Czy pracodawca zawsze może powiedzieć „nie”, gdy pracownik poprosi o pracę zdalną na kilka dni? To pytanie z pozoru proste budzi kontrowersje w działach HR i wśród prawników pracy.
Od 7 kwietnia 2023 r. Kodeks pracy wprowadził instytucję pracy zdalnej okazjonalnej, a kolejne komentarze i aktualizacje (ostatnia z 28/08/2024) rozwiewają wiele wątpliwości. Praca zdalna oznacza wykonywanie obowiązków całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika z użyciem środków komunikacji na odległość.
W praktyce wyróżniamy trzy warianty: adekwatną pracę zdalną wynikającą z umowy czy wewnątrzzakładowych zasad, pracę zdalną z polecenia pracodawcy w sytuacjach nadzwyczajnych oraz okazjonalną pracę zdalną. Nasz cel to wyjaśnić, kiedy pracodawca może odmówić oraz jakie obowiązki mają obie strony.
Najważniejsze w skrócie
- Praca zdalna okazjonalna czy pracodawca może odmówić zależy od przepisów i okoliczności.
- Regulacja ma ułatwić życie pracownikom, ale nie nakłada obowiązku na pracodawcę.
- Różne formy pracy zdalnej: umowa, polecenie pracodawcy, praca zdalna okazjonalna.
- Prawo pracy i umowa o pracę określają ramy, ale szczegóły bywają interpretowane przez ekspertów.
- W dalszych częściach omówimy odmowy, wyjątki BHP i praktyczne zasady ewidencji.
Praca zdalna okazjonalna czy pracodawca może odmówić
Zasadnicza reguła jest prosta: praca zdalna okazjonalna czy pracodawca może odmówić zależy od woli zatrudniającego. Pracodawca nie ma ustawowego obowiązku przyjmowania takich wniosków. Każda zgoda na pracę zdalną okazjonalną wymaga jego akceptacji.
Procedura wnioskowania jest elastyczna. Pracownik składa wniosek w formie papierowej lub elektronicznej. Pracodawca może wskazać inny termin lub odmówić bez podawania przyczyny. Mimo to warto poinformować pracownika na piśmie.
Należy odróżnić te zasady od innych form zatrudnienia. Gdy pojawia się pytanie czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej, trzeba pamiętać, iż okazjonalne wykonywanie obowiązków nie zmienia treści umowy o pracę. To nie to samo co umowa o dzieło czy umowa zlecenie.
Różnica umów ma znaczenie praktyczne. W kwestii umowa o pracę a umowa o dzieło obowiązki, odpowiedzialność i zasady rozliczeń pozostają odrębne. Praca zdalna okazjonalna nie przekształca stosunku pracy w umowę cywilnoprawną.
Są wyjątki i granice ochrony. Pewne grupy pracowników mogą mieć szersze prawa do pracy zdalnej, a w określonych sytuacjach odmowa może być ograniczona. Zagadnienia te omówimy w dalszych częściach artykułu.
| Obowiązek zgody pracodawcy | Tak, zgoda pracodawcy jest wymagana | Treść umowy nie zmienia się bez porozumienia | Nie dotyczy stosunku pracy |
| Forma wniosku | Pisemna lub elektroniczna | Zmiany wymagają aneksu lub porozumienia | Ustalenia stron według kontraktu |
| Możliwość odmowy | Pracodawca może odmówić bez uzasadnienia | Odmowa zmian zgodnie z procedurą | Brak zastosowania |
| Skutki prawne | Brak zmiany stosunku pracy | Uregulowane kodeksem pracy | Regulowane Kodeksem cywilnym |
| Przywileje pracowników | Mogą występować wyjątki | Ochrona pracownicza obowiązuje | Brak ochrony pracowniczej jak w KP |
Podstawy prawne i regulacje pracy zdalnej w Polsce
Nowelizacja Kodeksu pracy z 7 kwietnia 2023 r. wprowadziła jasne ramy dotyczące pracy zdalnej. Przepisy definiują pojęcia i rozgraniczają tryby wykonywania obowiązków poza siedzibą pracodawcy. Należy znać odpowiednie artykuły, takie jak art. 67(19) i art. 67(25)–67(31).
