Jak stworzyć angażujący e-wolontariat? 5 wskazówek na dobry start

Jakie korzyści niesie wirtualny wolontariat dla wolontariuszy i organizacji pozarządowej? Czy Twoja organizacja jest gotowa, by przyciągać e-wolontariuszy i utrzymać ich zaangażowanie? W tym artykule znajdziesz pięć praktycznych wskazówek, które pomogą Ci zaplanować skuteczne działania online. Dowiesz się, jak wyróżnić swoje inicjatywy, zbudować atrakcyjny program szkoleniowy, docenić zaangażowanie uczestników oraz jakie nowe technologie mogą Ci w tym pomóc.

Wirtualny wolontariat zyskał na popularności w czasie pandemii COVID-19 i wszystko wskazuje na to, iż pozostanie z nami na dłużej. Dlaczego? Poza ochroną zdrowia w trudnym okresie pandemii, e-wolontariat daje organizacjom non-profit dodatkowe możliwości, takie jak:

• Dotarcie do bardziej odległych geograficznie odbiorców.
• Zwiększenie inkluzywności wolontariatu, zwłaszcza dla osób z niepełnosprawnością fizyczną lub ograniczeniami czasowymi.
• Oferowanie wolontariuszom możliwości opartych na ich kompetencjach celem doskonalenia określonych umiejętności, zwłaszcza tych związanych z technologią.

Jednak sam fakt, iż e-wolontariat oferuje liczne korzyści, nie oznacza, iż wolontariusze Twojej organizacji pozarządowej natychmiast zapiszą się do wszystkich oferowanych przez Ciebie e-działań. Doświadczenia z e-wolontariatu muszą być angażujące, aby zainspirować potencjalnych uczestników do wzięcia udziału.

Oto pięć wskazówek jak zaplanować angażujące aktywności dla e-wolontariuszy:

• Spraw, by Twój e-wolontariat był praktyczny i wyjątkowy.
• Zapytaj wolontariuszy, co chcieliby zobaczyć.
• Upewnij się, iż masz dostęp do aktualnego zaplecza technologicznego.
• Zaoferuj atrakcyjny program szkoleniowy.
• Doceń wysiłek e-wolontariuszy i e-wolontariuszek.

Zgodnie z Przewodnikiem do zaangażowania wolontariuszy InitLive, każda interakcja wolontariuszy z Twoją organizacją ma znaczenie. jeżeli wolontariusze mają pozytywne wrażenia z wirtualnych działań, od momentu przystąpienia do ich zakończenia, to będą znacznie bardziej skłonni do bycia częścią organizacji na dłużej. Więc, do dzieła!

Spraw, by Twój e-wolontariat był praktyczny i wyjątkowy.

Istnieje wiele wirtualnych form wolontariatu, które oferują uczestnikom unikalne doświadczenie, którego nie mogą zdobyć nigdzie indziej. Co więcej, przez cały czas można nadać e-wolontariatowi wymiar praktyczny, powierzając uczestnikom aktywną rolę w realizacji misji organizacji.

Warto proponować wolontariuszom działania, które będą ekscytujące i sprawią, iż nie będą mogli się ich doczekać. Zadbaj więc o dokładne objaśnienie, na czym polega każda z ról i stwórz zabawne opisy aktywności, aby zaciekawić i odpowiednio przygotować e-wolontariuszy! Pamiętaj, aby oferować role, w których zaangażowane osoby mogą uczyć się współpracy oraz nowych umiejętności, podobnie jak w przypadku działań realizowanych stacjonarnie.

Zademonstrujmy kilka przykładów działań e-wolontariatu możliwych do zorganizowania:

• Wirtualna zbiórka żywności — Rozpowszechnij informacje o swojej inicjatywie na kilku platformach mediów społecznościowych i zaoferuj potencjalnym wolontariuszom instrukcje, jak wziąć w niej udział. Wolontariusze mogą działać jako ambasadorzy i docierać do swoich obserwujących w mediach społecznościowych, aby zachęcić innych do udziału w akcji.

