Biura przyszłości. Jak kreować swoje miejsce pracy

Gdyby cofnąć się w czasie i zastanowić, jak na przestrzeni wieków zmieniały się miejsca pracy, to można by stwierdzić, iż zatoczyliśmy koło. Poza formą urzędów, publicznych agor czy skarbców większość ludzi pracowała w domu lub w jego pobliżu. Oprócz znanych nam gabinetów czy pracowni to właśnie poczty czy urzędy skarbowe jako pierwsze dorobiły się odrębnych pomieszczeń albo wręcz całych budynków. Aby dodać sprawie wnętrzarskiej pikanterii, spora część tego typu przestrzeni miała tak znienawidzoną dziś formę open space.

Pierwsze open space’y

Bardzo dobrym przykład wczesnych realizacji tego typu stanowią londyński urząd skarbowy z 1754 r. czy urząd pocztowy z 1872 r. W obu tych przypadkach plan ergonomiczny wykorzystania przestrzeni, jakość użytych materiałów oraz dostęp do światła dziennego gwarantowały godne warunki pracy, choćby przy założeniu, iż w pomieszczeniu przebywa jednocześnie kilkadziesiąt osób. Co ciekawe, wielu z nas do dziś chętnie kupiłoby takie pourzędowe i poprzemysłowe lokale, aby urządzić w nich lofty i pracownie. Proporcje tych wnętrz nie straciły na atrakcyjności. Jednak idea open space, przechodząc różne burzliwe koleje losu, zdecydowanie straciła na jakości.

Ewolucja pracy na planie otwartym

W 1909 r. Frank Lloyd Wright, czołowy amerykański architekt, zaczyna oficjalnie eksperymentować z planami otwartymi w biurowcu w Buffalo. Wychodzi z założenia, iż konieczne jest łączenie ludzi na różnych szczeblach kariery i z różnych środowisk. Idea ta bliska będzie również Edwardowi Hallowi, różnicującemu przestrzenie odspołeczne i dospołeczne. W założeniu plany otwarte miały sprzyjać wymianie myśli oraz informacji. Musimy pamiętać, iż koncepcje te pochodzą sprzed upowszechnienia (lub wynalezienia) telefonów, faksów i komputerów.

Budynek administracyjny w biurowcu Buffalo, Nowy Jork

W 1939 r. firma SC Johnson z Wisconsin zamawia projekt gmachu głównego wraz z realizacją wnętrz właśnie u Wrighta i wtedy powstaje modelowy przykład biura typu open office. I gdyby ten przykład był wykorzystywany do dziś, nikt z nas nie buntowałby się przeciwko takiej formie wykończenia powierzchni biurowych. Okna umieszczone w suficie, poprawnie zastosowane elementy akustyczne, duże odległości między miejscami pracy oraz przyjazna kolorystyka i obłe kształty sprawiały, iż pracownicy nie chcieli wracać do domów.

Projekt biura Franka Lloyd Wrighta dla SC Johnson

Wszystkie projekty planów otwartych, powstające do lat 60. XX w., zakładały możliwość łatwego przepływu ludzi, dobrej akustyki i dostępu do światła dziennego oraz ergonomii pozwalającej na odejście od biurek. Z czasem każdy z tych elementów został wyrugowany na rzecz religii zwanej optymalizacją i tabeli kosztów w Excelu. Co bezpośrednio doprowadziło do koncepcji boxingu, czyli produkowania przestrzeni biurowych wyliczonych co do milimetra kwadratowego. W tej koncepcji odsunięcie się od biurka grozi wtargnięciem w roboczoprzestrzeń sąsiada, a bez słuchawek redukujących szumy skupienie się na pracy graniczy z cudem. To właśnie osoby, które na co dzień pracowały w systemie biur otwartych, najbardziej odetchnęły w pandemicznym systemie home office.

Ile Office, ile Home?

Jednakże home office nie wszystkim służy. Po chwilowej euforii, iż możemy wstawić jedną ręką pranie, a drugą zamieszać zupę, nie przerywając calla, doszliśmy do punktu, w którym zdaliśmy sobie sprawę, iż nasze domowe przestrzenie nie spełniają standardów potrzebnych do wykonywania jakościowej pracy. Początkowa praktyka spędzania dni z komputerem na kolanach skutecznie przyczyniła się do nasilenia wszelakich zwyrodnień kręgosłupa. Po fazie „jakoś damy radę” przyszło zderzenie się z rzeczywistością i konieczność modernizacji środowiska naszej pracy. Do tego zdaliśmy sobie sprawę, jak istotny jest czynnik społeczny, doceniliśmy kawę z firmowego ekspresu oraz możliwość spotkania całymi zespołami na żywo. Zauważyliśmy też, iż praca z domu skutecznie zatarła nam granicę między tym, co prywatne i zawodowe.

