Dzięki sprawnym procesom zarządczym wypracowali i wdrożyli koncepcję biznesową, która na długie lata zmieniła kierunki inwestowania firmy, a dziś przynosi niezwykłe efekty biznesowe.

Wszystko dzięki Controllingowi nastawionemu na analizę i wsparcie procesów zarządczych, odciążonemu od manualnego zbierania i przetwarzania danych, kreującemu przyszłość przy wykorzystaniu wiarygodnego źródła danych.

W Konkursie Super Smart Controller projekt zdobył 2 miejsce i tytuł Super Smart Controller 2020 w kategorii Projekty Optymalizacyjne.

Spis treści
Raportowanie w procesie zarządczym
Energetyka Cieplna Opolszczyzny – duża organizacja
Controlling podstawowym narzędziem procesów zarządczych
Brak wiarygodnego źródła danych – duży kłopot dla wielu osób
Duży kłopot – sprytne rozwiązanie
Zwiększenie efektywności procesów zarządczych – czyli wiele korzyści dla wielu

Raportowanie w procesie zarządczym

Raportowanie odgrywa istotną rolę w niemal każdym procesie zarządczym. Dziesiątki plików Excel z ważnymi danymi, tworzonych w różnych wersjach przez różne osoby w różnych działach. Każdy autor takiego pliku czuje się z nim bezpiecznie, ma nad nim kontrolę. Jednak w przypadku potrzeby generowania raportów obejmujących dane z różnych plików, nagle powstaje wielki problem. Dane nie są spójne, występują w różnych wersjach. Nie zgadzają się. Dużo czasu wielu osobom zajmuje wyszukiwanie adekwatnych wersji, poprawianie danych i uzgadnianie jednej wersji. Następuje znowu błogi spokój, aż… do następnego raportu, porównywania danych lub ich weryfikacji. To codzienna rzeczywistość wielu organizacji i to nie tylko tych małych.

Energetyka Cieplna Opolszczyzny – duża organizacja

Taką zdecydowanie dużą organizacją, której mocno przeszkadzała praca na rozproszonych po organizacji plikach Excel, jest Grupa Kapitałowa Energetyka Cieplna Opolszczyzny S.A. (GK ECO) składająca się dzisiaj z 9 spółek, z czego 7 spółek świadczy kompleksowe usługi energetyczne, zarządzając 27 systemami ciepłowniczymi na terenie 10 województw w kraju. Roczny obrót to około 0,4 mld zł, a suma bilansowa sięga wartości ponad 0,5 mld zł. Średnie zatrudnienie w Grupie za rok 2020 wyniosło 878 etatów. Grupa prowadzi działalność w 148 kotłowniach – tych małych, lokalnych ogrzewających budynki klientów bez udziału sieci ciepłowniczej, jak również w kotłowniach systemowych, gdzie ciepło dostarczane jest klientom do budynków dzięki sieci ciepłowniczych i węzłów.

Controlling podstawowym narzędziem procesów zarządczych

Controlling w Grupie jest podstawowym systemem procesu zarządzania, który nie tylko uczestniczy w procesach wewnętrznych przedsiębiorstwa, ale również bardzo aktywnie stara się kreować przyjazne otoczenie regulacyjne m.in. poprzez współpracę z instytucjami takimi jak IGCP i URE, uczestnicząc również w procesach tworzenia prawa branżowego. Na podstawie informacji płynących z Controllingu podejmowane są wszystkie najważniejsze decyzje Zarządu Grupy i spółek zależnych. Controlling umiejscowiony w spółce matce składa się z dwóch działów – Dział Analiz i Dział Controllingu. Dział Controllingu jest partnerem dla Zarządów w zakresie podejmowania decyzji zarządczych w perspektywie krótko i długoterminowej. Dział Analiz odpowiada za taryfowanie i związane z tym branżowe zagadnienia oraz wspiera nowe projekty inwestycyjne w zakresie analiz opłacalności i odpowiada za kształtowanie relacji z otoczeniem branżowym. Już wcześniej zwrócono uwagę na wzrost zapotrzebowania na informacje zarządcze wspierające najważniejsze procesy zarządcze zarówno decyzyjne Zarządów Grupy jak i spółek zależnych.

