Utrzymanie przewagi biznesowej i wyprzedzenie konkurencji w wielu przypadkach zależy od szybkości przetwarzania informacji oraz możliwości kompleksowej analizy danych. W praktyce manualna realizacja tych zadań wraz ze zwiększaniem skali prowadzonej działalności jest bardzo trudna, jeżeli nie niemożliwa. Dlatego coraz więcej organizacji sięga po program do zarządzania zadaniami w firmie. Jak go wybierać i na co zwrócić uwagę?
System ERP – program dopasowany do potrzeb Twojej firmy
System zarządzania firmą klasy ERP (ang. Enterprise Resource Planning) to złożone narzędzie, którego zadaniem jest zbieranie informacji z różnych kanałów, a następnie ich przetwarzanie i analiza na potrzeby Twojego przedsiębiorstwa. Z reguły interfejs programu powinien być prosty tak, aby opracowanie wyników analizy było możliwe bez specjalistycznych umiejętności, także dla nowych pracowników.
Wyróżnikiem systemów ERP jest to, iż stanowią one kompleksowe rozwiązanie dostępne w formie jednej aplikacji. Wbrew temu, co mogłoby się wydawać, nie są to tylko narzędzia dla dużych firm, ale sprawdzą się też w małych oraz średnich firmach.
Z jakich modułów może składać się program do zarządzania firmą?
Cechą charakterystyczną systemu ERP jest jego modułowa budowa zapewniająca integrację danych pochodzących z różnych źródeł. Z jednej strony pozwala ona na skalowalność stosowanych rozwiązań. Przedsiębiorca nie musi od razu przeznaczać bardzo dużej kwoty na inwestycję, ale może stopniowo wdrażać kolejne funkcje w miarę, jak firma się rozwija. Z drugiej strony nie w każdej branży wszystkie rozwiązania będą niezbędne. W zarządzaniu projektami można korzystać z takich modułów, jak:
- system CRM;
- zarządzanie produkcją;
- możliwość wystawiania faktur klientom;
- zarządzanie finansami przedsiębiorstwa;
- śledzenie czasu pracy pracowników;
- wsparcie działu księgowości;
- przypomnienia o nadchodzących terminach płatności.
Te wszystkie funkcje może posiadać choćby program do zarządzania małą firmą. Im skala biznesu staje się coraz większa, tym bardziej złożone opcje można zaimplementować.
Jak wybierać program do zarządzania firmą?
Na rynku można znaleźć wiele różnych programów ERP dla firm. Na co przede wszystkim warto zwrócić uwagę, wybierając komercyjny software?
Taki program powinien odpowiadać na potrzeby biznesowe przedsiębiorstwa. Każda branża ma swoją specyfikę, która jest niepowtarzalna. Sklepy internetowe, firmy produkcyjne czy przedsiębiorstwa zajmujące się świadczeniem usług bazują na odmiennych procesach, które oprogramowanie powinno uwzględniać.
Ważne jest także to, czy system ma na tyle otwartą strukturę, żeby współpracować z programami innych dostawców oprogramowania. Liczy się też możliwość obsługi różnego rodzaju urządzeń peryferyjnych, jak drukarki czy skanery QR. Przed zakupem sprawdź, czy program oferuje użytkownikom przejrzystą obsługę. To ważne, aby możliwość pracy z nim była dostępna od razu, bez potrzeby realizacji długotrwałych i złożonych szkoleń.
Dla sprawnej obsługi firmy liczy się też generowanie raportów w czasie rzeczywistym. Korzystając z aktualnych danych, można podejmować bardziej trafne decyzje biznesowe, które bazują na rzeczywistych dowodach, a nie przypuszczeniach.
Jakie funkcje powinien posiadać najlepszy program do firmy usługowej i produkcyjnej?
Przyjrzyjmy się, czym powinien wyróżniać się program do zarządzania firmą usługową. najważniejsze funkcje w tym przypadku to:
- sprawny przepływ dokumentów;
- pełna obsługa lejka sprzedażowego oraz funkcji marketingowych (np. email automation, prospecting klientów);
- dostęp do bazy klientów.
Z kolei program do zarządzania firmą produkcyjną powinien postawić na zarządzanie sprzedażą, pełną kontrolę wydajności poszczególnych linii produkcyjnych oraz możliwość tworzenia listy zadań przyporządkowanej poszczególnym pracownikom. Ogromne znaczenie ma też monitorowanie stanów magazynowych i uzupełnianie zapasów na bieżąco w celu zapewnienia ciągłości produkcji.
Dlaczego warto inwestować w zaawansowane funkcje zarządzania projektami w systemach ERP?
Mądrze wybrany program pozwala na oszczędność czasu pracowników oraz zautomatyzować wiele procesów biznesowych, które są realizowane automatycznie. Dzięki temu przedsiębiorca może rozważyć ograniczenie wolumenu zatrudnienia i obniżenia w ten sposób kosztów prowadzenia działalności.
Specjalistyczne oprogramowanie to nie tylko sprawne zarządzanie danymi, ale także redukcja błędów. W rezultacie firma może rozwijać się szybciej, a zarządzanie zasobami staje się bardziej efektywne, ponieważ software automatycznie pilnuje wykonania określonych czynności, np. uzupełnienia stanów magazynowych.
Jak wybrać dostawcę systemu ERP?
Wielu przedsiębiorców waha się, jak wybrać program do zarządzania firmą. Warto zdecydować się na narzędzie, któremu zaufało tysiące firm. Taką platformą jest HermesSQL od firmy Humansoft. Pozwala ono nadzorować projekty w całej firmie, łącząc funkcjonalności z różnych źródeł. Z pomocą HermesSQL Proces podejmowania decyzji stanie się krótszy i prostszy, a wydajność firmy wzrośnie. Przekonaj się, iż nie warto inwestować w półśrodki i nie szukaj dłużej.
