Czy naprawdę czas spędzony na szkoleniu zawsze powinien być liczony jako czas pracy, a za uczestnictwo pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie? To pytanie nabiera znaczenia, gdy szkolenia coraz częściej zastępują tradycyjne zadania na stanowisku i wpływają na organizację pracy.
Szkolenie a czas pracy to kwestia, którą reguluje przede wszystkim Kodeks pracy. W tekście omówimy, kiedy szkolenie jest czasem pracy, odwołując się do konkretnych przepisów, w tym art. 94(13) k.p. i art. 103 k.p., a także innych norm mających znaczenie praktyczne.
W kolejnych częściach wyjaśnimy rozróżnienie między szkoleniami z inicjatywy pracodawcy a szkoleniami z inicjatywy pracownika. Przedstawimy konsekwencje płacowe i organizacyjne, prawa pracownika oraz obowiązki pracodawcy wynikające z art. 94(13) k.p. i przepisów wykonawczych.
Celem artykułu jest jasne wskazanie, kiedy szkolenia wlicza się do czasu pracy, jakie prawa i obowiązki to generuje oraz jakie są praktyczne skutki dla wynagrodzenia, nadgodzin i ewentualnego urlopu szkoleniowego.
Kluczowe wnioski
- Szkolenie a czas pracy oceniamy według Kodeksu pracy, w tym art. 94(13) k.p. i art. 103 k.p.
- Szkolenia z polecenia pracodawcy częściej będą uznawane za czas pracy niż szkolenia z inicjatywy pracownika.
- Gdy szkolenie jest czasem pracy, pracownikowi przysługuje wynagrodzenie i ewentualne rekompensaty za nadgodziny.
- Pracodawca ma obowiązki organizacyjne i rozliczeniowe związane z udziałem pracownika w szkoleniu.
- Artykuł przeanalizuje praktyczne przypadki i podstawy prawne, aby ułatwić stosowanie przepisów w praktyce.
Czy szkolenia wlicza się do czasu pracy
Definicja czasu pracy w Kodeksie pracy odnosi się do momentu, gdy pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy. W praktyce pytanie czy szkolenia wlicza się do czasu pracy rozstrzyga się przez ustalenie, czy uczestnik musi pozostawać do dyspozycji, a nie tylko czy wykonuje obowiązki.
Kryteria decydujące o tym, czy uczestnictwo w szkoleniach to czas pracy, obejmują polecenie pracodawcy, obowiązek wynikający z przepisów oraz fakt, iż szkolenie jest organizowane przez pracodawcę. Szkolenie a czas pracy łączy także związek tematu szkolenia z zakresem obowiązków pracowniczych.
Szkolenia z inicjatywy pracownika zwykle nie są traktowane jako czas pracy, gdy uczestnik bierze udział dobrowolnie i na własny koszt. W odróżnieniu, szkolenia na polecenie przełożonego lub wynikające z przepisów często będą wliczane do czasu pracy.
Przykładowo od 26 kwietnia 2023 r. obowiązuje art. 94(13) Kodeksu pracy, który precyzuje obowiązek pracodawcy dotyczący zapewnienia szkoleń oraz wliczania czasu szkolenia odbywanego na polecenie. To nowe brzmienie ma wpływ na praktyczne rozstrzygnięcia dotyczące tego, czy szkolenia wlicza się do czasu pracy.
W praktyce pracodawcy powinni ocenić każdy przypadek indywidualnie. W razie wątpliwości warto odwołać się do działu kadr lub konsultacji prawnej, by ustalić, czy uczestnictwo w szkoleniach to czas pracy, oraz czy szkolenie a czas pracy powoduje obowiązek wynagrodzenia lub rozliczenia godzin.
Regulacje prawne dotyczące szkoleń i czasu pracy
Podstawę prawną traktowania szkoleń jako czasu pracy stanowi definicja czasu pracy z art. 128 §1 k.p. oraz szczegółowe regulacje w art. 94(13) k.p. Przepis jasno określa, iż szkolenia odbywane na polecenie pracodawcy i wymagane prawem powinny być zaliczane do czasu pracy i finansowane przez pracodawcę.
