W świecie biznesu i usług często spotykamy się z pojęciem podwykonawcy. Kim dokładnie jest taka osoba lub firma? Podwykonawca to specjalista, który wykonuje określone zadanie na zlecenie głównego wykonawcy. Może to być zarówno pojedyncza usługa, jak i długoterminowa współpraca. W praktyce podwykonawcy odgrywają kluczową rolę w wielu branżach, umożliwiając firmom delegowanie określonych zadań i skupienie się na głównych obszarach działalności.
W tym artykule przyjrzymy się bliżej, czym zajmują się podwykonawcy, jakie są formy ich współpracy oraz jak najlepiej rozliczać się z nimi. Pokażemy również, jak w prosty sposób można uniknąć formalności i wystawiać faktury VAT bez działalności gospodarczej dzięki Bizky Freelance – rozwiązaniu idealnemu dla freelancerów i zleceniobiorców.
Podwykonawca kto to ?
Podwykonawca to osoba lub firma, która wykonuje określoną pracę na zlecenie głównego wykonawcy (zleceniodawcy) na podstawie zawartej umowy. kooperacja z podwykonawcą pozwala firmom na delegowanie określonych zadań i skoncentrowanie się na kluczowych obszarach działalności. Umowa między zleceniodawcą a podwykonawcą określa istotne aspekty współpracy, takie jak zakres obowiązków, terminy realizacji, forma wynagrodzenia oraz odpowiedzialność stron. W zależności od charakteru pracy, podwykonawca może działać zarówno jako niezależny specjalista, jak i jako firma świadcząca usługi dla większego podmiotu.
Choć często termin „podwykonawca” kojarzy się z branżą budowlaną czy przemysłową, jego zastosowanie jest znacznie szersze. Podwykonawcami mogą być specjaliści działający w różnych sektorach, takich jak:
- IT i programowanie – tworzenie aplikacji mobilnych i webowych, administracja serwerami, podwykonawca stron internetowych, tworzenie systemu na zamówienie,
- Marketing i reklama – zarządzanie kampaniami reklamowymi, obsługa social media, podwykonawca SEO, copywriting,
- Grafika i design – projektowanie logo, identyfikacji wizualnej, materiałów reklamowych, stron internetowych, animacji,
- Tłumaczenia i edycja tekstów – profesjonalne tłumaczenia, redakcja i korekta tekstów, przygotowanie materiałów multimedialnych,
- Prace biurowe i administracyjne – wirtualni asystenci, analiza danych, zarządzanie dokumentacją, obsługa klienta,
- Branża edukacyjna i szkoleniowa – korepetytorzy, trenerzy biznesowi, specjaliści od e-learningu.
Outsourcing usług do podwykonawców to nie tylko sposób na zwiększenie efektywności firmy, ale także metoda na redukcję kosztów operacyjnych. Przedsiębiorcy nie muszą zatrudniać specjalistów na pełen etat, a jednocześnie mogą korzystać z ich doświadczenia i kompetencji w określonych dziedzinach.
Umowa z podwykonawcą – na co zwrócić uwagę?
Decydując się na współpracę z podwykonawcą, najważniejsze jest spisanie odpowiedniej umowy, która określi warunki współpracy i zabezpieczy interesy obu stron. W zależności od sytuacji może to być umowa B2B (jeśli podwykonawca prowadzi działalność gospodarczą), umowa o dzieło lub umowa zlecenie (jeśli nie ma własnej firmy). Bez względu na jej formę warto zwrócić uwagę na kilka istotnych elementów:
1. Przedmiot umowy
Przedmiot umowy to dokładne określenie zakresu obowiązków podwykonawcy. Warto opisać go w sposób jasny i precyzyjny, unikając ogólników. Na przykład, jeżeli zlecasz wykonanie strony internetowej, zamiast zapisu „stworzenie strony www” lepiej sprecyzować: „wykonanie responsywnej strony internetowej w technologii WordPress, składającej się z pięciu podstron wraz z podstawową optymalizacją SEO”.
