FV – co to jest i dlaczego warto wystawiać faktury VAT?

FV, czyli faktura VAT, to dokument potwierdzający sprzedaż towarów lub usług, wystawiany przez przedsiębiorców będących płatnikami podatku VAT. Jest to najważniejszy element obiegu dokumentów księgowych, wymagany zarówno w relacjach B2B, jak i w niektórych przypadkach B2C. Faktura VAT zawiera szczegółowe informacje, takie jak dane sprzedawcy i nabywcy, opis towaru lub usługi, wartość netto, stawkę VAT oraz kwotę brutto. W Polsce obowiązują ściśle określone zasady dotyczące wystawiania i przechowywania faktur, a przedsiębiorcy mają obowiązek przestrzegania terminów ich wystawiania. Warto jednak pamiętać, iż nie każdy przedsiębiorca musi być płatnikiem VAT – istnieją zwolnienia, o których napiszemy w dalszej części artykułu.

Jeśli prowadzisz działalność i chcesz wystawiać faktury bez konieczności zakładania firmy, warto rozważyć Bizky Freelance. To rozwiązanie umożliwia wystawianie faktur VAT bez rejestrowania jednoosobowej działalności gospodarczej. Dla aktywnych freelancerów dostępna jest również subskrypcja Bizky Freelance Prime, która za stałą opłatę miesięczną 349 zł pozwala na nielimitowane wystawianie faktur bez dodatkowych prowizji oraz oferuje dodatkowe korzyści, takie jak możliwość rozliczania faktur kosztowych, konto firmowe, księgowość i wsparcie prawne.

Kto może wystawiać FV?

Fakturę VAT może wystawiać każdy przedsiębiorca zarejestrowany jako czynny podatnik VAT, a także niektóre podmioty zwolnione z VAT, jeżeli spełniają określone warunki. Standardowo obowiązek wystawienia FV dotyczy firm sprzedających towary i usługi na rzecz innych przedsiębiorców (B2B), ale w niektórych przypadkach faktury są wystawiane również dla klientów indywidualnych (B2C), np. na ich życzenie.

Zwolnienie z VAT przysługuje firmom, które nie przekraczają określonego progu przychodów (w 2024 roku to 200 000 zł rocznie) lub działają w branżach objętych zwolnieniem przedmiotowym, np. usługi medyczne czy edukacyjne. Mimo to, choćby firmy zwolnione z VAT mogą wystawiać faktury, choć nie zawierają one podatku VAT – w takim przypadku mówimy o fakturze bez VAT.

Osoby, które nie chcą zakładać firmy, ale chcą legalnie wystawiać faktury VAT, mogą skorzystać z Bizky Freelance. Dzięki temu modelowi freelancerzy, specjaliści IT, trenerzy czy konsultanci mogą wystawiać FV bez działalności gospodarczej, unikając formalności związanych z prowadzeniem firmy. Co ważne, Bizky nie ogranicza się jedynie do tych zawodów – z usługi mogą korzystać także przedstawiciele wielu innych branż, niezależnie od tego, czy zajmują się marketingiem, projektowaniem, doradztwem czy innymi usługami. jeżeli wykonujesz usługi na zlecenie i chcesz wystawiać faktury bez firmy, warto sprawdzić możliwości, jakie oferuje Bizky.

Co znajduje się na fakturze VAT?

Każda faktura VAT musi zawierać określone elementy zgodne z przepisami prawa. Niezależnie od tego, czy dokument wystawia firma, czy osoba korzystająca z usług takich jak Bizky Freelance, faktura musi spełniać formalne wymagania. Podstawowe informacje, które powinny znaleźć się na FV, to:

• data wystawienia – dzień, w którym dokument został sporządzony.
• numer faktury – unikalny numer pozwalający na identyfikację faktury w ewidencji księgowej.
• dane sprzedawcy i nabywcy – nazwa firmy lub imię i nazwisko, adres oraz NIP w przypadku podatników VAT.
• opis towarów lub usług – dokładne określenie, czego dotyczy transakcja.
• kwota netto – wartość sprzedaży przed naliczeniem podatku VAT.
• stawka VAT – w Polsce najczęściej spotykane są stawki 23%, 8%, 5%, 0% lub zwolnione z VAT.
• kwota VAT – suma podatku obliczona na podstawie stawki VAT.
• kwota brutto – całkowita wartość faktury, czyli suma wartości netto i VAT.

