Jak automatyzacja kadr i płac uwolni Cię od Excela, papierów i poprawek w ostatniej chwili?

Proste automatyzacje – stałe zlecenie opłaty rachunku – potrafią zaoszczędzić mnóstwo czasu. Automatyzacja kadr i płac działa na podobnej zasadzie: przejmuje żmudne obowiązki, które dziś wykonują specjaliści HR, i sprawia, iż procesy dzieją się „same”.

Naliczanie składek ZUS, podatków, urlopów czy nadgodzin wciąż należy do najbardziej czasochłonnych obowiązków. W skali roku to tygodnie pracy, które mogłyby zostać przeznaczone na ważniejsze zadania.

Wyobraź sobie, ile czasu mógłbyś odzyskać, gdyby wnioski urlopowe trafiały od razu do systemu, nadgodziny rozliczały się automatycznie, a raporty dla GUS czy PFRON generowały się jednym kliknięciem.

Automatyzacja kadr i płac sprawia, iż takie scenariusze stają się codziennością.

Automatyzacja kadr i płac: 8 korzyści

1. Zmniejsz liczbę błędów

Błędne naliczenia płac to codzienność wielu działów HR – szczególnie gdy dane o czasie pracy, nadgodzinach i urlopach spływają z kilku Exceli.

Podobnie jak kalkulatory radzą sobie lepiej z matematyką, niż ludzkie mózgi – tak samo lepiej radzi sobie system kadrowo-płacowy przy naliczaniu wszystkich składników wynagrodzenia.

Wystarczy źle przepisany wniosek lub literówka w liczbie godzin i lista płac nie będzie się zgadzać. Automatyczne zaciąganie danych usuwa problem literówek i błędów kopiuj-wklej, które potrafią zaburzyć wiele procesów.

2. Działaj zgodnie z przepisami

Polskie prawo nieustannie się zmienia, co wymusza na dziale kadrowo-płacowym stałe śledzenie zmian. Śledzenie zmian to jedno, a wprowadzenie ich w życie to drugie.

Przykładowo, dobre systemy do automatyzacji kadr i płac – po wprowadzeniu reguł – pilnują norm dobowych i tygodniowych, co chroni firmę przed złamaniem prawa i ewentualnymi karami nałożonymi przez PIP.

Ważne: wybierając dostawcę oprogramowania, upewnij się, iż aktualizacje związane ze zmianami prawnymi są wdrażane z wyprzedzeniem – zanim przepisy wejdą w życie, a nie dopiero po fakcie.

3. Oszczędzaj czas

Pracownicy kadr i płac tracą godziny na poprawianiu list płac, przepisywaniu papierowych wniosków urlopowych do Excela, czy ręcznym liczeniu średnich urlopowych. Automatyzacja kadr i płac pozwala odzyskać ten czas – w wielu firmach to choćby kilkadziesiąt godzin w skali miesiąca.

W systemie HR iPersonel wnioski urlopowe trafiają bezpośrednio przez Portal Pracownika do Działu Kadr, ewidencja czasu pracy synchronizuje się z modułem płacowym, a system automatycznie rozlicza czas pracy oraz absencje zgodnie z przepisami. Po wdrożeniu systemu specjaliści HR odzyskali dziesiątki godzin miesięcznie i mogli przeznaczyć je na inne strategiczne zadania (zamiast na przepisywanie cyferek).

Grzegorz Prętki

Ekspert ds. systemów HR

4. Koniec z opóźnionymi wypłatami

Opóźnienia w wypłatach to w Polsce codzienność – w 2024 r. PIP interweniowała na rzecz 74 tys. pracowników, którzy nie dostali pieniędzy na czas lub otrzymali je w zaniżonej wysokości. Łączna wartość odzyskanych przez pracowników świadczeń sięgnęła ponad 270 mln zł.

Najczęstsze powody? Spóźnione L4, brak zgłoszonych nadgodzin, źle wyliczone dodatki albo zwykłe błędy w Excelu. Kadry często do ostatniej chwili poprawiają listy płac, a przelewy idą z opóźnieniem.

