Co to jest Lean?

2 tygodni temu

Lean Management to strategia i system zarządzania przedsiębiorstwem dowolnego typu umożliwiający osiąganie coraz wyższych zysków dzięki doskonaleniu nakierowanemu na potrzeby klientów. Firma działające wg zasad Lean Management to firma skupiona na tworzeniu maksymalnej wartości dla klienta przy wykorzystaniu minimalnych zasobów, co jest możliwe dzięki doskonale zorganizowanym procesom, które są z kolei efektem wykorzystania talentów ludzi na każdym poziomie organizacji.

Lean Management – w przeciwieństwie do akademickich modeli zarządzania – jest zbiorem sprawdzonych i skutecznych praktyk przemysłowych. W podejściu Lean zakłada się, iż wzrost przewagi konkurencyjnej oraz ponadprzeciętne zyski firma osiąga poprzez spełnianie potrzeb klienta, które można w uproszczeniu sprowadzić do trzech wymagań:

właściwego poziomu kosztów
doskonałej jakości produktów i/lub usług
krótkiego czasu realizacji (dostaw, zamówień, rozwoju produktów itp.) oraz 100-procentowej dostępności wyrobów.

Efektywność kosztowa

Efektywność kosztową osiąga się poprzez zamianę czynności nieprzynoszących wartości w oczach klienta (w języku Lean nazywanych powszechnie marnotrawstwem) na czynności dodające wartość. Na przykład odpowiednia organizacja pracy w obszarze roboczym likwiduje konieczność niepotrzebnego chodzenia i oczekiwania (na narzędzia, ludzi, informacje, decyzje itp.), a więc eliminuje czynności, za które klient nie jest skłonny płacić. Pozbywając się ich, odzyskujemy czas (ludzi i urządzeń), który możemy produktywnie zagospodarować. W ten sposób tymi samymi zasobami (czyli przy tym samym poziomie kosztów) możemy wykonać teraz więcej.

Zwykle eliminacja marnotrawstwa angażuje pracowników w działania usprawniające i ułatwiające ich pracę, co zwiększa dodatkowo ich motywację oraz satysfakcję z pracy. Ponieważ każda organizacja – niezależnie od rozmiaru czy branży – zużywa mnóstwo zasobów na wykonywanie czynności nieprzynoszących w oczach klienta żadnej wartości, potencjał płynący z eliminacji marnotrawstwa jest ogromny.

Poprawa jakości

Lepszą jakość wyrobów i/lub procesów osiąga się poprzez angażowanie pracowników w ciągły proces rozwiązywania problemów. Odpowiednie wykorzystanie wiedzy, doświadczenia i umiejętności pracowników w połączeniu z adekwatnymi narzędziami i metodami Lean Management umożliwia eliminację przyczyn powstawania problemów, prowadząc nie tylko do poprawy jakości, ale także wprost do redukcji kosztów (mniej wysiłku potrzebnego na kontrolę jakości i radzenie sobie z problemami) oraz skracania czasów realizacji (mniej czasu potrzebnego na korekty, poprawy itp.).

Skracanie czasów realizacji

Skracanie czasów realizacji jest możliwe dzięki usunięciu przyczyn marnotrawstwa oraz przekształcaniu silosów organizacyjnych w tzw. strumienie wartości (procesy end-to-end). Wyobraźmy sobie dokument, który musi przejść przez wiele działów, aby został zaakceptowany, wprowadzony do systemu itp. Albo produkt, który musi zostać przetworzony na wielu urządzeniach, w wielu różnych działach, aby zyskać swój ostateczny kształt. o ile policzymy, ile czasu oba te przedmioty spędzają w obróbce, a ile w oczekiwaniu lub przemieszczaniu, to gwałtownie okaże się, iż czas, za który chce nam zapłacić klient, jest zdecydowanie krótszy od czasu, po jakim jesteśmy w stanie oddać produkt, usługę lub decyzję w jego ręce.

Jeżeli więc naszą uwagę skoncentrujemy na eliminacji przyczyn opóźnień występujących pomiędzy czynnościami dodającymi wartość, wtedy całkowity czas realizacji zamówienia (albo przejścia wyrobu/dokumentu/wniosku/decyzji przez system) zacznie stopniowo ulegać skróceniu. Dzięki temu wzrośnie nasza szybkość reakcji na potrzeby klientów, obniżą się poziomy zapasów (w firmach produkcyjnych), poprawi się płynność finansowa, zwiększą się zdolności przerobowe, poprawie ulegnie szybkość dostarczania nowych produktów i reakcji na zapytania klientów, spadną koszty (im coś krócej trwa, tym jest to tańsze), a przez to wrośnie nasza konkurencyjność.

Firmy stosujące Lean Management osiągają z biegiem czasu następujące wyniki*

*Dane na podstawie: Art Byrne: Jak wdrożyć Lean; Chris Vogel: Lean w usługach na przykładzie Wells Fargo Bank

Wyniki ekonomiczne:

Kilkudziesięcioprocentowy wzrost marży EBITA
Kilkunastoprocentowy wzrost zysków z działalności operacyjnej
Kilkukrotny wzrost sprzedaży
Kilkukrotny wzrost sprzedaży na pracownika
Uwolnienie milionów złotych gotówki z kapitału obrotowego
Kilkudziesięcioprocentowy wzrost przychodów generowanych przez nowe produkty
Kilkudziesięciokrotne zwiększenie wartości kapitałowej firmy

Wyniki operacyjne firm produkcyjnych:

Redukcja zapasów o 70%
Redukcja czasów przezbrojeń o 90%
Zwiększanie częstotliwości przezbrajania maszyn do 30 dziennie
Zmniejszenie wymaganej powierzchni o 50%
Skrócenie czasów realizacji o 90%
Redukcja pokonywanych odległości o 90%
Redukcja liczby defektów o 60%
Blisko 100% dostaw na czas przy istotnie mniejszych zapasach wyrobów gotowych

Wyniki operacyjne firm usługowych:

Liczba operacji (skanów) na osobę – wzrost o 168%
Spadek kosztu operacyjnego na przetworzoną jednostkę (skan dokumentu) o 76%
Redukcja wymaganej powierzchni o 50%
Wskaźnik jakości pierwszego przejścia (tzw. First Pass Yield) – wzrost do 99.9%

Jak skutecznie wprowadzać zmiany

Wprowadzanie każdej zmiany jest procesem bardzo złożonym. Wiele firm usiłując poprawić swoje procesy pomija szereg istotnych kwestii, bez których trwałość zmian pozostaje jedynie iluzoryczna. W ramach Lean Global Network opracowaliśmy unikalny Model Transformacji Lean, w którym podchodzimy do każdej zmiany w sposób całościowy, uwzględniając 5 ważnych elementów:

Dbamy o zgodność z celami organizacji – upewniamy się, iż zmiana będzie miała związek oraz wpływ na to, co organizacja chce albo zamierza osiągnąć
Usprawniamy procesy z wykorzystaniem sprawdzonych metod i technik Lean Management
Rozwijamy umiejętności pracowników niezbędne do radzenia sobie w nowym środowisku
Kształtujemy postawy liderów, aby byli w stanie skutecznie zarządzać w nowym środowisku, aby w efekcie wprowadzone zmiany okazały się trwałe
Zmieniamy sposób myślenia i postawy, które leżą u podstaw zarządzania w środowisku Lean Management

Lean Management można z powodzeniem wdrożyć w każdej branży, nadaje się do zastosowania w firmach dowolnego typu oraz dowolnej wielkości.