Kiedy projekty stoją w miejscu

Masz czasem wrażenie, iż stoisz w miejscu? I to mimo, iż twoja lista to-do chudnie w oczach? Przecież skreślasz kolejne zadania. Dlaczego w takim razie nie czujesz, iż idziesz do przodu?

Bardzo możliwe, iż problem leży w tym ile czasu spędzasz przy pracy nad projektami, które faktycznie pchają cię ku obranym celom.

Możliwe, iż całe godziny spędzasz na czymś co nie ma większego znaczenia. I mimo, iż trudno nazwać to marnowaniem czasu, to na pewno nie jest to czas spędzony najlepiej.

Gdzie ulatują godziny?

Przez prawie dwa lata mierzyłem w jaki sposób spędzam każdą minutę życia. O swoim dniu wiedziałem wszystko. Od tego ile czasu zajmuje mi poranna toaleta aż po to jak długo przesiaduję na YouTube.

Dzięki temu mogłem zoptymalizować to jak spędzam czas jak się tylko dało. Tutaj przeczytasz więcej o tym dwuletnim eksperymencie: Jak mniej pracować i więcej spać.

Kilka miesięcy temu porzuciłem mierzenie każdej minuty. Nie widziałem już miejsca na poprawę, a to co zoptymalizowałem weszło mi w nawyk.

Ale pojawił się problem – mimo wszystkich tych zmian nie czułem, iż idę do przodu.

Nawet jeżeli miałem przed sobą solidny plan działania to często za mało czasu spędzałem na jego wdrażaniu a zbyt dużo na administracyjnych pierdołach.

Dlatego zmieniłem sposób mierzenia czasu i wyznaczyłem sobie cele.

Moje cele

Cały system opiera się na ograniczeniu czasu spędzanego w mało produktywnych obszarach, tak aby jak najwięcej zostało dla rzeczy ważnych. Ograniczenia i nakazy działają na mnie zaskakująco dobrze.

Oto jak w tej chwili wygląda mój plan.

Praca

• Planowanie: min 30 minut dziennie. Solidny plan to połowa sukcesu, dlatego do planowania każdego dnia staram się przyłożyć jak najlepiej. Pół godziny to optymalna ilość czasu w rozpisanie dnia, tygodnia, miesiąca.
• Praca nad projektami: min. 4 godziny dziennie. To jest klucz do robienia postępów. choćby najlepszy plan jest wart kilka bez czasu włożonego w jego realizację. Połowę dnia pracy staram się przeznaczyć na wdrażanie planu, bo tylko w ten sposób wiem, iż idę do przodu. Wśród moich projektów są takie przedsięwzięcia jak: 20% wzrost odwiedzin na Tookapic.com, 1000 sprzedanych wydruków zdjęć, Poprawa konwersji strony głównej o 10%.
• Administracja: max 30 minut dziennie. To gaszenie pożarów. Odpowiadanie na nagłe prośby, email, faktury, płatności, telefony. To wszystko odciąga mnie od adekwatnej pracy. Od tego, co faktycznie powinienem robić, żeby iść do przodu.
• Spotkania: max 1 godzina dziennie. W tym zawiera się cała komunikacja z klientem „live”. Nie tylko osobiście, ale również przez telefon, Slack, etc. Większość spotkań da się zastąpić dłuższym mailem, dlatego staram się maksymalnie ograniczać czas na spotkania właśnie.
• Społeczność: min. 30 minut dziennie. Szczególnie teraz, kiedy mocno angażuję się w pracę nad Tookapic – prowadzenie społeczności musi znaleźć miejsce w planie dnia.
• Pisanie: min. 30 minut dziennie. Połowę dnia pracy spędzam pisząc. Copy na strony internetowe, reklamy, planowanie, pomysły, maile. Codziennie piszę tysiące słów. Tu jednak skupiam się tylko na blogu. Każdego dnia najmniej pół godziny spędzam tworząc nowy content dla ciebie.
• Dzień pracy: max. 8 godzin dziennie. W ciągu tych 8 godzin powinienem zmieścić, wszystko co wymieniłem do tej pory: planowanie, pisanie, administrację, spotkania i faktyczną pracę nad projektami.

Osobiste

• Rozrywka: min. 3 godziny w tygodniu. „All work and no play makes Jack a dull boy” to cytat z „Lśnienia” Stanleya Kubricka. Był moment, kiedy w moim planie dnia nie było zupełnie czasu w rozrywkę i zaczynało robić się niebezpiecznie.
• Rozwój: min. 1 godzina dziennie. Książki, kursy, filmy, tutoriale, podcasty. Wszystko co pomaga mi się rozwinąć i nauczyć czegoś nowego.
• Rodzina: min. 90 minut dziennie. Tylko półtorej godziny? Tak, ale staram się aby był to czas spędzony dobrze. Rozmowa, wspólna zabawa, czytanie książek. Bez telefonu. A telewizora choćby w domu nie mamy.

Zdrowie

• Ćwiczenia: min. 3 godziny tygodniowo. Czyli średnio 25 minut dziennie faktycznego, celowego treningu.
• Sen: min. 7 godzin na dobę. O tym jak wielki wpływ sen ma na moją produktywność pisałem już wielokrotnie. 7 godzin to absolutne miniumum, żeby kolejnego dnia nie zasypiać na stojąco.

Narzędzia

Podobnie jak poprzednim razem, tak teraz używam timetrack.io (dostępny na iOS i Android). Aplikacja jest na tyle otwarta i elastyczna, iż pozwala śledzić czas we adekwatnie dowolny sposób.

Timetrack.io pozwala ustalić i na bieżąco śledzić cele dla wszystkich z obszarów.

Dlaczego to działa?

Z jednej strony działa prawa prawo Parkinsona:

Praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie.

Mając tylko pół godziny na ogarnięcie spraw administracyjnych, robię tylko to co jest rzeczywiście konieczne. I robię to szybko.

Jeśli spotkanie może trwać maksymalnie godzinę, to będzie rzeczowe, a dzięki temu ustalenia z niego wyniesione jasne.

Kiedy narzuciłem sobie max 8 godzin w pracy (co jest sporym wyczynem, kiedy pracujesz dla siebie), zacząłem pracować efektywniej.

Z drugiej strony planuję lepiej. Wiedząc ile czasu każdego dnia mam do poświęcenia w danym obszarze mogę efektywniej rozpisać zadania.

I wreszcie najważniejsze – mając bite 4 godziny zarezerwowane tylko na pracę nad projektami – mam pewność, iż każdego dnia robię postępy.

Jak zacząć? Powoli.

Nie musisz od razu rozpisywać wszystkiego dokładnie. Mi osobiście dojście do takiej listy jak wyżej zajęło kilka tygodni. Zacznij powoli.

1. Rozpisz swoje projekty, którym nie poświęcasz wystarczająco dużo czasu.
2. Wybierz jeden, twoim zdaniem najważniejszy.
3. Ustal minimalną ilość czasu, którą od dzisiaj będziesz mu poświęcać. Nie szalej. Niech to nie będzie 6 godzin dziennie. jeżeli np. chcesz zacząć pisać bloga – ustal cel na poziomie 5 minut pisania dziennie – minimum. Oczywiście w 90% przypadków będziesz pisać dłużej. Chodzi o to, aby cel nie przerażał, no bo „co to jest, 5 minut – dam radę!”

Przeczytaj też