Jak iPersonel może pomóc w prowadzeniu kadr i płac?

iPersonel to kompleksowe narzędzie kadrowo-płacowe, które bardzo usprawnia prowadzenie działu HR. Dzięki niemu można zapomnieć o gubiących się dokumentach, niepotrzebnych opóźnieniach w rozliczeniach czy długich procesach obliczeniowych – większość tych procesów jest tu automatyczna.

Co dokładnie oferuje iPersonel, by tak efektywnie wspierać zarządzanie kadrami?

E-teczki – bezpieczna i wygodna dokumentacja pracownicza

E-teczki, oferowane przez iPersonel, to nowoczesna alternatywa dla tradycyjnych teczek kadrowych. Dokumentacja w formie cyfrowej zapewnia porządek, łatwość dostępu oraz wysokie bezpieczeństwo danych. W systemie iPersonel wszystkie dokumenty są przechowywane zgodnie z wymaganiami prawnymi – są kategoryzowane i archiwizowane tak, aby spełniać normy polskiego prawa pracy oraz wymogi RODO dotyczące ochrony danych osobowych. Cyfrowe przechowywanie eliminuje konieczność drukowania dokumentów, dzięki czemu firmy oszczędzają na papierze i przestrzeni, a zarazem łatwiej zarządzają dokumentacją.

Każdy dokument dodawany do e-teczki jest zabezpieczony przed dostępem nieuprawnionych osób dzięki szyfrowania. Ponadto, w razie potrzeby, np. w przypadku kontroli, system pozwala na szybkie wyeksportowanie odpowiednich dokumentów bez ryzyka utraty czy uszkodzenia akt papierowych.

Portal Pracownika – dostęp do danych kadrowych na wyciągnięcie ręki

Portal Pracownika to duży krok w stronę transparentności i samodzielności pracowników. Jest to platforma, która pozwala pracownikom na szybki dostęp do informacji na temat ich zatrudnienia, wynagrodzenia, liczby dni urlopowych czy statusu złożonych wniosków. Dzięki portalowi pracownicy mogą samodzielnie zgłaszać zapotrzebowanie na dni wolne czy weryfikować swoje dane kadrowe, co zmniejsza obciążenie działu HR i pozwala im skupić się na bardziej złożonych zadaniach.

W ten sposób każdy pracownik jest na bieżąco ze swoją sytuacją kadrową, co wpływa na poczucie kontroli i satysfakcję z pracy. Portal daje też możliwość zgłaszania wniosków i pytań bezpośrednio przez platformę, co eliminuje potrzebę osobistych wizyt w dziale HR i pozwala na szybszą realizację procesów.

Automatyczne obliczenia kadrowo-płacowe

iPersonel jest wyposażony w zaawansowane kalkulatory, które automatyzują obliczenia kadrowo-płacowe, jak wynagrodzenia, okresy wypowiedzenia, czy limity umów terminowych. Dzięki temu dział kadr nie musi tracić czasu w skomplikowane obliczenia, a ryzyko błędów, które mogłyby prowadzić do problemów z wynagrodzeniami czy wypowiedzeniami, jest znacznie zmniejszone.

Dla działów HR to szczególne ułatwienie, gdy firma zatrudnia wielu pracowników, ponieważ kalkulatory mogą wykonywać obliczenia jednocześnie dla wielu osób, uwzględniając różne umowy czy indywidualne zasady. Automatyzacja kalkulacji obejmuje m.in. naliczanie stażu pracy, nadgodzin oraz dodatków wynikających z ustalonych parametrów zatrudnienia. W efekcie, dział HR może skupić się na zadaniach wymagających bardziej analitycznego podejścia

Planowanie i zarządzanie czasem pracy

Moduł zarządzania czasem pracy ułatwia tworzenie i modyfikowanie harmonogramów, co jest szczególnie przydatne w przypadku firm, w których zatrudnieni pracują w systemie zmianowym lub elastycznym. Dzięki integracji z kalendarzem świąt narodowych i dni wolnych, system iPersonel automatycznie uwzględnia te dni przy tworzeniu planów pracy, co eliminuje ryzyko błędów w rozliczaniu wynagrodzeń za nadgodziny lub dni wolne.

Dodatkowo, funkcja ta pozwala działowi HR gwałtownie reagować na sytuacje nagłe, takie jak nieobecności lub konieczność reorganizacji grafiku pracy. System umożliwia również monitorowanie absencji i dni urlopowych, co pozwala na lepsze planowanie zadań i utrzymanie odpowiedniej wydajności zespołu.

Bezpieczeństwo danych osobowych zgodne z RODO

W erze cyfryzacji bezpieczeństwo danych osobowych ma najważniejsze znaczenie, a system iPersonel został opracowany w sposób zapewniający pełną zgodność z RODO. Obejmuje to m.in. zabezpieczenia szyfrujące dane, autoryzację dostępu wyłącznie dla uprawnionych osób oraz tworzenie automatycznych kopii zapasowych, które chronią dokumentację przed utratą danych.

Oprócz samego bezpieczeństwa, zgodność z RODO oznacza również, iż wszystkie przechowywane dane osobowe są przetwarzane i przechowywane zgodnie z aktualnymi wymogami prawnymi. Dla firm to duża oszczędność, ponieważ system zapewnia wszystkie niezbędne mechanizmy zabezpieczeń, a dział HR nie musi obawiać się o naruszenia przepisów, które mogłyby skutkować karami finansowymi.

Prosta obsługa i personalizacja

iPersonel został zaprojektowany z myślą o prostocie i łatwości obsługi, co sprawia, iż osoby z minimalnym doświadczeniem technicznym mogą z niego gwałtownie korzystać. Interfejs jest intuicyjny, a użytkownicy mogą dostosować widok do własnych potrzeb, co zwiększa efektywność pracy. Ponadto, system umożliwia personalizację funkcji, co pozwala firmom dostosować oprogramowanie do ich specyficznych wymagań.

Obsługa iPersonel możliwa jest zarówno na komputerze, jak i na urządzeniach mobilnych, co zwiększa jego dostępność, zwłaszcza dla pracowników, którzy są często w terenie lub pracują zdalnie. Regularne aktualizacje systemu pozwalają na stałe dostosowywanie go do zmieniających się przepisów prawnych, co zapewnia zgodność i długotrwałe bezpieczeństwo używania systemu w firmie.

Dlaczego warto?

Podsumowując, iPersonel to narzędzie, które odciąża dział HR od żmudnych zadań administracyjnych, automatyzując najważniejsze procesy kadrowo-płacowe. Oszczędność czasu i uproszczenie pracy działu HR przekładają się na sprawniejszą obsługę pracowników, a możliwość korzystania z cyfrowych narzędzi ułatwia zarządzanie danymi osobowymi i dokumentacją.

W rezultacie firma zyskuje nie tylko na efektywności, ale również na większym zaangażowaniu pracowników, którzy mają przejrzysty dostęp do swoich danych i mogą samodzielnie zarządzać częścią spraw kadrowych.

Chcesz usprawnić swoje kadry i płace? Daj nam znać – chętnie pomożemy! 🙂