Metody diagnozowania potrzeb personalnych nazywane są też prognozą popytu i podaży kadr. Ustalenie potrzeb wymaga zastosowania szeregu różnych technik i narzędzi, które pomogą w zebraniu niezbędnych informacji. Można wyróżnić następujące metody:
Analiza ruchliwości pracowników
Odpowiada na pytanie ilu pracowników odchodzi z firmy w ciągu roku, z jakich powodów, jak zmienia się z tego powodu struktura zatrudnienia oraz jaki wpływ na tą strukturę mają awanse pracowników lub zmiany spowodowane rotacją na stanowiskach pracy. Posiadanie takiej wiedzy pozwala na uzupełnienie luk powstających w strukturze organizacyjnej.
Prognozowanie o bazie zerowej
Jest to coroczna ocena i korekta obecnego stanu zatrudnienia. Zaletą jest systematyczna aktualizacja opisów stanowisk pracy i ocena ich funkcjonalności z punktu widzenia założeń strategicznych. Wadą jest duża prawdopodobność powielanych wcześniej błędów, które mogą pojawić się w opisie stanowiska i będą powielane.
Ocena menedżerska
Charakteryzuje się dwoma podejściami, pierwsze z nich to podejście z dołu do góry, czyli zbieranie danych pochodzących od kierowników poszczególnych działów. Przygotowywane są przez kierowników liniowych i przekazywane są do kierowników wyższego szczebla. Drugie podejście z góry do dołu polega na przygotowywanie danych planistycznych przez kierowników wyższego szczebla i przekazywanie ich do działów gdzie dane są weryfikowane.
Metoda delficka
Opiera się na wiedzy i pracy ekspertów, którzy indywidualnie opracowują ekspertyzy konkretnych problemów kadrowych, które następnie poddawane są analizie i ponownie opracowywane. Ekspertyzy zwykle są anonimowe i oceniane dwukrotnie przy czym uwagi przekazywane są na zadanie sprężenia zwrotnego aby eksperci mogli ponownie ustosunkować problem. Etapem końcowym jest wybór jednej z opracowanych w ten sposób wersji lub pracownie jednego, końcowego rozwiązania i może odbywać się przykładowo podczas sesji dyskusyjnej.
Analizy statystyczne
Polegają na analizie zależności korelacji i prognoza stanu pożądanego na podstawie danych ( np. sprzedaż, zysk czy wydajność) które w przyszłości miałyby wpływ na wielkość zatrudnienia. Zaletą tej metody jest ścisłe powiązanie planowania zatrudnienia z rachunkiem ekonomicznym przedsiębiorstwa. Wadą natomiast jest konieczność dobrego rozumienia zagadnień statystyczno-ekonometrycznych osób posługujących się nimi, co w przepadku niektórych firm jest dużym obciążeniem.
Prognozowanie scenariuszowe
Ma ono na celu analizę i ocenę zmian zachodzących w otoczeniu. Pozwala na określenie przyszłych warunków, w jakich organizacja prawdopodobnie będzie musiała działać. Prognozowanie scenariuszowe łączy elementy strategii firmy z realizacją funkcji personalnej. Metoda ta zakłada możliwość wpływania na kierunki rozwoju w przyszłości.
Symulacja komputerowa
Polega na eksperymencie na modelowym przykładzie sytuacji rzeczywistej i obserwacja konsekwencji podejmowanych decyzji kadrowych. Takie działania dają możliwość oceny pewnych decyzji kadrowych i uniknięcia błędów, bez konieczności eksperymentowania.