Okazjonalna forma pracy zdalnej ma specyficzny charakter. Maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym i incydentalny charakter to najważniejsze cechy. Inicjatywa leży po stronie pracownika, co wyróżnia tę formę od stałej pracy zdalnej.
W zakresie praca zdalna regulacje prawne wyraźnie określają wyjątki. Nie ma obowiązku wprowadzania regulaminu wewnątrzzakładowego ani konieczności zmiany umowy o pracę. Pracodawca nie musi też dostarczać ekwiwalentu za okazjonalną pracę zdalną.
Należy jednak pamiętać o stałych wymaganiach związanych z BHP. Ocena ryzyka zawodowego, ochrona danych osobowych i zasady bezpieczeństwa pozostają obowiązkowe choćby przy okazjonalnej pracy zdalnej. To konsekwencja zapisów dotyczących praca zdalna a przepisy prawne.
Dokumentacja ma konkretne miejsce w aktach pracowniczych. Wniosek pracownika o pracę zdalną powinien znaleźć się w części B akt osobowych. Informacja o liczbie wykorzystanych dni powinna być odzwierciedlona w dokumentach kadrowych, co ma znaczenie przy sporządzaniu świadectwa pracy.
W kontekście praca zdalna a prawo pracy warto wskazać na obowiązki stron. Pracodawca i pracownik muszą współdziałać przy ocenie warunków wykonywania pracy oraz przy zapewnieniu ochrony danych. Przestrzeganie tych zasad minimalizuje ryzyko sporów prawnych.
| Definicja i zakres | Art. 67(19), art. 67(25)–67(31) Kodeksu pracy | Jasne ramy prawne dla trybów pracy zdalnej |
| Okresy | Okazjonalna praca zdalna: do 24 dni/rok | Możliwość krótkotrwałych, inicjowanych przez pracownika zleceń |
| Dokumentacja | Wniosek pracownika, wpisy w część B akt | Łatwiejsze rozliczenie i dowód w razie kontroli |
| BHP i ochrona danych | Obowiązek oceny ryzyka, zabezpieczenia danych | Wymóg współpracy przy zapewnieniu bezpiecznych warunków |
| Wyłączenia | Brak obowiązku wyposażenia stanowiska, brak zmiany umowy | Prostsza procedura niż dla stałej pracy zdalnej |
Kiedy pracodawca może odmówić pracy zdalnej okazjonalnej
Pracodawca ma prawo odmówić wniosku o pracę zdalną okazjonalną. Prawo nie nakłada obowiązku udzielenia takiej zgody. W praktyce pracodawca może zaproponować inny termin lub rozwiązać kwestię organizacyjnie.
Odmowa nie może być dyskryminująca. Zgodnie z art. 183a § 1 Kodeksu pracy obowiązuje zasada równego traktowania. Pracodawca nie może zgodzić się dla jednego pracownika na tym samym stanowisku, a odmówić pozostałym bez merytorycznego uzasadnienia.
Warto poinformować pracownika na piśmie o przyczynie odmowy. Prawo nie zawsze wymaga podania powodu, ale dokumentacja elektroniczna lub papierowa ogranicza spory. W określonych sytuacjach organizacyjnych wskazanie przyczyny jest konieczne.
Odmowa może wynikać z wykorzystania limitu dni. Zgodnie z praktyką pracodawca może odmówić, gdy pracownik wyczerpał maksymalny limit 24 dni w roku kalendarzowym. Prowadzenie ewidencji dni ułatwia kontrolę i zapobiega konfliktom.
Praca zdalna a prawa pracownika wymaga równowagi między potrzebami firmy a uprawnieniami zatrudnionego. Przy rozpatrywaniu wniosku trzeba uwzględnić organizację pracy, dostępność narzędzi oraz wymogi BHP.