• Wirtualne działania propagatorskie — Naucz wolontariuszy, jak być silnymi orędownikami w Twojej sprawie. Możesz na przykład zorganizować wirtualną sesję na temat skutecznego stosowania pism do decydentów. Pozwoli to wolontariuszom rozwinąć umiejętności przywódcze i podnieść renomę osób podejmujących działania.

• Społecznościowa zbiórka pieniędzy — Zachęcaj wolontariuszy do tworzenia spersonalizowanych stron zbiórek pieniędzy i udostępniania ich członkom rodziny i znajomym na ich stronach w mediach społecznościowych. Można także tworzyć grupy społeczności, aby dzielić się informacjami na temat prowadzonej zbiórki. LinkedIn i Facebook to świetne miejsca do tworzenia takich grup. Za pośrednictwem tych platform można dotrzeć do wielu osób jednocześnie i zwiększyć zaangażowanie uczestników w wirtualną zbiórkę pieniędzy.

• Wirtualna linia konsultacyjna dla członków społeczności — Przeszkol swoich e-wolontariuszy, aby mogli odpowiadać na pytania i oferować wskazówki na tematy związane z misją Twojej organizacji. Na przykład, jeżeli Twoja organizacja społeczna specjalizuje się w edukacji finansowej, możesz skonfigurować linię doradczą dla członków społeczności, którzy będą mogli dzwonić z pytaniami dot. finansów. Pozwoli to e-wolontariuszom odegrać istotną rolę w działaniach, gdyż będą stanowić cenne źródło informacji dla członków społeczności szukających pomocy.

Powyższe inicjatywy zaangażują wolontariuszy skuteczniej niż inne powszechne pomysły i działania o niskim poziomie zaangażowania.

Zapytaj wolontariuszy, co chcieliby zobaczyć. 

Wolontariusze odgrywają istotną rolę w każdej organizacji non-profit. Służą oni swoimi umiejętnościami i wiedzą, aby pomóc w realizacji ważnych programów oraz działań. Mając to na uwadze, istotne jest, aby zastanowić się, w jaki sposób zaoferować wolontariuszom doświadczenie przemawiające do ich zainteresowań i preferencji.

Aby zapewnić swoim wolontariuszom jak najlepsze doświadczenie ważne jest, aby zrozumieć co chcieliby uzyskać z uczestnictwa w e-wolontariacie. Roześlij ankietę do swoich wolontariuszy przed rozpoczęciem akcji, pytając o to, co chcieliby zobaczyć w ramach wirtualnych działań. To świetny sposób na pokazanie wolontariuszom, iż ich opinia ma znaczenie.

Oto kilka pytań, które warto rozważyć:

• Jak prawdopodobne jest, iż weźmiesz udział w e-wolontariacie?

• Co sprawiłoby, iż chętniej uczestniczył(a)byś w wirtualnych aktywnościach?

• Ile czasu możesz poświęcić na udział w e-wolontariacie?

• Czy wolisz pracować zespołowo, czy samodzielnie?

Zadanie tych pytań przed rozpoczęciem wirtualnych działań pozwala je odpowiednio zaplanować, gwarantując, iż doświadczenie wolontariuszy będzie dokładnie takie, jak je sobie wyobrażali. Można również zasięgnąć ich opinii po zakończeniu projektu, aby sprawdzić, czy ich zdaniem był on udany, czy nie. Dzięki temu dowiesz się, jakie działania warto kontynuować oraz co należałoby zmienić.

Upewnij się, iż masz dostęp do aktualnego zaplecza technologicznego

Podobnie jak wirtualne zbiórki pieniędzy, e-wolontariat wymaga zaawansowanych narzędzi technologicznych, aby zapewnić działaniom powodzenie. Dostęp do nowoczesnych technologii upraszcza pracę i pozwala oszczędzić czas, co pomaga skupić się na innych ważnych obszarach organizacji.

Zdaniem raportu Salesforce Nonprofit Trends, 85% organizacji non-profit stwierdziło, iż technologia ma najważniejsze znaczenie dla sukcesu ich organizacji. Zwłaszcza podczas pandemii COVID-19 organizacje non-profit starały się wykorzystywać wszelkiego rodzaju wirtualne metody, poszerzając możliwości e-wolontariatu. Dostęp do systemu służącego zarządzaniu wolontariatem pozwoli Twojej organizacji komunikować się z wolontariuszami, porządkować treści i lepiej planować wirtualne działania.

