1 rok temu
Zgodnie z Kodeksem pracy każdy pracodawca zobowiązany jest do rejestrowania czasu pracy swoich pracowników. Dokumentację taką prowadzi się głównie w celu dokładnego ustalania wysokości świadczeń. Sposoby ewidencjonowania czasu pracy wskazuje Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej – które reguluje wszelkie sprawy związane z dokumentacją pracowniczą. Przeczytaj poniższy artykuł i sprawdź, jak skutecznie prowadzić rejestrację czasu pracy.
Dlaczego rejestruje się czas pracy?
Rejestrowanie czasu pracy pozwala przede wszystkim na lepsze zarządzanie pracownikami i ich wydajnością. Dzięki prowadzeniu odpowiedniej dokumentacji możliwe jest określenie, ile czasu zajmuje pracownikowi wykonywanie poszczególnych zadań, a także ustalenie przysługujących im wynagrodzeń – w tym także ustalenie, czy pracownikowi należą się dodatkowe wynagrodzenia, przyznawane za wypracowane nadgodziny lub pracę w dni wolne. Działanie takie jest także pomocne w planowaniu i organizacji pracy oraz w optymalizacji procesów związanych z usługami i produkcją. Rejestracja czasu pracy ważna jest również z uwagi na obowiązujące przepisy prawa, które określają m.in. maksymalną liczbę godzin pracy – jaką pracownik może odbyć w ciągu tygodnia, a także zobowiązują pracodawcę do rejestrowania czasu pracy pracowników. Prowadzenie adekwatnej i dobrze zorganizowanej dokumentacji, dotyczącej czasu pracy, jest również ważne ze względu na możliwość lepszego planowania budżetu i kontrolowania kosztów.
Z jakich metod ewidencji czasu pracy warto skorzystać?
Skuteczne rejestrowanie czasu pracy pracowników wymagania przede wszystkim zapoznania się z różnicami między listą obecności a rejestrowaniem czasu pracy. Wielu osobom wydaje się, iż ewidencja czasu pracy może być przeprowadzona przy użyciu listy obecności, jednak dzięki takiej listy jedynie potwierdza się obecność pracownika na danym stanowisku, a obowiązujące w tej chwili prawo nie obliguje do prowadzenia dokumentacji tego typu. Pracodawcy, którzy przeprowadzają w swoich firmach ewidencję czasu pracy, najczęściej decydują się na korzystanie z tak zwanych czytników zbliżeniowych, jednak coraz chętniej stosowane są również takie urządzenia, jak skanery kodów QR oraz czytniki linii papilarnych. Bardzo wygodne rozwiązanie, zarówno dla pracodawcy jak i pracownika, stanowi także rejestrowanie czasu pracy poprzez zalogowanie się pracownika na przypisane mu konto – przy użyciu konkretnej aplikacji lub strony w przeglądarce internetowej.
Jakie są nowoczesne sposoby na ewidencję czasu pracy?
Na przestrzeni ostatnich lat coraz cięższe stało się prowadzenie ewidencji papierowych – co związane było np. z koniecznością wprowadzenia pracy w trybie zdalnym. Okoliczności te pokazały, iż taka forma prowadzenia rejestru czasu pracy nie jest najlepszą opcją dla przedsiębiorców, a także uwidoczniła wady takiej dokumentacji – między innymi czasochłonne zliczanie godzin i niska wiarygodność wpisywanych danych. Właściciele firm coraz częściej decydują się na przeprowadzanie ewidencji przy użyciu stron internetowych, ponieważ cały proces przebiega sprawnie, a pracodawca jest w stanie gwałtownie wygenerować listę obecności, wyeksportować kartę rejestracji czasu pracy, a choćby wprowadzić elektroniczne wnioski urlopowe, co pozwala zaoszczędzić dużo czasu.