2. Wynagrodzenie i terminy płatności
Kolejnym istotnym elementem jest ustalenie wysokości wynagrodzenia oraz formy jego wypłaty. Możliwe opcje to:
- stawka godzinowa,
- ryczałt za cały projekt,
- wynagrodzenie etapowe (np. 50% zaliczki przed rozpoczęciem pracy, 50% po jej zakończeniu).
Należy także jasno określić termin płatności – standardowo jest to 7, 14 lub 30 dni od wystawienia faktury. W przypadku opóźnień warto zawrzeć zapis o odsetkach za zwłokę.
3. Prawa autorskie
Jeśli podwykonawca wykonuje prace kreatywne (np. grafiki, teksty, oprogramowanie), należy ustalić kwestię praw autorskich. Domyślnie twórca zachowuje do nich pełne prawa, chyba iż w umowie znajdzie się zapis o ich przeniesieniu. Aby uniknąć sporów, warto jasno określić:
Czy prawa autorskie zostają przeniesione na zleceniodawcę?
Kiedy następuje przeniesienie (np. po opłaceniu wynagrodzenia)?
Na jakich polach eksploatacji można korzystać z utworu?
4. Ochrona danych i poufność
Współpraca z podwykonawcą często wymaga udostępnienia mu poufnych informacji – np. dostępu do danych klientów, strategii marketingowej czy dokumentów wewnętrznych firmy. Aby zapobiec ich nieuprawnionemu wykorzystaniu, warto zawrzeć w umowie klauzulę o poufności (NDA). Powinna ona określać:
Jakie informacje są objęte klauzulą poufności?
Przez jaki czas podwykonawca ma obowiązek zachować je w tajemnicy?
Jakie konsekwencje grożą za złamanie postanowień NDA?
5. Kary umowne i odpowiedzialność
Aby zabezpieczyć się przed niedotrzymaniem warunków umowy przez podwykonawcę, można dodać zapisy dotyczące kar umownych. Mogą one dotyczyć np. opóźnienia w realizacji projektu lub niewłaściwego wykonania pracy.
Bizky Freelance – prostsze rozliczenia z podwykonawcami
Jeśli podwykonawca nie prowadzi działalności gospodarczej, może napotkać trudności z wystawieniem faktury VAT. W takich przypadkach idealnym rozwiązaniem jest Bizky Freelance, które pozwala wystawiać faktury bez konieczności zakładania firmy. Dzięki temu zleceniodawca może bezproblemowo rozliczyć się z kontraktorem, unikając skomplikowanych procedur podatkowych.
Prawa autorskie – najważniejszy element współpracy z podwykonawcą
Jeśli podwykonawca tworzy dzieło o charakterze intelektualnym – na przykład projekt graficzny, stronę internetową, tekst, oprogramowanie czy kampanię reklamową – najważniejsze jest odpowiednie uregulowanie kwestii praw autorskich w umowie. Domyślnie, zgodnie z polskim prawem, pełne prawa autorskie do stworzonego dzieła należą do jego twórcy (podwykonawcy), chyba iż umowa stanowi inaczej.
Jak skutecznie zabezpieczyć prawa autorskie w umowie?
Aby uniknąć sytuacji, w której podwykonawca zachowuje prawa do dostarczonej pracy i może ograniczyć jej wykorzystanie, w umowie powinny znaleźć się następujące zapisy:
Wyraźna informacja o przeniesieniu praw autorskich – można to zrobić w odrębnej klauzuli lub osobnej umowie, która precyzuje zasady przekazania praw.
Dokładne określenie dzieła – należy jasno wskazać, jakie konkretnie materiały podlegają przeniesieniu praw (np. kod źródłowy oprogramowania, konkretne grafiki, treści).
Pola eksploatacji – czyli sposoby, w jakie dzieło może być wykorzystywane. Mogą obejmować m.in.:
- publikację w Internecie,
- drukowanie i rozpowszechnianie,
- modyfikację, przerabianie i adaptację.
