Jak stworzyć wykres Gantta i zautomatyzować realizację zadań w zespołach rozproszonych?

Zdjęcie: Jak stworzyć wykres Gantta

W biznesie istotne jest planowanie. To możliwe wyłącznie wtedy, kiedy przedsiębiorstwo ma dostęp do zaawansowanego systemu komputerowego. Wykorzystując programy do zarządzania projektami i całym przedsiębiorstwem możesz swobodnie stworzyć wykres Gannta, przeanalizować efektywność pracy zespołów, a także zaplanować konkretne działania w celu terminowej realizacji założonych celów. Zobacz krótki poradnik i dowiedz się, w jaki sposób automatyzować realizację zadań w zespole.

Automatyzacja i optymalizacja procesów w zespołach rozproszonych – jak zrobić to dobrze?

Działania optymalizacyjne w związku z pracą zespołów projektowych to sposób na oszczędność czasu i eliminację błędów. Musisz tylko wybrać odpowiednie narzędzia oraz postawić na prostą komunikację w zespole. Bez tego choćby najlepsza technologia nie przyniesie oczekiwanych efektów.

Aby realnie usprawnić pracę zespołów rozproszonych w firmie:

1. Korzystaj z narzędzi do zarządzania projektami – tutaj przyda się dobry program do zarządzania projektami, który pozwoli przydzielać zadania, dodawać terminy realizacji, a także kontrolować statusy.
2. Automatyzuj powtarzalne zadania – to łatwy sposób na optymalizację kosztów operacyjnych w przedsiębiorstwie.
3. Mierz efektywność zespołów – tylko poprzez analitykę czasu pracy wykryjesz ewentualne nieprawidłowości i opracujesz plan, którego celem będzie usprawnienie wszystkich jednostek rozproszonych w firmie.

Czym adekwatnie jest wykres Gantta i do czego służy?

Praktycznie mówiąc, wykres Gantta to poziomy wykres (najczęściej słupkowy), który pozwala na wizualne przedstawienie harmonogramu prac związanych z projektami, a także powiązanymi z nim projektami.

Realnie wykres Gantta możesz wykorzystać do:

• koordynacji pracy zespołów;
• monitorowania postępów prac;
• optymalizacji działania w celu uniknięcia opóźnień;
• usprawnienia komunikacji wewnątrz zespołowej.

Tworząc taki wykres, możesz dowiedzieć się, jaki jest cykl życia projektu, a także łatwiej zoptymalizujesz działania, np. w celu zredukowania kosztów operacyjnych.

Jak stworzyć wykres Gantta

Jak stworzyć przejrzysty wykres Gantta?

Wbrew pozorom to nie takie trudne. Wystarczy, iż dokładnie wiesz, jakie dane chcesz zgromadzić do analizy. W tym przypadku potrzebujesz: podzielić projekt na określone cele i etapy, ustalić czas trwania całego projektu i poszczególnych zleceń, zebrać informacje dotyczące prowadzonych działań.

Budowę wykresu rozpocznij od:

1. Stworzenia WBS projektu (Work Breakdown Structure). To przedstawienie głównych faz i etapów projektu oraz zadań, które są do zrealizowania. W tym przypadku warto określić tzw. kamienie milowe dla projektu.
2. Oszacuj czas trwania poszczególnych zadań wraz ze wskazaniem na deadline ich realizacji.
3. Następnie opracuj logiczne relacje pomiędzy poszczególnymi procesami, zadaniami i etapami działań.

Do stworzenia wykresu Gantta możesz wykorzystać zaawansowane oprogramowanie komputerowe, jak np. FlexiProject. W ten sposób łatwo będziesz monitorować przebieg projektów z graficznym przedstawieniem informacji. Gotowy wykres stworzysz w maksymalnie kilka minut – wystarczy, iż wybierzesz interesujące Cię dane wejściowe.