Brak wiarygodnego źródła danych – duży kłopot dla wielu osób

Dynamiczny rozwój firmy, pozyskiwanie nowych spółek i zmiany organizacyjne spowodowały wzrost zapotrzebowania na informację zarządczą wspierającą procesy podejmowania decyzji przez Zarządy zarówno ECO S.A. jak i spółek zależnych. Aby jednak informacja była przydatna w zarządzaniu firmą to musi być pewna i dostarczona na czas. Dotychczasowy moduł controllingowy przy dynamicznym rozwoju firmy był bardzo mało elastyczny i nie spełniał swojej roli oraz nie było powiązania pomiędzy wszystkimi modułami stosując jednakowy ich opis i strukturę. Przykładowo baza produkcyjna funkcjonowała niezależnie od bazy sprzedażowej i w ramach jednego systemu nie można było pobierać danych sprzedażowych do bazy produkcyjnej dla potrzeb wyliczania wskaźników sprawnościowych, co wymagało manualnego przepisywania. Praca równoległa wielu osób z plikami excelowymi powodowała, iż krążyły różne wersje plików, a poprawne wnioskowanie na ich podstawie i tak wymagało osobistego uzgadniania ich ostatecznych wartości. Podobnych uzgodnień co do ostatecznych wartości danych wymagały także dane dotyczące lat ubiegłych.

Przy takiej liczbie kotłowni i ilości danych, obsługa pełnego procesu gromadzenia danych wraz z ich uwspólnieniem w “bazie” prowadzonej w pliku Excel zajmowała kilka dni roboczych. Rozproszone, niespójne co do danych pliki Excel utrudniały pracę zarówno pracownikom Działu Monitoringu i Planowania Operacyjnego odpowiedzialnym za prowadzenie bazy w Zintegrowanym Systemie Informatycznym w Grupie, pracownikom Działu Ochrony Środowiska naliczającym opłaty środowiskowe jak i osobom odpowiedzialnym za sporządzanie analiz i raportów controllingowych, sprawozdawczości do Głównego Urzędu Statystycznego i Urzędu Regulacji Energetyki (URE) oraz taryf dla ciepła, których nieodzownym elementem kalkulacji są właśnie dane produkcyjne i sprzedażowe. Najistotniejszym jednak problemem był fakt, iż niespójność danych dotykała przede wszystkim osób, które na podstawie tych danych i analiz podejmowały decyzje – Dyrektorów Oddziałów, Prezesów Spółek oraz Zarząd ECO S.A.

Duży kłopot – sprytne rozwiązanie

Po dokładnej analizie problemów związanych z dotychczasowym sposobem zbierania danych produkcyjnych, Dział Controllingu wspólnie z zespołem Controlling Systems zaproponował rozwiązanie właśnie w systemie EURECA. Postanowiono właśnie w tym rozwiązaniu zgromadzić także dane produkcyjne (produkcja ciepła i energii elektrycznej, zużycie opału, wartość opałowa, potrzeby własne, straty przesyłowe) i sprzedażowe ze wszystkich spółek Grupy. Wykorzystano moduł Budżetowania systemu EURECA, dzięki którego utworzono strukturę budżetową – BAZA_PRODUKCYJNA. Dane produkcyjne ze Spółek zależnych pobierane są dzięki skoroszytów Excelowych, dane Grupy z kostki OLAP DANE_ILOŚCIOWE, natomiast dane sprzedażowe dla wszystkich spółek pobierane są z kostki OLAP SPRZEDAŻ_ANALIZY. Tak powstał produkcyjny Data Mart (wydzielone tematyczne repozytorium danych) złożony z 40 miar i dzięki temu wyeliminowano potrzebę przechowywania plików Excelowych z tymi danymi gdzieś w zasobach sieciowych. Baza produkcyjna stała się jednym z elementów rozbudowanej hurtowni danych.

W efekcie wdrożono system EURECA jako system informatyczny umożliwiający zintegrowane planowanie oraz monitorowanie wykonania planów. W ramach tego wdrożenia powstała korporacyjna Hurtowania Danych, składająca się z 16 tabel faktów (ponad 70 wymiarów, ponad 100 miar z 9 spółek), integrując dane finansowo-księgowe, sprzedażowe, produkcyjne, środki trwałe, inwestycje i remonty. To Repozytorium Danych jest wciąż rozbudowywane zgodnie z rosnącymi potrzebami.

”Dziś, patrząc z perspektywy czasu, uważamy iż wybór systemu EURECA był bardzo dobrym posunięciem. Dzięki niemu odnotowaliśmy szereg istotnych dla nas korzyści, m.in.: nowy system usprawnił proces planowania w Grupie i w Spółkach zależnych. Ponadto mamy dzisiaj pewne źródło danych do analiz i raportów pozwalające nam zebrać w jednym miejscu informacje pochodzące z różnych baz danych systemów transakcyjnych. Dzięki temu uzyskaliśmy możliwość szybkiej kontroli bieżącej sytuacji Spółek wchodzących w skład Grupy – bez konieczności sięgania do systemów źródłowych. Dla wsparcia decyzji zarządczych najważniejsze jest żeby informacja była wiarygodna – oparta na pewnym źródle danych i dostępna na czas. Ponadto dane ex post powinny być analizowane nie dla oceny historii, tylko dla wyciągania wniosków i kreowaniu przyszłości. I na tym powinien się skupić Controlling, żeby skutecznie wspierać Zarząd w podejmowaniu decyzji” – podkreśla dziś Grażyna Kołodziej, Główny Specjalista Controller.

