiębiorcy, gdzie w jego firmie występuje największa absencja, jak często się powtarza i ile go kosztuje. Do tego potrzebne są dane. Zarządzanie absencją chorobową zaczyna się od świadomej analizy, a nie od podejrzenia, iż każdy pracownik na L4 oszukuje – podkreśla Mikołaj Zając.
Problem staje się szczególnie widoczny w większych organizacjach, gdzie setki lub tysiące zwolnień w ciągu roku utrudniają ocenę sytuacji na podstawie pojedynczych przypadków. Z kolei w małych zespołach choćby jedna nieplanowana absencja potrafi istotnie zaburzyć organizację pracy, a w skrajnych przypadkach prowadzić do czasowego ograniczenia działalności. Zmiany obowiązujące w Polsce od 13 kwietnia br. dotyczą również małych pracodawców. W określonych przypadkach mogą oni sami kontrolować prawidłowość wykorzystywania L4, a gdy świadczenie wypłaca ZUS, wystąpić do Zakładu o przeprowadzenie kontroli.
W Polsce działa aplikacja, która pomaga typować L4 do kontroli
Na polskim rynku dostępne są już również rozwiązania technologiczne pozwalające zarządzać absencją w oparciu o dane, a nie wyłącznie reagować na pojedyncze zwolnienia. Jednym z nich jest „Pulpit Absencji”, aplikacja analizująca m.in. poziom i strukturę nieobecności, ich powtarzalność i różnice pomiędzy zespołami, a także typująca do kontroli przypadki na podstawie nietypowych wzorców absencji.
– Nie chodzi o to, żeby każdą chorobę traktować jak potencjalne nadużycie. Firma powinna wiedzieć, czy absencja rośnie, gdzie występuje najczęściej i czy pojawiają się powtarzalne schematy. Dopiero na tej podstawie można zdecydować, czy potrzebna jest kontrola, rozmowa z pracownikiem czy zmiana organizacji pracy. Najgorzej zacząć analizować problem dopiero wtedy, gdy firma już odczuwa jego skutki – wskazuje ekspert rynku pracy.
Niemiecki przykład pokazuje, iż koszty związane z absencją chorobową mogą osiągać skalę istotną nie tylko dla pojedynczych przedsiębiorstw, ale dla całej gospodarki. Polska nie musi czekać na podobną debatę.
