Struktura organizacyjna firmy – jak stworzyć działy w firmie?

Pozyskiwanie nowych klientów i oczekiwany rozwój w firmie wymaga od osób zarządzających zatrudniania nowych pracowników. Naturalną konsekwencją takich działań jest określanie nowych zakresów obowiązków, a więc wstępne budowanie struktury organizacyjnej w firmie. Wspomniany proces to nieodłączny element, który pozwala na lepszą koordynację pracy, jasny podział obowiązków w zespole, a także wyznaczenie, realizację i kontrolę założonych celów. Określona struktura może chronić zespół przed chaosem informacyjnym i zapobiegać trudnościom związanym z określeniem kto podejmuje odpowiedzialność za poszczególne zadania czy projekty w firmie.

Struktura organizacyjna firmy – co to jest?

Najprościej mówiąc struktura organizacyjna firmy to układ stanowisk w hierarchicznych komórkach organizacji nazywanych również jednostkami organizacyjnymi. Struktura organizacyjna określa, kto zleca, wykonuje lub kontroluje obszary i zadania w firmie. Struktura może być wykorzystywana do różnych celów. Dzięki niej możemy w łatwy sposób określić ścieżkę akceptacji wniosków, regulamin organizacyjny, obieg dokumentów czy wiele innych procesów zachodzących wewnątrz organizacji.

Strukturę organizacyjną firmy tworzą komórki organizacyjne, które mogą być określone jako działy lub poszczególne stanowiska wraz z konkretnymi powiązaniami między nimi. Przykładami powiązań może być: odpowiedzialność, uprawnienia czy podział obowiązków. Odpowiednio zaprojektowana struktura organizacyjna pozwala na kształtowanie hierarchicznych procesów zarządczych. Określa, kto z kim powinien się kontaktować i komunikować zmiany, a kto kontrolować i odpowiadać za postawione cele. Podstawowymi elementami struktury organizacyjnej jest regulamin organizacyjny, opis stanowisk pracy, a także schemat organizacji.

Jakie są rodzaje struktur organizacyjnych?

Na strukturę organizacyjną firmy składają się jednostki organizacyjne, a także komórki organizacyjne. Typy struktur organizacyjnych są zależne od poszczególnych stanowisk oraz ich liczby. Struktury organizacyjne mogą podlegać ocenie i analizie ze względu na różne kryteria m.in. ze względu na rozpiętość kierowania lub liczbę szczebli zarządzania, a także podział zadań czy konfigurację strukturalną. Twórcy wyróżniają również nowoczesne i klasyczne struktury.

Najczęściej wybieranymi typami struktur organizacyjnych przez przedsiębiorstwa są: płaska struktura organizacyjna, liniowa struktura organizacyjna i struktura funkcjonalna. W literaturze można znaleźć również podział na sformalizowane i niesformalizowane struktury, jak również scentralizowane i zdecentralizowane. Ponadto występują struktury dywizjonalne, zadaniowe, hybrydowe, sieciowe i wiele innych. Jej rodzaje zależą wprost od potrzeb przedsiębiorców i konsumentów.

Jednym z podstawowych kryteriów podziału na różne struktury jest rozpiętość kierowania, czyli zależność pomiędzy liczbą komórek organizacyjnych podlegających wyższemu szczeblowi. W ten sposób wyróżniamy strukturę smukłą i płaską.

Struktura płaska a smukła

Spośród wszystkich typów struktur organizacyjnych w praktyce najczęściej stosuje się płaską strukturę organizacyjną. Charakteryzuje ją niewielka liczba szczebli zarządzania. W porównaniu do struktury smukłej charakteryzuje ją duża rozpiętością kierowania.

W przypadku płaskiej struktury zespół musi charakteryzować się dużą samodzielnością i elastycznością w podejmowaniu decyzji. Płaska struktura organizacyjna firmy wymusza zwiększenie odpowiedzialności każdego pracownika wewnątrz organizacji. Takie rozwiązanie usprawnia proces podejmowania decyzji, a także zwiększa budżet organizacji.

Przeciwieństwem płaskiej struktury jest smukła struktura. Można w niej zauważyć wiele szczebli zarządzania i małą rozpiętość kierowania zespołem. Taki model sprawdza się w dużych firmach lub np. w administracji publicznej gdzie wymagany jest duży nadzór pracy, także wąska specjalizacja w konkretnych dziedzinach w firmie. Smukła struktura organizacyjna firmy cechuje się częstym i prostym kontaktem z przełożonym, umożliwia łatwy przepływ informacji wewnątrz organizacji, a także umożliwia prostą kontrolę i nadzór pracowników.

Struktura liniowa (prosta)

Struktura liniowa często nazywana jest również strukturą prostą, a czasem pionową. Jest to struktura organizacyjna firmy, która polega na tym, iż na czele całego zespołu stoi jeden dyrektor, który zarządza kierownikami działów. Na końcu struktury znajdują się szeregowi pracownicy.