W kwestii formalnej dobrze jest określić w regulaminie zasady rozpatrywania wniosków. Jasne kryteria redukują nieporozumienia i pokazują, kiedy odpowiedź negatywna jest uzasadniona.
| Brak miejscowego nadzoru | Zadania wymagają bezpośredniego nadzoru lub współpracy zespołowej | Ustalić alternatywny termin lub hybrydowy model pracy |
| Wyczerpanie limitu dni | Pracownik wykorzystał 24 dni przewidziane w praktyce | Sprawdzić ewidencję i poinformować o możliwościach w kolejnym okresie |
| Brak narzędzi lub warunków BHP | Praca nie może być wykonywana bez odpowiednich środków lub bezpiecznych warunków | Zaproponować pracę w siedzibie firmy lub dostosować stanowisko |
| Równe traktowanie | Ryzyko nierównego traktowania wśród pracowników na tym samym stanowisku | Stosować stałe kryteria i dokumentować decyzje |
Kiedy odmowa pracy zdalnej jest niedopuszczalna
Pracodawca nie może odmawiać pracy zdalnej w sposób sprzeczny z zasadami równego traktowania. Dotyczy to zwłaszcza kobiet w ciąży, rodziców dzieci do 4. roku życia oraz osób opiekujących się członkiem rodziny z orzeczoną niepełnosprawnością.
W praktyce oznacza to, iż gdy zachodzą przesłanki ochronne wynikające z przepisów, odmowa musi być dobrze uzasadniona. W razie braku obiektywnych powodów odmowa narusza praca zdalna a prawa pracownika.
Uprawnione grupy powinny mieć możliwość pracy zdalnej, o ile charakter zadań na to pozwala. jeżeli pracodawca odmawia, powinien wskazać konkretne przesłanki organizacyjne lub techniczne i zrobić to w terminie określonym w regulaminie.
Prawo przewiduje ochronę przed dyskryminacją. Odmowa motywowana przesłankami dyskryminacyjnymi może prowadzić do roszczeń pracownika. W takich sprawach najważniejsze są dowody i dokumentacja, które łączą praca zdalna a umowa o pracę.
W sytuacji sporu warto dokumentować wnioski i odpowiedzi. Jasne zapisy ułatwiają wykazanie naruszeń oraz udowodnienie, iż praca zdalna a prawa pracownika zostały pominięte.
Gdy pracownik należy do grupy uprzywilejowanej, pracodawca musi najpierw rozważyć możliwość organizacyjną. jeżeli nie jest to możliwe, odmowa powinna zawierać uzasadnienie oraz proponowane alternatywy, co rozjaśnia kwestię praca zdalna okazjonalna czy pracodawca może odmówić.
Prace, których nie można wykonywać zdalnie ze względów BHP
Prawo pracy jasno określa ograniczenia. W art. 67(31) § 4 wskazano kategorie prac, które nie mogą być wykonywane poza stałym miejscem pracy. Dotyczy to zadań szczególnie niebezpiecznych oraz takich, które stwarzają ryzyko dla zdrowia domowników.
Do grup wyłączonych należą prace związane z czynnikami chemicznymi i biologicznymi. To przykładowo prace laboratoryjne z patogenami, prace z materiałami toksycznymi i obsługa substancji radioaktywnych. W takich sytuacjach praca zdalna regulacje prawne uniemożliwiają pracę w warunkach domowych.
Inna kategoria to zadania powodujące przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych w pomieszczeniach mieszkalnych. Przykłady to prace generujące hałas, silne wibracje czy intensywne zapylenie. Prace, których nie można wykonywać zdalnie, obejmują także czynności powodujące intensywne brudzenie.
Pracodawca ma obowiązek zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy. W praktyce oznacza to zakaz delegowania do domu prac niebezpiecznych. Gdy ocena ryzyka wskazuje na zagrożenie, odmowa pracy zdalnej jest wymogiem BHP.
Poniższa tabela przedstawia przykładowe stanowiska i przyczyny wykluczenia z trybu zdalnego.
| Pracownik laboratorium mikrobiologicznego | Kontakt z czynnikami biologicznymi | Praca z kulturami bakteryjnymi w warunkach wymagających aseptyki |
| Operator urządzeń chemicznych | Obróbka substancji toksycznych | Neutralizacja odczynników i praca z rozpuszczalnikami |
| Pracownik produkcji metalowej | Silne zapylenie, intensywne brudzenie | Szlifowanie i piaskowanie elementów konstrukcyjnych |
| Personel obsługujący źródła promieniowania | Substancje radioaktywne | Kalibracja i kontrola urządzeń medycznych zawierających izotopy |
Ocena dopuszczalności pracy zdalnej powinna opierać się na analizie ryzyka i przepisach. W praktyce praca zdalna a przepisy prawne wymagają konsultacji służb BHP przed każdą decyzją o pracy poza zakładem.