W przypadku szkoleń BHP ustawodawca doprecyzował tę zasadę w art. 2373 §3 k.p., który nakłada obowiązek organizacji i pokrycia kosztów przez pracodawcę. Zapis ten eliminuje wątpliwości co do wynagrodzenia i rekompensaty za czas poświęcony na obowiązkowe instruktaże.
Polska regulacja implementuje też normy unijne. Art. 94(13) k.p. odwołuje się do dyrektywa 2019/1152, która promuje przejrzyste i przewidywalne warunki zatrudnienia. W praktyce oznacza to, iż szkolenia wymagane prawem powinny być bezpłatne, wliczane do czasu pracy i, gdy to możliwe, odbywać się w godzinach pracy.
Skutki prawne są konkretne. jeżeli szkolenie liczy się do czasu pracy, pracownik otrzymuje normalne wynagrodzenie za ten okres. Dodatkowo obowiązują zasady dotyczące nadgodzin i odpoczynków, w tym 11 godzin dobowego odpoczynku i 35 godzin odpoczynku tygodniowego.
Istnieją jednak wyjątki i precyzje. Art. 103 reguluje podnoszenie kwalifikacji z inicjatywy pracownika, opisuje urlop szkoleniowy i zasady zwrotu kosztów przez pracownika w określonych sytuacjach. To odróżnia szkolenia inicjowane przez pracodawcę od tych z inicjatywy pracownika.
Poniższa tabela zestawia najważniejsze przepisy i ich praktyczne skutki dla czasu pracy oraz finansowania szkoleń.
| art. 128 §1 k.p. | Definicja czasu pracy | Określa kiedy czas liczy się jako praca | Nie dotyczy kosztów |
| art. 94(13) k.p. | Szkolenia na polecenie pracodawcy | Wliczane do czasu pracy | Finansuje pracodawca |
| art. 2373 §3 k.p. | Szkolenia BHP | Odbywają się w czasie pracy | Koszt ponosi pracodawca |
| art. 103(1)–(6) k.p. | Podnoszenie kwalifikacji zawodowych | Możliwość urlopu szkoleniowego | Zwrot kosztów możliwy przy określonych warunkach |
| dyrektywa 2019/1152 | Warunki zatrudnienia UE | Szkolenia wymagane prawem powinny być bezpłatne i wliczane do czasu pracy | Państwa członkowskie zapewniają mechanizmy ochronne |
Szkolenia odbywane na polecenie pracodawcy — prawa i obowiązki
Szkolenie na polecenie pracodawcy to sytuacja, gdy uczestnictwo wynika z decyzji przełożonego, postanowień układu zbiorowego, regulaminu pracy, przepisu prawa lub umowy o pracę. Przepis art. 94(13) kodeksu pracy precyzuje, kiedy szkolenie jest czasem pracy i określa obowiązki stron.
Gdy szkolenie odbywa się na polecenie pracodawcy, koszty ponosi pracodawca. W praktyce oznacza to, iż pracownik otrzymuje wynagrodzenie za czas szkolenia. To prosty test przy odpowiedzi na pytanie czy szkolenia wlicza się do czasu pracy — o ile szkolenie ma charakter polecenia, czas ten traktuje się jak pracę.
Pracodawca nie może wymagać zwrotu kosztów za szkolenie, które odbyło się na jego polecenie lub z obowiązku prawnego. Artykuł 94(13) wyklucza taką możliwość. To zabezpiecza pracownika przed obciążeniem finansowym za wymagane kursy.
Organizacja szkolenia poza normalnymi godzinami wymaga uwzględnienia przepisów o nadgodzinach, dniach wolnych i odpoczynkach dobowych oraz tygodniowych. W takim układzie pracodawca powinien rekompensować czas zgodnie z kodeksem pracy.
Przykłady praktyczne ułatwiają ocenę: wdrożenie nowego systemu ERP, obowiązkowy kurs na stanowisku kierowcy dostawczego czy wpisane w regulamin obligatoryjne szkolenie produktowe. W każdym z tych przypadków odpowiedź na pytanie czy szkolenia wlicza się do czasu pracy jest twierdząca.