Nazwa prosta lub pionowa wynika z tego, iż wszystkie elementy struktury są ze sobą połączone pionowo. Taka struktura sprawdza się najlepiej w małej firmie, gdzie podejmowane decyzje mogą zostać gwałtownie zweryfikowane i przekazane dalej.

W tej strukturze organizacyjnej niezależnie od liczby pracowników każdy podwładny odpowiada tylko jednemu kierownikowi. Kierownik nie tylko zleca wykonanie zadań, ale również rozlicza ich realizację. Stanowi również wsparcie w całym procesie.

Struktura sztabowo-liniowa

Ta struktura organizacyjna powstała w celu rozwiązania problemów ograniczeń struktury liniowej i jest najczęściej stosowaną strukturą w praktyce gospodarczej. Łączy w sobie zalety struktury liniowej przy jednoczesnym wykorzystaniu specjalistycznej wiedzy komórek sztabowych. Ich zadaniem jest specjalistyczne i eksperckie wsparcie w wybranych procesach zarządczych.

Osobą podejmującą decyzje jest menedżer. Niższe szczeble zajmowane są przez specjalistów w swoich dziedzinach, którzy odpowiedzialni są za dostarczanie informacji, opiniowanie, rekomendacje czy prognozy. Takie rozwiązanie pozwala odciążyć pracowników od procesu podejmowania decyzji.

Struktura funkcjonalna

W strukturze funkcjonalnej schemat zarządzania zostaje zawężony do specjalizacji pracowników. Podział pracy charakteryzuje się podleganiem pracowników pod wielu menedżerów jednocześnie. Jest to tak zwane wielostronne podporządkowanie i pozwala na dużą wymianę doświadczeń wewnątrz organizacji, a także rozbudowaną ścieżkę kontroli czy ekspertyzy. Głównymi zaletami tej struktury jest poleganie na wielu specjalistach odpowiedzialnych za wąskie dziedziny. Dodatkowo ułatwia standaryzację i formatowanie procesów zarządczych.

Struktura macierzowa (problemowa)

Ta struktura organizacyjna pozwala członkom zespołu odpowiadać za wykonane zadania przed kilkoma liderami. Jeden pracownik może odpowiadać zarówno przed swoim kierownikiem (np. projektu), jak również kierownikiem całego działu. Takie rozwiązanie to z jednej strony duże wyzwanie, jednak pozwala na szybkie opracowywanie np. nowych produktów bez konieczności reorganizacji działów w firmie. Liderzy posiadają szerokie spojrzenie na całość projektów i mogą konsultować działania z innymi liderami, jednocześnie polegając na kierownikach działu przy realizacji projektów.

Wyróżnia się trzy typy zarządzania macierzowego: słaba, zbalansowana i silna. Różni je odpowiedzialność i zaangażowanie kierownika w projekt. W przypadku słabej macierzy lider projektu ma mały autorytet w zarządzaniu projektem, w zbalansowanej równy autorytet z zespołem, a w silnej lider przejmuje większość decyzji na siebie.

Projektowanie pierwszej struktury organizacyjnej w małej firmie

Właściciele firm, którzy zatrudniają kolejne osoby, w pewnym momencie zauważają, iż do dalszego rozwoju niezbędne jest wprowadzenie sformalizowanej struktury organizacyjnej. Widząc szereg zalet, wynikających z jasnego podziału obowiązków, decydują się na wybór jednej ze struktur opisanych powyżej. Od czego zacząć projektowanie pierwszej struktury organizacyjnej w firmie?

Odpowiedzialny zarząd przed wdrożeniem struktury powinien w pierwszej kolejności poznać potrzeby i kompetencje pracowników. Rozmowa lub ankieta przeprowadzona wśród pracowników pozwala ustalić, jakie są powiązania w zespole i oczekiwania kadry wobec przełożonych. Następnie kierownicy mogą przystąpić do projektowania i kontroli procesów lub zadań w firmie. Poniżej znajduje się propozycja kolejnych kroków przydatnych do wdrożenia pierwszej struktury organizacyjnej.

Krok 1: Zidentyfikuj role i obowiązki każdego pracownika

W tym kroku warto określić kompetencje poszczególnych stanowisk, a także zebrać informacje na temat aktualnego podziału obowiązków i wykonywanych zadań. Pewnego rodzaju naturalnym procesem jest kształtowanie w organizacji hierarchii. Niektórzy pracownicy być może nieświadomie wskazują liderów i im np. raportują stan swojej pracy lub proszą o ekspertyzę. Warto na tym etapie projektowania dookreślić kto pełni taką funkcję w zespole i pamiętać o tym podejmując kolejne kroki.

Krok 2: Określ strukturę raportowania i kanały komunikacji dla swojego zespołu

Jeżeli zarząd odpowiednio rozpozna dotychczasowy przepływ informacji, zdecydowanie łatwiej będzie mu wdrożyć zakładane zmiany strukturalne w firmie. Pracownicy nie będą musieli uczyć się od nowa procesów, przez co wdrożenie struktury może przebiec szybciej.

