Podwyżka pensji w 2025 roku może wpłynąć nie tylko na miesięczne wynagrodzenie, ale również na inne świadczenia przysługujące pracownikowi – w tym wynagrodzenie za czas urlopu. W praktyce wielu pracodawców i działów kadr zadaje sobie pytanie: czy i jak należy przeliczyć wynagrodzenie urlopowe po zmianie wysokości pensji pracownika? Odpowiedź znajduje się w przepisach prawa pracy oraz rozporządzeniu urlopowym. W tym artykule wyjaśniamy:
- jak oblicza się wynagrodzenie urlopowe po podwyżce,
- jakie składniki należy wziąć pod uwagę,
- kiedy konieczne jest przeliczenie podstawy urlopowej,
- jak zmiana płacy minimalnej wpływa na dodatki do wynagrodzenia za urlop.
Podstawa prawna wynagrodzenia urlopowego
Zasady ustalania wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. dotyczące szczegółowych zasad przyznawania urlopu, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. najważniejsze zapisy zawarte są w paragrafach 7, 8 i 10 tego aktu.
Zgodnie z przepisami, przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego należy uwzględnić:
- składniki stałe – w wysokości należnej w miesiącu korzystania z urlopu,
- składniki zmienne – wyliczane na podstawie średniej z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (a w przypadku znacznych wahań – choćby z 12 miesięcy).
W przypadku podwyżki, zarówno składniki stałe, jak i zmienne muszą zostać ponownie przeliczone zgodnie z aktualną wysokością wynagrodzenia, jeżeli miały wpływ na podstawę urlopową.
Co wchodzi w skład wynagrodzenia urlopowego?
Wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego powinno odpowiadać tej samej kwocie, jaką pracownik uzyskałby, gdyby normalnie wykonywał swoje obowiązki zawodowe. Oznacza to, iż w podstawie wymiaru urlopu należy uwzględnić wszystkie elementy pensji, które mają charakter wynagrodzeniowy i są wypłacane regularnie.
W skład wynagrodzenia urlopowego wchodzą:
- Składniki stałe, np.:
- wynagrodzenie zasadnicze,
- dodatek funkcyjny,
- dodatek stażowy (jeśli jest określony kwotowo lub procentowo),
- dodatek za pracę w warunkach szkodliwych.
- Składniki zmienne, np.:
- premie regulaminowe i uznaniowe,
- dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych,
- dodatki za pracę w nocy,
- prowizje.
Nie wlicza się natomiast składników wypłacanych okazjonalnie, takich jak nagrody jubileuszowe, jednorazowe dodatki czy odprawy – zgodnie z § 6 rozporządzenia urlopowego.
W przypadku zmiany wysokości któregoś ze składników – zwłaszcza zmiennych – przed urlopem lub w jego trakcie, konieczne jest ponowne przeliczenie podstawy wynagrodzenia urlopowego.
Jak obliczyć wynagrodzenie urlopowe po podwyżce?
Jeśli podwyżka pensji miała miejsce przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego, należy przeliczyć wszystkie składniki zmienne (np. premie, dodatki) za poprzednie miesiące tak, jakby pracownik już wtedy otrzymywał nowe, wyższe wynagrodzenie. Celem jest zachowanie zgodności z art. 172 Kodeksu pracy, który gwarantuje, iż wynagrodzenie za czas urlopu nie może być niższe niż to, które pracownik otrzymałby, pracując.
Przykład:
Pracownik otrzymał od 1 czerwca 2025 roku podwyżkę z 4000 zł na 4500 zł. W lipcu korzysta z 8 dni (64 godziny) urlopu.
Wcześniejsze premie (przy pensji 4000 zł) wynosiły:
- marzec: 400 zł (10%)
- kwiecień: 600 zł (15%)
- maj: 320 zł (8%)
Przeliczenie premiowych składników po podwyżce:
| Marzec | 400 zł | 4500 zł | 10% | 450 zł |
| Kwiecień | 600 zł | 4500 zł | 15% | 675 zł |
| Maj | 320 zł | 4500 zł | 8% | 360 zł |
Łączna premia po przeliczeniu:
450 zł + 675 zł + 360 zł = 1485 zł
Średnia stawka godzinowa (zakładamy 480 godzin w 3 miesiącach):
1485 zł / 480 h = 3,09 zł/h
Wynagrodzenie za urlop:
3,09 zł × 64 godziny = 197,76 zł (dodatkowo do stałego wynagrodzenia za czerwiec)
Wynagrodzenie urlopowe a niepełny etat lub zmienny czas pracy
W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy lub na elastycznych grafikach, obliczanie wynagrodzenia urlopowego również wymaga dostosowania podstawy. Podstawą jest wówczas przeciętne wynagrodzenie z ostatnich 3 miesięcy (lub do 12 miesięcy, gdy wynagrodzenie jest znacznie zmienne), przeliczone na stawkę godzinową. Ta stawka mnożona jest przez liczbę godzin, które pracownik miałby przepracować według harmonogramu, gdyby nie przebywał na urlopie.
