Jak wypromować wydarzenie offline? 8 praktycznych wskazówek!

sektor3-0.pl 1 tydzień temu

Organizujesz warsztaty edukacyjne, kiermasz charytatywny lub piknik sąsiedzki? Zaplanowanie i przygotowanie eventu (nawet niewielkiego) to nie lada wyzwanie, przez co łatwo zaniedbać jeden z ważniejszych aspektów… promocję! jeżeli przeszło Ci przez myśl, iż wrzucenie kilku spontanicznych postów na Facebooku wystarczy – to ten tekst jest dla Ciebie.

Intensywna promocja przed wydarzeniem

Promocję wydarzenia możemy podzielić na trzy naturalne etapy: przed, w trakcie i – o czym nie można zapominać – po. Im wcześniej opracujemy strategię i rozdysponujemy obowiązki, tym wyższa będzie skuteczność promocji wydarzenia, a jednocześnie bardziej profesjonalny wizerunek organizacji. Marketing ułatwia budowanie długotrwałych relacji i warto korzystać z tej supermocy. Szczególnie w kontekście spotkań na żywo!

#1 Zadbaj o rejestrację

Nie zostawiaj rejestracji na ostatnią chwilę. Sposób dystrybucji biletów lub bezpłatnych wejściówek powinien być ustalony przed uruchomieniem kampanii promocyjnej – od tego może zależeć forma przygotowywanych treści. Inaczej kieruje się użytkowników na stronę internetową, a inaczej – do formularza Google Forms.

Danymi z formularzy i wysyłką e-maili możesz wygodnie zarządzać z Airtable.

Nawet o ile wydarzenie jest otwarte i bezpłatne, to warto uruchomić zapisy. Ułatwi to oszacowanie liczby gości, ale także umożliwi nawiązanie relacji. Na pozyskany adres e-mail możesz wysłać przypominajkę przed eventem, a w przypadku wyrażenia zgody, również informacje o kolejnych wydarzeniach.

Inkluzywne i proste formularze online
Linki, które działają: praktyczny przewodnik po linkowaniu w NGO

#2 Promuj!

Sprzedaż biletów, rekrutacja uczestników, dotarcie do jak najszerszej grupy osób – brzmi jak wyzwanie, ale sprostasz mu, jeżeli tylko zaplanujesz wcześniej komunikację. Im bardziej złożone wydarzenie, tym trudniej jest przewidzieć jego ostateczny kształt, zwłaszcza gdy część decyzji należy do partnerów.

Co mimo tego można zrobić wcześniej? Popracuj nad identyfikacją wizualną eventu, nawiązującą do wizerunku organizacji. Ułatwi to dodawanie postów informacyjnych, ale także uczyni komunikację bardziej przejrzystą dla odbiorców. Szablony możesz przygotować w Canvie.

Kolejnym krokiem może być stworzenie wydarzenia na Facebooku czy LinkedIn, choćby o ile nie masz jeszcze wszystkich informacji. Choć ten format ma już czasy świetności za sobą, to ciągle jest dobrym miejscem, w które można kierować zainteresowanych. Daje możliwość przypięcia na górze profilu, a dodatkowo część osób obserwujących konto organizacji otrzyma powiadomienie na temat utworzenia nowego wydarzenia.

Na czas trwania kampanii promującej wydarzenie pamiętaj o podstawowych informacjach, jak dojazd na event, harmonogram, przedstawienie występujących. Publikuj także zakulisowe ciekawostki dotyczące przygotowań. Pomimo intensywnego czasu, nie porzucaj jednak treści niezwiązanych z eventem, czyli takich, które zwykle pojawiają się na profilu – zmniejszy to ryzyko spadku zasięgu generowanego przez profil.

Dodawaj informacje o wydarzeniu na grupach lokalnych i tematycznych. Żeby zwiększyć zasięg, możesz udostępniać posty bezpośrednio z konta organizacji, ale zanim to zrobisz, sprawdź, czy regulamin pozwala na zamieszczanie informacji o zewnętrznych wydarzeniach.

Wykorzystaj też bazę e-mailingową i wyślij e-mailing z informacją o wydarzeniu. Twoja organizacja nie ma jeszcze takiej bazy? Zacznij ją tworzyć! Rejestracja to doskonały pretekst do pozyskania adresów e-mail.

#3 Pozyskaj ambasadorów i ambasadorki do promocji wydarzenia

Ciężar promocji leży po stronie organizatorów, ale Twoim wsparciem mogą być ambasadorzy i ambasadorki eventu. o ile w wydarzenie zaangażowani są artyści, szkoleniowcy, czy konferansjerzy to już na etapie nawiązywania współpracy ustal kwestie marketingowe – poproś o nagranie zaproszenia w formacie rolki.

