Cyfryzacja administracji publicznej w Polsce postępuje w szybkim tempie, a jej jednym z najważniejszych elementów stał się profil zaufany. To narzędzie, które umożliwia obywatelom załatwianie spraw urzędowych bez konieczności osobistej wizyty w urzędzie. Wystarczy komputer lub telefon z dostępem do internetu, aby podpisać dokument, złożyć wniosek czy sprawdzić dane w państwowych rejestrach.
Zmiany wprowadzone w ostatnich latach znacząco rozszerzyły możliwości korzystania z profilu zaufanego. W 2021 roku tymczasowe profile zostały automatycznie przekształcone w standardowe, a obywatele zyskali prawo do samodzielnego przedłużania ważności swojego profilu. Dzięki temu narzędzie to stało się jeszcze bardziej praktyczne i dostępne dla wszystkich.
Dziś profil zaufany to nie tylko wygoda, ale wręcz konieczność – korzysta z niego ponad 11 milionów Polaków, a liczba ta stale rośnie. Dla przedsiębiorców, rodziców i zwykłych obywateli oznacza on ogromne oszczędności czasu i pieniędzy. Artykuł, który czytasz, to kompletny przewodnik po profilu zaufanym – dowiesz się, kto może go założyć, jak działa, do czego służy, jakie zmiany zostały wprowadzone i w jakich sytuacjach nie można go używać.
Co to jest profil zaufany i kto może go założyć?
Profil zaufany to bezpłatne narzędzie, które umożliwia potwierdzenie tożsamości obywatela w usługach elektronicznych administracji publicznej. W praktyce działa on jak cyfrowy klucz – pozwala zalogować się do urzędowych portali, podpisać dokument online czy wysłać wniosek bez wychodzenia z domu. Podpis składany profilem zaufanym ma taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny.
Każda osoba może mieć tylko jeden profil zaufany. Mogą go założyć:
- obywatele Polski posiadający numer PESEL,
- małoletni od 13. roku życia, jeżeli mają możliwość potwierdzenia swojej tożsamości,
- cudzoziemcy posiadający numer PESEL – otrzymują go m.in. osoby z pozwoleniem na pobyt stały czy statusem uchodźcy.
Dzięki temu profil zaufany staje się rozwiązaniem dostępnym dla szerokiego grona użytkowników – nie tylko dla dorosłych obywateli Polski, ale także dla młodzieży i obcokrajowców zamieszkałych w kraju.
| Obywatele Polski | Numer PESEL, zdolność do czynności prawnych (pełna lub ograniczona) |
| Małoletni (13–18 lat) | Numer PESEL, możliwość potwierdzenia tożsamości |
| Cudzoziemcy | Nadany numer PESEL (np. przy pobycie stałym, statusie uchodźcy) |
| Każdy użytkownik | Tylko jeden profil zaufany |
Do czego wykorzystywany jest profil zaufany?
Profil zaufany to nie tylko wygodna alternatywa dla wizyty w urzędzie – to narzędzie, które otwiera dostęp do dziesiątek usług publicznych online. Dzięki niemu można załatwić wiele formalności bez stania w kolejkach i bez konieczności drukowania dokumentów.
Najczęstsze zastosowania profilu zaufanego to m.in.:
- logowanie do Internetowego Konta Pacjenta,
- sprawdzenie liczby punktów karnych,
- składanie wniosków o świadczenia rodzinne (np. 500+, becikowe, świadczenia alimentacyjne),
- rejestracja działalności gospodarczej i zmiany w CEIDG,
- uzyskanie odpisów aktów stanu cywilnego,
- wnioskowanie o Kartę Dużej Rodziny,
- składanie deklaracji podatkowych online,
- logowanie do PUE ZUS i obsługa spraw emerytalnych, rentowych czy zdrowotnych,
- wysyłka plików JPK_VAT.