Przykład:
Pracownik zatrudniony na ½ etatu, pracujący na zmienne zmiany, otrzymuje podstawową pensję 2800 zł oraz zmienną premię uzależnioną od frekwencji:
- marzec: 300 zł
- kwiecień: 250 zł
- maj: 200 zł
Pracownik korzysta z urlopu w czerwcu na 32 godziny.
Podstawę urlopową liczymy tak:
Suma premii: 750 zł
Przyjęta liczba przepracowanych godzin w 3 miesiącach: 240 h
Stawka godzinowa: 750 zł / 240 h = 3,13 zł
Wynagrodzenie urlopowe: 3,13 zł × 32 h = 100,16 zł
Tę kwotę należy doliczyć do wynagrodzenia podstawowego za czerwiec.
Podwyżka w trakcie urlopu – jak rozliczyć wynagrodzenie?
Jeśli podwyżka wynagrodzenia następuje w trakcie trwania urlopu, pracodawca jest zobowiązany do przeliczenia podstawy wynagrodzenia za dni urlopowe przypadające po zmianie stawki. Oznacza to, iż wynagrodzenie urlopowe zostanie podzielone na dwie części: przed i po podwyżce, zgodnie z nowymi zasadami wynikającymi z § 10 rozporządzenia urlopowego.
To rozwiązanie zapobiega sytuacjom, w których pracownik byłby „poszkodowany” finansowo z powodu skorzystania z urlopu w okresie, w którym obowiązywała wyższa pensja.
Podwyżka a ekwiwalent za urlop niewykorzystany
Jeśli pracownik nie wykorzysta całego przysługującego mu urlopu wypoczynkowego i rozwiązanie umowy następuje po podwyżce pensji, ekwiwalent pieniężny również powinien być obliczony na podstawie aktualnych składników wynagrodzenia. Tak jak przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, składniki zmienne należy przeliczyć tak, jakby obowiązywały przez cały okres przyjmowany do podstawy ekwiwalentu.
To szczególnie istotne przy kończeniu zatrudnienia tuż po zmianie wysokości minimalnego wynagrodzenia.
Najczęstsze błędy przy naliczaniu wynagrodzenia urlopowego po podwyżce
Pracodawcy i działy kadr popełniają czasem błędy, które mogą skutkować zaniżeniem wynagrodzenia za urlop. Najczęstsze to:
- nieuwzględnienie zmiennych składników wynagrodzenia, mimo iż były wypłacane,
- przeliczenie wynagrodzenia urlopowego z pominięciem nowej stawki po podwyżce,
- przyjęcie błędnego okresu referencyjnego do ustalenia średniej zmiennych składników,
- nieuwzględnienie dodatku za pracę nocną lub nadgodziny w podstawie wymiaru.
Każdy z tych błędów może zostać zakwestionowany przez pracownika lub w trakcie kontroli PIP. Dlatego bardzo ważna jest dokładna analiza sytuacji oraz przestrzeganie przepisów rozporządzenia urlopowego.
Czy podwyżka wpływa na wszystkie składniki wynagrodzenia urlopowego?
Nie każda podwyżka automatycznie wpływa na wszystkie elementy wynagrodzenia urlopowego. W przypadku podwyżek uznaniowych lub zmian składników niepowiązanych z wynikiem finansowym pracownika, nie ma obowiązku korekty przeszłych wypłat. Jednak jeżeli zmiana dotyczy składników wynagrodzenia mających charakter zmienny (np. premii regulaminowej obliczanej jako procent podstawy), pracodawca musi uwzględnić nową podstawę wynagrodzenia.
Jakie zmiany wpływają na konieczność przeliczenia?
Poniżej zestawiono typowe sytuacje, w których trzeba przeliczyć podstawę wynagrodzenia urlopowego po podwyżce:
| Podwyżka wynagrodzenia zasadniczego | Tak | Nowa kwota wpływa na premie wyrażone procentowo |
| Zmiana wysokości premii regulaminowej | Tak | Nowe stawki należy uśrednić z poprzednich miesięcy |
| Dodanie dodatku funkcyjnego | Tak | Nowy składnik uwzględnia się od momentu wprowadzenia |
| Jednorazowa nagroda (np. jubileuszowa) | Nie | Tego typu świadczenia nie wchodzą do podstawy urlopu |
| Wzrost wynagrodzenia minimalnego | Tak | Należy przeliczyć dodatki (np. za nocną zmianę) |
Wielomiesięczne premie a podwyżka – jak rozliczać?