Pomocne w dotarciu do szerszego audytorium będzie też udostępnianie informacji o wydarzeniu przez twórców, ekspertów, partnerów, sponsorów czy sympatyków organizacji. Możesz rozesłać szablony spójne z identyfikacją wizualną eventu z prośbą o udostępnianie.

Ambasadorami wydarzenia są również uczestnicy. W odpowiedzi na rejestrację odeślij podziękowanie wraz z grafiką nawiązującą do udziału w evencie. Postaraj się, aby była kreatywna, ale też poproś wprost o udostępnienie jej i oznaczenie organizacji. Wysoką skuteczność mają np. szablony dostosowane do formatu relacji na Instagramie i Facebooku.

W trakcie wydarzenia

Choć najbardziej pracochłonne są przygotowania przed wydarzeniem, to prawdziwy ogień rozpala się w jego trakcie. Organizatorzy muszą realizować plan, ale także tłumić płomienie ewentualnych kryzysów. o ile wcześniej nie zaplanujesz, jak ma wyglądać komunikacja w trakcie wydarzenia i kto za nią odpowiada – to najprawdopodobniej nie będzie skuteczna, a potencjał promocyjny organizacji zostanie zmarnowany.

#4 Relacjonuj w czasie rzeczywistym – niech emocje sięgną zenitu!

Niektóre wydarzenia transmitowane są online z uwagi na wymagania projektowe, czy formułę spotkania online/offline. Niezależnie od tego, event powinien być relacjonowany na bieżąco za pośrednictwem social mediów, najlepiej na specjalnie dostosowanych do tego… relacjach! Żeby treści były regularne i ciekawie, musi odpowiadać za to oddelegowana wcześniej osoba (w przypadku dużych wydarzeń, może to być choćby cały zespół).

Dlaczego to takie ważne? Wydarzenia mają konkretny cel np. edukacyjny, integracyjny, czy związany z określoną zbiórką, ale jest to także okazja do promowania organizacji. Relacjonowanie angażujących treści na żywo pozytywnie wpłynie na wizerunek i pozwoli generować większe zasięgi. Co ciekawe, relacje zwykle nie są idealne (krzywy kadr, szum w tle), a często zbierają więcej reakcji niż pieczołowicie przygotowywane grafiki, czy selekcjonowane zdjęcia. Wykorzystaj to!

#5 Gadżety i strefy selfie – niech uczestnicy promują wydarzenie razem z Tobą

Wydarzenie może być relacjonowane nie tylko za pośrednictwem kanałów organizacji, ale także na profilach uczestników. Aby to sprowokować, zadbaj o miejsca, w których można zrobić „instagramowe zdjęcia”. Sprawdzi się kreatywna ścianka, kolorowy fotel, czy specjalnie w tym celu wykonana ramka. o ile organizacja dysponuje budżetem, można wcześniej zamówić gotowy gadżet, ale wystarczające będzie też stare krzesło pomalowane w interesujący sposób, neonowy napis, czy kilka luster popisanych markerem.

Wizerunek dzieci w Internecie – poradnik dla organizacji społecznych

#6 Zbieraj materiały podczas wydarzenia

Relacjonowanie na bieżąco to podstawa, ale niemniej istotne jest gromadzenie ciekawych materiałów z myślą o przyszłych działaniach. Szczególnie w przypadku cyklicznych wydarzeń warto zadbać o wideo z wypowiedziami uczestników i uczestniczek – co podobało im się najbardziej, czy polecają udział w kolejnych edycjach lub po prostu co zostanie z nimi po evencie. Do podsumowania lub promocji kolejnych wydarzeń można wykorzystać też time laps (film poklatkowy).

Gdy emocje już opadną… po wydarzeniu

To już ostatnia prosta. Wydarzenie za Tobą, ale nie odpuszczaj! Co Twoja organizacja może zrobić, aby maksymalnie wykorzystać potencjał eventu i przełożyć go na budowanie silniejszych relacji z odbiorcami?

#7 Podziękuj i podsumuj w social mediach (i nie tylko)

Kiedy zaproszeni goście już się rozejdą, a miejsce zostanie uprzątnięte, to organizatorzy zwykle marzą o tym, aby wrócić do domów i w końcu odpocząć. Jest jednak ostatnia rzecz, którą warto zrobić jeszcze tego samego dnia. Zamieszczenie, choć kilku zdjęć w mediach społecznościowych wraz z podziękowaniem za uczestnictwo, to coś, na co czekają goście wydarzenia. Na wyselekcjonowane treści przyjdzie czas, teraz ważniejsze są szczere reakcje i komentarze niesione na fali emocji.

Dziękuj, czyli jak wzmacniać relacje wokół organizacji pozarządowej
Po co adekwatnie wrzucasz ten post? Marketing społeczny od wizji do realizacji

#8 Wykorzystaj materiały ponownie, czyli recykling treści w praktyce

Marketing wydarzenia wymaga generowania ogromnej ilości treści, ale dobra wiadomość jest taka, iż można je później wykorzystać – i to nie tylko jako wspomnienie, czy promowanie kolejnego wydarzenia!