Moment przeniesienia praw autorskich – warto określić, kiedy przeniesienie praw następuje. Może to być: - w momencie zapłaty za wykonane dzieło,
- po podpisaniu protokołu odbioru,
- z chwilą dostarczenia gotowego projektu.
Zezwolenie na wykonywanie praw zależnych – jeżeli zleceniodawca chce np. modyfikować dostarczone dzieło (zmieniać grafikę, poprawiać kod), powinien uzyskać zgodę na wykonywanie praw zależnych.
Prawa do nośników danych i kodu źródłowego – w przypadku współpracy z programistami warto zawrzeć zapis o przekazaniu kodu źródłowego oraz praw do jego edycji.
Czy przeniesienie praw autorskich wiąże się z dodatkowym wynagrodzeniem?
Tak, zgodnie z polskim prawem, przeniesienie autorskich praw majątkowych może wiązać się z dodatkowym wynagrodzeniem. Warto więc od początku jasno określić w umowie, czy wynagrodzenie obejmuje również przekazanie praw, czy konieczna jest osobna opłata.
Zabezpieczenie know-how i poufności w umowie z podwykonawcą
Współpraca z podwykonawcą często wiąże się z udostępnieniem mu poufnych informacji, takich jak strategie biznesowe, bazy klientów, dane finansowe czy rozwiązania technologiczne. Aby chronić interesy swojej firmy, warto wprowadzić do umowy odpowiednie zabezpieczenia know-how oraz klauzulę o zachowaniu poufności (NDA – Non-Disclosure Agreement).
Jakie informacje powinny być objęte klauzulą poufności?
Klauzula NDA powinna jasno określać, jakie informacje uznawane są za poufne. Mogą to być:
Dane klientów i partnerów biznesowych,
Strategie marketingowe i plany sprzedażowe,
Kody źródłowe, algorytmy, rozwiązania IT,
Dokumentacja projektowa, kosztorysy, umowy handlowe,
Wewnętrzne procedury firmy, know-how i patenty.
Obowiązki podwykonawcy w zakresie poufności
Podwykonawca, podpisując umowę, zobowiązuje się do:
Nieujawniania informacji poufnych osobom trzecim,
Niewykorzystywania ich do własnych celów,
Zabezpieczenia dostępu do poufnych danych, np. poprzez hasła czy szyfrowanie,
Zwrócenia lub usunięcia przekazanych mu dokumentów i plików po zakończeniu współpracy.
Jak długo obowiązuje klauzula poufności?
Zazwyczaj zobowiązanie do zachowania poufności obowiązuje nie tylko w trakcie współpracy, ale również po jej zakończeniu – np. przez okres 2-5 lat. Długość tego okresu powinna być określona w umowie.
Jakie konsekwencje grożą za złamanie NDA?
Aby klauzula poufności miała realne znaczenie, warto określić sankcje za jej złamanie. Mogą to być:
Kary umowne – np. określona kwota za każde ujawnienie informacji,
Obowiązek odszkodowania – pokrycie strat wynikających z naruszenia umowy,
Możliwość dochodzenia roszczeń na drodze sądowej.
Ochrona danych osobowych przy współpracy z podwykonawcą
Od 2018 roku wszystkie państwa członkowskie Unii Europejskiej muszą przestrzegać RODO (Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych), co oznacza, iż każda firma współpracująca z podwykonawcą powinna zadbać o odpowiednie zabezpieczenie przekazywanych danych osobowych. Dotyczy to szczególnie sytuacji, gdy podwykonawca ma dostęp do informacji o klientach, pracownikach lub partnerach biznesowych.
Kiedy podwykonawca przetwarza dane osobowe?
Podwykonawca może mieć dostęp do danych osobowych w różnych sytuacjach, np.:
Pracując jako specjalista IT, administrator stron internetowych lub osoba zajmująca się bazami danych klientów,
Zarządzając kampaniami marketingowymi i newsletterami,
Świadcząc usługi księgowe lub prawne dla firmy,
Obsługując media społecznościowe i analizując interakcje użytkowników.
