Jawność wynagrodzeń – co musi zmienić dział HR?

Zdjęcie: Jawność wynagrodzeń

Dyrektywa UE 2023/970 o przejrzystości wynagrodzeń zmieniła zasady gry dla działów HR – i to na kilku poziomach jednocześnie. Rekrutacja, struktura wynagrodzeń, raportowanie luki płacowej, prawo pracownika do informacji o zarobkach. Każdy z tych obszarów wymaga konkretnych działań.

Nie będziemy tu streszczać dyrektywy artykuł po artykule. Skupiamy się na tym, co konkretnie musi się zmienić w Twoim dziale – w procesach, w systemie, w dokumentach.

Aktualny stan prawny (maj 2026)

Pierwotny termin pełnej implementacji dyrektywy to 7 czerwca 2026 roku. Polska go nie dotrzyma. Projekt ustawy UC127 wciąż jest na etapie konsultacji – nowa wersja trafiła do uzgodnień 4 maja 2026 r., a przy standardowym vacatio legis przepisy wejdą w życie najwcześniej na początku 2027 roku.

Co to oznacza w praktyce? Część obowiązków już obowiązuje (patrz niżej), ale raportowanie luki płacowej, procedura wniosków pracowniczych czy zakaz klauzul poufności formalnie jeszcze nie są wymagane.

Nie zmienia to jednak faktu, iż dane do pierwszego raportu zbierają się od początku 2026 roku. Firmy, które zaczną przygotowania teraz, będą w znacznie lepszej pozycji niż te, które poczekają na ostatnią chwilę – zwłaszcza iż najważniejszy etap, wartościowanie stanowisk, potrafi zająć kilka miesięcy.

Co już obowiązuje od grudnia 2025

Zanim przejdziemy do listy „do zrobienia”, przypomnijmy, co powinno być już wdrożone:

• Widełki płacowe w ogłoszeniach rekrutacyjnych – od 24 grudnia 2025 roku każde ogłoszenie musi zawierać przedział wynagrodzenia lub konkretną kwotę. jeżeli Twoja firma tego jeszcze nie robi – to pilny priorytet numer zero.
• Zakaz pytania o historię zarobków – rekruterzy nie mogą pytać kandydatów o wynagrodzenie u poprzednich pracodawców. Warto sprawdzić, czy szablony rozmów kwalifikacyjnych zostały zaktualizowane.

Jeśli te dwie rzeczy działają – dobra robota. Teraz czas na głębsze zmiany.

Praktyczna lista obowiązków dla działu HR

1. Uporządkuj kategorie stanowisk (to fundament wszystkiego)

Jawność wynagrodzeń wymaga w praktyce czegoś, czego wiele firm unikała latami: wartościowania stanowisk. Chodzi o realne przyporządkowanie ról do grup według obiektywnych kryteriów – dyrektywa wskazuje cztery podstawowe: umiejętności, wysiłek, odpowiedzialność i warunki pracy. Żadnego z nich nie można pominąć.

Co to oznacza dla HR?

• Przejrzyj strukturę stanowisk – czy masz spójną, udokumentowaną siatkę ról?
• Przyporządkuj pracowników do grup stanowisk wykonujących „taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości”
• Udokumentuj kryteria przyporządkowania – w razie sporu lub kontroli to pracodawca musi udowodnić, iż stosuje obiektywne zasady (odwrócony ciężar dowodu)

Bez tej podstawy nie zbudujesz ani raportowania luki płacowej, ani systemu odpowiedzi na wnioski pracowników.

2. Przygotuj się na wnioski pracowników o informację o wynagrodzeniach

Po wejściu w życie pełnej implementacji każdy pracownik będzie mógł złożyć wniosek (pisemny lub elektroniczny) i w ciągu 2 miesięcy otrzymać od pracodawcy:

• informację o swoim indywidualnym poziomie wynagrodzenia,
• średnie wynagrodzenia dla swojej kategorii stanowisk, z rozbiciem na płeć.

Co to oznacza praktycznie? Dział HR musi mieć procedurę obsługi takich wniosków oraz dostęp do danych, które pozwolą na udzielenie odpowiedzi w terminie. jeżeli dane płacowe są rozsiane po arkuszach Excel, odpowiedź w 2 miesiące może być niemożliwa do zrealizowania.

Checklista:

• Czy masz w systemie dane płacowe pogrupowane według kategorii stanowisk?
• Czy możesz wygenerować zestawienie średnich wynagrodzeń z podziałem na płeć?
• Czy istnieje procedura przyjęcia i obsługi wniosku pracownika?