Gdzie możesz użyć materiałów?

do promocji zrzutek, kampanii 1,5%,
tworzenia materiałów edukacyjnych,
przedstawienia zespołu, wolontariuszy (oszczędzając czas i tnąc koszty sesji portretowych),
urozmaicając raporty roczne, podsumowania, prezentacje,
w materiałach drukowanych – plakatach, broszurach informacyjnych,
jeśli wydarzenie opierało się na wystąpieniach prelegentów, możesz przerobić je na merytoryczne wpisy na blogu, czy e-booki (za zgodą autorów).

Recykling treści to skuteczne narzędzie promocyjne, a więcej na jego temat dowiesz się w naszym artykule autorstwa Marzeny Kacprowicz: Jak zautomatyzować tworzenie transkrypcji, postów do mediów społecznościowych i wpisów na bloga?

Co dalej? Spraw, by kolejne wydarzenia były jeszcze lepsze!

Każdy następny event to nowe wyzwanie, ale Twoja organizacja ma już większy bagaż doświadczeń! Rozwijaj to, co zadziałało i eliminuj to, co przeszkadzało. I choć organizowanie wydarzeń stacjonarnych to zawsze duże przedsięwzięcie, nigdy nie odpuszczaj marketingu. Dobra promocja organizacji pozarządowej przekłada się na większy zasięg i tym samym skuteczniejsze realizowanie założonych celów. Działaj, edukuj i promuj!

Przeczytaj także:

Za mało czasu w marketing? Zatrudnij sztuczną inteligencję w swoim NGO!
10 sposobów na usprawnienie marketingu w NGO
Marka osobista w NGO – jak zacząć budowanie wizerunku społecznika / społeczniczki?

FAQ – Najczęściej zadawane pytania o promocję wydarzeń offline

1. Od czego zacząć planowanie promocji wydarzenia?
Zanim rozpoczniesz działania związane z promowaniem eventów, warto określić cel, który chcesz osiągnąć – np. budowanie zaangażowania, integrację szerszej społeczności czy promocję organizacji. Stworzenie harmonogramu i rozdzielenie zadań w zespole to skuteczny sposób, by wypromować event na czas i bez chaosu. W tym procesie możesz skorzystać z narzędzi do planowania treści, które ułatwią komunikację i pozwolą dotrzeć do Twojej grupy docelowej.

2. Jak określić grupę docelową mojego wydarzenia?
Aby dotrzeć do adekwatnych osób, musisz dobrze poznać swoją grupę docelową – kim są, jakie mają potrzeby i jak korzystają z internetu. To pomoże dobrać język komunikacji oraz kanały promocji eventu. Znając charakter wydarzenia, łatwiej będzie stworzyć interesujący program, który realnie przyciągnie uczestników i zwiększy zainteresowanie wydarzeniem.

3. Jakie kanały offline warto wykorzystać poza social mediami?
W przypadku wydarzeń o charakterze lokalnym, w przestrzeni publicznej, bezpośrednie dotarcie do lokalnej grupy odbiorców może być równie ważne co działania online. Warto zaprosić ich dzięki plakatów, ulotek czy ogłoszeń w lokalnych mediach. Spójną identyfikację wizualną warto zastosować również w gadżetach reklamowych, które stanowią świetny sposób na promocję i utrwalenie marki w pamięci uczestników. jeżeli planujesz event marketing w większej skali, rozważ także zaproszenie dziennikarzy branżowych – mogą pomóc, by zrobiło się o wydarzeniu naprawdę głośno.

4. Co powinien zawierać e-mail do uczestników przed wydarzeniem?
E-mail wysłany przed rozpoczęciem wydarzenia powinien zawierać najważniejsze informacje, takie jak dokładna data, miejsce i program wydarzenia. Personalizowana wiadomość, zdjęcia z przygotowań czy unikalny hashtag mogą zwiększyć zaangażowanie i zachęcić do wzięcia udziału. To prosty, ale skuteczny sposób na utrzymanie zainteresowania i zadbanie o frekwencję jeszcze przed samym wydarzeniem.

5. Czy warto przeprowadzać ankietę po wydarzeniu?
Zdecydowanie tak – to skuteczny sposób na zebranie opinii i doskonalenie kolejnych działań promocyjnych. Dzięki ankiecie dowiesz się, co zadziałało, a co warto poprawić. Po zakończeniu eventu promocja nie powinna się kończyć – warto wykorzystać feedback do tworzenia treści w internecie i dalszego budowania relacji z uczestnikami. To element, który wzmacnia efektywność całego procesu promowania eventów.

Idź do oryginalnego materiału