8 miesięcy temu
Wdrożenie KSeF ma być największym od blisko dekady projektem informatycznym. Szacuje się, iż w ciągu jednego miesiąca, systemy będą przetwarzały choćby 3 miliardy dokumentów, a w ciągu miesiąca będzie powstawało około 250 terabajtów danych binarnych. Zwiastuje to rewolucję dla przedsiębiorców na niespotykaną dotąd skalę. Na co należy się przygotować?
Zgodnie z ostatnimi ustaleniami, najprawdopodobniej od 1 stycznia 2025 roku większość przedsiębiorców będzie zobowiązana do stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), czyli platformy, która umożliwia wystawianie i odbieranie faktur. w tej chwili firmy korzystają z tego rozwiązania na zasadzie dobrowolności. Początkowo KSeF miał być obowiązkowy od 1 lipca tego roku, jednak po przeprowadzeniu konsultacji z przedsiębiorcami, jego wdrożenie zostało odsunięte w czasie. Decyzja została podjęta po diagnozie licznych błędów w systemie.
Obowiązkowy KSeF będzie wyzwaniem dla wielu przedsiębiorstw i firm, działających w różnych obszarach gospodarki – nie jest to tylko rozwiązanie informatyczne zmieniające jedynie sposób wystawiania faktur. Zmiany w firmach będą wymagały zaangażowania wielu działów, które czekają zmiany w strukturach informatycznych, poprzez działy finansowe, operacyjne czy logistyczne. Wprowadzenie KSeF w firmach będzie wymagało zaangażowania wielu działów. Zmiana nie dotknie jedynie działów finansowych, ale również operacyjnych czy logistycznych. KSeF wiąże się również z wprowadzeniem zmian w systemach informatycznych, co pociąga za sobą koszty po stronie organizacji.
Wdrożenie KSeF – stabilność systemu to podstawa
Ogromnym wyzwaniem dla twórców KSeF-u będzie zapewnienie stabilności całego systemu. Należy pamiętać o tym, iż z KSeF-u będą korzystały różne firmy – zarówno mniejsze przedsiębiorstwa, jak i ogromne firmy: – „Na polskim rynku funkcjonują firmy wystawiające faktury w trybie ciągłym. Mówimy tu o branżach, w których liczbę faktur wystawianych w ciągu jednego dnia możemy liczyć choćby w tysiącach. Co więcej, polscy przedsiębiorcy korzystający z KSeF-u będą zobligowani do wprowadzania faktur od razu do systemu. Zasady nie przewidują żadnej karencji, jeżeli chodzi o terminy (tak jak na przykład w Rumunii, gdzie firmy mogą to zrobić np. w ciągu tygodnia). Dlatego też może się zdarzyć, iż jeżeli wszyscy w jednym momencie będą wprowadzać ogromne ilości faktur do systemu, dojdzie do jego przeciążenia i zablokowania” – komentuje Łukasz Mikuła, Chief Accountant, Luxoft Poland. – „Stanowi to szczególne wyzwanie w kontekście działalności ogromnych firm np. w obszarach takich jak telekomunikacja czy logistyka. Dlatego stabilność systemu i systemu jest tak kluczowa” – dodaje.