Znam wiele bardzo śmiesznych opowieści, gdzie i jak ludzie pracowali, gdy całymi rodzinami zostali zamknięci w mieszkaniach. Nie jest tajemnicą, iż jednym z najczęściej okupowanych pomieszczeń była toaleta, ponieważ miała drzwi i dało się z niej swobodnie porozmawiać. Nauczeni tymi doświadczeniami, po dwóch latach praktykowania pracy zdalnej doskonale już wiemy, co nam służy, a co nie.

Na pewno warto przyjrzeć się pozycji, jaką przyjmujemy do pracy. Jedni będą się rozsiadać w prezesowskich fotelach, inni wybiorą klęczniki, następni będą woleli stać lub chodzić na bieżni, a kolejni postanowią usiąść na ziemi. Nie ma jednej wytycznej ‒ ważne jest, aby trzymać plecy prosto i zmieniać pozycję co 45 minut, co poprawia krążenie i
koncentrację.

Należy pamiętać, iż choćby najbardziej ergonomiczny fotel nie zagwarantuje nam zdrowego kręgosłupa oraz dobrostanu psychofizycznego. Warto zadbać o stworzenie harmonogramu dnia (zgodnie ze swoim cyklem dobowym) zawierającego czas na sen, pracę, odpoczynek, posiłki i sport, aby nasz mózg wiedział, na czym aktualnie musi się skupić i jak efektywnie wykorzystywać swoje zasoby. Chaotyczne przeplatanie się różnych aktywności i stanów skutkuje bowiem radykalnym spadkiem jakości zarówno pracy, jak i życia prywatnego.

Dobierajmy biurka i krzesła do potrzeb naszych ciał, ale również zwracajmy uwagę na to, gdzie te biurka są ustawione, czy np. można postawić je pod oknem, żebyśmy mogli korzystać z dziennego światła oraz spoglądając w dal ćwiczyć akomodację oka. Dobierajmy oświetlenie, które rano nas obudzi (barwa neutralna), a wieczorem pozwoli spokojnie zasnąć (barwa ciepła). Najlepiej sprawdzą się tu żarówki LED RGB, pozwalające dzięki aplikacji zmieniać kolor światła w zależności od pory dnia. Zwróćmy też uwagę na jakość powietrza w pomieszczeniach: wietrzenie ułatwi koncentrację, a odpowiednia wilgotność (40‒60%) zapobiegnie uczuciu suchości w gardle i odwodnieniu organizmu. W kreatywności lub koncentracji wesprze nas również aromaterapia ‒ tu zachęcam Was do samodzielnego eksplorowania tematu. Pamiętajcie tylko o korzystaniu z olejków eterycznych wysokiej jakości.

Z badań wynika, iż jakość koncentracji i tempo wykonywania zadań skutecznie podnosi także kontakt z florą. Wprowadzajmy więc rośliny do naszych przestrzeni, dobierając takie ich gatunki, którym będziemy mogli zapewnić odpowiednie warunki do dobrego wzrostu i wegetacji. Nikogo bowiem nie podniesie na duchu widok przywiędłych kwiatów i zmarniałych pędów.

Nie bójmy się ponosić porażek, bo pierwsze podejście nie zawsze musi być (i rzadko bywa) udane. o ile nasze pomysły się nie sprawdziły, szukajmy lepszych. Nie trwajmy w prowizorkach ‒ one mają taką straszną przypadłość, iż realizowane są najdłużej. Opracujmy więc takie rozwiązania, które uczynią pracę w domu wspierającą i rozwijającą, a nie
wyniszczającą.

W poszukiwaniu równowagi

Jeżeli mamy możliwość pracy hybrydowej, to spróbujmy do tego biura kilka razy w tygodniu wyjść. Nie tylko po to, żeby zmienić otoczenie, ale też po to, żeby być w relacjach z innymi ludźmi. Już sama droga do tej pracy (rytuał przejścia), wejście do biura, obcowanie z innymi ludźmi i ta wspólna kawa z wymianą plotek zawsze bardzo dobrze działają na nasz mózg, który lubi zmiany i lubi się uczyć.