W praktyce kadrowej warto jasno dokumentować polecenie uczestnictwa i zakres obowiązków. Taka dokumentacja ułatwia rozliczenie czasu pracy i wyjaśnia wątpliwości dotyczące kiedy szkolenie jest czasem pracy.
Szkolenia z inicjatywy pracownika — kiedy nie są czasem pracy
Szkolenia z inicjatywy pracownika to kursy, studia podyplomowe i zajęcia podejmowane bez polecenia pracodawcy. Z reguły taki czas nie jest wliczany do czasu pracy. Pracodawca nie ma obowiązku traktować ich jako pracę, jeżeli pracownik szkoli się poza obowiązkowymi godzinami.
Przy podejmowaniu nauki warto rozważyć, czy uczestnictwo w szkoleniach to czas pracy w konkretnym przypadku. jeżeli szkolenie odbywa się poza miejscem i czasem pracy, a nie jest związane z obowiązkami, obowiązek zaliczenia go do czasu pracy zwykle nie występuje.
Prawo przewiduje jednak telefoniczne wyjątki. Pracownik może otrzymać wynagrodzenie za czas zwolnienia z pracy, na przykład urlop szkoleniowy. Taki czas płatny nie jest równy wliczeniu do czasu pracy, ale traktowany jak urlop zgodnie z rozporządzeniem z 29 maja 1996 r.
Pracodawca może wymagać zwrotu kosztów szkolenia na podstawie art. 103(5) kodeksu pracy. Żądanie zwrotu dotyczy sytuacji, gdy pracownik nie podejmuje nauki bez uzasadnionej przyczyny, przerywa ją lub rozwiązuje umowę w określonym czasie, najczęściej w ciągu trzech lat.
W praktyce oznacza to, iż zasady dotyczące szkoleń i czasu pracy trzeba sprawdzić przed podpisaniem porozumienia o dofinansowaniu. Zapisy umowy powinny określać okres obowiązywania klauzuli zwrotu oraz warunki zwolnienia z obowiązku zwrotu.
Przykład ułatwia zrozumienie. Kurs języka angielskiego po pracy, zgłoszony za zgodą pracodawcy, nie będzie wliczany do czasu pracy. Pracownik może jednak otrzymać zwolnienie z części dnia i wypłatę za ten czas jak za urlop, jeżeli strony tak uzgodnią.
Szkolenia obowiązkowe (BHP i inne) a czas pracy
Przepisy prawa pracy jasno rozróżniają szkolenia obowiązkowe od tych odbywanych z inicjatywy pracownika. W przypadku szkolenia BHP ustawodawca wskazuje, iż szkolenia wstępne i okresowe realizowane są w czasie pracy i są opłacane przez pracodawcę. To podstawowa reguła, która rozwiewa wątpliwości dotyczące pytania: czy szkolenia wlicza się do czasu pracy.
Art. 2373 §3 Kodeksu pracy precyzuje obowiązek pracodawcy. Szkolenia BHP muszą być zorganizowane przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy i w trakcie zatrudnienia. Wynagrodzenie za ten czas nie może być pomijane, co wpływa bezpośrednio na rozliczenia kadrowe i listy płac.
Poza BHP istnieją inne kursy wymagane prawem, na przykład uprawnienia SEP czy szkolenia z pierwszej pomocy. Gdy przepisy nakładają obowiązek posiadania kwalifikacji, obowiązkowe szkolenia a czas pracy traktowane są analogicznie do kursów BHP. Pracodawca finansuje takie szkolenia i uwzględnia je jako czas pracy.
Wdrożenie dyrektyw unijnych wzmacnia tę praktykę. Przepisy krajowe, m.in. art. 94(13) k.p., potwierdzają, iż kursy wymagane przepisami prawa są nieodpłatne dla pracownika i liczone jako czas pracy. To istotne przy planowaniu grafików i harmonogramów.
