Wspólnie z naszym partnerem, HRobots – twórcą systemu eFOB Smart, pomagamy firmom przenieść procesy kadrowe do świata cyfrowego. Łączymy bezpieczne podpisy elektroniczne SIGNIUS z inteligentną eTeczką Pracownika eFOB, dzięki czemu dokumenty można dziś podpisywać i wysyłać online – zgodnie z przepisami i bez stosu papieru na biurku, niezależnie od wielkości firmy.
eFOB Smart i SIGNIUS – cyfrowe kadry w prostszym wydaniu
Cyfryzacja dokumentów kadrowych nie jest już zarezerwowana dla dużych organizacji. Coraz częściej to małe i średnie firmy chcą podpisywać umowy, aneksy, czy oświadczenia pracownicze online. Nie potrzebują jednak rozbudowanych systemów obiegu dokumentów.
W firmie zatrudniającej kilkadziesiąt pracowników nie ma potrzeby wdrażania pełnego EOD. Wystarczy, iż dokumentacja HR będzie prowadzona elektronicznie – w eTeczce, a podpisy składane online przez pracodawcę i pracowników.
Tu z pomocą przychodzi nasze rozwiązanie. W SIGNIUS umożliwiamy firmom łatwe i szybkie nabycie pakietów kwalifikowanych oraz zaawansowanych podpisów elektronicznych, które można wykorzystać w procesach kadrowych – takich jak podpisywanie umów o pracę, aneksów czy oświadczeń pracowniczych. Nie ma konieczności integracji platformy. Pakiety podpisów można kupić w sklepie na stronie https://signius.pl/sklep/ – a następnie otrzymane na maila vouchery na podpisy elektroniczne wykorzystać na platformie samodzielnie lub przekazać pracownikom w celu wykonania podpisu.
Podpisy elektroniczne dla pracodawcy i pracowników
Dzięki SIGNIUS pracownik nie musi samodzielnie kupować certyfikatu kwalifikowanego, aby podpisać dokument z firmą – firma może wykupić pakiet podpisów i udostępnić pracownikowi voucher, który umożliwia złożenie podpisu w prosty, szybki sposób, bez ponoszenia dodatkowych kosztów.
Po podpisaniu dokument należy załadować po prostu do teczki eFob i elektronicznie zarchiwizować.
Wszystko dzięki połączenie eFOB Smart + SIGNIUS.
Jak wygląda proces podpisania dokumentu?
- Przygotowujesz dokumenty w Generatorze dokumentów eFOB lub w dowolnym narzędziu, z którego korzystasz (Word, pakiet biurowy, system kadrowo-płacowy).
- Logujesz się na swoje konta na platformie SIGNIUS, gdzie możesz wysłać dokument do podpisu pracownikowi.
- Pracownik otrzymuje na maila link do bezpiecznego logowania i podpisania dokumentu.
-
- Jeśli to podpis kwalifikowany – przechodzi jednorazową weryfikację tożsamości.
- Jeśli to podpis zaawansowany – może podpisać dokument natychmiast.
- Po podpisaniu dokumentu, dostaniesz powiadomienie mailowe, iż możesz go pobrać z platformy SIGNIUS i załadować do eTeczki eFOB, gdzie zostanie trwale zarchiwizowany i – jeżeli jest taka potrzeba – opatrzony podpisem kwalifikowanym po stronie pracodawcy.
Jak SIGNIUS wspiera proces podpisywania dokumentów kadrowych?
SIGNIUS umożliwia zakup pakietów podpisów kwalifikowanych (QES) i zaawansowanych (AdES), które można wykorzystać w różnych scenariuszach kadrowych:
- Podpis kwalifikowany (QES) – zgodny z rozporządzeniem eIDAS, w pełni równoważny z podpisem własnoręcznym. Wymagany np. przy podpisywaniu umów o pracę.
- Podpis zaawansowany (AdES) – idealny do mniej formalnych dokumentów, takich jak oświadczenia, wnioski czy potwierdzenia odbioru.
Cyfryzacja dokumentów kadrowych – dostępna dla wszystkich
Współpraca SIGNIUS i HRobots to przykład, jak technologia może realnie uprościć procesy HR. Cyfrowe akta osobowe, podpisy kwalifikowane i bezpieczne archiwum dokumentów w chmurze to dziś standard, który można wdrożyć bez dużych inwestycji.
Cyfryzacja to nie tylko przyszłość – to komfort i bezpieczeństwo, które można mieć już dziś.
Jeśli chcesz zobaczyć, jak nasze rozwiązanie działa w praktyce, umów się na niezobowiązujące demo usługi i bezpłatną konsultację.