Dzięki profilowi zaufanemu coraz więcej procedur administracyjnych można przeprowadzić w pełni elektronicznie. To znacząco przyspiesza procesy i redukuje biurokrację.
| Zdrowie | Internetowe Konto Pacjenta, Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego |
| Transport | Sprawdzenie punktów karnych, statusu dowodu osobistego |
| Rodzina i świadczenia | 500+, becikowe, Fundusz Alimentacyjny, Karta Dużej Rodziny |
| Biznes i podatki | Rejestracja działalności, CEIDG, deklaracje podatkowe, JPK_VAT |
| Ubezpieczenia i emerytury | Logowanie do PUE ZUS, składanie wniosków i dokumentów |
| Sprawy urzędowe | Odpisy aktów cywilnych, wnioski do urzędów skarbowych |
Jak założyć profil zaufany?
Założenie profilu zaufanego jest procesem prostym i bezpłatnym. w tej chwili istnieje kilka różnych metod, które dostosowane są do potrzeb użytkowników – od szybkiej rejestracji online, po osobiste potwierdzenie w urzędzie. Dzięki temu każdy może wybrać sposób najwygodniejszy dla siebie.
Najważniejsze metody zakładania profilu zaufanego:
- Przez bankowość elektroniczną – najprostsza i najszybsza metoda. Wystarczy zalogować się do swojego konta w jednym z banków współpracujących z usługą i złożyć wniosek online. Bank automatycznie potwierdza tożsamość klienta.
- Poprzez wniosek internetowy i potwierdzenie w urzędzie – osoba składa wniosek online, a następnie udaje się do punktu potwierdzającego (np. ZUS, urząd skarbowy, urząd wojewódzki, NFZ czy wybrane placówki Poczty Polskiej) z dowodem osobistym lub paszportem.
- Za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego – osoby, które posiadają taki podpis, mogą nim potwierdzić wniosek o profil zaufany bez konieczności wizyty w urzędzie.
- Z wykorzystaniem e-dowodu osobistego (eDO App) – przy użyciu aplikacji mobilnej można zeskanować dokument i potwierdzić swoją tożsamość kodem CAN oraz PIN-em. To nowoczesna i w pełni zdalna metoda.
| Bankowość elektroniczna | Rejestracja i potwierdzenie przez bank | Osoby korzystające z bankowości online |
| Wniosek + punkt potwierdzający | Wniosek online + osobista wizyta w urzędzie z dowodem/paszportem | Osoby bez konta online w banku |
| Kwalifikowany podpis elektroniczny | Wniosek podpisany podpisem kwalifikowanym | Firmy i osoby korzystające z e-podpisu |
| E-dowód (eDO App) | Aplikacja mobilna + kod CAN i PIN + skan dowodu przy telefonie | Osoby posiadające nowy dowód osobisty |
Tymczasowy profil zaufany i zmiany po 2021 roku
W czasie pandemii COVID-19 wprowadzono rozwiązanie w postaci tymczasowego profilu zaufanego. Było to wyjście naprzeciw obywatelom, którzy nie mogli osobiście udać się do urzędu, aby potwierdzić swoją tożsamość. Tymczasowy profil można było założyć całkowicie zdalnie – poprzez stronę gov.pl – a weryfikacja odbywała się przez wideorozmowę z urzędnikiem.
Początkowo ważność takiego profilu wynosiła 3 miesiące, podczas gdy standardowy profil zaufany obowiązuje przez 3 lata. Rozwiązanie to sprawdziło się na tyle dobrze, iż w 2021 roku ustawodawca wprowadził istotne zmiany, które zniosły część ograniczeń.
Najważniejsze zmiany po 17 czerwca 2021 roku:
- wszystkie aktywne tymczasowe profile zostały automatycznie przekształcone w standardowe i zyskały ważność 3 lata,
- właściciele profilu zaufanego mogą samodzielnie przedłużyć jego ważność lub zmienić dane – wcześniej konieczne było zakładanie nowego profilu,
- osoby, które były w trakcie procedury zakładania tymczasowego profilu, zakończyły ją normalnie i otrzymały pełny, standardowy profil zaufany,
- zniesiono obowiązek składania dodatkowych wniosków przy przejściu z profilu tymczasowego na standardowy.