W tym kroku warto również rozrysować wstępną strukturę i nanieść na nią zachodzące procesy w sposób schematyczny poprzez określenie kolejnych punktów związanych z etapem wykonania, odpowiedzialności, kontroli i ostatecznej decyzji.

Jednym z ważniejszych punktów związanych z budowaniem struktury przedsiębiorstwa jest odpowiednie zaplanowanie kanałów komunikacji między pracownikami. Na etapie projektowania warto rozważyć różne metody komunikacji od tej najprostszej, czyli spotkań czy rozmów w biurze, po bardziej zaawansowane, czyli np. komunikatory internetowe. Jest to szczególnie ważne, o ile w przyszłości planujemy zatrudnić pracowników zdalnie.

Krok 3: Wyodrębnij jednostki organizacyjne

Jednostka organizacyjna to najmniejszy element budujący struktury organizacyjne. Może to być zarówno samodzielne stanowisko, zespół osób odpowiedzialny za wybraną część funkcjonowania w przedsiębiorstwie lub cały dział. To właśnie one posłużą nam do ostatecznego zaprojektowania lub wyboru gotowego schematu. Wybór jednostki organizacyjnej zależy bezpośrednio od wielkości firmy lub stopnia zaawansowania realizowanych projektów.

Krok 4: Stwórz regulamin i skonsultuj go z kadrą kierowniczą

Regulamin organizacyjny to dokument, który w jasny i zrozumiały dla wszystkich sposób określi nowe zasady funkcjonowania przedsiębiorstwa. Należy w nim zawrzeć informacje dotyczące organów i jednostek organizacyjnych wraz z kompetencjami każdej z nich. Dobrze, aby w regulaminie znalazły się również informacje na temat obowiązków każdej jednostki. Dotyczy to w szczególności małych firm z małą liczbą szczebli zarządzania.

Krok 5: Oceń planowane zmiany w strukturze, zatwierdź i ogłoś nową strukturę organizacyjną w firmie

Struktura organizacyjna jest już prawie gotowa! Teraz wystarczy, iż tworzony schemat zostanie porównany do tych przedstawionych powyżej w artykule. Odręczne projekty warto przenieść do wersji elektronicznej. Jest wiele narzędzi online, które mogą być w tym pomocne.

Jednym z ostatnich kroków jest krytyczne spojrzenie na wykonaną pracę i naniesienie niezbędnych poprawek. Warto również skonsultować swoją pracę z osobą, która ma doświadczenie w tworzeniu struktury przedsiębiorstwa.

Na koniec procesu pozostaje jeszcze ogłoszenie planowanych zmian i odpowiednia komunikacja związana z tym. Dobrze pamiętać o tym, iż zmiany nie zawsze muszą być pozytywnie przyjęte przez zespół. Przedsiębiorcy muszą liczyć się z tym, iż pracownicy mogą poczuć się niedocenieni, poprzez przydzielenie do niższych szczebli w hierarchii przedsiębiorstwa lub zmartwieni nadmierną kontrolą ich pracy. Odpowiednio dobrany komunikat powinien rozwiewać wszelkie wątpliwości i zachęcić zespół do włączenia się w planowane zmiany.

Wdrażanie struktury organizacyjnej

Każda firma wymaga indywidualnego podejścia do wdrażania struktury organizacyjnej. Należy pamiętać o tym, iż struktura organizacyjna to nieodłączny element rozwoju w każdym przedsiębiorstwie, a odpowiednio wdrożona to gwarancja ulepszenia wielu procesów takich jak przepływ informacji czy kontrola.

Budowanie struktury organizacyjnej w systemie kadrowo-płacowym HRappka.pl

System HRappka umożliwia tworzenie działów w firmie (np. human resources, marketing, administracja, księgowość itp.). Stworzenie działów to pierwszy etap procesu, który pozwoli na pełne odwzorowanie struktury organizacyjnej w firmie. Dzięki działom w swojej firmie będziesz mógł/mogła między innymi: prowadzić rekrutację do konkretnego działu, przypisać odpowiedni onboarding, tworzyć dedykowane raporty np. raport rotacji w konkretnym dziale czy obserwować nieobecności wewnątrz działów.

Odwzorowanie struktury w systemie kadrowo-płacowym jest ważne w kontekście prowadzenia działalności gospodarczej. Poprawne skonfigurowanie jednostek nadrzędnych i podrzędnych usprawnia komunikację m.in. poprzez wyświetlenie pracownikowi danych kontaktowych do przełożonego, a także polepsza przepływ informacji.

Czytaj więcej:

• Elektroniczne wnioski urlopowe

Zarządzaj pracą zespołu w HRappka

• Rekrutacja do konkretnego działu
• Onboarding przypisany do stanowiska
• Ścieżki akceptacji wpisów grafikowych
• Raport rotacji w konkretnym dziale