Jednym wyzwaniem, które łączy wszystkie przedsiębiorstwa bez względu na ich skalę czy sektor działalności, są systemu księgowe, których w tej chwili używają. „Na polskim runku działają firmy, używają systemu księgowego lokalnego, czyli oferowanego i uruchamianego przez polskie podmioty. Istnieje duże prawdopodobieństwo, iż dzięki temu firmy zostaną bezproblemowo połączone z systemem KSeF. Całość ograniczy się jedynie do aktualizacji obecnego systemu, ale w efekcie wystawiona faktura będzie od razu pojawiała się w KSeF. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku dużych firm, używających systemów klasy ERP oferowanych przez globalnych dostawców. Systemy takie nie podlegają aktualizacjom dostarczanym przez producenta. Zwykle funkcjonują w nich rozwiązania dedykowane, zaprojektowane przy wdrożeniu. To z kolei determinuje koszty, ilość i poziom skomplikowania zmian, które są konieczne do wprowadzenia w przypadku integracji z KSeF”– komentuje Łukasz Mikuła. Problematyczny może być również różny typ faktur i zadań programistycznych z tym związanych. „W przypadku faktur sprzedażowych podczas awarii systemu, mniejsza firma będzie mogła wprowadzić i wysłać faktury manualnie – z tego względu, iż nie będzie ich tak dużo. Natomiast co w przypadku przedsiębiorstw, w których tych faktur będzie kilka tysięcy? Jeszcze inne wyzwanie obserwujemy w przypadku faktur zakupowych, które wpływają do naszej firmy. Gdy KSeF będzie już w pełni obowiązkowy, żadna inna forma nie będzie skuteczną forma doręczenia. Należy podkreślić, iż niestety nie ma w tej chwili alternatywnej możliwości dostarczenia faktury w przypadku potężnej awarii systemu. Dlatego to musi z pewnością zostać jeszcze uregulowane” – komentuje Łukasz Mikuła.
Innym wyzwaniem programistycznym będzie integracja z klientami, którzy korzystają z własnych platform do wystawiania lub wysyłania faktur. – „Może być to szczególnie odczuwalne przy współpracy z dużymi firmami, które wymagają dostarczania faktur przez własne platformy – w przypadku wejścia KSeF na stałe, taka forma dostarczenia faktury w świetle prawa, może przestać być skuteczna, gdy KSeF nie będzie współdziałał z tą specyficzną platformą. Jest to kolejne pytanie i wyzwanie, na które trzeba koniecznie odpowiedzieć przed wejściem w życie obowiązkowego KSeF-u – co należy zrobić, aby to również zostało uspójnione? – dodaje Mikuła.
KSeF z perspektywy branży IT
Branża IT charakteryzuje się tym, iż osoby w niej zatrudnione często pracują w formule B2B, prowadząc jednoosobowe działalności gospodarcze. Takie osoby wystawiając faktury dużym firmom, same prowadzą swoją księgowość i często mają wykupione specjalne oprogramowanie do wystawiania faktur, prowadzenia obliczeń. KSeF zdecydowanie uprości wszystkie procedury i automatycznie będzie mógł posłużyć jako system do wystawiania i wysyłania faktur. – „Pojawia się też wiele pytań dotyczących tego, czy KSeF zastąpi JPK. Niestety w tej chwili Ministerstwo Finansów nie przewiduje możliwości zastąpienia JPK_FA poprzez KSeF choć wiele za tym przemawia. Możeby do tego zaliczyć między innymi spójność pól występujących w obu rozwiązaniach. Gdyby taka możliwość się pojawiła to byłoby to ogromne ułatwianie dla płatników VAT” – komentuje Mikuła.
Inną korzyścią płynąca z wprowadzenia KSeF jest na pewno ujednolicenie procesów w kontekście faktur zakupowych. – „W tej chwili faktury zakupowe trafiają do firm takich jak nasza różnymi drogami: mailowo, tradycyjnie pocztą, czasem bezpośrednio do osób, które są zlecającymi różne działania. To stwarza oczywiście wiele zagrożeń, wynikających po prostu z ludzkiego błędu czy przeoczenia – faktura może gdzieś się zawieruszyć, zgubić lub może niechcący zostać pominięta. KSeF pozwoli na eliminację takich przypadków – będzie to jedyne miejsce, w którym można fakturę wystawić oraz pobrać. W przypadku przygotowania procesów, będzie to kwestia przeszkolenia odpowiednich osób, które będą sprawdzały i weryfikowały wewnątrz firmy przepływ dokumentów w KSeF” – komentuje Łukasz Mikuła.
KSeF jest tematem bardzo złożonym – cały czas realizowane są konsultacje z przedsiębiorcami, aby zapewnić jak najlepsze wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur, uwzględniając specyfikę i potrzeby każdej branży. Podstawą poprawnego wdrożenia będzie przede wszystkim stabilność informatyczna. Na pewno bardzo istotnym aspektem będzie również elastyczność systemu tak, aby istniała możliwość jego rozbudowy w miarę rosnących i zmieniających się potrzeb przedsiębiorców.
