Aplikacja dla przedstawicieli handlowych – SFA

Zdjęcie: Aplikacja dla przedstawicieli handlowych – SFA

Aplikacja dla przedstawicieli handlowych, sprzedawana najczęściej pod skrótem SFA, to program na telefon albo tablet, który obsługuje pracę handlowca u klienta. Daje dostęp do danych kontrahenta, aktualnego cennika i historii zamówień, a przede wszystkim pozwala złożyć zamówienie od razu na spotkaniu, bez wracania z kartką do biura.

SFA to skrót od sales force automation, czyli automatyzacji pracy działu handlowego. Nazwa kilka wyjaśnia, bo to samo bywa sprzedawane jako mobilny CRM, system dla przedstawicieli albo program dla handlowców, a każdy dostawca kładzie akcent na inną część procesu. Przy zbieraniu ofert lepiej więc pytać o konkretne funkcje niż o skrót.

Co ta aplikacja robi w ciągu dnia

Dzień przedstawiciela dzieli się na cztery momenty i każdy z nich aplikacja obsługuje inaczej.

Przed wizytą: kim jest klient, co ostatnio brał, ile zalega, jakie ma warunki handlowe i co zostało do załatwienia z poprzedniego spotkania. Wszystko w telefonie, zamiast w mailu sprzed miesiąca i w pamięci.

U klienta: cennik obowiązujący w tej chwili, dostępność towaru, katalog do pokazania na ekranie zamiast opowiadania o nowościach z głowy.

W trakcie rozmowy: zamówienie albo oferta indywidualna, wpisane na miejscu i widoczne w firmie od razu.

Po wyjściu: nic. Raport z wizyty powstaje z tego, co handlowiec i tak zrobił, więc wieczorem nie ma czego uzupełniać.

Zamówienie składane u klienta

Większość funkcji w takich aplikacjach przyspiesza pracę, którą i tak trzeba wykonać. Składanie zamówień na miejscu jest wyjątkiem, bo usuwa z dnia całą czynność.

Bez aplikacji wygląda to zawsze podobnie. Handlowiec spisuje zamówienie na formularzu albo kartce, a przepisuje je wieczorem lub następnego dnia rano. Przy kilku wizytach dziennie robi się z tego czterdzieści minut do godziny pracy, do tego dochodzą pomyłki w indeksach i ilościach, które wracają później jako korekty i zwroty. Między rozmową u klienta a ruszeniem towaru z magazynu mija kilkanaście godzin, czasem dwa dni.

Z aplikacją zamówienie jest w systemie, zanim handlowiec wyjdzie od klienta. Biuro widzi je natychmiast, kompletowanie rusza tego samego dnia, a rabaty liczą się z cennika aktualnego w chwili rozmowy, więc nie ma czego korygować.

To jest ten fragment, który zwraca się najszybciej, więc przy porównywaniu ofert sprawdź go najdokładniej. Czy zamówienie da się poprawić po zapisaniu. Czy widać w nim dostępność towaru. Czy handlowiec przygotuje na miejscu ofertę na nietypowy zakres. W aplikacji Centoro cennik, historia klienta i zamówienie są jednym widokiem, a nie trzema ekranami do przełączania w trakcie rozmowy.

Trasy, wizyty i raporty

Druga część systemu dotyczy organizacji pracy w regionie i to ona budzi najwięcej oporu. Planowanie tras, mapa klientów, kalendarz wizyt i raport z aktywności dają kierownikowi sprzedaży obraz, którego wcześniej nie miał: kto został odwiedzony, które konta nie miały kontaktu od kwartału, gdzie rozmowy nie kończą się zamówieniem.

Handlowiec z piętnastoletnim stażem czyta to jako kontrolę i czasem ma rację, bo część firm dokładnie w ten sposób tych danych używa. Wdrożenia, które się przyjmują, ustawiają sprawę inaczej: raport powstaje przy okazji zamówienia i wizyty, a nie jako osobne zestawienie do wypełnienia w piątek po godzinach. jeżeli aplikacja zaczyna służyć głównie do rozliczania ludzi z kilometrów, dane w niej robią się z miesiąca na miesiąc ładniejsze i coraz mniej prawdziwe.

Trasówka działa zresztą w obie strony. Plan dnia z listą klientów i zadaniami z poprzedniej wizyty oszczędza handlowcowi wieczornego układania kolejnego dnia, a sensownie ułożona mapa potrafi wyciąć z tygodnia kilka godzin jazdy.

SFA, CRM i panel B2B

Trzy nazwy krążą wokół tego samego klienta i łatwo je pomylić. CRM odpowiada za relację: kartotekę, historię kontaktów, zadania, lejek szans sprzedaży. SFA odpowiada za wykonanie w terenie, czyli za wszystko, co dzieje się między wyjazdem z biura a zamówieniem. Panel B2B to samoobsługa, w której klient zamawia sam, kiedy ma na to czas.