Dodatkowo na fakturach mogą znaleźć się inne informacje, np. warunki płatności, numer rachunku bankowego lub dopisek o obowiązkowym mechanizmie podzielonej płatności (split payment) w przypadku transakcji przekraczających określone progi.

Termin wystawienia faktury VAT

Przepisy podatkowe jasno określają, kiedy należy wystawić fakturę VAT. Zasadniczo, dokument powinien być sporządzony do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży towaru lub wykonano usługę. Oznacza to, iż jeżeli transakcja miała miejsce np. 10 marca, fakturę można wystawić najpóźniej do 15 kwietnia.

Istnieją jednak wyjątki od tej zasady. W przypadku niektórych usług, takich jak najem, leasing, usługi telekomunikacyjne czy dostawy energii elektrycznej, faktura może być wystawiana najpóźniej do 15. dnia miesiąca po zakończeniu okresu rozliczeniowego.

Warto również pamiętać, iż fakturę można wystawić przed dokonaniem sprzedaży, pod warunkiem iż nie nastąpi to wcześniej niż 60 dni przed planowaną dostawą towaru lub wykonaniem usługi. Takie rozwiązanie stosuje się często w przypadku zaliczek i przedpłat.

Dzięki Bizky Freelance użytkownicy nie muszą martwić się o terminy – system automatycznie pilnuje zgodności z przepisami i pozwala wystawiać FV gwałtownie i wygodnie. Możliwość generowania faktur online i ich natychmiastowa wysyłka do klientów to duże ułatwienie dla osób, które nie chcą tracić czasu w skomplikowane formalności.

Faktura elektroniczna – czy jest równoważna z papierową?

W dobie cyfryzacji coraz więcej firm rezygnuje z tradycyjnych, papierowych dokumentów na rzecz faktur elektronicznych (faktura online). Zgodnie z polskimi przepisami FV wystawiona w formie elektronicznej ma taką samą moc prawną jak faktura papierowa, pod warunkiem iż zawiera wszystkie wymagane elementy oraz jest czytelna i autentyczna. Co więcej, e-faktury są coraz częściej preferowanym rozwiązaniem w biznesie, ponieważ ułatwiają zarządzanie dokumentacją i eliminują wiele problemów związanych z przechowywaniem i archiwizacją tradycyjnych faktur.

Korzyści płynące z faktur elektronicznych

Faktury elektroniczne oferują liczne zalety, które sprawiają, iż są wygodniejsze i bardziej efektywne niż ich papierowe odpowiedniki:

• szybsza wysyłka i odbiór – dokument można natychmiast dostarczyć e-mailem, poprzez system fakturowania lub platformy księgowe, eliminując konieczność drukowania i wysyłania dokumentów pocztą.
• bezpieczeństwo danych – przechowywanie e-faktur w chmurze lub na zabezpieczonych serwerach zmniejsza ryzyko ich utraty lub uszkodzenia. Dodatkowo, faktury mogą być zabezpieczone podpisem elektronicznym, co zwiększa ich autentyczność.
• łatwiejsze przechowywanie i organizacja – e-faktury można w prosty sposób katalogować, archiwizować i odnajdywać w razie potrzeby, co ułatwia prowadzenie księgowości oraz przygotowanie dokumentacji na potrzeby kontroli skarbowej.
• oszczędność kosztów i czasu – brak konieczności drukowania, pakowania i wysyłania dokumentów pocztą przekłada się na mniejsze wydatki operacyjne i większą efektywność pracy.
• ekologiczne rozwiązanie – faktury elektroniczne przyczyniają się do redukcji zużycia papieru, co jest korzystne zarówno dla firm, jak i dla środowiska.

