Elektroniczna dokumentacja pracownicza po nowelizacji KP 2026 – co się zmieniło?

Zdjęcie: Elektroniczna dokumentacja kadrowa

Od 27 stycznia 2026 roku działy HR żyją w cieniu pytania, które co jakiś czas wraca na zebraniach i w skrzynkach mailowych: czy coś się zmieniło w kwestii formy dokumentów kadrowych i czy teraz trzeba przejść na elektronikę?

Odpowiedź nie jest ani tak prosta, jak chcieliby zwolennicy pełnej digitalizacji, ani tak trywialna, jak twierdzą ci, którzy mówią „nic się nie zmieniło, papier jak był, tak jest”. Zmieniło się sporo – ale inaczej, niż myśli większość.

Co konkretnie zmieniła nowelizacja z 27 stycznia 2026 r.?

Podstawa prawna: ustawa z 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2026 r. poz. 25), która weszła w życie 27 stycznia 2026 r.

Kluczowa zmiana dotyczy języka samego Kodeksu. Dotychczasowe sformułowanie „forma pisemna” lub „wniosek pisemny” w kilkunastu konkretnych przepisach zostało zastąpione zwrotem: „postać papierowa lub elektroniczna”.

Zmiana jest istotna: tam, gdzie do tej pory wymagany był wyłącznie papier z odręcznym podpisem, pracodawca może teraz legalnie sięgnąć po kanał elektroniczny.

Których czynności kadrowych to dotyczy? Nowelizacja obejmuje m.in.:

• wnioski urlopowe (urlop bezpłatny),
• indywidualny rozkład czasu pracy,
• ruchomy czas pracy,
• odbiór czasu wolnego za nadgodziny,
• przekazanie pracownikowi informacji o monitoringu (art. 222 § 8 KP),
• przekazanie informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na nowego pracodawcę,
• potwierdzenia dotyczące BHP.

Lista nie obejmuje całej dokumentacji kadrowej – to konkretny katalog czynności, przy których ustawodawca oficjalnie dopuścił kanał elektroniczny jako równoważny.

Papier przez cały czas obowiązuje – zmiana nie jest nakazem cyfryzacji

Nowelizacja nie wprowadza obowiązku elektronicznego prowadzenia dokumentacji. Nie ma żadnego przepisu, który zmuszałby pracodawcę do rezygnacji z papierowych wniosków, teczek czy potwierdzeń. Zmiana rozszerza możliwości – nie nakłada nowych obowiązków.

Jeśli prowadzisz dział kadr w firmie, która przez ostatnie 20 lat działała na papierze i nie masz dziś ani budżetu, ani przekonania zarządu do cyfryzacji – prawo cię do niczego nie zmusza. Możesz prowadzić dokumentację tak, jak dotąd.

Ale jest jeden praktyczny warunek: jeżeli zdecydujesz się na formę elektroniczną, musi ona spełniać konkretne wymogi techniczne i prawne. I tu zaczyna się meritum.

Co musi spełniać system, żeby forma elektroniczna była zgodna z prawem?

Przepisy nie wskazują z nazwy, jakiego systemu masz używać, ale precyzują cechy, jakie musi on posiadać. Forma elektroniczna jest prawidłowa, gdy system zapewnia:

• Integralność dokumentów – po złożeniu wniosku żadna zmiana jego treści nie może przejść bez śladu. System musi rejestrować historię każdej modyfikacji albo zabezpieczać dokumenty podpisem elektronicznym, który taką modyfikację uniemożliwia.
• Identyfikowalność – musi być możliwość jednoznacznego ustalenia: kto złożył wniosek, kiedy to zrobił i jaką konkretnie treść zaakceptował. Nie wystarczy wiedzieć, iż „Kowalski gdzieś kliknął”. System musi udowodnić zdarzenie – z datą, godziną i tożsamością użytkownika.
• Ochronę przed zniszczeniem – dokumenty muszą być przechowywane w sposób zapewniający ich dostępność przez cały wymagany prawem okres (nawet 10 lat po zakończeniu stosunku pracy). Oznacza to zarówno redundancję danych, jak i regularne kopie zapasowe.

