Oto jak można spokojnie przetrwać koniec roku w biznesie

Mój klient, Jakub, niedawno jęknął z rozpaczy. Mówił o prezentacjach, które niespodziewanie zmusił go zespół zarządzający. „Co roku jest tak samo: gdy tylko grudzień się zbliża, wszyscy wpadają w furię” – powiedział. „To tak, jakby wszyscy byli zaskoczeni, iż rok dobiega końca”. W grudniu wiele osób mierzy się z nawałem zadań: terminy do końca roku są napięte, prośby złożone – i często wykraczają poza codzienne obowiązki. zwykle obejmują one:

• Aktualizacje budżetu

• Sprawozdania dotyczące wydatków i personelu

• Negocjacje dotyczące premii i wynagrodzenia

• Aktualizacja cyklu sprzedaży

• Raporty dotyczące utrzymania i odejścia klientów

• Wyceny zapasów i łańcucha dostaw

To gorączkowe zakończenie roku jest powszechne w firmach z przesadną kulturą pilności – lub gdy menedżerowie mają trudności z prawidłowym priorytetyzowaniem zadań. Łatwo jest sobie wmówić, iż „słabe planowanie z twojej strony nie jest dla mnie sytuacją kryzysową”. Ale w rzeczywistości to właśnie ty jesteś w sytuacji kryzysowej, jeżeli twój przełożony lub kierownictwo wyższego szczebla jest w stanie najwyższej gotowości.

Jak radzisz sobie z wieloma zadaniami na ostatnią chwilę, gdy zbliża się koniec roku? Tutaj znajdziesz strategie, które pomogą Ci rozładować gorączkowe tempo i przejść przez sprint kończący rok w bardziej zrelaksowany sposób.

Jeśli pod koniec kadencji w ostatnich latach Twoje obciążenie pracą narastało, czas podjąć proaktywne kroki. Porozmawiaj z przełożonymi – o ich potrzebach, a nie o swoich. Przykłady:

• „Przez ostatnie trzy lata musieliśmy aktualizować nasze dane sprzedażowe i sporządzać prognozę na nadchodzący rok do końca listopada. W tym roku nic o tym nie słyszałem. Czy harmonogram się zmienił?”

• „Zwykle wszystkie oceny okresowe są wymagane do 15 grudnia. Jednak nie otrzymałem jeszcze żadnych standardowych wytycznych i materiałów szkoleniowych, które zawsze otrzymujemy z wyprzedzeniem. Z kim mogę się skontaktować, aby dowiedzieć się, kiedy upływa termin w tym roku? Wtedy będę mógł przygotować mój zespół”.

Jednym z największych wyzwań pod koniec roku jest utrzymanie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym . Jest to szczególnie istotne w obliczu coraz pilniejszych zadań. Badanie Pew Research Center z 2023 roku pokazuje, iż wielu Amerykanów waha się przed wykorzystaniem wszystkich dni urlopu, ponieważ nie chcą mieć zaległości w pracy. Wszystko zależy od Twojej organizacji. Tutaj znajdziesz metody i wskazówki, jak efektywniej wykorzystać czas i tym samym pracować wydajniej.

• „Alex, chciałem tylko dać ci znać, iż będę niedostępny od 18 grudnia do 3 stycznia. Nie będę sprawdzał skrzynki odbiorczej ani czatów zespołowych. jeżeli będziesz czegoś ode mnie potrzebował przed końcem roku, daj mi znać, żebym zdążył się tym zająć”.

• „Sandra, wyjeżdżam na dwa tygodnie w grudniu. Umówmy się na spotkanie na początku stycznia, żebyśmy mogli nadrobić zaległości”.

Informując o swoim czasie wolnym i rzetelnie go przestrzegając, pomagasz innym w planowaniu – a jednocześnie jesteś dobrym wzorem do naśladowania. Nawet jeżeli poinformowałeś wszystkich o swoich wakacjach, inni mogą próbować przekraczać Twoje granice. Na przykład menedżer lub członek zespołu może poprosić Cię o „jeszcze tylko jedną rzecz” – a Ty możesz mieć ochotę mu pomóc.

Dlatego zastanów się z wyprzedzeniem, jak chcesz sobie poradzić z tą sytuacją – zanim ktokolwiek o to zapyta. Jasna odpowiedź, taka jak: „Obawiam się, iż sobie z tym nie poradzę. Porozmawiajmy o innych rozwiązaniach”, pomoże Ci pozostać wiernym sobie i swoim potrzebom. Co więcej, mówienie „nie” to dobra praktyka – sztuka, którą wszyscy powinniśmy opanować w dzisiejszym zabieganym środowisku pracy.

Wracając do mojego klienta, Jacoba. Wiedział, iż spędzi kilka wieczorów na tworzeniu szczegółowych prezentacji w programie PowerPoint. Ale kiedy zaczęliśmy omawiać kolejne kroki, zdał sobie sprawę, iż chce od razu zabrać się do pracy, nie wyjaśniając dokładnie, czego się od niego oczekuje.

Większość z nas nie jest szczególnie dobra w formułowaniu próśb. Przełożeni Jacoba nie byli wyjątkiem. Kiedy zapytał ich o szczegóły swojego zadania, okazało się, iż wystarczy skorzystać z gotowego raportu. Jednocześnie mógł zaplanować bardziej szczegółowy i dogłębny przegląd wyników za rok na styczeń. To, co kosztowałoby Jacoba niemal mnóstwo nadgodzin, stało się w ten sposób łatwym do wykonania zadaniem o minimalnym stresie. Jeśli więc otrzymasz zadanie w ostatniej chwili, nie wahaj się ponownie zapytać o oczekiwania. To może pomóc Ci lepiej zrozumieć problem, który masz rozwiązać dla swoich menedżerów – i dlaczego jest tak pilny.

Niezależnie od tego, jak dobrze zaplanowałeś swój czas, zawsze mogą pojawić się prośby w ostatniej chwili. Dlatego warto sprawdzić kalendarz i zaplanować czas na nieprzewidziane zadania. Zadaj sobie pytanie:

• W jakie projekty w tej chwili inwestuję czas, które do końca roku przestaną być przydatne lub istotne?

• Które spotkania możemy przełożyć na styczeń, abyśmy mogli zacząć od nowa z większą liczbą uczestników i energią ?

• Które zadania na mojej liście rzeczy do zrobienia pozostały niedokończone, a ja tego nie zauważyłem?

Oczywiście odwoływanie lub przekładanie spotkań nie powinno stać się nawykiem. Jednak intensywne tempo pod koniec roku uzasadnia uczciwą ocenę własnych zobowiązań.

Nawet jeżeli w tym roku sterta zadań na Twoim biurku stanie się coraz większa, przez cały czas będziesz mieć pełną kontrolę nad jedną czynnością. Spójrz na swój kalendarz na nadchodzący rok. Ustaw przypomnienie na początek września, aby umówić się na spotkanie z przełożonymi. Tam możesz zapytać, co jeszcze musisz zrobić.

Okres poprzedzający Sylwestra jest wystarczająco stresujący bez dodatkowej presji związanej z pracą. Z odpowiednim nastawieniem i skutecznymi narzędziami, nie tylko przetrwasz nawał terminów w grudniu, ale także z powodzeniem sobie z nimi poradzisz.