Rozwój technologii sprawił, iż coraz więcej organizacji decyduje się na model pracy hybrydowej lub zdalnej. Dzięki temu firmy mają znacznie lepszy dostęp do wykwalifikowanych kandydatów, którzy mogą pracować z różnych miejsc w kraju, a choćby na świecie. Również oczekiwania pracowników dotyczące kontaktów z pracodawcą uległy zmianie. Zmiany te całkowicie odmieniły role działów HR.
Postęp technologiczny wpłynął na cyfryzację wielu procesów w działach HR, jednak narzędzia, z których korzystają specjaliści, muszą stale ewoluować, aby sprostać nowym wyzwaniom związanym z pozyskiwaniem talentów, wdrażaniem nowych pracowników, załatwianiem kwestii formalnych związanych z podpisywaniem dokumentów oraz wsparciem zarówno dla tych pracujących zdalnie, jak i stacjonarnie.
Proces zdalnego onboardingu
Tradycyjnie proces onboardingu (wdrażania) nowo zatrudnionych wymaga podpisywania szeregu dokumentów, takich jak umowy, informacje dotyczące wynagrodzeń czy świadczeń. W rzeczywistości większość specjalistów HR w małych i średnich firmach przez cały czas korzysta z papierowych dokumentów – formularzy, arkuszy kalkulacyjnych, i innych ręcznych narzędzi do zarządzania rekrutacją i wdrażaniem nowych pracowników. Takie podejście jest nie tylko czasochłonne, ale również wiąże się z ryzykiem naruszeń bezpieczeństwa i zgodności z przepisami.
Nie jest więc zaskakujące, iż w wielu działach HR, które korzystają wyłącznie z manualnych procesów, brakuje personelu, a wielu specjalistów HR uważa, iż ich dział nie ma wystarczającej liczby pracowników, by poradzić sobie z obciążeniem pracą.
Braki kadrowe nie zmniejszają jednak wagi roli, jaką dział HR odgrywa w doświadczeniu nowego pracownika. Dlatego zespoły HR muszą wdrażać skuteczniejsze metody realizacji procesu zdalnego onboardingu.
Zautomatyzowane rozwiązania, takie jak oprogramowanie w chmurze, umożliwiają działom HR radzenie sobie z wyzwaniami związanymi z rekrutacją i wdrażaniem pracowników zdalnych, eliminując czasochłonne zadania zarówno dla specjalistów HR, jak i nowych pracowników. Automatyzacja procesu wdrażania, w tym stosowanie rozwiązań do zdalnego podpisywania dokumentów zintegrowanych z systemami HR pozwala na stworzenie cyfrowego workflow, który zapewnia, iż nowy pracownik automatycznie otrzymuje kolejny dokument do podpisania w zdalnym procesie onboardingu po zakończeniu poprzedniego etapu.
Podpisy elektroniczne w procesie zdalnej rekrutacji
Tradycyjny proces onboardingu, oparty na ręcznych lub pół-cyfrowych rozwiązaniach, bywa bardzo długi. Oczekiwanie na dokumenty podpisane w sposób tradycyjny (ręcznie) może przeciągać proces wdrażania choćby do kilku tygodni. Zastosowanie narzędzi cyfrowych do zdalnego podpisywania dokumentów, takich jak platforma do e-podpisu SIGNIUS, może skrócić ten czas z kilku tygodni do zaledwie jednego dnia.
Integracja rozwiązania do podpisywania dokumentów online z istniejącymi aplikacjami HR (np. eTeczką) dodatkowo usprawnia proces zdalnego wdrażania pracowników. Korzyści z cyfrowego podpisywania dokumentów, dopasowanego do istniejącej infrastruktury technologicznej, to m.in.:
- Zmniejszenie ryzyka błędów ludzkich, takich jak zgubienie ważnego dokumentu czy zapomnienie o podpisie
- Zwiększenie bezpieczeństwa poprzez eliminację potencjalnych zagrożeń
- Poprawa szybkości i efektywności całego procesu
- Zdecydowanie lepsze doświadczenie nowych pracowników
Ponadto integracja e-podpisów z aplikacjami HR zmniejsza potrzebę manualnego archiwizowania dokumentów oraz minimalizuje ryzyko błędów związanych z brakiem zgodności z przepisami.
Zastosowanie e-podpisów w celu ulepszenia zdalnego onboardingu
Wykorzystując nowoczesne rozwiązania cyfrowe, takie jak integracja e-podpisów z istniejącymi aplikacjami HR, działy HR mogą szybciej i efektywniej wdrażać pracowników zdalnych. Pomaga to również zachować zgodność z przepisami, poprawia wydajność działu HR oraz zapewnia pozytywne doświadczenie nowo zatrudnionych.
Poszukujesz rozwiązania do zdalnego podpisywania dokumentów w dziale HR? Skontaktuj się z nami: [email protected] | +48 61 415 29 00
Przeczytaj więcej o naszych rozwiązaniach do popisywania dokumentacji HR.
