FA(3) – nowa struktura e-faktur w KSeF. Co zmienia się od 2026 roku?

Od kilku lat w Polsce realizowane są intensywne prace nad cyfryzacją rozliczeń podatkowych i automatyzacją procesów związanych z wystawianiem faktur. Kluczowym elementem tej transformacji jest Krajowy System e-Faktur (KSeF) – platforma umożliwiająca wystawianie, odbieranie i archiwizowanie faktur ustrukturyzowanych w jednolitym formacie. 8 maja 2025 roku Ministerstwo Finansów opublikowało roboczą wersję nowej struktury FA(3), która od lutego 2026 roku ma stać się obowiązującym standardem.

Wdrożenie tej zmiany to nie tylko dostosowanie się do wymagań technicznych. To także ogromna szansa na uproszczenie obiegu dokumentów, redukcję błędów księgowych oraz lepszą kontrolę nad danymi podatkowymi. Nowa struktura FA(3) zastąpi dotychczasową wersję FA(2), wprowadzając szereg usprawnień zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla biur rachunkowych oraz dostawców systemu księgowego.

Czym jest struktura FA(3) i dlaczego została wprowadzona?

Struktura FA(3) to nowy schemat logiczny, który będzie obowiązywał w ramach Krajowego Systemu e-Faktur. Jej głównym celem jest dostosowanie dotychczasowego modelu do zmieniających się potrzeb rynku oraz zapewnienie jeszcze większej przejrzystości w obiegu dokumentów. W praktyce oznacza to, iż każda faktura wystawiona w KSeF będzie musiała odpowiadać nowym wytycznym technicznym, co wpłynie zarówno na proces wystawiania faktur, jak i ich odbiór oraz archiwizację.

Najważniejsze powody wprowadzenia FA(3):

• Ujednolicenie standardów – aby wszystkie faktury elektroniczne były w pełni spójne i możliwe do odczytania w różnych systemach.
• Większa automatyzacja – nowe pola i opisy pozwolą na lepsze dopasowanie danych do systemów księgowych i ERP.
• Lepsza kontrola podatkowa – umożliwi sprawniejsze wykrywanie błędów oraz nieprawidłowości w rozliczeniach.
• Dostosowanie do prawa unijnego – Polska, podobnie jak inne kraje UE, przygotowuje się do jednolitych rozwiązań w zakresie e-fakturowania.

Ważne: FA(3) jest w tej chwili dostępna w wersji roboczej, co oznacza, iż przedsiębiorcy oraz producenci systemu mogą zgłaszać swoje uwagi, zanim wersja finalna zostanie wprowadzona w życie.

Co zawiera pakiet FA(3)?

Opublikowana przez Ministerstwo Finansów struktura FA(3) została udostępniona w pakiecie materiałów, które mają pomóc przedsiębiorcom, biurom rachunkowym oraz dostawcom systemu w przygotowaniu się do nadchodzących zmian. Dzięki temu użytkownicy mogą wcześniej zapoznać się z wymaganiami, sprawdzić zgodność swoich systemów oraz rozpocząć proces wdrożeniowy.

W skład pakietu FA(3) wchodzą:

Dzięki takiej formie publikacji każdy uczestnik rynku ma możliwość nie tylko przeanalizowania nadchodzących zmian, ale także wcześniejszego dostosowania systemów i procesów w swojej firmie.

Od kiedy FA(3) będzie obowiązkowe i jak wygląda harmonogram zmian?

Nowa struktura FA(3) została udostępniona w wersji roboczej w maju 2025 roku, jednak stanie się obowiązkowa dopiero po okresie przejściowym. Ministerstwo Finansów dało przedsiębiorcom czas na dostosowanie się do nowych wymagań, tak aby zmiana przebiegała stopniowo i nie powodowała problemów w codziennym funkcjonowaniu firm.

Harmonogram wdrożenia FA(3):

• Maj 2025 r. – publikacja wersji roboczej FA(3), dostępnej do testów i konsultacji.
• Druga połowa 2025 r. – okres zbierania opinii, zgłaszania uwag i aktualizacji dokumentacji.
• Do 31 stycznia 2026 r. – przedsiębiorcy mogą korzystać zarówno ze struktury FA(2), jak i FA(3).
• Od 1 lutego 2026 r. – obowiązuje wyłącznie FA(3). Wszystkie faktury ustrukturyzowane przesyłane przez KSeF muszą być zgodne z nowym schematem.