3. Zaplanuj raportowanie luki płacowej

To obowiązek dla firm zatrudniających co najmniej 100 pracowników. Według projektu UC127 z 29 kwietnia 2026 r.:

• Firmy 250+ pracowników będą raportować co rok
• Firmy 100–249 pracowników będą raportować rzadziej (harmonogram do potwierdzenia w finalnej ustawie)
• Pierwsze sprawozdanie obejmie dane za rok 2026 – zbierasz je już teraz, choćby jeżeli przepisy jeszcze formalnie nie weszły w życie

Raport będzie musiał być publicznie dostępny (np. na stronie internetowej pracodawcy lub za pośrednictwem organu monitorującego).

Co raportować? Dyrektywa wskazuje m.in.:

• lukę płacową (różnicę średnich wynagrodzeń kobiet i mężczyzn) ogółem i w podziale na kategorię stanowisk,
• odsetek kobiet i mężczyzn w każdym przedziale wynagrodzenia,
• lukę w wynagrodzeniu uzupełniającym (premie, świadczenia dodatkowe).

Ważne: o ile luka płacowa przekroczy 5% i pracodawca nie wykaże obiektywnych przyczyn niezwiązanych z płcią, będzie miał 6 miesięcy na wyjaśnienie lub likwidację różnicy. W przeciwnym razie czeka go wspólna ocena wynagrodzeń z udziałem przedstawicieli pracowników i plan naprawczy.

4. Wyeliminuj klauzule o poufności wynagrodzeń

Projekt ustawy UC127 przewiduje pełny zakaz stosowania klauzul poufności wynagrodzeń w umowach o pracę. Pracownik będzie mógł ujawniać informacje o własnym wynagrodzeniu, jeżeli służy to egzekwowaniu zasady równej płacy – i pracodawca nie będzie mógł wyciągać z tego żadnych negatywnych konsekwencji.

Co zrobić teraz:

• Przejrzyj wzory umów o pracę i aneksów – usuń zapisy o poufności wynagrodzeń
• Poinformuj menedżerów, iż rozmowy pracowników o zarobkach są dopuszczalne prawnie

5. Zaktualizuj procesy rekrutacyjne

Poza widełkami w ogłoszeniach zadbaj o:

• Szkolenie rekruterów i hiring managerów z zakazu pytania o historię wynagrodzeń
• Aktualizację systemów ATS i szablonów e-maili rekrutacyjnych – widełki muszą być podane przed pierwszą rozmową kwalifikacyjną

6. Sprawdź, co widzi pracownik w Twoim systemie kadrowym

Nowoczesne systemy kadrowe coraz częściej oferują Portal Pracownika, w którym zatrudniony ma wgląd we własne dane. Upewnij się, że:

• pracownik może zobaczyć swoje wynagrodzenie i jego historię,
• system umożliwia generowanie raportów płacowych z podziałem na płeć i kategorię stanowiska,
• dane są aktualne i spójne (nie ma rozbieżności między systemem a stanem faktycznym)

Co grozi za niedostosowanie się?

Projekt polskiej ustawy przewiduje kary administracyjne sięgające choćby 60 000 zł. Ale to nie jedyne ryzyko. Dyrektywa wprowadza odwrócony ciężar dowodu – w sporze o dyskryminację płacową to pracodawca musi udowodnić, iż wynagrodzenia są sprawiedliwe i oparte na obiektywnych kryteriach.

Firma bez wartościowania stanowisk i udokumentowanej polityki wynagrodzeń jest w takiej sytuacji praktycznie bezbronna. Do tego dochodzi nieograniczone prawo pracownika do odszkodowania za naruszenie zasady równej płacy.

Podsumowanie – lista kontrolna dla HR

Zanim zamkniesz ten artykuł, sprawdź, co już masz, a co jeszcze przed Tobą:

✓ Widełki płacowe w ogłoszeniach rekrutacyjnych
✓ Zakaz pytania o historię zarobków – wdrożony w procesie rekrutacji
✓ Wartościowanie stanowisk i siatka kategorii
✓ Procedura odpowiedzi na wnioski pracowników o wynagrodzenia
✓ Możliwość raportowania luki płacowej z systemu
✓ Eliminacja klauzul poufności wynagrodzeń w umowach
✓ Szkolenie menedżerów i rekruterów z nowych zasad

Czy Twój system kadrowy obsłuży te wymagania?

Większość obowiązków wynikających z dyrektywy – raportowanie luki płacowej, kategoryzacja stanowisk, dostęp pracownika do danych o wynagrodzeniach, generowanie zestawień z podziałem na płeć – wymaga odpowiedniego systemu kadrowo-płacowego. Arkusz Excel tego nie udźwignie.