Jak freelancer może wystawiać faktury bez firmy w 2025 roku?

Jednym z najczęstszych problemów freelancerów w Polsce jest sytuacja, w której klient prosi o fakturę, a freelancer… nie ma firmy. To moment, w którym wiele osób zaczyna się zastanawiać: czy w ogóle można wystawić fakturę bez działalności gospodarczej?

Przez lata panowało przekonanie, iż fakturę VAT może wystawić tylko przedsiębiorca zarejestrowany w CEIDG. Tymczasem prawo i praktyka rynkowa oferują dziś kilka różnych dróg, które pozwalają freelancerowi rozliczyć się z klientem w pełni legalnie, choćby bez zakładania JDG. Co więcej – te rozwiązania są coraz bardziej dostępne i dopasowane do realnych potrzeb rynku, w tym współpracy z firmami czy klientami zagranicznymi.

W tym artykule przeanalizujemy wszystkie możliwości: od tradycyjnych umów cywilnoprawnych, przez działalność nierejestrowaną, aż po platformy do fakturowania i modele abonamentowe, takie jak Bizky Freelance Prime. Dzięki temu łatwiej będzie wybrać rozwiązanie dopasowane do własnej sytuacji – tak, aby pracować legalnie i profesjonalnie, a jednocześnie nie przepłacać.

Dlaczego klienci wymagają faktur?

Z punktu widzenia freelancera faktura to „tylko papier”. Dla firmy – to absolutna podstawa współpracy. Bez faktury większość przedsiębiorstw nie będzie w stanie zaksięgować wydatku, a tym samym zaliczyć go do kosztów uzyskania przychodu.

Powody, dla których firmy oczekują faktur:

1. Księgowość i podatki – faktura to dokument księgowy, który umożliwia firmie rozliczenie wydatku w kosztach oraz odliczenie VAT.
2. Profesjonalizm – dla klienta biznesowego kooperacja z freelancerem wystawiającym fakturę wygląda znacznie bardziej wiarygodnie niż umowa o dzieło czy „rachunek”.
3. Współpraca międzynarodowa – zagraniczni kontrahenci w zasadzie zawsze wymagają faktury VAT, często w walucie obcej.
4. Łatwiejsze procesy wewnętrzne – duże firmy mają procedury, w których faktura jest niezbędnym elementem obiegu dokumentów.

Konsekwencje braku faktury

• Klient biznesowy może odmówić współpracy.
• Freelancer wygląda mniej profesjonalnie.
• Zlecenie zostanie przeniesione do kogoś, kto może wystawić fakturę.

Tabela nr 1: Różnice między rachunkiem, fakturą a umową

Opcja 1 – Umowy cywilnoprawne (dzieło, zlecenie)

Najbardziej tradycyjną formą współpracy freelancera z klientem bez firmy są umowy cywilnoprawne. To rozwiązanie proste i dobrze znane, ale z punktu widzenia klienta biznesowego – często mało atrakcyjne.

Umowa o dzieło

• Najczęściej stosowana w przypadku prac twórczych: grafik, tekstów, stron internetowych.
• Rozliczenie: freelancer otrzymuje wynagrodzenie pomniejszone o podatek dochodowy.
• ZUS: brak składek.
• Minus: klient nie dostaje faktury VAT, więc dla firm jest to problem.

Umowa zlecenie

• Stosowana przy pracach ciągłych, np. prowadzenie social mediów.
• Rozliczenie: podatek dochodowy + składki ZUS (chyba iż zleceniobiorca to student <26 lat).
• Plus: daje freelancerowi ubezpieczenie zdrowotne.
• Minus: klient wciąż nie otrzymuje faktury VAT.

Dlaczego firmy unikają tych umów?

• Brak możliwości odliczenia VAT.
• Większe formalności po stronie księgowości.
• Niekiedy konieczność dodatkowych zgłoszeń do ZUS.

Wniosek: Umowy cywilnoprawne są rozwiązaniem przejściowym, dobre dla współpracy z osobami prywatnymi lub w początkowej fazie freelancingu. Jednak w relacjach B2B, szczególnie z dużymi firmami, w praktyce się nie sprawdzają.