Upewnij się, iż Twoja organizacja ma dostęp do następujących narzędzi:

• Oprogramowanie do planowania wydarzeń — Przyjazne dla użytkownika oprogramowanie pomoże zarządzać danymi pracowników i planować wirtualne działania. Za jego pomocą można także łatwo tworzyć harmonogramy i wprowadzać zmiany za pośrednictwem Internetu lub aplikacji mobilnej, aby móc komunikować się na bieżąco ze wszystkimi pracownikami i wolontariuszami.

• Oprogramowanie do transmisji na żywo — umożliwia podgląd w czasie rzeczywistym wszystkich wydarzeń, zwiększa ich przystępność i umożliwia zarządzanie wieloma wydarzeniami przy pomocy jednego kompleksowego rozwiązania. Takie rozwiązanie pomoże zapewnić bardziej przyjazne środowisko e-wolontariuszom i sprawi, iż działania będą przebiegały sprawniej.

• Oprogramowanie do zarządzania wolontariuszami — Aby zarządzać dużą grupą wolontariuszy z pasją, aktualne oprogramowanie do zarządzania pomoże ci skutecznie rekrutować, przeprowadzać rozmowy, planować i angażować wolontariuszy oraz raportować ich działania. Oprogramowanie to pomoże Ci zaoferować wolontariuszom najlepsze środowisko pracy, od rejestracji aż do zakończenia pracy, a także zapewni im wszystkie narzędzia potrzebne do osiągnięcia sukcesu.

Zaoferuj atrakcyjny program szkoleniowy

Po zarejestrowaniu się wolontariuszy proces szkoleniowy pozwala im wdrożyć się i pozostać zaangażowanymi w wirtualne działania. Ponadto, gdy e-wolontariusze otrzymają odpowiednie szkolenie, będą czerpać znacznie więcej satysfakcji z udziału w Twoich działaniach, gdyż faktycznie przyczynią się do zmian.

Wolontariusze pracują z największym zaangażowaniem, gdy są pewni siebie i pasjonują się tym, co zostało im przydzielone. Proces szkoleniowy stanowi podstawę sukcesu wolontariuszy i pozwala im dać z siebie wszystko. Organizacje dysponujące przemyślanymi procesami szkoleniowymi dla wolontariuszy z reguły cieszą się większym zainteresowaniem i satysfakcją wolontariuszy.

Proces szkoleniowy może mieć formę czatu wideo z grupą nowych wolontariuszy lub samodzielnego modułu szkoleniowego, przez który wolontariusze mogą przejść w czasie wolnym. Tak czy inaczej, upewnij się, iż szkolenie obejmuje wszystko, co wolontariusze muszą wiedzieć, aby uczestniczyć w wirtualnych działaniach, w tym:

• Szczegółowe wyjaśnienie historii i misji organizacji.

• Sposób logowania się do systemów online lub transmisji na żywo.

• Wszelkie szczegółowe kompetencje, których będą potrzebować, np. jak wykonać telefon do decydenta lub wprowadzać dane w internetowej bazie danych.

• Jak rejestrować się i opuszczać wirtualne inicjatywy oraz jak śledzić godziny pracy wolontariuszy.

Pamiętaj, aby monitorować proces szkolenia. Od czasu do czasu kontaktuj się ze swoimi wolontariuszami i zachęcaj ich do kontaktu z Tobą, jeżeli mają pytania lub wątpliwości.

Ważne również, aby pamiętać, iż każdy wolontariusz będzie miał swój preferowany sposób uczenia się. Niektórzy wolą uczyć się w grupie, podczas gdy inni wolą indywidualne, samodzielne szkolenia. Upewnij się, iż dostosowujesz proces szkolenia do różnych stylów uczenia się.

Rozważ zaoferowanie swoim wolontariuszom różnych możliwości nauki na różnych platformach, aby stworzyć atrakcyjny i angażujący sposób na przygotowanie wolontariuszy do następnych kroków!

