Skuteczne przechowywanie dokumentów w firmie jest niezwykle istotne. adekwatne zarządzanie dokumentacją nie tylko gwarantuje pełną zgodność z przepisami prawnymi, ale także przyczynia się do większej efektywności operacyjnej, ułatwia procesy audytowe oraz zapewnia bezpieczeństwo informacji.

Z treści artykułu dowiesz się:

• W jaki sposób należy przechowywać dokumenty w firmie?
• Jak długo należy je przechowywać?
• Co należy z nimi zrobić po upływie czasu ich przechowywania?

Wyjaśniamy poniżej.

Przechowywanie dokumentów – lokalizacja

W celu skutecznego przechowywania dokumentów, warto rozważyć zastosowanie odpowiednich metod i narzędzi. Oto kilka powszechnie stosowanych sposobów:

1. Systemy zarządzania dokumentami (DMS)
   DMS to oprogramowanie, które umożliwia skanowanie, indeksowanie, przechowywanie i wyszukiwanie dokumentów elektronicznych. Zapewniają one strukturalne i intuicyjne metody organizacji dokumentów, umożliwiają udostępnianie i zarządzanie uprawnieniami oraz ułatwiają archiwizację.
2. Chmura obliczeniowa
   Przechowywanie dokumentów w chmurze jest coraz popularniejsze ze względu na swoją elastyczność i łatwość dostępu. Usługi chmurowe oferują bezpieczne miejsce przechowywania danych, z możliwością tworzenia kopii zapasowych i skalowalności przestrzeni.
3. Archiwa fizyczne
   W przypadku dokumentów papierowych, archiwa fizyczne są przez cały czas stosowane. Ważne jest, aby utrzymywać porządek, używać systemu klasyfikacji, a także stosować środki zabezpieczające.

Przechowywanie dokumentów – okres

Różne rodzaje dokumentów mają różne okresy przechowywania, które są określone przez przepisy prawne. Przykładowe wytyczne dotyczące czasu przechowywania obejmują:

1. Dokumenty finansowe i księgowe
   Dokumenty takie jak faktury, rachunki, bilanse czy deklaracje podatkowe powinny być przechowywane przez określony czas, który może się różnić w zależności od kraju i rodzaju dokumentu. W przypadku Polski, zwykle okres przechowywania wynosi 5 lat.
2. Dokumenty personalne
   Dane osobowe pracowników, takie jak umowy o pracę, deklaracje wynagrodzeń czy dokumentacja związana z ubezpieczeniami społecznymi, muszą być przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. W przypadku dokumentów pracowniczych zwykle obowiązuje okres przechowywania wynoszący od 10 do 50 lat, w zależności od rodzaju dokumentu i wymagań prawa.
3. Dokumenty prawne i umowy
   Umowy, kontrakty, decyzje prawne oraz dokumenty dotyczące sporów prawnych powinny być przechowywane przez dłuższy okres, często przekraczający 10 lat. Ważne jest, aby zachować dokumenty umożliwiające identyfikację stron, warunków umowy oraz ewentualnych zmian czy rozwiązań umownych.

Przechowywanie dokumentów – po upływie czasu

Po upływie okresu przechowywania dokumentów zalecane jest m.in.:

1. Usunięcie i zniszczenie
   Dokumenty, które nie są już wymagane prawnie lub operacyjnie, powinny zostać usunięte i zniszczone w sposób bezpieczny. Może to obejmować metody takie jak niszczenie papieru poprzez rozdrabnianie lub niszczenie elektroniczne, które zapewnia trwałe i nieodwracalne usunięcie danych z nośników.
2. Archiwizacja
   Jeśli istnieje potrzeba zachowania dokumentów zgodnie z przepisami lub polityką firmy, warto rozważyć przeniesienie ich do archiwum. Archiwizacja może odbywać się wewnętrznie, w firmowym magazynie archiwalnym, lub zewnętrznie, poprzez skorzystanie z usług firm specjalizujących się w przechowywaniu dokumentów.

iPersonel – wszystkie dokumenty w jednym miejscu

Pracując z systemem kadrowo-płacowym iPersonel, wszystkie potrzebne dokumenty i informacje masz w jednym miejscu. Czytaj więcej

Szukasz systemu kadrowo-płacowego dla swojej firmy? Umów się na prezentację!

Chcesz oszacować miesięczny koszt użytkowania systemu iPersonel? Kalkulator ceny