W przypadku pracowników otrzymujących premie kwartalne, półroczne lub roczne, również należy zadbać o prawidłowe ich przeliczenie. jeżeli podwyżka nastąpiła w trakcie okresu, którego dotyczy premia, a premia była uzależniona procentowo od podstawowego wynagrodzenia, należy uśrednić ją po korekcie zgodnie z nową stawką.
Tabele ułatwiające przeliczenie wynagrodzenia urlopowego po podwyżce
Przygotujmy teraz szablon pomocniczy, który można wykorzystać do samodzielnego obliczenia:
Tabela 1: Przeliczanie premii przed i po podwyżce
| Marzec | 400 zł | 4000 zł | 4600 zł | 10% | 460 zł |
| Kwiecień | 480 zł | 4000 zł | 4600 zł | 12% | 552 zł |
| Maj | 320 zł | 4000 zł | 4600 zł | 8% | 368 zł |
Suma premii po przeliczeniu: 460 zł + 552 zł + 368 zł = 1380 zł
Liczba godzin w 3 miesiącach: 480 h
Stawka godzinowa: 1380 zł / 480 h = 2,88 zł/h
Zmiana etatu a wynagrodzenie za urlop po podwyżce
Jeśli pracownik zmienił etat w okresie ostatnich 3 miesięcy, także wpływa to na przeliczenie podstawy. Przykładowo: pracownik przechodzi z ½ etatu na ¾ — należy uwzględnić odpowiednią liczbę godzin oraz proporcjonalnie przeliczyć składniki zmienne w danym okresie.
Podwyżka a wynagrodzenie urlopowe w systemie równoważnym
W systemie równoważnego czasu pracy (np. praca po 12 godzin co drugi dzień), przeliczenie wynagrodzenia urlopowego po podwyżce wymaga szczególnej dokładności. W takim przypadku podstawę ustala się z uwzględnieniem indywidualnego rozkładu czasu pracy – czyli ile godzin urlopu wypadło, zgodnie z harmonogramem. Błędy w tym zakresie mogą prowadzić do zaniżenia wypłat i roszczeń pracownika.
Podwyżka przed urlopem – obowiązek działania z urzędu
Warto podkreślić, iż pracodawca ma obowiązek samodzielnie przeliczyć podstawę wynagrodzenia urlopowego, jeżeli doszło do podwyżki przed rozpoczęciem urlopu. Nie musi czekać na wniosek pracownika – wynika to bezpośrednio z obowiązku prawidłowego naliczania świadczeń, uregulowanego w Kodeksie pracy i rozporządzeniu urlopowym.
Brak przeliczenia może być podstawą do roszczeń ze strony pracownika, a także narazić pracodawcę na sankcje w przypadku kontroli PIP.
Kiedy nie trzeba przeliczać podstawy po podwyżce?
Nie każda zmiana wynagrodzenia oznacza obowiązek ponownego przeliczenia wynagrodzenia za urlop. Przykłady sytuacji, w których nie trzeba dokonywać przeliczeń:
- podwyżka nastąpiła po zakończeniu urlopu,
- dotyczy tylko składnika, który nie wchodzi do podstawy (np. jednorazowa nagroda),
- dotyczy kolejnego miesiąca po miesiącu urlopowym.
Tabela: Czy trzeba przeliczyć podstawę urlopową?
| Podwyżka zasadnicza | Tak | Tak – częściowo | Nie | Zależy od momentu urlopu |
| Premia regulaminowa | Tak | Tak – jeżeli dotyczy | Nie | Tak, jeżeli okres premiowy przypada |
| Nowy dodatek funkcyjny | Tak | Tak – jeżeli obowiązuje | Nie | Zależnie od daty wejścia w życie |
Co z urlopem na przełomie miesięcy?
Jeśli urlop przypada na przełom miesiąca (np. ostatnie dni czerwca i pierwsze dni lipca), a podwyżka obowiązuje od 1 lipca – trzeba rozdzielić naliczanie wynagrodzenia:
- Za dni czerwca – według starej stawki,
- Za dni lipca – według nowej stawki (po podwyżce).
To ważne przy naliczaniu płacy dla osób, które wykorzystują dłuższy urlop (np. dwa tygodnie) i zmiana pensji następuje w jego trakcie.
