Czy naprawdę pracodawca zawsze ma siedem dni na wydanie świadectwa pracy, czy to tylko mit, który kosztuje pracowników czas i nerwy?
Przepisy Kodeksu pracy oraz rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej jasno określają, kiedy świadectwo pracy powinno być wydane. Obowiązek ten powstaje w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy i dokument musi być gotowy do wręczenia w dniu ustania zatrudnienia. To fundamentalna informacja dla wszystkich, kto zastanawia się, kiedy otrzymać świadectwo pracy po zakończeniu pracy.
W praktyce popularne przekonanie, iż świadectwo pracy terminy zawsze obejmują siedem dni, jest błędne. Siedem dni dotyczy jedynie sytuacji, gdy pracodawca z obiektywnych przyczyn nie może wręczyć dokumentu tego samego dnia i wysyła je pocztą na ostatni znany adres.
Ważne jest też, iż świadectwo pracy to dokument informacyjny — oświadczenie wiedzy pracodawcy, a nie oświadczenie woli. Nie można zatem uzależniać wydania świadectwa od uprzedniego rozliczenia się pracownika. Od 1 stycznia 2019 r. pracownik powinien otrzymać razem ze świadectwem informacje o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej i zasadach jej odbioru lub zniszczenia.
Kluczowe wnioski
- Świadectwo pracy powinno być wydane w dniu ustania stosunku pracy.
- Siedmiodniowy termin dotyczy tylko wysyłki pocztowej z przyczyn obiektywnych.
- Świadectwo pracy jest dokumentem informacyjnym, niezależnym od rozliczeń między stronami.
- Przepisy opierają się na art. 97 § 1 Kodeksu pracy i odpowiednich rozporządzeniach.
- Od 2019 r. obowiązek przekazania informacji o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej.
Kiedy świadectwo pracy
Art. 97 § 1 Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek wydania świadectwa pracy niezwłocznie w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
W praktyce kadrowej termin ten oznacza przygotowanie dokumentu i wręczenie go w ostatnim dniu zatrudnienia. Pracownik powinien otrzymać świadectwo pracy terminy realizacji tego obowiązku wprost określają.
Gdy wydanie w tym samym dniu okaże się niemożliwe z obiektywnych powodów, pracodawca ma obowiązek przesłać świadectwo pocztą na ostatni znany adres pracownika w ciągu 7 dni od ustania stosunku pracy.
Jeżeli rozwiązanie umowy przypada na dzień wolny od pracy, dokument wystawia się w najbliższym dniu roboczym. Ten zapis reguluje, kiedy świadectwo pracy może być przekazane poza datą ustania zatrudnienia.
Wydanie świadectwa nie może być uzależnione od rozliczeń finansowych między stronami. Prawo jasno wskazuje, iż dokument musi trafić do pracownika bez względu na zaległości wypłat czy inne spory.
Termin wydania świadectwa pracy a zwykłe przekonania
W praktyce wiele osób mylnie interpretuje przepis o wysyłce pocztowej i uważa, iż pracodawca zawsze ma 7 dni na wydanie dokumentu. To przekonanie myli termin gotowości dokumentu z terminem doręczenia. Prawda brzmi inaczej: obowiązek wydania świadectwa pracy przypada na ostatni dzień stosunku pracy.
Jeżeli wydanie dokumentu w dniu ustania zatrudnienia jest obiektywnie niemożliwe, pracodawca może skorzystać z procedury pocztowej. Wtedy świadectwo pracy terminy przewidują wysłanie dokumentu na ostatni znany adres pracownika nie później niż w ciągu 7 dni.
Różnica praktyczna jest istotna. Pracodawca musi mieć świadectwo gotowe do wręczenia w dniu zakończenia umowy. Siedmiodniowy okres nie zwalnia z obowiązku przygotowania dokumentu, a jedynie daje alternatywny sposób doręczenia, gdy osobiste wręczenie nie jest możliwe.
Gdy umowa kończy się w dzień wolny, świadectwo należy wystawić w najbliższy dzień roboczy. Ta zasada bywa mylona z automatycznym przesunięciem terminu o 7 dni, co prowadzi do błędnych oczekiwań dotyczących tego, kiedy otrzymać świadectwo pracy.