Automatyzacja kadr i płac rozwiązuje ten problem, bo systemy HR synchronizują ewidencję czasu pracy z listą płac, a nadgodziny i dodatki naliczają się automatycznie (po zdefiniowaniu reguł). Dzięki temu listy płac powstają z kompletnych danych i można je zamknąć terminowo, bez nerwowych poprawek na ostatnią chwilę.

5. Przyspiesz zamknięcie miesiąca i raportowanie

Zamknięcie miesiąca w działach kadr i płac często się przeciąga – brakuje spójnych danych o absencjach, spóźnione L4 wymuszają korekty, a raporty do ZUS, GUS czy PFRON trzeba zestawiać manualnie z różnych plików.

Dostęp do gotowych raportów analitycznych daje działom HR i zarządowi natychmiastowy wgląd w dane, co ułatwia podejmowanie strategicznych decyzji dotyczących zatrudnienia, planowania budżetów czy polityki wynagrodzeń. Jest to o wiele łatwiejsze, gdy dane są dostępne w jednym miejscu i przetwarzane automatycznie.

6. Usprawnij komunikację i ogranicz powtarzalne zadania

W wielu firmach dzień w kadrach zaczyna się od lawiny maili: „Potrzebuję zaświadczenie o zarobkach do banku”, „Ile mam jeszcze urlopu?”, „Proszę o zaświadczenie o zatrudnieniu”.

Każda taka prośba oznacza kilka minut pracy – wyszukanie dokumentu, wydruk, podpis, skan. A gdy takich zgłoszeń jest kilkadziesiąt w tygodniu, pochłania to godziny. Dzięki Portalowi Pracownika pracownik może samodzielnie m.in.:

• sprawdzić bilans i wymiar urlopu,
• pobrać paski płacowe, deklaracje PIT i inne dokumenty,
• złożyć wniosek urlopowy czy o delegację,
• podejrzeć grafik swojego działu.

7. Zredukuj papierologię

W wielu firmach akta osobowe wciąż mnożą się w segregatorach. Gdy pracownik prosi o kopię umowy sprzed kilku lat, ktoś z działu kadr musi zejść do archiwum, przeszukać pudła i zeskanować dokument.

Podczas kontroli PIP zaczyna się nerwowe szukanie dokumentów – teczki trzeba kompletować w pośpiechu, a brak choćby jednego załącznika to dodatkowy stres i godziny niepotrzebnej pracy.

W systemie kadrowym wszystkie dokumenty – od umów i aneksów, przez badania lekarskie, po paski płacowe i PIT-y – znajdują się w E-teczkach. Pracownik widzi je w Portalu Pracownika, a kadry mają dostęp do pełnej historii zatrudnienia z poziomu komputera.

Zamiast godzin spędzonych na przekładaniu papierów, wystarczy kilka kliknięć, by pobrać potrzebny plik czy przygotować komplet dokumentów dla audytora.

8. Popraw bezpieczeństwo danych

Działy HR przechowują najbardziej wrażliwe informacje w firmie – numery PESEL, adresy, konta bankowe, dane o zdrowiu z zaświadczeń lekarskich. Gdy leżą one w papierowych teczkach albo w Excelu bez zabezpieczeń, łatwo o zagubienie czy nieautoryzowany dostęp, co grozi naruszeniem RODO.

W systemach wszystkie dane są przechowywane w jednym, zabezpieczonym miejscu. Dostęp odbywa się przez szyfrowane połączenie, a każdy użytkownik widzi tylko te informacje, do których ma uprawnienia.

Dokumenty przechowywane są w formie elektronicznej, co ogranicza ryzyko ich zagubienia lub nieautoryzowanego kopiowania. Dzięki temu kadry nie muszą się martwić o to, kto i kiedy przegląda dane – system pilnuje tego za nich.

Szybciej, zgodnie z prawem, bez poprawek na ostatnią chwilę

Automatyzacja kadr i płac to nie tylko oszczędność czasu, ale też większa dokładność, zgodność z przepisami i lepsze doświadczenie pracowników.

Zamiast spędzać godziny nad papierami i arkuszami Excela, specjaliści HR mogą skupić się na tym, co naprawdę wspiera rozwój firmy – budowaniu zaangażowania zespołów, planowaniu zatrudnienia i doradzaniu zarządowi. To korzyści, które odczuje cała organizacja – od działu kadr, przez menedżerów, aż po każdego pracownika.