KSEF – krajowy system e-Faktur

Od 2024 roku w Polsce planowane jest stopniowe wprowadzanie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który niedługo stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. KSeF to rządowa platforma, która umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur w jednolitym systemie. Celem tego rozwiązania jest usprawnienie procesu rozliczania podatków, eliminacja oszustw podatkowych oraz przyspieszenie kontroli skarbowych.

Dla firm oznacza to konieczność dostosowania swoich systemów księgowych do nowych przepisów, jednak w dłuższej perspektywie KSeF ma przynieść korzyści, takie jak skrócenie czasu zwrotu podatku VAT oraz eliminacja obowiązku przechowywania faktur w wersji papierowej.

FV – jak długo należy przechowywać ?

Obowiązek przechowywania faktur VAT wynika z przepisów prawa podatkowego i dotyczy zarówno firm, jak i osób wystawiających faktury w ramach usług takich jak Bizky Freelance. W Polsce faktury muszą być archiwizowane przez co najmniej 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku VAT za daną transakcję.

Oznacza to, iż jeżeli faktura została wystawiona w 2024 roku, a podatek z niej wynikający powinien zostać rozliczony do końca stycznia 2025 roku, to dokument należy przechowywać do 31 grudnia 2030 roku.

Dlaczego przechowywanie faktur jest ważne?

Faktury są kluczowym dowodem księgowym i podatkowym, dlatego ich archiwizacja jest niezbędna na wypadek:

• Kontroli skarbowej – urzędy skarbowe mogą żądać przedstawienia faktur w celu zweryfikowania poprawności rozliczeń podatkowych.
• Sporów z kontrahentami – faktury są dowodem zawarcia transakcji i mogą być niezbędne w przypadku reklamacji lub sporów sądowych.
• Korekty podatkowej – przedsiębiorcy mają prawo do dokonywania korekt w rozliczeniach podatkowych, ale wymaga to dostępu do wcześniejszych faktur.

Przechowywanie faktur w formie elektronicznej

Polskie prawo pozwala na przechowywanie faktur w formie elektronicznej, co jest wygodniejszym rozwiązaniem niż tradycyjna archiwizacja papierowych dokumentów. Faktury w wersji cyfrowej muszą być przechowywane w sposób zapewniający ich autentyczność, integralność i czytelność.

Użytkownicy Bizky Freelance mogą korzystać z systemu, który automatycznie przechowuje wszystkie wystawione faktury w bezpiecznej bazie danych. Dzięki temu dostęp do dokumentów jest szybki i wygodny, a ryzyko ich utraty – minimalne. Co więcej, e-faktury wystawione przez Bizky spełniają wszystkie wymagania prawne i mogą być w każdej chwili pobrane, wydrukowane lub przesłane do klienta.

FV a rachunek – jaka jest różnica?

Choć pojęcia faktura VAT i rachunek bywają używane zamiennie, w rzeczywistości odnoszą się do różnych dokumentów księgowych. Podstawowa różnica polega na tym, kto i w jakich okolicznościach może je wystawiać.

Faktura VAT to dokument obowiązkowy dla przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT. Musi zawierać szczegółowe informacje, takie jak stawka VAT, kwota netto i brutto oraz numer NIP nabywcy. Jest wykorzystywana głównie w transakcjach B2B, ale w niektórych przypadkach także w sprzedaży B2C.

Rachunek, z kolei, może być wystawiany przez przedsiębiorców zwolnionych z VAT lub osoby fizyczne świadczące usługi w ramach umów cywilnoprawnych, np. umowy zlecenia czy umowy o dzieło. Rachunek nie zawiera stawki VAT, ponieważ wystawca nie jest zobowiązany do naliczania tego podatku.

Kiedy wystawić fakturę, a kiedy rachunek?