W firmach, które mają jednocześnie panel i przedstawicieli, wraca zawsze to samo pytanie: który kanał obsługuje którego klienta. Odpowiedź, która się sprawdza, dzieli pracę według rodzaju zamówienia, a nie według klienta. Powtarzalne dokupienia idą do panelu, bo klient zrobi je sam o dwudziestej drugiej. Wizyta zostaje dla nowości, negocjacji warunków i klientów, którzy dopiero zaczynają współpracę.

Warunek jest jeden: wspólny cennik i wspólna historia zamówień po obu stronach. Handlowiec musi widzieć w telefonie to, co klient zamówił wcześniej w panelu, inaczej rozmowa zaczyna się od ustalania faktów. Dlatego dostawcy budujący całe środowisko, jak gdyńskie Centoro, spinają aplikację dla handlowców, panel B2B i obsługę zamówień jedną warstwą danych, zamiast sprzedawać trzy produkty do zintegrowania na koszt klienta.

Integracja z ERP

Handlowiec ufa aplikacji dokładnie do pierwszej pomyłki w cenie. Potem dzwoni do biura, tak jak dzwonił wcześniej, i wdrożenie kończy się w tym momencie, choć formalnie trwa jeszcze rok.

Dlatego aplikacja nie powinna prowadzić własnej kartoteki produktów i kontrahentów. Źródłem prawdy zostaje ERP, a zadaniem programu dla handlowców jest dostarczyć te dane do terenu w niezmienionej postaci: aktualne ceny, stany, warunki handlowe i informację o zaległościach klienta.

Brak integracji poznaje się po objawach. Zamówienia trzeba przepisywać z aplikacji do ERP, ceny w terenie różnią się od tych na fakturze, kartoteka klientów żyje w dwóch miejscach naraz. Zespół wraca wtedy do arkusza, bo arkusz przynajmniej nie udaje, iż jest aktualny.

U dostawcy sprawdza się trzy rzeczy. Kierunek synchronizacji, czyli czy zamówienie z terenu trafia do ERP samo, czy przez eksport. Częstotliwość, bo od niej zależy, jak stare są stany magazynowe widziane u klienta. Zachowanie przy słabym zasięgu, bo od tego zależy, czy handlowiec obsłuży wizytę w hali, w której telefon nie łapie.

Ile to kosztuje

Kwoty zależą przede wszystkim od konstrukcji cennika. Jedni dostawcy liczą abonament od każdego użytkownika, drudzy od firmy, a przy zespole dwudziestu handlowców ta różnica waży więcej niż różnica w funkcjach. Aplikacja Centoro SFA kosztuje od 1 490 zł netto miesięcznie w pakiecie Standard, bez opłaty aktywacyjnej przy umowie trzyletniej.

Zanim porównasz dwie oferty, upewnij się, iż porównujesz ten sam zakres. Pięć pytań załatwia to najszybciej.

• Za co płacę. Abonament od użytkownika czy od firmy i co się dzieje przy sezonowym zwiększeniu zespołu.
• Praca bez zasięgu. Czy handlowiec przyjmie zamówienie bez internetu i kiedy dane się zsynchronizują.
• Integracja z ERP. Czy połączenie z twoim konkretnym systemem jest w cenie, czy wyceniane osobno.
• Pakiet a rozszerzenia. Które moduły wchodzą w abonament podstawowy, a które są dopłatą, na przykład oferty indywidualne i raporty.
• Sprzedaż z auta. Czy aplikacja obsługuje vanselling razem z dokumentami wystawianymi na miejscu, jeżeli tak pracuje twój zespół.

Ostatnie pytanie odsiewa więcej ofert niż cztery poprzednie razem. Sprzedaż z samochodu wymaga innego obiegu dokumentów niż zwykła wizyta: wydania z magazynu mobilnego i wydruku u klienta, a nie samego zamówienia przekazanego do centrali.

Pilotaż na dwóch handlowcach

Wdrożenia w tej kategorii rozbijają się o ludzi, nie o technologię, więc start na całym zespole naraz jest najgorszym z pomysłów. Lepiej wziąć dwie albo trzy osoby z jednego regionu, prawdziwych klientów i jedną liczbę do mierzenia: czas od rozmowy u klienta do zamówienia widocznego w ERP. jeżeli spadnie z kilkunastu godzin do kilkunastu minut, reszta zespołu przekona się sama, bez szkoleń i zarządzeń.

Na prezentacji u dostawcy poproś o przejście jednej realnej ścieżki, od planu dnia po zamówienie zapisane w ERP, i policz kliknięcia dzielące handlowca od zamówienia. To ta liczba decyduje, czy aplikacja zostanie w telefonach po trzech miesiącach, czy dołączy do listy narzędzi, o których w firmie się nie mówi.