2 godzin temu
Małe i średnie firmy od lat postrzegane są jako konserwatywni użytkownicy rozwiązań biurowych – wybierający sprawdzone urządzenia, unikający skomplikowanych systemów i ostrożnie podchodzący do transformacji cyfrowej. Ale ten obraz powoli odchodzi do przeszłości.
Pandemia, praca hybrydowa, rozwój usług chmurowych i rosnące wymogi regulacyjne wymusiły na MŚP głęboką zmianę podejścia – zwłaszcza w zakresie zarządzania dokumentami i bezpieczeństwa danych.
Jak pokazują najnowsze badania Canon, zmienia się nie tylko sposób pracy z dokumentami, ale też świadomość zagrożeń.
W ciągu dwóch lat odsetek firm deklarujących pełne lub wysokie zaufanie do stosowanych środków ochrony drukowanych dokumentów spadł z 97% do 56%. Czy to oznacza, iż firmy gorzej chronią swoje dane? Przeciwnie – to dowód, iż zaczynają rozumieć skalę wyzwań i potrzebę głębszej transformacji.
Więcej automatyzacji, więcej świadomości
Sektor MŚP jest dziś w fazie intensywnej cyfryzacji. Cyfrowe biuro przestało być domeną dużych korporacji – staje się standardem również w firmach zatrudniających kilkanaście czy kilkadziesiąt osób.
Kluczową rolę odgrywają tu rozwiązania do automatyzacji i zarządzania dokumentami – zarówno cyfrowymi, jak i drukowanymi.
Jak komentuje Dariusz Szwed, ekspert ds. urządzeń biurowych, zagadnień bezpieczeństwa i cyfryzacji w Canon Polska: „Z perspektywy Canon potrzeby małych i średnich firm w zakresie druku i zarządzania dokumentami dynamicznie ewoluują – szczególnie w kontekście cyfryzacji, bezpieczeństwa oraz automatyzacji procesów. Najlepiej pokazują to wyniki naszych cyklicznych badań B2B, które od kilku lat analizują sposób funkcjonowania polskich biur.
Tegoroczna edycja raportu[1] wskazuje, iż zautomatyzowanie procesów jest dziś priorytetem. W przypadku obiegu i zarządzania dokumentacją, 40% średnich firm opiera się głównie na automatyzacji, 37% wdrożyło ją częściowo, a 13% w pełni. Nawiązując do badania z 2023 roku, aż 73% przedstawicieli MŚP odpowiedziało wtedy, iż ich organizacje używają chmury do przechowywania dokumentów lub zarządzania drukowaniem i skanowaniem.
Dane te potwierdzają trend, który dostrzegam wśród naszych klientów – średnie przedsiębiorstwa konsekwentnie zmierzają w stronę pełnej digitalizacji. Takie podejście sprawdza się również w przypadku coraz bardziej popularnej pracy hybrydowej. Elastyczny dostęp do dokumentów zwiększa efektywność i pozwala zachować ciągłość działania, niezależnie od miejsca, z którego pracują zespoły”.
Transformacja ta idzie w parze z większym naciskiem na ergonomię, mobilność i automatyzację procesów, które wcześniej realizowano manualnie.
Drukarki i skanery nie są już odrębnymi urządzeniami – stają się częścią większego systemu dokumentowego, który działa niezależnie od lokalizacji pracownika.
Spadek zaufania to nie porażka – to dojrzałość
W kontekście bezpieczeństwa danych zmiany są jeszcze bardziej wymowne. W ciągu zaledwie dwóch lat – między 2023 a 2025 – odsetek firm deklarujących wysokie lub pełne zaufanie do własnych zabezpieczeń drukowanych dokumentów spadł aż o 41 punktów procentowych.
Tak duża różnica może z pozoru budzić niepokój, ale – jak wskazuje Canon – to efekt rosnącej świadomości ryzyk, a nie spadku poziomu ochrony.
„Jednocześnie tegoroczny raport pokazuje zmianę w postrzeganiu ochrony drukowanych materiałów przez średnie przedsiębiorstwa. 56% przedstawicieli firm z tego segmentu deklaruje pełne lub wysokie zaufanie do wdrożonych środków ochrony (vs. 97% w 2023 r.).
Wskazuje to nie tyle na spadek jakości zabezpieczeń, co na wzrost świadomości wśród firm. Wcześniej wiele organizacji nie dostrzegało ryzyka związanego z zarządzaniem obiegiem dokumentów. Dziś, w dobie pracy hybrydowej, rosnących wymagań regulacyjnych i większej liczby punktów dostępu do danych, przedsiębiorcy są bardziej ostrożni. Dostrzegam to również podczas naszych rozmów z klientami – firmy chcą inwestować w bardziej zaawansowane technologie i są otwarte na doradztwo. W Canon wspieramy ten kierunek, oferując rozwiązania dostosowane do skali i potrzeb każdej organizacji, a subskrypcje oraz audyty umożliwiają nam precyzyjne dobranie usług do specyfiki danego biznesu” – podkreśla Dariusz Szwed z Canon.
Nowa świadomość oznacza, iż firmy zaczynają zadawać adekwatne pytania: czy użytkownicy logują się do drukarek? Czy transmisja danych jest szyfrowana? Czy dostęp do dokumentów cyfrowych jest ograniczony rolami i hasłami? Czy da się śledzić, kto i kiedy skanował lub drukował konkretny plik?
Praca hybrydowa jako katalizator zmian
Ogromne znaczenie ma również praca hybrydowa, która – choć stała się codziennością – przez cały czas generuje wiele technologicznych wyzwań. Jednym z nich jest zapewnienie jednolitego, bezpiecznego dostępu do dokumentów – niezależnie od tego, czy pracownik korzysta z komputera firmowego w biurze, laptopa w domu czy aplikacji mobilnej w podróży.
W odpowiedzi na te potrzeby rośnie popularność rozwiązań typu scan-to-cloud, mobilny druk, zdalne zarządzanie urządzeniami i integracja systemów MPS z platformami chmurowymi. Dla wielu firm najważniejsze jest, aby obsługa druku i dokumentów nie wymagała wsparcia IT – a jednocześnie zapewniała bezpieczeństwo zgodne z polityką RODO i wewnętrznymi standardami.
Bezpieczeństwo jako kompetencja, nie koszt
Rosnące wymagania klientów, szybki rozwój pracy zdalnej i postępująca cyfryzacja sprawiają, iż zarządzanie dokumentami staje się jednym z kluczowych elementów budowania przewagi konkurencyjnej.
MŚP nie chcą już tylko oszczędzać – chcą działać bezpiecznie i wydajnie, a to oznacza inwestycje w technologie, które łączą druk, cyfryzację i ochronę danych.
Spadek zaufania do zabezpieczeń nie jest oznaką kryzysu, ale sygnałem dojrzewania rynku. A dla integratorów i dostawców – wyraźną wskazówką: dziś liczy się nie tylko sprzęt, ale świadomość, wsparcie i partnerskie podejście do biznesu klienta.
[1] Badanie Canon zrealizowano metodą CATI w czerwcu br. we współpracy z agencją K+Research by Insight Lab. Wzięło w nim udział 200 przedstawicieli dużych (firmy zatrudniające powyżej 250 pracowników) i średnich (firmy zatrudniające od 50 do 249 pracowników) polskich firm, były to osoby odpowiedzialne za infrastrukturę IT i organizowanie pracy biurowej, managerowie IT, dyrektorzy administracyjni oraz kadra zarządzająca.