Doceń wysiłek e-wolontariuszy i e-wolontariuszek

Wyrażanie uznania dla wolontariuszy jest jednym z najważniejszych elementów zwiększania ich satysfakcji. Docenianie ich wysiłku pomaga zaangażować ich na dłuższą metę, a nie tylko na jedną okoliczność. Wyróżnianie wolontariuszy za ich ciężką pracę pomaga im budować poczucie własnej wartości i pewność siebie.

Gdy wolontariusze czują się doceniani i ważni, istnieje większe prawdopodobieństwo, iż poczują się związani z Twoją sprawą, co skutkuje większym poczuciem osobistego spełnienia. Pamiętaj, aby zachować uznanie przez cały czas trwania wirtualnej przygody z wolontariatem, ponieważ ciągłe docenianie wolontariuszy ma najważniejsze znaczenie dla utrzymania ich motywacji.

Oto kilka skutecznych sposobów na wyrażenie wdzięczności e-wolontariuszom:

• Wyślij im darmową koszulkę wolontariusza — Darmowe gadżety są zawsze atrakcyjnym upominkiem, zwłaszcza jeżeli koszulki są dobrze wykonane i wygodne. Pamiętaj, aby umieścić logo swojej organizacji na koszulkach, by promować swoją markę i wywołać w wolontariuszach dumę z powodu bycia częścią Twojej organizacji.

• Zaoferuj im kartę podarunkową do lokalnej restauracji — bo kto nie lubi darmowego jedzenia? Możesz spytać swoich wolontariuszy o ich ulubione jedzenie lub restaurację i zaoferować im karty podarunkowe. To świetny sposób, aby poczuli się docenieni za swoją ciężką pracę.

• Listy od społeczności — Nie ma nic lepszego niż słowa wdzięczności pochodzące od ludzi, którym wolontariusze służyli w swojej społeczności! Zaproś członków społeczności do napisania listów do wolontariuszy, którzy pomogli zmienić ich życie. Dzięki temu wolontariusze poczują się wyjątkowo i zobaczą, iż ich ciężka praca naprawdę ma pozytywny wpływ.

• Zamieszczaj wyróżnienia na swoich stronach w mediach społecznościowych — Media społecznościowe to najlepsze miejsce, aby podkreślić i wyróżnić osiągnięcia wolontariuszy na forum publicznym. Rozważ opublikowanie zdjęcia swojego zespołu lub konkretnych osób, które wyszły poza ramy, aby podkreślić ich osiągnięcia. Możesz także napisać o swoich wolontariuszach na stronie internetowej organizacji i udostępnić ją w mediach społecznościowych, aby wszyscy mogli przeczytać o ich sukcesach.

Takie działania sprawią, iż wolontariusze będą bardziej skłonni do udziału w przyszłych projektach. Wolontariusze poświęcają wiele godzin na wspieranie Twojej sprawy. W zamian ważne jest, aby pokazać im, iż dostrzegasz ich wszelki wysiłek.

Czy e-wolontariat = przyszłość? Podsumowanie

Teraz gdy znasz już kilka wskazówek, jak zaplanować angażujące działania wirtualnego wolontariatu, nadszedł czas, aby zabrać się za planowanie! Oferowanie angażujących, ekscytujących działań dla e-wolontariuszy ma ogromne znaczenie w prowadzeniu skutecznych działań.

Pamiętaj, aby przekazać wolontariuszom, iż chcesz usłyszeć ich opinie na temat działań organizacji. Pomoże Ci to zrozumieć, czego potrzebują wolontariusze. Utrzymuj ciągłą komunikację i stale okazuj swoje uznanie. Powodzenia!

Oryginalny tekst został opublikowany 8 grudnia 2021 roku na blogu NTEN. Został przetłumaczony z języka angielskiego.

Przeczytaj także:

• Nowoczesny wolontariat od kuchni
• Wolontariat hybrydowy – nowa forma działania społecznego?
• Jak wdrożyć program wolontariatu w Twojej organizacji: porady i narzędzia (część I)
• Zanim wdrożycie wolontariat w organizacji – przewodnik (część II)