To są wymogi minimalne. W praktyce profesjonalne systemy HR dodają do tego audyt działań, historię wersji, szyfrowanie danych w spoczynku i w transmisji oraz mechanizmy kontroli dostępu.

Dlaczego zwykły e-mail i Excel nie wystarczą?

To pytanie wraca na każdym szkoleniu kadrowym. Odpowiedź jest prosta, choć bywa niepopularna.

E-mail nie zapewnia integralności. Wiadomość można usunąć, zmodyfikować lub sfałszować bez żadnego śladu po stronie nadawcy albo w skrzynce odbiorczej. Nie ma centralnego rejestru wniosków, nie ma gwarancji, iż dokument nie zostanie nadpisany, nie ma automatycznej archiwizacji zgodnej z przepisami.

Excel jest narzędziem do analiz, nie do zarządzania dokumentacją pracowniczą. Plik można edytować bez śladu, nie przechowuje historii zmian w sposób kryptograficznie bezpieczny, nie identyfikuje użytkownika składającego wniosek, nie archiwizuje wersji. Z perspektywy prawa – taka dokumentacja nie istnieje jako dowód.

Krótko: narzędzia biurowe nie były projektowane do prowadzenia dokumentacji pracowniczej zgodnie z prawem. Używanie ich do elektronicznego obiegu dokumentów to działanie na granicy ryzyka – aż do pierwszej kontroli PIP lub sporu sądowego z pracownikiem.

Praktyczne wnioski dla działu HR – co warto zrobić teraz?

Nowelizacja z 2026 r. nie przyszła w próżni. Warto ją czytać razem z innymi zmianami obowiązującymi od 1 stycznia 2026 r., a mianowicie z nową zasadą wliczania do stażu pracy okresów wykonywania umów cywilnoprawnych (zlecenia, agencyjnych) oraz prowadzenia działalności gospodarczej.

To oznacza, iż dział HR musi teraz weryfikować i korygować staże pracowników, co przekłada się bezpośrednio na wymiary urlopów, okresy wypowiedzenia i naliczane dodatki stażowe.

Obciążenie administracyjne rośnie. jeżeli Twój dział obsługuje to manualnie – odczujesz to już w trakcie najbliższych rund aktualizacji danych.

Trzy rzeczy, które warto zrobić teraz:

• Pierwsza – zrób przegląd aktualnych procesów kadrowych i sprawdź, które z nich wciąż opierają się na papierowych wnioskach. Nie po to, żeby je natychmiast zdigitalizować, ale żeby świadomie podjąć decyzję: zostawiamy czy przenosimy.
• Druga – jeżeli korzystasz z jakiegokolwiek narzędzia elektronicznego do obiegu dokumentów, zweryfikuj, czy spełnia ono wymogi integralności, identyfikowalności i trwałości. jeżeli nie masz pewności – odpowiedź brzmi zazwyczaj: nie spełnia.
• Trzecia – zanim wdrożysz cokolwiek nowego, sprawdź, czy system, z którego korzystasz lub który rozważasz, ma wbudowany portal pracowniczy z pełnoprawnym elektronicznym obiegiem wniosków. Stawka rośnie: zmieniło się prawo, rosną wymagania wobec danych i rośnie liczba dokumentów. Narzędzia powinny za tym nadążać.

E-Teczka iPersonel – elektroniczny obieg dokumentów, który spełnia wymogi

iPersonel to system kadrowo-płacowy (SaaS lub lokalnie) z wbudowaną e-teczką pracowniczą i pełnym elektronicznym obiegiem dokumentów. Portal Pracownika umożliwia składanie wniosków urlopowych, dostęp do dokumentów kadrowych i płacowych oraz obsługę workflow akceptacyjnego – przez kierownika, dział HR i inne role w organizacji. Każde zdarzenie jest rejestrowane: kto, kiedy i co zatwierdził.

Jeśli planujesz usystematyzować dokumentację elektroniczną w zgodzie z wymogami nowelizacji – i jednocześnie odciążyć dział kadr od rosnącej liczby spraw administracyjnych – warto zobaczyć, jak to działa w praktyce.