Jeśli pracownik przebywa poza miejscem pracy i nie ustanowił pełnomocnika, doręczenie pocztowe w ciągu 7 dni jest dopuszczalne. Nie powinno to jednak stanowić standardowej praktyki, gdy możliwe jest natychmiastowe wydanie dokumentu.
Wymagania przy wystawianiu świadectwa pracy
Świadectwo pracy musi być sporządzone na piśmie i wręczone pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej. Upoważnienie może być pisemne lub elektroniczne, gdy pracodawca dopuszcza taką formę.
Gdy przekazanie dokumentu bezpośrednio jest niemożliwe z przyczyn obiektywnych, pracodawca doręcza świadectwo za pośrednictwem operatora pocztowego lub innym sposobem. Termin doręczenia nie może przekroczyć 7 dni od ustania stosunku pracy.
Wydanie świadectwa pracy jest obowiązkiem bezwarunkowym. Nie wolno uzależniać wydania dokumentu od uregulowania należności, zwrotu mienia firmowego czy innych rozliczeń.
Nie dopuszcza się wystawiania świadectwa pracy w trakcie trwania zatrudnienia, chyba iż pracownik złoży pisemny wniosek dotyczący poprzedniego okresu zatrudnienia. Dawny obowiązek wydawania dokumentu co 24 miesiące został zniesiony.
Przy wydaniu świadectwa pracodawca powinien przekazać informacje o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz o zasadach jej odbioru lub zniszczenia. Te obowiązki wynikają ze zmian prawnych z 2019 roku.
W praktyce często pojawia się pytanie o różnicę między świadectwem a zaświadczeniem. Zaświadczenie o pracy może być krótszym dokumentem potwierdzającym zatrudnienie, gdyż nie zastępuje pełnego świadectwa pracy.
W tabeli poniżej zestawiono najważniejsze wymagania, by ułatwić stosowanie przepisów w firmach i urzędach.
| Forma | Dokument pisemny; dopuszczalne upoważnienie elektroniczne | Przy wydaniu lub do 7 dni, jeżeli doręczenie pocztą |
| Doręczenie | Osobiście pracownikowi lub osobie upoważnionej; alternatywnie operator pocztowy | Nie później niż 7 dni od ustania stosunku pracy |
| Warunki | Wydanie bezwarunkowe; nie można uzależniać od zwrotu mienia czy rozliczeń | Natychmiast przy ustaniu stosunku pracy |
| Wydawanie w trakcie zatrudnienia | Dozwolone tylko na pisemny wniosek dotyczący poprzedniego okresu | Na żądanie pracownika |
| Informacje dodatkowe | Okres przechowywania dokumentacji i zasady odbioru lub zniszczenia | Zgodnie ze zmianami prawnymi od 2019 r. |
| Alternatywny dokument | Zaświadczenie o pracy potwierdza zatrudnienie, nie zastępuje świadectwa | Wydawane na żądanie |
Znajomość wymagań przy wystawianiu świadectwa pracy ułatwia działanie działów kadr i minimalizuje ryzyko sporów prawnych. Przejrzyste procedury skracają czas obsługi spraw pracowniczych i poprawiają relacje z byłymi pracownikami.
Jakie informacje zawiera świadectwo pracy
Świadectwo pracy musi wskazywać podstawowe dane niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych. W dokumencie pojawiają się okres zatrudnienia, wymiar czasu pracy oraz zajmowane stanowiska.
Dokument powinien zawierać tryb rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy z podaniem podstawy prawnej. Te świadectwo pracy informacje decydują o prawach do zasiłków i świadczeń społecznych.
W świadectwie zapisuje się liczbę dni urlopu wypoczynkowego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Należy także wskazać wykorzystanie urlopów dodatkowych, rodzicielskich, ojcowskich oraz wychowawczych.
Powinny się znaleźć informacje o urlopie bezpłatnym wraz z podstawą prawną jego udzielenia. Trzeba wymienić zwolnienia od pracy przewidziane w art. 188 Kodeksu pracy oraz zwolnienia z tytułu siły wyższej.
Świadectwo zawiera okresy nieskładkowe istotne dla emerytury lub renty. W razie wykonywania pracy zdalnej dokument określa czas, w którym taka praca była świadczona.
Jeśli pracownik wykonywał pracę tymczasową, trzeba wyszczególnić okres oraz podmiot, dla którego praca była świadczona. W świadectwie umieszcza się też okres odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych.
