7 godzin temu
Samoobsługa pracownicza to rozwiązanie, które wspiera pracowników, odciąża działy kadr i płac oraz pomaga utrzymać wysoki poziom ładu korporacyjnego. Dzięki cyfrowym portalom pracowniczym firmy mogą usprawniać obieg informacji, poprawiać bezpieczeństwo danych i zwiększać efektywność procesów kadrowo-płacowych. Jednocześnie zapewnia pracownikom wygodny dostęp do kluczowych dokumentów i usług w dowolnym czasie i miejscu – informuje Deolitte.
Czym jest samoobsługa pracownicza?
Samoobsługa pracownicza to system umożliwiający pracownikom samodzielne przeglądanie i aktualizowanie danych kadrowych, sprawdzanie szczegółów wynagrodzenia oraz inicjowanie wniosków w systemie HR. Dostęp do portalu możliwy jest z dowolnego urządzenia i o każdej porze, co znacząco zwiększa wygodę korzystania.
Podstawą działania jest elektroniczny przepływ dokumentów i informacji, który skraca czas realizacji zadań i poprawia komunikację między pracownikami, przełożonymi a działem kadr.
Kluczowe cechy portalu pracownika
Nowoczesny portal samoobsługi powinien posiadać przejrzysty, intuicyjny interfejs, umożliwiać automatyzację procesów i integrację z innymi systemami w firmie. W przypadku korzystania z outsourcingu usług kadrowo-płacowych jednym z kluczowych pytań do dostawcy powinno być zapewnienie dostępu do takiego narzędzia.
Bezpieczeństwo danych
Ochrona danych osobowych w samoobsłudze pracowniczej jest priorytetem. Portal powinien udostępniać pracownikowi wyłącznie informacje, do których ma on uprawnienia, a logowanie powinno odbywać się z wykorzystaniem uwierzytelnienia wieloskładnikowego MFA, znanego z bankowości elektronicznej, co zwiększa poziom bezpieczeństwa.
Automatyzacja i Workflow
Rozszerzeniem samoobsługi jest Workflow – zautomatyzowany proces akceptacji wniosków, np. urlopowych. Po złożeniu wniosku system przekazuje go do przełożonego, a po akceptacji automatycznie aktualizuje kalendarz pracownika i moduł płacowy. Pracownik może na bieżąco monitorować status sprawy, bez angażowania działu kadr.
Business Intelligence i e-teczki
Nowoczesne portale pracownika mogą integrować się z modułem Business Intelligence, umożliwiającym analizę danych HR. Popularnym rozwiązaniem jest też e-teczka, czyli cyfrowa wersja akt osobowych, która umożliwia przeglądanie dokumentów zgodnie z wymogami prawa i ogranicza konieczność przechowywania dokumentów papierowych.
Elastyczność i dostosowanie do zmian
Portal pracownika powinien być skalowalny i łatwy w dostosowaniu do nowych przepisów, np. nadchodzącej Dyrektywy UE o jawności wynagrodzeń. Od 2026 r. pracownicy będą mogli pytać o wysokość wynagrodzenia w odniesieniu do osób na podobnych stanowiskach – brak cyfrowego narzędzia do obsługi takich wniosków może przeciążyć działy kadr.
Funkcje samoobsługi w praktyce
Przykładowe funkcje dostępne w portalu pracowniczym:
- składanie e-wniosków urlopowych, opiekuńczych, zgłaszanie pracy zdalnej i sprawdzanie limitów urlopowych,
- przeglądanie umów, aneksów, wyników badań lekarskich, pasków wynagrodzeń i formularzy PIT-11,
- pobieranie zaświadczeń o zatrudnieniu czy rocznych kart wynagrodzeń,
- aktualizacja danych osobowych i oświadczeń podatkowych,
- rejestracja czasu pracy i nadgodzin.
Dlaczego warto wdrożyć portal samoobsługi pracowniczej?
Rosnące wymagania dotyczące efektywności, transparentności i bezpieczeństwa procesów kadrowo-płacowych sprawiają, iż samoobsługa pracownicza staje się standardem w nowoczesnych organizacjach. To narzędzie, które wspiera pracowników i poprawia komfort ich pracy. A jednocześnie zwiększa efektywność całej firmy, umożliwiając sprawne reagowanie na zmiany prawne i organizacyjne.
Źródło i pełna informacja: Deolitte