Pracodawcy i pracownicy powinni znać praca zdalna regulacje prawne, by unikać naruszeń i zagrożeń. Jasne zasady redukują ryzyko wypadków i chronią zdrowie wszystkich stron.
Obowiązki pracodawcy i pracownika przy okazjonalnej pracy zdalnej
Pracodawca ma kilka istotnych obowiązków w kontekście okazjonalnej pracy zdalnej. Do najważniejszych należy informowanie o ochronie danych osobowych oraz przekazanie procedur ich przetwarzania.
Konkretny obowiązki pracodawcy praca zdalna obejmują sporządzenie oceny ryzyka oraz przekazanie wytycznych BHP dla stanowiska domowego. Pracodawca może prowadzić monitorowanie zgodne z ustaleniami z pracownikiem, przy zachowaniu zasad prywatności.
W przypadku pracy okazjonalnej pracodawca nie musi obowiązkowo zapewniać sprzętu, pokrywać kosztów energii czy internetu. Gdy jednak zdecyduje się na zwrot kosztów, świadczenie to nie powinno być traktowane jako przychód pracownika.
Pracownik ma obowiązek złożyć wniosek o okazjonalną pracę zdalną, który można złożyć papierowo lub elektronicznie. Wniosek stanowi podstawę ustaleń między stronami i porządkuje kwestie praktyczne.
Do innych obowiązków pracownika należy zorganizowanie ergonomicznego stanowiska pracy i zapoznanie się z przekazanymi informacjami BHP oraz oceną ryzyka. Pracownik potwierdza znajomość procedur ochrony danych.
W relacji praca zdalna a prawa pracownika ważne jest, by pracownik przestrzegał ustalonych godzin pracy oraz warunków kontroli. Pracodawca powinien jasno komunikować oczekiwania, by ochronić prawa i obowiązki obu stron.
Szkolenia okresowe dla stanowisk administracyjno-biurowych pozostają obowiązkowe także przy okazjonalnej pracy zdalnej. Wiele formalnych wymogów, takich jak regulamin czy zmiana umowy, nie ma zastosowania do pracy okazjonalnej.
W praktyce praca zdalna a umowa o pracę wymaga jedynie dostosowania porozumienia stron do charakteru świadczenia. Jasne zasady minimalizują ryzyko konfliktów i ułatwiają kontrolę przestrzegania obowiązków.
Ewidencja, wnioski i praktyczne zasady wdrożenia w firmie
Wniosek o pracę zdalną okazjonalną składa pracownik i trafia do części B akt osobowych. W dokumentacji powinny znaleźć się także oceny ryzyka, instrukcje BHP i informacje o ochronie danych zgodne z praca zdalna regulacje prawne. Prosty formularz papierowy lub elektroniczny przyspieszy obsługę i ułatwi archiwizację.
Firmy powinny prowadzić ewidencja pracy zdalnej, by kontrolować limit 24 dni w roku kalendarzowym. Rejestrowanie wykorzystanych dni w systemie kadrowo-płacowym, takim jak HRappka, Kadromierz czy wFirma.pl, pozwala automatycznie monitorować saldo i generować dane do świadectwa pracy po wejściu odpowiednich rozporządzeń.
W praktyce warto określić procedury: termin rozpatrzenia wniosku, sposób informowania o odmowie i zasady równego traktowania. Polityka wewnętrzna powinna precyzować zasady pracy zdalnej a przepisy prawne oraz mechanizmy kontroli wykonywania zadań, przy zachowaniu poszanowania prywatności pracownika.
Rekomendowane narzędzia do ewidencjonowania dni i rejestrowania czasu pracy redukują ryzyko nadużyć. Jasne instrukcje BHP i polityka ochrony danych, połączone z regularnym audytem ewidencja pracy zdalnej, ułatwiają wdrożenie i zapewniają zgodność z praca zdalna regulacje prawne.