Organizacja obowiązkowych szkoleń wymaga prowadzenia dokumentacji oraz zapewnienia terminów przed dopuszczeniem do pracy. Pracodawca nie może przerzucać kosztów na pracownika ani opóźniać szkoleń, gdy brak kwalifikacji uniemożliwia bezpieczne wykonywanie zadań.
W praktyce kadrowej warto wprowadzić procedury potwierdzające udział i rozliczanie czasu szkolenia. Takie rozwiązania ułatwiają odpowiedź na pytanie: czy szkolenia wlicza się do czasu pracy w konkretnych przypadkach, i zapobiegają sporom dotyczącym wynagrodzeń.
Szkolenia poza normalnymi godzinami pracy — nadgodziny i rekompensata
Gdy pracodawca zleca szkolenie poza zwykłym grafikiem, czas poświęcony na zajęcia wlicza się do czasu pracy. Przepis art. 94(13) kodeksu pracy wyraźnie stanowi, iż takie godziny traktuje się jak zwykły czas pracy. To wyjaśnia, kiedy szkolenie jest czasem pracy i podlega wynagrodzeniu.
W praktyce oznacza to, iż za szkolenia poza normalnymi godzinami pracy pracownik otrzymuje normalne wynagrodzenie. jeżeli całkowity wymiar czasu pracy zostanie przekroczony, wchodzi w grę kwestia nadgodzin. Wtedy stosuje się zasady rozliczania nadgodzin i szkolenia zgodnie z ustawą.
Za nadgodziny i szkolenia pracodawca może zapłacić dodatek lub udzielić dnia wolnego. Gdy szkolenie odbyło się w dniu wolnym, pracownik ma prawo do dnia wolnego w tym samym okresie rozliczeniowym lub do wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach.
Pracodawca musi też dbać o odpoczynek. choćby przy szkoleniach poza godzinami pracy obowiązuje 11‑godzinny odpoczynek dobowy i 35‑godzinny tygodniowy odpoczynek. Naruszenie tych zasad rodzi roszczenia pracownika i obowiązek korekty rozliczeń.
Proste przykłady obrazują skutki. Wyjazd integracyjny z godziną szkolenia narzuconą przez pracodawcę może wymusić rozliczenie jako nadgodzinę. Szkolenie w sobotę, które przekracza normę dobową, obliguje pracodawcę do zapłaty dodatku lub przyznania dnia wolnego.
Najważniejsze zasady:
- szkolenia poza normalnymi godzinami pracy, jeżeli zlecone przez pracodawcę, wlicza się do czasu pracy,
- nadgodziny i szkolenia podlegają dodatkom lub rekompensacie dniem wolnym,
- obowiązek zapewnienia odpoczynku dobowego i tygodniowego pozostaje bez zmian.
Poniższa tabela zestawia najczęstsze sytuacje i możliwe formy rekompensaty w praktyce kadrowej.
| Szkolenie w godzinach pracy zlecone przez pracodawcę | Tak | Normalne wynagrodzenie | Brak dodatkowych formalności, jeżeli nie przekracza normy |
| Szkolenie poza grafikiem, obowiązkowe | Tak | Wynagrodzenie + dodatek za nadgodziny lub dzień wolny | Ustalić w umowie rozliczenie okresu |
| Szkolenie w dniu wolnym | Tak | Dzień wolny w okresie rozliczeniowym lub zapłata za nadgodziny | Pracownik ma prawo wyboru formy, jeżeli tak przewiduje prawo |
| Wyjazd integracyjny z obowiązkową godziną szkolenia | Jeżeli nakazane przez pracodawcę — tak | Wliczenie do czasu pracy; rekompensata jak za nadgodziny | Jedna godzina może przesunąć całkowity czas poza normę dobową |
Uprawnienia pracownika związane ze szkoleniami
Pracownik ma prawo do informacji o warunkach udziału w szkoleniach oraz o zasadach rozliczania czasu. W praktyce dotyczy to tego, czy szkolenia wlicza się do czasu pracy i jak kształtuje się wynagrodzenie za ten okres.