Opcja 2 – Działalność nierejestrowana

Drugim sposobem na legalne zarabianie bez zakładania firmy jest działalność nierejestrowana. To rozwiązanie stworzone z myślą o osobach, które chcą przetestować freelancing i zarobić dodatkowe pieniądze bez ryzyka ponoszenia wysokich kosztów.

Jak to działa?

• Freelancer może prowadzić działalność nierejestrowaną, jeżeli jego miesięczne przychody nie przekraczają 75% minimalnego wynagrodzenia brutto (w 2025 r. to ok. 3200 zł).
• Nie ma obowiązku rejestracji w CEIDG ani zgłaszania się do ZUS.
• Dochód trzeba jednak rozliczyć w rocznym PIT (formularz PIT-36).

Zalety

• Brak ZUS = brak stałych kosztów.
• Minimum formalności.
• Legalny sposób na dorabianie, szczególnie dla osób na etacie, studentów i początkujących freelancerów.

Wady

• Brak możliwości wystawienia faktury VAT. Freelancer może wystawić jedynie rachunek, który dla firm jest mało użyteczny.
• Ograniczony limit przychodów – dla osób rozwijających freelancing ten próg gwałtownie staje się barierą.
• Brak profesjonalnego wizerunku w oczach klientów biznesowych.

Wniosek

Działalność nierejestrowana to świetne rozwiązanie „na start”, ale nie sprawdzi się w przypadku współpracy z firmami wymagającymi faktur VAT. To raczej etap przejściowy, zanim freelancer przejdzie na platformy lub JDG.

Tabela nr 2: Faktury i rachunki w działalności nierejestrowanej

Opcja 3 – Platformy do fakturowania

Kiedy freelancer zaczyna pracować z klientami biznesowymi lub zagranicznymi, same umowy i rachunki przestają wystarczać. Wtedy pojawia się rozwiązanie w postaci platform do fakturowania, które w ostatnich latach stały się bardzo popularne w Polsce.

Jak to działa?

1. Freelancer rejestruje się na platformie.
2. Zlecenie zostaje zrealizowane, a klient otrzymuje fakturę VAT wystawioną formalnie przez platformę.
3. Po opłaceniu faktury, platforma przelewa freelancerowi wynagrodzenie netto (po potrąceniu podatków i swojej prowizji).
4. Freelancer nie zakłada działalności gospodarczej, a mimo to działa w pełni legalnie i profesjonalnie wobec klienta.

Zalety

• Możliwość wystawiania faktur VAT, także w walutach obcych.
• Obsługa zagranicznych klientów – platformy rozliczają VAT-UE.
• Minimum formalności – podatki rozliczane automatycznie.
• Freelancer skupia się na pracy, nie na księgowości.

Wady

• Koszt w postaci prowizji od każdej faktury (np. 5–10%).
• Brak bezpośredniego wpływu na sposób rozliczeń podatkowych – to platforma decyduje o modelu.
• Nie każda platforma daje dostęp do NFZ czy możliwość rozliczania kosztów.

Wniosek

Platformy do fakturowania to świetny wybór dla freelancerów współpracujących z firmami i zagranicznymi klientami. Dają profesjonalizm i legalność bez konieczności zakładania JDG, choć przy większej liczbie faktur prowizje mogą być dotkliwe.

Tabela nr 3: Porównanie najpopularniejszych platform do fakturowania bez firmy

Opcja 4 – Model abonamentowy (Bizky Freelance Prime)

Dla freelancerów, którzy pracują regularnie i wystawiają wiele faktur miesięcznie, model prowizyjny gwałtownie przestaje być opłacalny. Każda faktura „zjada” kilka procent wynagrodzenia, co przy większych kwotach robi ogromną różnicę. Właśnie dlatego coraz większą popularność zdobywa model abonamentowy, a jego przykładem jest Bizky Freelance Prime.

Jak działa model abonamentowy?

• Freelancer płaci stałą miesięczną opłatę, niezależnie od liczby wystawianych faktur.
• Klient dostaje pełnoprawną fakturę VAT – również w walutach obcych.
• Podatki rozliczane są automatycznie przez platformę.
• Freelancer otrzymuje wynagrodzenie „na rękę” i nie musi martwić się o ZUS czy księgowość.