Przedłużenie ważności profilu zaufanego
Standardowy profil zaufany ma okres ważności 3 lata. Po tym czasie użytkownik musi zadbać o jego przedłużenie, aby przez cały czas korzystać z usług administracji online. Na szczęście procedura jest prosta i dostępna w pełni elektronicznie – wystarczy zalogować się na konto profilu i potwierdzić chęć jego przedłużenia.
Co ważne, przedłużenia można dokonać w dowolnym momencie w trakcie trwania ważności profilu – zarówno na początku okresu, jak i tuż przed jego wygaśnięciem. Po dokonaniu przedłużenia stary profil automatycznie traci ważność, a nowy uzyskuje kolejne 3 lata.
Użytkownik ma również możliwość samodzielnego unieważnienia profilu, jeżeli np. podejrzewa, iż jego dane zostały naruszone. Unieważnienie nie usuwa konta – zawsze można ponownie złożyć wniosek o nowy profil.
| Założenie profilu | Rejestracja przez bank, wniosek online, e-dowód lub podpis kwalifikowany |
| Okres ważności | 3 lata od dnia aktywacji |
| Przedłużenie | Możliwe w każdym momencie w okresie ważności; nowy profil istotny przez kolejne 3 lata |
| Wygaśnięcie | Brak przedłużenia = profil traci ważność |
| Unieważnienie | Samodzielne zakończenie ważności przez użytkownika; możliwość założenia nowego |
Jakie urzędy wykorzystują profil zaufany?
Profil zaufany to narzędzie, które łączy obywatela z wieloma instytucjami publicznymi. Dzięki niemu można w prosty sposób załatwić sprawy w ministerstwach, urzędach centralnych i lokalnych, a także w wyspecjalizowanych agencjach. Z roku na rok lista podmiotów wykorzystujących profil zaufany rośnie, co pokazuje, jak duże znaczenie ma on w procesie cyfryzacji państwa.
Najważniejsze instytucje korzystające z profilu zaufanego to m.in.:
- Ministerstwo Rozwoju – CEIDG, portal biznes.gov.pl,
- Ministerstwo Klimatu – obsługa systemu BDO,
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) – platforma PUE ZUS,
- Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej – portal praca.gov.pl,
- Urzędy skarbowe – Portal Podatkowy, e-Deklaracje,
- Urząd Patentowy RP – składanie wniosków o ochronę wynalazków i znaków towarowych,
- Krajowy Rejestr Karny – uzyskiwanie zaświadczeń o niekaralności.
| Ministerstwo Rozwoju | Rejestracja firmy w CEIDG, biznes.gov.pl |
| Ministerstwo Klimatu | System BDO (odpady i środowisko) |
| ZUS (PUE ZUS) | Wnioski emerytalne, zasiłki, zaświadczenia |
| Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej | Wnioski o świadczenia, rejestracja w urzędzie pracy |
| Urzędy skarbowe | PIT, JPK_VAT, inne deklaracje podatkowe |
| Urząd Patentowy RP | Ochrona wynalazków, wzorów, znaków towarowych |
| Krajowy Rejestr Karny | Zaświadczenie o niekaralności |
Do czego nie można wykorzystać profilu zaufanego?
Mimo iż profil zaufany daje dostęp do wielu usług elektronicznych, nie jest narzędziem uniwersalnym w każdej sytuacji. Istnieją obszary, w których jego użycie jest ograniczone – wynika to z kwestii prawnych oraz technicznych.
Profilu zaufanego nie można wykorzystać do:
- podpisywania deklaracji i informacji podatkowych składanych w systemie e-Deklaracje (do tego potrzebny jest podpis kwalifikowany),
- zamknięcia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
- dokonywania zmian w KRS, jeżeli spółka nie została zarejestrowana online.
Ograniczenia te sprawiają, iż w pewnych sytuacjach konieczne jest sięgnięcie po inne rozwiązania – np. kwalifikowany podpis elektroniczny albo specjalne procedury przewidziane dla przedsiębiorców.
Profil zaufany należy więc traktować jako uniwersalne narzędzie do większości spraw urzędowych, ale z zastrzeżeniem, iż nie zastąpi on wszystkich form podpisu elektronicznego czy dedykowanych systemów biznesowych.
