Jak rozliczać zagraniczne zlecenia jako freelancer w 2025 roku?

Polscy freelancerzy coraz częściej wychodzą poza rynek krajowy i zdobywają klientów z całego świata. Internet i praca zdalna sprawiły, iż granice praktycznie przestały istnieć – dziś copywriter z Krakowa może pisać teksty dla agencji w Londynie, a programista z Gdańska rozwija aplikacje dla firmy z Nowego Jorku.

Choć zagraniczne zlecenia kuszą wyższymi stawkami i ciekawszymi projektami, to jednocześnie niosą ze sobą pytanie: jak rozliczać takie przychody zgodnie z polskim prawem? Wystarczy zwykła umowa o dzieło? Czy konieczne jest założenie działalności gospodarczej? A może lepiej skorzystać z platform do fakturowania, które wyręczą freelancera w formalnościach?

W tym artykule omówimy wszystkie najważniejsze opcje rozliczania zagranicznych zleceń. Pokażemy, jak wyglądają obowiązki podatkowe w przypadku współpracy z klientami z Unii Europejskiej i spoza UE, oraz porównamy różne modele działania – od klasycznych umów, przez JDG, aż po nowoczesne platformy.

Dlaczego zagraniczne zlecenia to szansa i wyzwanie

Praca z klientami zagranicznymi to marzenie wielu freelancerów – i nic dziwnego. Rynki zachodnie czy amerykańskie oferują znacznie wyższe stawki niż polscy klienci, a do tego dają możliwość zdobycia prestiżowych projektów i budowania międzynarodowego portfolio. Jednak każda taka kooperacja wiąże się również z dodatkowymi formalnościami i wyzwaniami podatkowymi.

Dlaczego warto?

• Wyższe zarobki – za tę samą pracę freelancer w Polsce może otrzymać 2–3 razy więcej od zagranicznego klienta.
• Ciekawe projekty – często bardziej innowacyjne i ambitne niż na rynku lokalnym.
• Budowanie marki – kooperacja z firmami z Berlina, Londynu czy Nowego Jorku zwiększa prestiż i otwiera kolejne drzwi.

Gdzie pojawiają się trudności?

• Prawo podatkowe – inne przepisy w Polsce, inne w kraju klienta. Freelancer musi wiedzieć, które zasady go obowiązują.
• Faktury i waluty – zagraniczni kontrahenci oczekują faktury VAT, często w euro lub dolarach.
• VAT-UE i eksport usług – kooperacja w obrębie Unii wygląda inaczej niż z klientem spoza UE.
• Kursy walut – przychody trzeba przeliczać na złotówki zgodnie z kursem NBP, co bywa kłopotliwe.

Wniosek

Zagraniczne zlecenia to ogromna szansa rozwojowa, ale wymagają znajomości przepisów i odpowiednich narzędzi do rozliczeń. Brak wiedzy może prowadzić do błędów podatkowych, które zniwelują korzyści finansowe.

Tabela nr 1: Różnice między współpracą z klientem z Polski a zagranicą

Umowy cywilnoprawne a klient zagraniczny

Na początku wielu freelancerów zastanawia się, czy mogą zawrzeć zwykłą umowę o dzieło lub umowę zlecenie z klientem z zagranicy. Teoretycznie jest to możliwe – polskie prawo nie zabrania podpisywania takich kontraktów z podmiotami zagranicznymi. W praktyce jednak takie rozwiązanie okazuje się mało wygodne i często nieakceptowane przez zagranicznych kontrahentów.

Jak wygląda rozliczenie w Polsce?

• Dochód uzyskany na podstawie umowy z zagranicznym klientem musi być wykazany w polskim PIT.
• Podatek dochodowy (12% lub 32%) freelancer odprowadza samodzielnie – zagraniczny kontrahent nie pobiera zaliczki.
• Przychód należy przeliczyć na złotówki według kursu NBP z dnia poprzedzającego uzyskanie wynagrodzenia.