Na żądanie pracownika pracodawca ma obowiązek wpisać w świadectwo informacje o zarobkach. Wyrażone w dokumencie zarobki na żądanie pracownika obejmują wynagrodzenie otrzymane za wskazany okres.
Pracownik może zażądać, by świadectwo obejmowało łączny okres zatrudnienia wynikający z poprzednich umów. Dokument powinien wskazywać łączną liczbę dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie oraz dni, za które prawa do wynagrodzenia nie zachował.
W świadectwie należy zamieścić informacje o odszkodowaniu za skrócenie okresu wypowiedzenia, gdy miało to miejsce. Pełne i rzetelne świadectwo pracy informacje ułatwiają dochodzenie roszczeń i wyliczenia świadczeń.
Procedury przy niewydaniu lub błędach w świadectwie pracy
Brak wydania dokumentu to wykroczenie wobec pracownika. Gdy pracodawca nie daje świadectwa, pracownik może złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy we właściwym Okręgowym Inspektoracie Pracy.
Inną drogą jest powództwo do sądu pracy. Powództwo ma na celu zobowiązanie pracodawcy do wydania świadectwa. Taki wniosek przyspiesza procedurę uzyskania dokumentu.
Jeżeli pojawią się błędy w świadectwie pracy, ustawodawca daje pracownikowi 14 dni na żądanie sprostowania u pracodawcy. Żądanie powinno być złożone na piśmie, by zachować dowód.
Gdy pracodawca odmawia sprostowania, pracownik ma kolejne 14 dni na wytoczenie sprawy w sądzie pracy. Sąd może zobowiązać do wydania poprawionego dokumentu.
Nawet po upływie tych terminów możliwe są korekty. Nie istnieje ostateczny termin na poprawę świadectwa pracy. Skorygowanie dokumentu może nastąpić po miesiącach lub latach.
W praktyce pracodawca wystawia nowe świadectwo z aktualną datą i dołącza pismo wyjaśniające, które punkty zostały zmienione. W piśmie może zażądać zwrotu pierwotnego dokumentu.
Pracownik może dochodzić odszkodowania na podstawie art. 99 Kodeksu pracy za szkodę wynikłą z niewydania lub wadliwego świadectwa pracy. W pozwie trzeba wykazać związek przyczynowy między brakiem albo błędem a poniesioną szkodą, na przykład utrudnienia w zatrudnieniu.
Wiedza o tym, kiedy świadectwo pracy powinno być wydane, ułatwia planowanie działań prawnych. Szybka reakcja zwiększa szanse na szybkie sprostowanie i ewentualne zadośćuczynienie.
Wyjątki, praktyczne wskazówki i zmiany w przepisach
Istnieją istotne wyjątki świadectwo pracy: gdy pracownik nawiązuje nowy stosunek pracy z tym samym pracodawcą w ciągu 7 dni, pracodawca nie musi wydawać świadectwa, chyba iż pracownik złoży wniosek pisemny lub elektroniczny. Dawny obowiązek wydawania świadectwa co 24 miesiące został zniesiony, więc teraz wystawianie dokumentu w trakcie trwania umowy następuje tylko na żądanie zatrudnionego.
Praktyczne wskazówki dla pracodawców obejmują przygotowanie świadectwa pracy już w dniu ustania stosunku pracy oraz dokumentowanie procedur doręczenia, np. wysyłki pocztowej z potwierdzeniem odbioru. Warto umożliwić składanie wniosków o świadectwo w formie elektronicznej i dołączać informacje o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej, co wspiera zgodność z wymagania przy wystawianiu świadectwa pracy.
Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca musi poinformować pracownika o okresie przechowywania dokumentacji oraz o możliwości jej odbioru do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie tego okresu. Należy także zawiadomić o zamiarze zniszczenia dokumentacji, jeżeli nie zostanie odebrana. Te zmiany wpływają na procedury HR i podnoszą obowiązki informacyjne.
W praktyce rozwiązaniem ułatwiającym realizację obowiązków są systemy kadrowo-płacowe, takie jak wFirma.pl i inne popularne programy, które automatycznie generują świadectwa zgodne z wymagania przy wystawianiu świadectwa pracy. Stosowanie takich narzędzi to konkretne praktyczne wskazówki dla pracodawców, które usprawniają proces i minimalizują ryzyko błędów oraz uchybień dotyczących kiedy świadectwo pracy powinno być wydane.