W określonych sytuacjach przysługuje urlop szkoleniowy. Takie prawo obejmuje m.in. przygotowanie do matury, egzaminów zawodowych, pracy dyplomowej oraz egzaminów dyplomowych.
Za czas urlopu szkoleniowego pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Wynagrodzenie oblicza się zgodnie z przepisami, co oznacza, iż urlop ten traktowany bywa inaczej niż zwykłe godziny pracy.
Pracownik może uzyskać zwolnienie z całości lub części dnia pracy, gdy musi punktualnie dotrzeć na obowiązkowe zajęcia. W takich przypadkach zwykle zachowuje prawo do wynagrodzenia, chyba iż przepisy stanowią inaczej.
Ochrona przed dyskryminacją gwarantuje równy dostęp do szkoleń. Pracodawca nie może odmówić udziału z przyczyn niedozwolonych ani uprzywilejować wybranych osób bez uzasadnienia.
Przymus udziału w szkoleniach jest ograniczony. Udział w dobranego rodzaju kursach wymaga zgody pracownika, z wyjątkiem szkoleń BHP i PPOŻ, które są obowiązkowe.
Pracownik powinien znać zasady rozliczeń, w tym warunki zwrotu kosztów szkolenia, gdy umowa przewiduje taką klauzulę. Dokumentacja pomaga uniknąć sporów przy rozliczaniu urlopów i wynagrodzeń.
| Prawo do informacji | Jasne zasady udziału, rozliczeń i zwrotów kosztów | Komunikat działu HR z regulaminem szkoleń |
| Urlop szkoleniowy | Prawo do płatnego czasu w egzaminy i przygotowanie dyplomu | Urlop na egzamin zawodowy z zachowaniem wynagrodzenia |
| Zwolnienie z pracy | Częściowe lub całodzienne zwolnienie na obowiązkowe zajęcia | Zwolnienie na udział w kursie certyfikacyjnym |
| Ochrona przed dyskryminacją | Równy dostęp do szkoleń niezależnie od cech osobistych | Rekrutacja na kurs dostępna dla wszystkich pracowników |
| Ograniczenia przymusu | Udział dobrowolny, poza BHP i PPOŻ | Szkolenie rozwojowe wymaga zgody pracownika |
| Dokumentacja | Dowody dotyczące wynagrodzeń, urlopów i zwrotów | Protokół szkolenia i potwierdzenie godzin |
Obowiązki pracodawcy przy organizacji i rozliczaniu szkoleń
Pracodawca ma obowiązek finansować szkolenia zlecone przez przełożonego oraz te wynikające z przepisów prawa, w tym BHP. W praktyce oznacza to, iż nie można przerzucać kosztów takich kursów na pracownika, zgodnie z art. 94(13) i art. 2373 §3 kodeksu pracy.
Gdy szkolenie odbywa się na polecenie pracodawcy, czas jego trwania wlicza się do czasu pracy i podlega wynagrodzeniu. jeżeli szkolenie ma miejsce poza normalnymi godzinami pracy, stosuje się zasady dotyczące nadgodzin, dni wolnych i odpoczynku. To najważniejsze przy rozstrzyganiu, czy szkolenia wlicza się do czasu pracy.
Pracodawca powinien prowadzić dokumentację obejmującą zakres, czas trwania i listę uczestników. Ewidencja jest szczególnie ważna dla kursów BHP i innych szkoleń wymaganych przez przepisy, ponieważ ułatwia kontrolę i dowody w razie sporów.
Należy także ułatwiać podnoszenie kwalifikacji pracowników, np. przez dofinansowanie lub zwolnienia z pracy, zgodnie z art. 94 pkt 6 k.p. W określonych sytuacjach można zawierać umowy o zwrot kosztów (art. 103(5) k.p.), ale wymagają one starannego sformułowania, by zachować zgodność z zasadami dotyczącymi szkoleń i czasu pracy. Planowanie szkoleń w godzinach pracy oraz konsultacja z działem kadr lub prawnikiem minimalizują ryzyko błędów proceduralnych.