Problemy praktyczne

• Brak faktury VAT – większość zagranicznych firm oczekuje faktury, a nie samej umowy.
• Język i prawo obce – spisanie i egzekwowanie umowy może być trudne, jeżeli pojawi się spór.
• Długi czas rozliczeń – freelancer musi samodzielnie zadbać o PIT, a często również o ewentualne kwestie związane z VAT-UE.

Wniosek

Choć umowa o dzieło z zagranicznym klientem jest teoretycznie legalna, w praktyce jest mało atrakcyjna. Klienci oczekują profesjonalnych rozliczeń i faktur VAT – a te zapewniają JDG lub platformy do fakturowania.

JDG a zagraniczni klienci

Dla freelancerów, którzy prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą (JDG), kooperacja z klientami zagranicznymi jest jak najbardziej możliwa, ale wiąże się z dodatkowymi obowiązkami podatkowymi i formalnymi.

Współpraca z klientami z UE

• Freelancer musi zarejestrować się jako podatnik VAT-UE.
• Faktury dla klientów z UE często wystawia się z adnotacją „odwrotne obciążenie” (reverse charge).
• Dochód rozlicza się w Polsce, ale VAT rozliczany jest w kraju klienta.
• Obowiązek składania informacji podsumowujących VAT-UE (formularz VAT-UEK).

Współpraca z klientami spoza UE

• Usługi świadczone dla klientów z USA, UK, Kanady czy Australii traktowane są jako eksport usług.
• Faktury wystawia się bez VAT (stawka 0%).
• Dochód rozliczany jest w Polsce, w zależności od wybranej formy opodatkowania (skala, liniowy, ryczałt).

Plusy JDG przy zagranicy

• Pełna kontrola nad podatkami.
• Możliwość odliczania kosztów (sprzęt, kursy, biuro, podróże).
• Profesjonalny wizerunek – klienci zagraniczni często oczekują współpracy B2B.

Minusy JDG

• Wysokie koszty stałe (ZUS, księgowość).
• Skomplikowane rozliczenia VAT-UE.
• Konieczność pilnowania kursów walut i poprawnego przeliczania dochodów.

Tabela nr 2: Obowiązki podatkowe JDG – UE vs poza UE

Działalność nierejestrowana i zagranica

Choć działalność nierejestrowana jest świetnym rozwiązaniem dla osób dopiero zaczynających freelancing w Polsce, w przypadku współpracy z klientami zagranicznymi staje się mocno problematyczna.

Czy można współpracować z zagranicą na działalności nierejestrowanej?

• Teoretycznie tak – przepisy nie zabraniają przyjmowania zleceń od klientów zagranicznych.
• Dochód z takich zleceń trzeba rozliczyć w rocznym PIT-36, tak samo jak w przypadku polskich klientów.
• Przychód musi być przeliczony na złotówki po kursie NBP z dnia poprzedzającego uzyskanie wynagrodzenia.

Gdzie pojawiają się problemy?

• Brak faktur VAT – większość zagranicznych klientów oczekuje faktur, a freelancer na działalności nierejestrowanej może wystawić co najwyżej rachunek.
• Niska wiarygodność – dla wielu firm brak faktury to sygnał braku profesjonalizmu.
• Limit przychodów – 75% minimalnego wynagrodzenia brutto (ok. 3200 zł/mies. w 2025 roku). Dla zagranicznych stawek taki próg łatwo przekroczyć.

Wniosek

Działalność nierejestrowana jest dobrym rozwiązaniem dla osób zaczynających od lokalnych, małych zleceń. Jednak przy klientach zagranicznych – praktycznie się nie sprawdza. Tu znacznie lepiej działają JDG lub platformy do fakturowania.

Platformy do fakturowania – rozwiązanie dla zagranicznych klientów

Dla wielu freelancerów najlepszym sposobem na rozliczanie zagranicznych zleceń są platformy do fakturowania. To właśnie one pozwalają ominąć bariery formalne związane z JDG, a jednocześnie zapewniają klientowi pełnoprawną fakturę VAT.