Zalety

• Przewidywalne koszty – stały abonament zamiast prowizji od każdej transakcji.
• Bezpieczeństwo – faktury są poprawnie wystawione, zgodne z prawem podatkowym.
• Ubezpieczenie zdrowotne – w Bizky Freelance Prime dostępne jest ubezpieczenie NFZ, co rozwiązuje jeden z największych problemów freelancerów bez JDG.
• Wygoda – oszczędność czasu, brak konieczności samodzielnych rozliczeń i pilnowania terminów.

Wady

• Stała opłata oznacza, iż model jest opłacalny dopiero wtedy, gdy wystawiasz faktury regularnie.
• Dla osób z jednym zleceniem w miesiącu może to być mniej korzystne niż klasyczny model prowizyjny.

Wniosek

Model abonamentowy to rozwiązanie dla freelancerów, którzy chcą działać jak przedsiębiorcy, ale bez firmy. Pozwala na profesjonalne rozliczenia, bezpieczeństwo i stabilność finansową, a jednocześnie eliminuje konieczność płacenia pełnego ZUS i prowadzenia księgowości.

Case studies – praktyczne przykłady

1. Student grafik i agencja reklamowa

Kuba, student grafiki, dostał zlecenie od dużej agencji marketingowej. Agencja wymagała faktury VAT. Kuba nie mógł jej wystawić w ramach działalności nierejestrowanej, więc skorzystał z platformy prowizyjnej.

• Efekt: agencja dostała fakturę VAT, a Kuba legalnie otrzymał wynagrodzenie na konto.
• Plus: nie musiał zakładać firmy ani rejestrować się w ZUS.

2. Copywriter dorabiający po godzinach

Marta pracuje na etacie w wydawnictwie i dorabia jako copywriterka. Klienci biznesowi wymagają od niej faktur. Na początku korzystała z platformy prowizyjnej, ale gdy liczba faktur wzrosła do kilkunastu miesięcznie, prowizje stały się dotkliwe.

• Efekt: Marta przeszła na Bizky Freelance Prime – płaci stały abonament i wystawia dowolną liczbę faktur.
• Plus: ma przewidywalne koszty i dostęp do NFZ, mimo iż nie zakładała JDG.

3. Programista IT z klientem z Niemiec

Tomasz, programista backend, dostał kontrakt na kilka miesięcy od firmy w Berlinie. Klient wymagał faktury w euro i rozliczeń zgodnych z VAT-UE.

• Efekt: Tomasz skorzystał z Bizky – platforma wystawiła fakturę w euro, rozliczyła VAT-UE i przekazała mu pieniądze w złotówkach.
• Plus: zero formalności z urzędami i księgowością.

4. Tłumacz, który przeszedł z umów na platformę

Anna przez kilka lat rozliczała się umowami o dzieło z różnymi wydawnictwami. Problem pojawił się, gdy jedno z nich poprosiło o fakturę.

• Efekt: Anna zaczęła korzystać z platformy, a po roku przeszła na abonament Bizky Prime, bo miała już kilkunastu stałych klientów.
• Plus: zachowała elastyczność freelancera, ale zyskała profesjonalny wizerunek i przewidywalne koszty.

Tabela nr 4: Opcje fakturowania dla różnych typów freelancerów

Najczęstsze błędy przy fakturowaniu bez JDG

Choć fakturowanie bez firmy jest coraz łatwiejsze i dostępne dla freelancerów, wciąż pojawiają się błędy, które mogą zaszkodzić zarówno freelancerowi, jak i jego klientowi. Warto znać je wcześniej, aby uniknąć problemów.

1. Mylenie rachunku z fakturą

Wielu początkujących freelancerów uważa, iż rachunek to to samo co faktura. Tymczasem rachunek nie daje klientowi prawa do odliczenia VAT, a dla firm często jest niewystarczający. To jedna z głównych przyczyn utraty potencjalnych zleceń B2B.