Zwiększenie efektywności procesów zarządczych – czyli wiele korzyści dla wielu

Nowe rozwiązanie zwiększyło efektywność procesów zarządczych, przynosząc niewymierne korzyści całej Grupie. Głównym efektem jest fakt, iż decyzje podejmowane na podstawie tych danych są pewne oraz obarczone małym ryzykiem błędu. Dotyczy to zwłaszcza wspomnianej kadry zarządzającej najwyższego szczebla, osób sporządzających statystyki do GUS i URE oraz przygotowujących wnioski taryfowe na podstawie tych danych. Nie ma konieczności sięgania do archiwalnych plików excelowych. Wszystkie dane są na wyciągnięcie ręki, możliwe do przeanalizowania razem z danymi z pozostałych kostek OLAP po spójnych wymiarach.

Wzrost udziału produkcji z gazu w strukturze produkcji energii cieplnej i elektrycznej Grupy ECO.

Pozwala to również na bardziej efektywne wykorzystanie pracowników przenosząc nakład pracy z gromadzenia danych na ich wykorzystywanie do rozwoju. W efekcie większy nacisk kładzie się na przyszłość i na opracowywanie nowych koncepcji konfiguracji źródeł ciepła, co doprowadziło do zmiany kierunków inwestowania Grupy ze źródeł węglowych na bardziej ekologiczne kogeneracje gazowe. Przewidujemy, iż w roku 2025 udział produkcji w gazie, dzięki nowym projektowanym kogeneracjom na podstawie opracowanych koncepcji, wyniesie około 60% – gdy dziesięć lat temu była to wartość jednocyfrowa. Przejście na paliwo gazowe jest nieodzownym elementem transformacji energetycznej, w której paliwo gazowe jest paliwem przejściowym dążąc docelowo do coraz większego wykorzystania energii ze źródeł odnawialnych. Budowa kogeneracji gazowych prowadzi do poprawy efektywności energetycznej procesów produkcyjnych.

Przenosi się to również na wzrost wartości Grupy poprzez osiąganie coraz lepszych wyników finansowych. Realizacja nowych koncepcji pozwoli spółce ECO Kogeneracja (w skład której aktualnie funkcjonują trzy kogeneracje) na rozwój i budowę kolejnych w najbliższych latach. Ponieważ w chwili obecnej dane pochodzą z jednego źródła tj. z Hurtowni Danych EURECA i nie ma potrzeby odszukiwania starych danych na dysku lub w zasobach sieciowych, poprawiło to komfort pracy i jakość pracy. Przyspieszeniu uległ zarówno:

• termin uzupełnienia bazy produkcyjnej aktualnymi danymi,
• termin sporządzania raportów controllingowych (informacji zarządczej) dla Dyrektorów i Prezesów.

Wyeliminowano wiele pracy przy mozolnym zestawianiu danych dla innych użytkowników – dziś wystarczy zrzut z EUREKI i wiarygodne dane są przygotowane. Stan zatrudnienia w Pionie Controllera obejmującym Dział Analiz i Dział Controllingu na przestrzeni ostatnich lat zasadniczo nie zmienił się. Natomiast wcześniej Pion ten zajmował się wyłącznie analizami dla Spółki matki, a dzisiaj ten sam skład osobowy realizuje tę usługę również dla ośmiu spółek zależnych, obejmując tym również proces planowania, co świadczy o gigantycznym wzroście efektywności pracy.

„System EURECA jest rozwiązaniem na tyle elastycznym, iż wykorzystywany jest dzisiaj w firmie do rozwiązywania „wszystkich bolączek” i trudności pozostałych systemów informatycznych. Przykładowo w chwili obecnej wdrażamy projekt mający umożliwić rozksięgowanie kosztów w układzie rodzajowym na poszczególne MPK, do czego obligują nas wytyczne Prezesa URE, a z którym to problemem nie można było się uporać jedynie przy wykorzystaniu systemu F-K. Dostosowując się również do wytycznych, stworzyliśmy w systemie nową agregację danych.” – wyjaśnia Grażyna Kołodziej, Główny Specjalista Controller.