Czy premia kwartalna wypłacona po urlopie ma wpływ na podstawę?
Nie. Podstawą do obliczenia wynagrodzenia urlopowego są wypłaty zrealizowane przed rozpoczęciem urlopu. choćby jeżeli premia kwartalna za wcześniejszy okres zostanie wypłacona później (np. po powrocie z urlopu), nie można jej uwzględnić w rozliczeniu urlopowym. W takiej sytuacji możliwe jest jedynie przeliczenie i ewentualne uzupełnienie wynagrodzenia, jeżeli taka korekta wynika z regulaminu lub umowy.
Najczęstsze pytania (FAQ) pracowników i działów kadr
1. Czy każda podwyżka wymaga przeliczenia wynagrodzenia urlopowego?
Nie – tylko te, które wpływają na składniki liczone zmiennie (np. premie).
2. Czy muszę sam zgłosić, iż należy przeliczyć podstawę?
Nie – obowiązek leży po stronie pracodawcy.
3. Czy ekwiwalent za urlop wypłacany po podwyżce też musi być wyższy?
Tak – jeżeli podstawa zmieniła się przed zakończeniem stosunku pracy, należy ją uwzględnić.
4. Czy muszę udokumentować, iż należy mi się wyższe wynagrodzenie za urlop?
Nie – wystarczy, iż podwyżka została formalnie wprowadzona przed urlopem.
Przykład 4 – Podwyżka w miesiącu urlopu
Stan faktyczny:
Pracownik etatowy otrzymał podwyżkę od 15 sierpnia 2025 r. z 4500 zł do 5000 zł. W dniach 12–23 sierpnia przebywał na 10-dniowym (80 godz.) urlopie wypoczynkowym.
Jak rozliczyć?
- Za dni 12–14 sierpnia (3 dni) → przeliczamy według starej stawki.
- Za dni 15–23 sierpnia (7 dni) → według nowej stawki 5000 zł.
- Premie zmienne z poprzednich miesięcy (maj–lipiec) również przelicza się według nowej stawki.
Przykład 5 – Zmiana etatu + podwyżka
Stan faktyczny:
Pracownica pracowała na ½ etatu do końca czerwca 2025 r., od lipca przeszła na ¾ etatu i otrzymała też podwyżkę z 3000 zł do 3600 zł. W sierpniu przebywała na urlopie przez 64 godziny.
Jak rozliczyć?
- Składniki zmienne (np. premie procentowe) z maja–lipca należy przeliczyć proporcjonalnie do nowej podstawy (3600 zł) i większego wymiaru etatu (¾).
Przykład 6 – Brak zmiennych składników, tylko podwyżka stałego wynagrodzenia
Stan faktyczny:
Pracownik otrzymał od 1 września 2025 r. podwyżkę z 4300 zł do 4700 zł. W dniach 2–6 września (5 dni) przebywał na urlopie. Nie otrzymuje premii.
Jak rozliczyć?
- Ponieważ jedynym składnikiem wynagrodzenia jest stawka miesięczna, wynagrodzenie urlopowe wypłacane jest na podstawie nowej stawki obowiązującej w miesiącu urlopu, czyli 4700 zł.
Nie trzeba nic przeliczać – obowiązuje prosta zasada: stałe składniki = nowa kwota za miesiąc urlopu.
Przykład 7 – Urlop po zakończeniu okresu premiowego
Stan faktyczny:
Pracownik miał kwartalną premię wypłacaną za II kwartał w lipcu, a na urlopie był w sierpniu. Od lipca otrzymał też podwyżkę.
Jak rozliczyć?
- Ponieważ premia kwartalna została wypłacona przed rozpoczęciem urlopu, należy ją uwzględnić w podstawie urlopowej, ale przeliczyć zgodnie z nową stawką po podwyżce (jeśli była powiązana procentowo z wynagrodzeniem).
- W przypadku premii ryczałtowej (stałej) – nie trzeba przeliczać.
Przykład 8 – Zmiana minimalnego wynagrodzenia i wpływ na dodatek za pracę nocą
Stan faktyczny:
Od 1 stycznia 2025 r. płaca minimalna wzrosła z 4300 zł do 4666 zł. Pracownik korzystał z urlopu w styczniu, a w poprzednich miesiącach otrzymywał dodatek za nocną zmianę.
Jak rozliczyć?
- Dodatek za pracę w porze nocnej za październik–grudzień 2024 należy przeliczyć na nowej podstawie (4666 zł).
- Premie z tych miesięcy również uwzględnia się, ale bez przeliczeń, jeżeli były wypłacone ryczałtem.
