Jak skutecznie prowadzić projekt firmowy [WYWIAD]

W wielu firmach realizacja projektów to chleb powszedni. W praktyce jednak nie w każdej efekty realizacji danego projektu są takie, jakich się oczekuje. Z czego może to wynikać?

Jarosław Sobkowiak

Chciałbym zacząć od tego, iż realizacja projektów, a w konsekwencji rozwój kompetencji i rozwiązań organizacyjnych wspierających efektywną realizację, jest koniecznością i wpisuje się w dwa wymiary aktywności każdego przedsiębiorstwa – obok działalności operacyjnej. Projekty (według definicji PMI PMBOK Guide) to tymczasowe przedsięwzięcia podejmowane w celu stworzenia unikalnego produktu, usługi lub rezultatu. W obecnych czasach każda organizacja publiczna czy prywatna musi umieć realizować projekty. To po pierwsze.

Po drugie, oczywiście nie w każdej sytuacji kompetencje i rozwiązania organizacyjne są rozwinięte w sposób wystarczający do realizacji projektów, szczególnie bardziej złożonych. Warto pamiętać, iż wiedza związana z zarządzaniem projektami jest bardzo obszerna i obejmuje nie tylko techniki zarządzania projektami ale również, a może przede wszystkim, kwestie zarządzania zmianą i przywództwa. Szczególna rola przypada tutaj liderom projektów, a więc project managerom i sponsorom projektów.

Po trzecie, nie każdy projekt zakończy się sukcesem. Jest to wpisane w ideę projektu. Projekty możemy na podstawie ich złożoności i ryzyka zaliczyć do jednego z trzech rodzajów:
– projekty efektywnościowe o najniższym poziomie złożoności i ryzyka, które w 100 proc. powinny kończyć się sukcesem,
– projekty utrzymaniowe – pośrednie pod względem złożoności i ryzyka, około 75 proc. projektów tego typu powinno kończyć się sukcesem,
– i wreszcie projekty transformacyjne – najbardziej złożone, ryzykowne, przełomowe – około 30 proc. tego typu powinno kończyć się sukcesem.

Nie należy jednak zapominać, iż także projekt nieudany może przynieść korzyści na przyszłość. Kluczowa jest analiza przyczyn porażki i wyciągnięcie adekwatnych wniosków.

Czy jest jakieś uniwersalne podejście co do tego, jakie etapy powinna zawierać każda realizacja projektu?

Oczywiście, cykl życia projektu dzieli się na następujące etapy: idea – inicjacja – planowanie – implementacja – zamknięcie – uruchomienie. Pierwszy i ostatni nie jest najczęściej brany pod uwagę w tradycyjnym podejściu do zarządzania projektami, gdyż uwaga skupiona jest na pozostałych, podczas których główną rolę pełni project manager i sponsor projektu, a więc jego liderzy. Na bazie własnego doświadczenia mogę też podkreślić rolę etapów inicjacji i planowania – ich prawidłowa realizacja jest kluczowa dla minimalizacji ryzyka projektu.

Każdy projekt to oczywiście dobry plan, w tym zaplanowanie zespołu i budżetu. Czy precyzyjne określenie tych elementów to podstawy, aby projekt zakończył się sukcesem?

Oczywiście, tak jak już powiedziałem etapy inicjacji i planowania w mojej ocenie są kluczowe. Bez budżetu i planu nie ma projektu, ale trzeba również pamiętać o uwzględnieniu szkoleń (jeżeli są potrzebne), planie komunikacji, adekwatnym zdefiniowaniu oczekiwań interesariuszy w kontekście celu projektu, zdefiniowaniu mierników i poziomu sukcesu oraz analizie ryzyka. Wiele z tych elementów jest pomijana lub niedoceniana, co może powodować problemy z realizacją projektu na etapie implementacji lub z jego odbiorem i akceptacją w fazie zamknięcia projektu.

Czy wdrożenie projektu kończy pracę nad nim, czy należy przeprowadzić jeszcze jakieś kroki?

Jeżeli chodzi o sam projekt, to z jego definicji wynika, iż jest on przedsięwzięciem zamkniętym, określonym w czasie i ma swój początek i koniec. Inną sprawą jest to, iż często efekty projektu są wdrażane do działalności operacyjnej i stają się one nowym standardem podlegającym ciągłemu doskonaleniu w przyszłości. To doskonalenie może także przyjąć formę nowego projektu.

Czy ma Pan radę, która ulepszyłaby w firmie realizację danego projektu – o czym warto pamiętać?

Myślę, iż warto pamiętać o 12 fundamentalnych warunkach sukcesu projektu:
● Każdy projekt wymaga jasnego uzasadnienia biznesowego i powiązania z wyższym celem.
● Kluczowe znaczenie dla sukcesu ma aktywny sponsor projektu.
● Projekty zmieniają status quo. Należy spodziewać się oporu i od początku zarządzać zmianą.
● Skuteczni kierownicy projektów muszą być prawdziwymi liderami.
● Do skutecznej realizacji projektu potrzebny jest zmotywowany i zaangażowany zespół.
● Niepowodzenie projektu nie zawsze jest złe, gdyż może pozwolić na wyciągnięcie wniosków.
● Niepewność jest nieodłącznym aspektem projektu. Zarządzanie projektami to także zarządzanie ryzykiem.
● W projekcie zwykle występują zmiany. Większość projektów ulega korekcie, adaptacji w trakcie ich trwania.
● Organizacje projektowe zwykle przezwyciężają silosy organizacyjne i są bardziej elastyczne i szybsze w działaniu.
● Zarządzanie portfelem projektów i ich priorytetyzacja są konieczne w celu efektywnego wykorzystania zasobów i skutecznej realizacji projektów w organizacji.
● Wskaźniki sukcesu projektu powinny skupiać się na efektach/korzyściach.
● Projekty nie mogą trwać wiecznie, muszą zostać zakończone, choćby o ile nie wszystko udało się osiągnąć.