Jak to działa w praktyce?

• Freelancer wykonuje zlecenie dla zagranicznego klienta.
• Klient otrzymuje fakturę VAT wystawioną przez platformę – w walucie obcej, z odpowiednią adnotacją VAT-UE lub eksportową.
• Platforma pobiera i odprowadza należne podatki w Polsce.
• Freelancer dostaje wynagrodzenie netto na konto, bez konieczności samodzielnych rozliczeń.

Zalety dla freelancera

• Brak obowiązku rejestracji do VAT-UE ani zgłaszania eksportu usług.
• Profesjonalny wizerunek – klient dostaje fakturę zgodną z wymogami.
• Obsługa płatności w różnych walutach.
• Podatki i formalności spoczywają na platformie, nie na freelancerze.

Bizky Freelance Prime

Dla osób, które regularnie współpracują z zagranicznymi kontrahentami, szczególnie korzystny jest model abonamentowy.

• Stała opłata miesięczna zamiast prowizji od każdej faktury.
• Obsługa klientów z UE i spoza UE, w tym faktury w euro, dolarach i funtach.
• Automatyczne rozliczanie podatków i dostęp do NFZ.
• Przewidywalne koszty – niezależne od liczby kontrahentów i wysokości faktur.

Wniosek

Platformy do fakturowania to w tej chwili najwygodniejsze rozwiązanie dla freelancerów pracujących z zagranicznymi klientami. Dzięki nim można uniknąć skomplikowanych obowiązków VAT-UE i cieszyć się pełnym profesjonalizmem bez JDG.

Tabela nr 3: Porównanie – JDG vs platformy przy klientach zagranicznych

Case studies – przykłady praktyczne

Żeby pokazać, jak w praktyce wygląda rozliczanie zagranicznych zleceń, przyjrzyjmy się kilku historiom freelancerów pracujących z różnymi kontrahentami.

1. Grafik z klientem z Niemiec

Aleksander projektuje identyfikacje wizualne. Jego nowy klient to agencja reklamowa z Berlina.

• Forma rozliczeń: początkowo próbował działalności nierejestrowanej, ale agencja wymagała faktury VAT.
• Rozwiązanie: przeszedł na platformę do fakturowania.
• Efekt: klient dostał fakturę w euro z adnotacją VAT-UE, Aleksander otrzymał wypłatę w złotówkach, a formalnościami zajęła się platforma.

2. Programista współpracujący z USA

Michał rozwija oprogramowanie dla start-upu z Nowego Jorku.

• Forma rozliczeń: JDG z podatkiem liniowym 19%.
• Efekt: wystawia faktury z 0% VAT (eksport usług). Samodzielnie przelicza przychody z USD na PLN wg kursu NBP i pilnuje zaliczek na PIT.
• Wnioski: pełna kontrola, ale dużo formalności i wysokie koszty ZUS.

3. Copywriter z klientami w Hiszpanii i Francji

Kasia pisze teksty marketingowe dla agencji w Barcelonie i Paryżu.

• Forma rozliczeń: platforma do fakturowania, model prowizyjny.
• Efekt: agencje dostały faktury VAT-UE, a Kasia otrzymała przelew netto bez konieczności rozliczeń podatkowych.
• Wnioski: idealne przy kilku klientach miesięcznie, choć prowizje zaczęły być odczuwalne.

Ewa tłumaczy dokumenty techniczne dla firm z Polski i UK. Wystawia kilkanaście faktur miesięcznie.

• Forma rozliczeń: Bizky Freelance Prime (abonament).
• Efekt: faktury w PLN i GBP, obsługa VAT-UE i eksportu usług, przewidywalne koszty zamiast prowizji.
• Wnioski: stabilność i profesjonalizm bez zakładania JDG.