Musimy pamiętać, iż świat wirtualny, z którego tak chętnie korzystamy, nie zapewnia nam wszystkich potrzebnych bodźców zmysłowych, w tej chwili bowiem opiera się głównie na zmysłach wzroku i słuchu. W momencie, gdy pracujemy z ludźmi na żywo, podprogowo odbieramy wiele różnych sygnałów, odczytujemy całą mowę ciała naszych rozmówców. Daje nam to możliwość reakcji albo dopasowania się do nastroju w zespole, co online bywa niezwykle trudne. Podtrzymywanie życia społecznego, zawodowego i prywatnego poza siecią jest bardzo ważne dla zachowania i zdrowia psychicznego, i dobrej współpracy.

Życie spędzane przed komputerem wymaga też od nas znalezienia równoważnika w postaci pracy opartej na koordynacji oko‒ręka. Pracy, która pozwala zobaczyć realne efekty, a nie tylko niekończące się tabelki w Excelu. Dlatego każdy z nas, dla zachowania zdrowia psychofizycznego, powinien mieć jakieś manualne hobby, które będzie przeciwwagą do siedzenia przy komputerze. Szycie, dzierganie, rzeźbienie, sklejanie modeli, majsterkowanie
czy odnawianie mebli ‒ cokolwiek przyjdzie nam do głowy. Takie działania tworzą nowe połączenia neuronowe w mózgu i pozwalają odprężyć się naszej nafaszerowanej kortyzolem psychice.

W ciągu najbliższych lat zmieniać się będzie nie tylko czas naszej pracy (już dziś Belgia dopuszcza 4-dniowy tydzień pracy i daje pracownikom prawo do bycia offline poza godzinami pracy), ale również to, jak i gdzie będziemy ją wykonywać. Zmianowość, nie tylko w kontekście pracy w jednej instytucji, na różne godziny, ale i w kontekście pracy dla innej strefy czasowej będzie normą, która pozwoli wykorzystać potencjał osób o chronotypie nocnych marków.

Coraz popularniejsze będą również colivingi, czyli miejsca do koegzystencji ludzi o podobnym stylu życia. W ramach colivingów projektuje się nie tylko części prywatne, ale również sale do jogi czy siłownie, coworki oraz wspólne przestrzenie kuchenne. W dobie workation coraz więcej osób szuka miejsc do życia, gdzie może pracować, a jednocześnie spotkać ciekawych ludzi z podobnym pomysłem na życie. Holistyczne podejście do nauki, życia, tworzenia, wykorzystywania zasobów, oparte o uczenie maszynowe (AI) sprawia, iż nasze otoczenie zaczyna być szyte na naszą miarę. Już za chwilę algorytmy będą w stanie kreować rozwiązania dopasowane do naszych indywidualnych potrzeb, tj. np. temperatura powietrza, typ oświetlenia czy odpowiednio skomponowany posiłek.

Za kilka dekad znaczna część społeczeństwa będzie w okolicach sześćdziesiątki i mówi się̨, iż ci 60-latkowie to dzisiejsi 40-latkowie. Zatem pojęcie o tym, kto i kiedy jest seniorem, ulegnie radykalnej zmianie, ponieważ w perspektywie życia 100 lub 120 lat sześćdziesiątka będzie dopiero półmetkiem, a nie momentem przechodzenia na emeryturę i wycofywania się z życia. Dlatego jeszcze ważniejsze jest, by już dziś zadbać o zdrowe i wspierające środowisko pracy i życia.

Więcej wiedzy:

• E. Hall “Ukryty wymiar”, wyd. PiW, Warszawa 1978
• “Open offices are overrated”, kanał VOX, pub. 4/10/2017,
• “Potęga KIEDY. Żyj w zgodzie ze swoim naturalnym rytmem”. Michael Breus wyd. Znak 2017
• “W pogodni za słońcem” Linda Geddes wyd. Insignis, 2022
• “Czołgając się do dobrostanu”, M.Niedźwiecka, J.Jurga, eBOOK, Warszawa 2021,
• Podcast #BEZPIECZNIK odc. S01E08 “Digital social proximity – czyli o relacjach i zmysłach w internecie” pub. 14/06/2021
• “Okradzeni – rzecz o nocnych markach” M.Komsta, TEDxKoszalin, pub. 20/12/2019,