• Czynny podatnik VAT → zawsze wystawia fakturę VAT, niezależnie od tego, czy sprzedaje towary/usługi firmom, czy osobom prywatnym.
• Podatnik zwolniony z VAT → może wystawić rachunek zamiast faktury, ale jeżeli klient o to poprosi, jest zobowiązany wystawić fakturę bez VAT.
• Osoby nieprowadzące działalności gospodarczej → w przypadku świadczenia usług na podstawie umowy zlecenia lub o dzieło mogą wystawiać rachunki, ale nie faktury.

Czy w Bizky można wystawiać rachunki?

Tak! Korzystając z Bizky Freelance, użytkownicy mogą wystawiać zarówno faktury VAT, jak i faktury bez VAT, w zależności od swoich potrzeb i statusu podatkowego. Dzięki temu osoby świadczące usługi, np. graficy, programiści, copywriterzy czy trenerzy, mogą legalnie rozliczać swoje dochody i uniknąć konieczności rejestrowania działalności gospodarczej.

Jeśli nie jesteś VAT-owcem, a Twoi klienci wymagają faktury, Bizky pozwala na jej wystawienie w prosty i szybki sposób. To idealne rozwiązanie dla freelancerów i osób pracujących na własny rachunek, które chcą uniknąć biurokracji i skupić się na swojej pracy.

Kiedy podatnik zwolniony z VAT może wystawiać faktury?

Nie każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do naliczania podatku VAT. W Polsce istnieją dwa główne powody zwolnienia z VAT:

1. Zwolnienie podmiotowe – przysługuje firmom, które nie przekroczyły rocznego limitu przychodów wynoszącego 200 000 zł (stan na 2024 rok).
2. Zwolnienie przedmiotowe – obejmuje określone rodzaje działalności, np. usługi edukacyjne, medyczne czy finansowe, które zgodnie z przepisami są wyłączone z obowiązku płacenia VAT.

Czy podatnik zwolniony z VAT może wystawić fakturę?

Tak, ale jest to tzw. faktura bez VAT. Osoby prowadzące działalność zwolnioną z VAT są zobowiązane do wystawienia takiej faktury na żądanie klienta. FV bez VAT różni się od standardowej faktury VAT tym, iż nie zawiera stawki ani kwoty podatku VAT – zamiast tego zawiera podstawę prawną zwolnienia z VAT.

Dlaczego warto wystawiać faktury VAT z Bizky?

Wystawianie faktur VAT to nieodłączny element prowadzenia działalności, ale dzięki nowoczesnym rozwiązaniom może być prostsze niż kiedykolwiek. Bizky Freelance to idealne rozwiązanie dla osób, które chcą legalnie zarabiać, nie zakładając własnej firmy. Bez zbędnej biurokracji, bez skomplikowanych rozliczeń – wystarczy kilka kliknięć, aby wygenerować profesjonalną fakturę VAT lub fakturę bez VAT i dostarczyć ją klientowi.

Korzystając z Bizky, użytkownicy zyskują:
Możliwość wystawiania faktur VAT bez działalności gospodarczej,
Prosty i szybki system fakturowania online,
Brak konieczności płacenia składek ZUS,
Automatyczne generowanie poprawnych dokumentów zgodnych z przepisami,
Bezpieczne przechowywanie faktur w jednym miejscu.

Dla osób, które regularnie wystawiają faktury i chcą uniknąć dodatkowych prowizji, dostępna jest również opcja Bizky Freelance Prime. W ramach miesięcznej subskrypcji użytkownicy mogą wystawiać nielimitowaną liczbę faktur bez dodatkowych opłat, co pozwala na jeszcze większą oszczędność i wygodę w rozliczeniach. Bizky Freelance Prime oferuje także dodatkowe korzyści, takie jak rozliczanie faktur kosztowych, dedykowane wsparcie oraz uproszczony proces księgowy.

Jeśli chcesz skupić się na swojej pracy i nie tracić czasu w formalności, Bizky Freelance i Bizky Freelance Prime to rozwiązania, które ułatwią Ci prowadzenie działalności i zapewnią wygodę w rozliczeniach. Sprawdź, jak łatwo możesz zacząć wystawiać FV i ciesz się swobodą działania bez zakładania firmy!