Jeśli podwykonawca ma dostęp do danych osobowych, zleceniodawca powinien podpisać z nim umowę powierzenia przetwarzania danych, która określa zakres, cel i czas trwania przetwarzania danych osobowych.
Co powinna zawierać umowa powierzenia danych?
Cel przetwarzania – określenie, w jakim zakresie podwykonawca będzie przetwarzać dane, np. w celu realizacji kampanii reklamowej lub obsługi klienta.
Zakres przetwarzanych danych – np. imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, dane zamówienia.
Czas przechowywania danych – podwykonawca nie może przechowywać danych osobowych dłużej, niż jest to konieczne do realizacji usługi.
Obowiązek ochrony danych – podwykonawca zobowiązuje się do stosowania odpowiednich zabezpieczeń (np. szyfrowania, ograniczonego dostępu do plików).
Konsekwencje naruszenia zasad ochrony danych – w przypadku wycieku lub niewłaściwego przetwarzania danych, podwykonawca może ponosić odpowiedzialność finansową lub prawną.
Zakres odpowiedzialności podwykonawcy – jak zabezpieczyć interesy firmy?
Podczas współpracy z podwykonawcą kluczową kwestią jest zakres jego odpowiedzialności. Przedsiębiorcy zależy na terminowym i należytym wykonaniu zleconego zadania, dlatego warto zadbać o odpowiednie zapisy w umowie. Brak precyzyjnych ustaleń może prowadzić do nieporozumień, opóźnień, a w skrajnych przypadkach – strat finansowych.
Jakie elementy powinny znaleźć się w umowie dotyczącej odpowiedzialności podwykonawcy?
Termin realizacji zlecenia – powinien być jasno określony, np. „Podwykonawca zobowiązuje się dostarczyć gotowy projekt do dnia 30 kwietnia 2025 r.”. Można także dodać zapisy dotyczące etapowego odbioru pracy.
Standardy jakościowe – jeżeli podwykonawca realizuje projekt, który wymaga spełnienia określonych norm (np. w przypadku programowania, copywritingu, projektowania graficznego), warto sprecyzować wymagania jakościowe oraz sposób ich oceny.
Kary umowne za niedotrzymanie terminów – często stosowaną praktyką jest określenie wysokości kary za opóźnienia, np. „Za każdy dzień zwłoki podwykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 1% wynagrodzenia”.
Obowiązek poprawy błędów – jeżeli podwykonawca dostarczy produkt lub usługę, która nie spełnia warunków umowy, powinien mieć obowiązek dokonania poprawek w określonym terminie, np. „Podwykonawca zobowiązuje się do usunięcia zgłoszonych błędów w terminie 7 dni od ich wykrycia”.
Odpowiedzialność za szkody – jeżeli w wyniku działań podwykonawcy firma poniesie straty (np. awaria systemu IT spowoduje utratę danych klientów), należy określić, kto pokryje koszty naprawy i ewentualnego odszkodowania.
Bizky Freelance – jak ułatwia współpracę z podwykonawcami?
Jednym z wyzwań przy współpracy z podwykonawcą jest prawidłowe rozliczenie wykonanej pracy. jeżeli specjalista nie prowadzi działalności gospodarczej, standardowe formy rozliczeń (np. umowa B2B) nie są możliwe. Bizky Freelance rozwiązuje ten problem, umożliwiając wystawianie faktur VAT bez konieczności zakładania firmy. Dzięki temu zarówno podwykonawca, jak i zleceniodawca mogą uniknąć skomplikowanych formalności podatkowych i prawnych, a jednocześnie mieć pewność, iż kooperacja jest w pełni legalna i transparentna.
Dobrze przygotowana umowa oraz wybór odpowiedniego modelu rozliczeń pozwalają uniknąć problemów i zwiększyć efektywność współpracy z podwykonawcami.
