Te osoby mogą podpisać e-umowę z pracodawcą. Nowy system już działa. To koniec papierowych dokumentów

Od 7 stycznia 2026 roku w Polsce działa system teleinformatyczny do obsługi niektórych umów. Umożliwia on zawierania prostych umów w formie elektronicznej oraz zarządzanie dokumentacją. To rewolucyjne rozwiązanie, które oznacza dużą wygodę dla pracowników i pracodawców. Niestety ma pewne ograniczenia.
Polski rząd stawia na cyfryzację. Dzięki aplikacji mObywatel i nie tylko już od jakiegoś czasu załatwianie wielu spraw urzędowych było możliwe bez wychodzenia z domu. Teraz dochodzi do tego system do elektronicznego zawierania umów. Za jego uruchomienie odpowiada Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Choć na razie nie skorzystają z niego wszyscy pracownicy i pracodawcy, to resort zapewnia, iż nie skończył prac nad udoskonalaniem narzędzia.

REKLAMA







Zobacz wideo Adrian Zandberg: Płaca minimalna poprawia sytuację małych przedsiębiorców



E-umowy są już dostępne dla wybranych grup. Zyskują na tym pracownicy i pracodawcy
System e-umów został uruchomiony na podstawie ustawy z 16 listopada 2022 roku o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów. Jak dowiadujemy się z komunikatu MRPiPS, umożliwia on:

zawieranie, zmienianie i rozwiązywanie umów takich jak umowa o pracę, umowa zlecenia, umowy o świadczenie usług oraz umowy uaktywniające (np. z nianią);
korzystanie z gotowych, zgodnych z obowiązującymi przepisami szablonów umów i dokumentów powiązanych, np. aneksów, wypowiedzeń, świadectw pracy;
podpisywanie dokumentów podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym;
prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej elektronicznie, bez obowiązku posiadania kopii w formie papierowej.

To znacznie ułatwi prowadzenie dokumentacji oraz zapewni wygodę pracowników i pracodawców. Co więcej, z poziomu systemu można zgłaszać pracowników do ubezpieczenia (ZUS) oraz opodatkowania (KAS).
Zobacz też: Od kiedy można rozliczyć PIT? W 2026 roku zmieni się kilka zasad. O tych szczegółach musisz pamiętać
Aby korzystać z systemu, wystarczy zalogować się do niego przez portal praca.gov.pl. Możemy używać go jako osoba fizyczna lub w kontekście organizacji, np. jednoosobowej działalności gospodarczej. Wortal Publicznych Służb Zatrudnienia zwraca uwagę, iż system automatycznie zweryfikuje uprawnienia do zawierania umów i podejmowania innych działań w imieniu osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, wykorzystując dane wpisane w rejestrze CEiDG. Jednocześnie należy zaznaczyć, iż system ma pewne ograniczenia.



System e-umów na razie nie jest dostępny dla wszystkich. Resort pracy zapowiada jednak jego rozwój
W obecnej postaci z systemu mogą korzystać:

mikroprzedsiębiorcy i mali pracodawcy zatrudniający do dziewięciu osób,
rolnicy,
osoby fizyczne (np. rodzice zawierający umowy z nianiami),
pracownicy, zleceniobiorcy i nianie - jako strona zatrudniana.

Oznacza to, iż z omawianego rozwiązania się skorzystają średnie i duże firmy, przynajmniej na razie. Ponadto elektroniczną dokumentację pracowniczą w systemie można prowadzić tylko dla nowo zatrudnianych osób lub pracowników, dla których wcześniej nie była ona w ogóle prowadzona. Co ważne, jeżeli zdecydujemy się na zawarcie e-umowy, dokumentacja będzie musiała być prowadzona w systemie aż do momentu jej zakończenia.
MRPiPS podkreśla, iż planuje rozwój nowych funkcji w systemie i rozszerzanie zakresu umów możliwych do zawierania. Poszerzony ma zostać także zakres podmiotów, które będą mogły korzystać z systemu.






Źródło: gov.pl







Dziękujemy, iż przeczytałaś/eś nasz artykuł.

Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Wiadomościach Google.