Co to oznacza w praktyce?

• Firmy zyskają kilka miesięcy na dostosowanie swoich systemów i procedur.
• Dostawcy systemu księgowego będą mogli przygotować aktualizacje we właściwym czasie.
• Biura rachunkowe będą mogły przeszkolić pracowników i zapoznać klientów z nowymi zasadami fakturowania.

Okres przejściowy jest więc najważniejszy – im szybciej firmy zaczną przygotowania, tym mniejsze ryzyko problemów po wejściu FA(3) w życie.

Co oznacza FA(3) dla przedsiębiorców i biur rachunkowych?

Wdrożenie struktury FA(3) to nie tylko zmiana techniczna – to realne wyzwanie organizacyjne dla przedsiębiorców i biur rachunkowych. Nowy schemat będzie wymagał aktualizacji oprogramowania, przeszkolenia pracowników i dostosowania procedur księgowych.

Konsekwencje dla przedsiębiorców:

• Aktualizacja systemów fakturowych – konieczne będzie sprawdzenie, czy używane oprogramowanie obsługuje nową strukturę.
• Bezpieczeństwo i zgodność – faktury niezgodne z FA(3) po 1 lutego 2026 r. nie będą akceptowane przez KSeF.
• Automatyzacja procesów – nowe pola w FA(3) pozwolą na lepsze dopasowanie danych, co ułatwi rozliczenia podatkowe i kontrolę kosztów.
• Koszty przejściowe – możliwe wydatki związane z aktualizacją systemu lub wdrożeniem nowych modułów w systemach ERP.

Konsekwencje dla biur rachunkowych:

• Przygotowanie systemu księgowego – najważniejsze będzie zapewnienie zgodności z FA(3), aby obsługa klientów była płynna.
• Optymalizacja pracy – ujednolicony schemat faktur usprawni proces księgowania i ograniczy ryzyko błędów.
• Szkolenia pracowników – konieczność zapoznania księgowych z nowymi polami i zasadami walidacji faktur.
• Wsparcie klientów – biura rachunkowe będą musiały aktywnie doradzać firmom, które mogą mieć problemy z wdrożeniem FA(3).

Podsumowanie: FA(3) to nie tylko obowiązek, ale i szansa na większą automatyzację, przejrzystość rozliczeń oraz ograniczenie liczby błędów księgowych.

Jakie korzyści i wyzwania niesie ze sobą FA(3)?

Wdrożenie struktury FA(3) to krok milowy w cyfryzacji fakturowania w Polsce. Nowy standard przynosi wiele korzyści, ale jednocześnie wiąże się z pewnymi wyzwaniami, na które przedsiębiorcy i biura rachunkowe muszą się przygotować.

Najważniejsze korzyści FA(3):

• Standaryzacja dokumentów – jednolity format ułatwia wymianę danych między firmami, biurami rachunkowymi i administracją skarbową.
• Szybsze rozliczenia – automatyzacja pozwala skrócić czas księgowania faktur i usprawnia kontrolę płatności.
• Mniej błędów – walidacja faktur w KSeF minimalizuje ryzyko pomyłek w danych.
• Bezpieczeństwo danych – faktury w systemie są archiwizowane i chronione przed utratą.
• Wsparcie w kontroli podatkowej – łatwiejszy dostęp organów skarbowych do danych pozwoli na szybsze i mniej uciążliwe kontrole.

Potencjalne wyzwania:

• Koszty wdrożenia – konieczność aktualizacji systemu i ewentualnych inwestycji w nowe systemy ERP.
• Czasochłonność przygotowań – w początkowej fazie firmy będą musiały poświęcić czas na dostosowanie procesów i szkolenie pracowników.
• Ryzyko techniczne – przy pierwszych wdrożeniach mogą pojawić się błędy integracyjne lub problemy z kompatybilnością systemów.
• Zależność od KSeF – awarie systemu centralnego mogą wpływać na możliwość bieżącego wystawiania faktur.