2. Wystawianie faktur „na znajomego”

Zdarza się, iż freelancer nie mający firmy prosi znajomego przedsiębiorcę o wystawienie faktury w jego imieniu. To nielegalne i grozi poważnymi konsekwencjami podatkowymi zarówno dla freelancera, jak i znajomego.

3. Błędne rozliczenia VAT przy klientach zagranicznych

Praca dla kontrahenta z UE lub spoza UE wymaga znajomości zasad VAT-UE i odwrotnego obciążenia. Brak wiedzy powoduje, iż freelancer wystawia błędne dokumenty – co może skończyć się odmową płatności ze strony klienta albo problemami z urzędem skarbowym.

4. Ignorowanie prowizji i ukrytych kosztów

Niektórzy freelancerzy nie liczą, ile realnie kosztuje ich korzystanie z platform prowizyjnych. Przy większej liczbie faktur opłaty mogą „zjadać” znaczną część wynagrodzenia. W takiej sytuacji opłacalniejsze są modele abonamentowe, takie jak Bizky Freelance Prime.

5. Brak archiwizacji dokumentów

Nawet jeżeli platforma wystawia faktury w Twoim imieniu, warto przechowywać kopie i historię zleceń. To zabezpieczenie w przypadku sporów z klientami lub kontroli podatkowej.

Praktyczne wskazówki dla freelancera

Wybierając sposób fakturowania bez firmy, warto kierować się nie tylko bieżącą sytuacją, ale też planami na przyszłość.

• Przy pojedynczych zleceniach wystarczy platforma prowizyjna – płacisz tylko wtedy, gdy zarobisz.
• Jeśli wiesz, iż klientów będzie więcej, od razu rozważ abonament – unikniesz frustracji związanej z wysokimi prowizjami.
• Sprawdź, czy klient wymaga faktury VAT w walucie obcej – nie każda platforma to umożliwia.
• Zadbaj o bezpieczeństwo zdrowotne – jeżeli nie masz NFZ z innego źródła, wybierz rozwiązanie, które je zapewnia (np. Bizky Freelance Prime).
• Planuj rozwój – choćby jeżeli teraz wystawiasz jedną fakturę na kwartał, za pół roku możesz mieć 10 klientów miesięcznie. Lepiej z wyprzedzeniem wiedzieć, które opcje wtedy się opłacą.

Taka świadomość sprawia, iż fakturowanie przestaje być przeszkodą, a staje się naturalną częścią rozwoju freelancera.

Podsumowanie

Fakturowanie bez działalności gospodarczej jeszcze kilka lat temu wydawało się niemożliwe, a dziś stało się codziennością dla tysięcy freelancerów w Polsce. Niezależnie od tego, czy jesteś studentem dorabiającym okazjonalnie, copywriterem pracującym po godzinach czy programistą obsługującym zagranicznych klientów – istnieją legalne i proste sposoby, by wystawiać faktury bez zakładania firmy.

• Umowy cywilnoprawne sprawdzają się przy okazjonalnych zleceniach, ale nie wystarczają dla klientów biznesowych.
• Działalność nierejestrowana to świetny sposób na start, jednak ogranicza przychody i nie pozwala na faktury VAT.
• Platformy do fakturowania umożliwiają wystawianie faktur VAT i współpracę B2B oraz z zagranicą – to rozwiązanie dla freelancerów, którzy chcą działać profesjonalnie, ale nie są gotowi na JDG.
• Model abonamentowy, np. Bizky Freelance Prime, daje przewagę przy regularnych zleceniach – stała opłata zamiast prowizji, możliwość NFZ i pełna wygoda w rozliczeniach.

Kluczowe wnioski:

1. Faktura bez firmy jest możliwa – i w pełni legalna.
2. Wybór rozwiązania zależy od etapu freelancingu i rodzaju klientów.
3. Przy współpracy z biznesem i zagranicą faktura VAT to standard, którego oczekują klienci.
4. Modele abonamentowe dają freelancerom stabilność i przewidywalność kosztów.

Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom fakturowanie nie musi być barierą w rozwoju freelancingu. Możesz działać profesjonalnie, bezpiecznie i legalnie – i to bez zakładania działalności gospodarczej.