Profil zaufany a podpis zaufany
Wielu użytkowników myli ze sobą te dwa pojęcia – tymczasem profil zaufany i podpis zaufany to nie to samo.
- Profil zaufany to narzędzie, które potwierdza tożsamość użytkownika w usługach administracji publicznej. Dzięki niemu można zalogować się do portali rządowych czy wysyłać wnioski online.
- Podpis zaufany to funkcja dostępna w ramach profilu zaufanego – pozwala na podpisanie dokumentu elektronicznego. Podpis złożony w ten sposób ma taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny, dlatego można go używać np. do wniosków urzędowych czy umów z instytucjami państwowymi.
Co ważne, podpis zaufany jest bezpłatny i dostępny dla wszystkich posiadacza profilu zaufanego. Można nim sprawdzić również, czy dokument został już podpisany elektronicznie i przez kogo.
Dzięki temu rozwiązaniu wiele formalności, które wcześniej wymagały obecności w urzędzie i odręcznego podpisu, można dziś załatwić w pełni online.
Podsumowanie
Profil zaufany to w tej chwili jedno z kluczowych narzędzi cyfrowej administracji w Polsce. Dzięki niemu można załatwić większość spraw urzędowych online – od złożenia wniosku o świadczenie rodzinne, przez rozliczenia podatkowe, aż po sprawy związane z biznesem. To ogromna oszczędność czasu, a także wygoda dla obywateli i przedsiębiorców.
Zmiany wprowadzone po 2021 roku, takie jak automatyczne przekształcenie tymczasowych profili w standardowe czy możliwość samodzielnego przedłużania ich ważności, jeszcze bardziej zwiększyły praktyczność tego rozwiązania. Dziś z profilu zaufanego korzysta już ponad 11 milionów Polaków – a liczba ta stale rośnie.
Trzeba jednak pamiętać, iż profil zaufany nie jest narzędziem uniwersalnym – w niektórych przypadkach przez cały czas konieczne jest użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub dedykowanych procedur. Mimo to, w codziennym funkcjonowaniu obywateli i firm, profil zaufany stał się fundamentem cyfrowej administracji i symbolem postępującej cyfryzacji państwa.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania o profil zaufany
1. Czym jest profil zaufany?
Profil zaufany to bezpłatne narzędzie potwierdzające tożsamość obywatela w usługach administracji publicznej online. Dzięki niemu można składać wnioski i podpisywać dokumenty elektroniczne.
2. Kto może założyć profil zaufany?
Każdy obywatel Polski z numerem PESEL, małoletni od 13. roku życia (za zgodą i możliwością potwierdzenia tożsamości), a także cudzoziemcy posiadający nadany numer PESEL.
3. Jak długo istotny jest profil zaufany?
Profil zaufany istotny jest przez 3 lata od dnia aktywacji. Po tym czasie można samodzielnie przedłużyć jego ważność na kolejne 3 lata.
4. Jak można założyć profil zaufany?
Najpopularniejsze sposoby to: przez bankowość elektroniczną, wniosek online z potwierdzeniem w urzędzie, z wykorzystaniem e-dowodu (eDO App) lub dzięki kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
5. Czy można mieć więcej niż jeden profil zaufany?
Nie. Każda osoba może posiadać tylko jeden profil zaufany.
6. Czy cudzoziemcy mogą założyć profil zaufany?
Tak, pod warunkiem iż posiadają nadany numer PESEL. Otrzymują go m.in. osoby z prawem stałego pobytu lub statusem uchodźcy.
7. Czy profil zaufany to to samo co podpis zaufany?
Nie. Profil zaufany to narzędzie do logowania i identyfikacji, natomiast podpis zaufany to funkcja umożliwiająca podpisanie dokumentów online – ma moc prawną równą podpisowi własnoręcznemu.
8. Czy wszystkie sprawy można załatwić profilem zaufanym?
Nie. Nie można np. zamknąć spółki z o.o., zmieniać danych w KRS dla spółek zarejestrowanych offline czy podpisywać deklaracji podatkowych w systemie e-Deklaracje.