Tabela nr 4: Najlepsze formy rozliczeń dla różnych typów zagranicznych zleceń

Najczęstsze błędy przy rozliczaniu zagranicznych zleceń

Rozliczanie z klientami zagranicznymi może wydawać się trudne, ale większość problemów wynika z kilku powtarzalnych błędów. Oto najczęstsze pułapki, w które wpadają freelancerzy:

1. Brak rejestracji do VAT-UE

Freelancer świadczący usługi dla klienta z UE często zapomina, iż musi zarejestrować się jako podatnik VAT-UE, choćby jeżeli korzysta ze zwolnienia z VAT w Polsce. Brak rejestracji to poważne uchybienie, które może skutkować karami i problemami przy płatnościach.

2. Rozliczanie zagranicznych przychodów „na czarno”

Niektórzy początkujący freelancerzy traktują przelew z zagranicy jako „niewidoczny” dla polskiego urzędu skarbowego. To duży błąd – wszystkie dochody muszą być wykazane w PIT, niezależnie od tego, czy pochodzą z Polski, czy z zagranicy.

3. Błędne przeliczanie kursów walut

Dochód uzyskany w euro, dolarach czy funtach trzeba przeliczyć na złotówki według kursu NBP z dnia poprzedzającego uzyskanie przychodu. Wielu freelancerów korzysta z kursu banku albo „średniej wartości”, co w przypadku kontroli podatkowej może zostać zakwestionowane.

4. Brak odpowiednich zapisów na fakturach

Przy klientach z UE często wymagane są adnotacje typu „odwrotne obciążenie / reverse charge”, a przy eksporcie usług poza UE – stawka 0% VAT. Błędny dokument może spowodować odrzucenie płatności przez klienta.

5. Ignorowanie opcji uproszczonych (platformy)

Wielu freelancerów decyduje się na JDG, choć nie mają stałych przychodów i cierpią przez wysoki ZUS i skomplikowane VAT-UE. W takich sytuacjach znacznie lepszym wyborem bywa platforma do fakturowania, np. Bizky Freelance Prime, która automatyzuje rozliczenia i eliminuje ryzyko błędów.

Podsumowanie

Zagraniczne zlecenia to ogromna szansa dla polskich freelancerów – wyższe stawki, ciekawsze projekty i możliwość budowania międzynarodowego portfolio. Jednak wraz z tymi korzyściami pojawiają się dodatkowe obowiązki podatkowe i formalne, których nie można bagatelizować.

• Umowy cywilnoprawne teoretycznie dają możliwość współpracy z zagranicą, ale w praktyce są mało atrakcyjne – klienci wymagają faktur VAT.
• JDG sprawdza się przy dużych i regularnych zleceniach – daje pełną kontrolę nad podatkami, ale wiąże się z kosztownym ZUS i skomplikowanymi obowiązkami VAT-UE.
• Działalność nierejestrowana ma sens tylko przy drobnych, okazjonalnych zleceniach – nie nadaje się do profesjonalnej współpracy międzynarodowej.
• Platformy do fakturowania eliminują bariery prawne i podatkowe – freelancer może wystawiać faktury w walutach obcych, a podatki i VAT-UE rozliczane są automatycznie. W modelu abonamentowym, takim jak Bizky Freelance Prime, zyskuje dodatkowo przewidywalne koszty i dostęp do NFZ.

Najważniejsze wnioski:

1. Wszystkie dochody z zagranicy trzeba rozliczyć w Polsce – niezależnie od waluty czy kraju klienta.
2. Klienci zagraniczni oczekują profesjonalnych faktur VAT – rachunki czy same umowy rzadko są akceptowane.
3. JDG daje pełną swobodę, ale wiąże się z wysokimi kosztami i dużą odpowiedzialnością podatkową.
4. Platformy do fakturowania to najprostsze i najwygodniejsze rozwiązanie dla freelancerów, którzy chcą skupić się na pracy, a nie na formalnościach.

Dzięki odpowiednio dobranemu modelowi rozliczeń kooperacja z zagranicznymi klientami staje się nie tylko legalna, ale też wygodna i stabilna. To pozwala freelancerowi czerpać pełne korzyści z pracy globalnej – bez obaw o podatki i biurokrację.