Gdzie szukać szczegółowych informacji o FA(3)?

Aby zapewnić przedsiębiorcom i księgowym dostęp do rzetelnych danych, Ministerstwo Finansów przygotowało zestaw materiałów informacyjnych i technicznych. Dzięki nim każdy zainteresowany może sprawdzić szczegółowe wymagania nowej struktury FA(3) i przygotować się do wdrożenia.

Oficjalne źródła informacji:

• Platforma KSeF (podatki.gov.pl) – główne centrum dokumentacji, gdzie publikowane są wszystkie komunikaty, pliki XSD i instrukcje dla użytkowników.
• Komunikaty Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) – bieżące informacje o planowanych zmianach oraz wskazówki dla podatników.
• Baza wiedzy Ministerstwa Finansów – materiały edukacyjne, webinary i przewodniki dotyczące wdrożenia KSeF.

Dodatkowe źródła wsparcia:

• Firmy informatyczne – producenci systemów ERP i programów księgowych często publikują własne poradniki dotyczące integracji z FA(3).
• Biura rachunkowe – dla wielu przedsiębiorców to główne źródło praktycznych informacji o tym, jak korzystać z KSeF w codziennym prowadzeniu biznesu.
• Portale branżowe – regularnie zamieszczają analizy, porównania i opinie ekspertów na temat wdrożenia e-fakturowania.

Dzięki temu przedsiębiorcy mogą nie tylko śledzić bieżące komunikaty urzędowe, ale także korzystać z praktycznego wsparcia branżowego.

Co dalej? Przyszłość KSeF i możliwe kolejne zmiany

Publikacja struktury FA(3) to dopiero początek. Ministerstwo Finansów zapowiada dalsze prace nad Krajowym Systemem e-Faktur, aby uczynić go jeszcze bardziej przyjaznym i funkcjonalnym dla przedsiębiorców. W najbliższych miesiącach można spodziewać się aktualizacji dokumentacji, testów integracyjnych oraz nowych materiałów szkoleniowych.

Kierunki dalszego rozwoju KSeF:

• Usprawnienia techniczne – wprowadzanie poprawek w strukturze FA(3) w oparciu o zgłoszenia przedsiębiorców i programistów.
• Integracja z innymi systemami – większe możliwości łączenia KSeF z systemami bankowymi czy narzędziami do raportowania.
• Rozszerzenie funkcjonalności – planowane są dodatkowe moduły, które ułatwią zarządzanie rozliczeniami podatkowymi.
• Przygotowania do standardów unijnych – Polska, podobnie jak inne kraje UE, musi dostosować swój system do wspólnych regulacji w zakresie e-fakturowania.

Co powinni zrobić przedsiębiorcy?

• Regularnie śledzić komunikaty Ministerstwa Finansów.
• Testować nowe rozwiązania w systemach księgowych.
• Zaplanować szkolenia dla pracowników.
• Skorzystać z okresu przejściowego, aby uniknąć problemów w 2026 roku.

Wnioski: FA(3) to najważniejszy element cyfryzacji podatków w Polsce. Choć wymaga wysiłku organizacyjnego, w dłuższej perspektywie pozwoli przedsiębiorcom uprościć procesy, zredukować koszty i zwiększyć bezpieczeństwo rozliczeń.

Podsumowanie

Nowa struktura FA(3) to przełom w funkcjonowaniu Krajowego Systemu e-Faktur. Jej wdrożenie oznacza konieczność dostosowania się przedsiębiorców, biur rachunkowych i dostawców systemu do nowych standardów technicznych. Choć proces adaptacji może wiązać się z kosztami i wyzwaniami, w dłuższej perspektywie FA(3) zapewni:

• większą automatyzację,
• redukcję błędów,
• ułatwienie kontroli podatkowych,
• bezpieczeństwo przechowywania danych.

Od 1 lutego 2026 roku FA(3) stanie się obowiązkowym formatem faktur w KSeF. Dlatego warto już teraz podjąć działania przygotowawcze, aby płynnie przejść przez proces zmian i wykorzystać pełen potencjał e-fakturowania.