Zamknięcie roku w kadrach i płacach 2025 r. – praktyczna checklista

Zdjęcie: Zamknięcie roku w kadrach i płacach

Zamknięcie roku w kadrach i płacach to moment, w którym nie ma miejsca na pomyłki. W krótkim czasie trzeba domknąć listy płac, zweryfikować limity, uporządkować dokumentację, przygotować dane do PIT-ów i zadbać o poprawność rozliczeń ZUS. To właśnie wtedy najłatwiej przeoczyć drobny szczegół, który później zamieni się w korekty, stres i dodatkową pracę.

Dlatego przygotowaliśmy praktyczną checklistę zamknięcia roku 2025 – zwięzłą, kompletną i stworzoną tak, żebyś mógł odhaczać zadania jedno po drugim. Dzięki niej upewnisz się, iż wszystkie obowiązki kadrowo-płacowe zostały wykonane na czas i zgodnie z przepisami, a cały proces przejdziesz szybko, pewnie i bezbłędnie.

Zamknięcie roku w kadrach i płacach 2025 r. – praktyczna cheklista

1. Dane pracowników – kompletna weryfikacja

✓ Czy wszystkie dane personalne (PESEL, adres, nazwisko) są aktualne?
✓ Czy poproszono pracowników o aktualizację danych osobowych przed przygotowaniem dokumentów PIT (adres, nazwisko, stan cywilny)?
✓ Czy zgłoszono w systemie każdą zmianę danych zgłoszoną przez pracownika?
✓ Czy status rezydencji podatkowej cudzoziemców jest potwierdzony?
✓ Czy wszystkie rachunki bankowe są prawidłowe i aktywne?

2. Zamknięcie listy płac za grudzień

✓ Czy wszystkie składniki zmienne zostały ujęte (premie, dodatki, nadgodziny)?
✓ Czy wszystkie absencje są potwierdzone dokumentami (L4, oświadczenia, urlopy)?
✓ Czy nie brakuje żadnego rozliczenia delegacji?
✓ Czy naliczono ekwiwalenty, wyrównania i odprawy?
✓ Czy dokonano i sprawdzono wszystkie potrącenia (komornicze, alimentacyjne, inne)?
✓ Czy kwoty ZUS i zaliczek podatkowych są zgodne z systemem i przepisami?

3. Roczne limity i rozliczenia

✓ Czy sprawdzono limit 30-krotności składek emerytalno-rentowych?
✓ Czy nie doszło do naliczania składek ponad limit?
✓ Czy pracownicy z ulgą PIT-0 (młodzi, 4+, seniorzy, powrót) mieszczą się w limitach?
✓ Czy pracownikom stosowano adekwatny rodzaj i limit kosztów uzyskania przychodu?
✓ Czy wszystkie świadczenia nieopodatkowane (ZFŚS, BHP, socjalne) są poprawnie rozliczone?
✓ Czy zweryfikowano, czy w danym roku pracodawca utracił lub uzyskał status płatnika zasiłków chorobowych (na podstawie średniego zatrudnienia na 30 listopada), co może wpływać na rozliczenia w grudniu?

4. Świadczenia pozapłacowe – pełna weryfikacja

✓ Czy wszystkie benefity zostały ujęte w odpowiednich miesiącach?
✓ Czy rozliczenia świadczeń w naturze są prawidłowe?
✓ Czy podział na świadczenia z ZFŚS i ze środków obrotowych jest prawidłowy?
✓ Czy nie ma świadczeń błędnie zakwalifikowanych do PIT lub ZUS?
✓ Czy bony, talony i pozostałe świadczenia rzeczowe zostały opodatkowane w miesiącu faktycznego przekazania?
✓ Czy świadczenia finansowane z ZFŚS spełniają kryterium socjalne i zostały przyznane zgodnie z zasadą indywidualizacji?
✓ Czy dokonano prawidłowej korekty odpisu na ZFŚS na podstawie rzeczywistego średniorocznego zatrudnienia?

5. Urlopy – kontrola i rozliczenia

✓ Czy liczba dni wykorzystanego urlopu za rok jest zgodna z ewidencją?
✓ Czy urlopy zaległe są wyliczone prawidłowo?
✓ Czy naliczono wszystkie ekwiwalenty urlopowe pracowników odchodzących?
✓ Czy wymiar urlopu każdego pracownika jest poprawny (staż, etat, uprawnienia szczególne)?
✓ Czy wykorzystano lub prawidłowo rozliczono niewykorzystane uprawnienia: urlop opiekuńczy, zwolnienie z powodu siły wyższej, pracę zdalną okazjonalną?
✓ Czy praca zdalna okazjonalna (24 dni na rok) została adekwatnie rozliczona w ewidencji?
✓ Czy w przypadku długotrwałych zwolnień chorobowych przechodzących przez przełom roku ustalono adekwatny rodzaj świadczenia przed i po 1 stycznia?

6. Umowy cywilnoprawne – rozliczenie roczne

✓ Czy zebrano wszystkie rachunki do zleceń i umów o dzieło?
✓ Czy zweryfikowano status ubezpieczeniowy (student/uczeń <26 lat, emeryt/rencista)?
✓ Czy stawki kosztów uzyskania przychodu są adekwatne dla każdej umowy?
✓ Czy deklaracje zleceniobiorców i oświadczenia podatkowe są kompletne?

7. Ulgi, koszty podatkowe i oświadczenia

✓ Czy stosowane koszty (podwyższone/zwykłe) są zgodne z oświadczeniem pracownika?
✓ Czy są zarejestrowane wszystkie rezygnacje z ulg złożone w trakcie roku?
✓ Czy pracownik nie korzystał podwójnie z ulg (np. w kilku zakładach pracy)?
✓ Czy nie ma pracowników bez aktualnych oświadczeń PIT-2, a powinny być?

8. Dokumenty roczne – kompletność i zgodność

✓ Czy poinformowano pracowników o terminach przekazania PIT-11 i konieczności aktualizacji danych do rozliczeń?
✓ Czy wszystkie PIT-11 zostały przygotowane i zweryfikowane?
✓ Czy sporządzono PIT-4R i PIT-8AR?
✓ Czy przygotowano IMIR/INF-DP/DS-P – jeżeli obowiązek dotyczy firmy?
✓ Czy deklaracje ZUS za grudzień (DRA, RCA, RSA) są zgodne z listami płac?
✓ Czy zgłoszenia i wyrejestrowania ZUS pracowników i zleceniobiorców są kompletne?
✓ Czy ewidencja pracy zdalnej (stałej, okazjonalnej) jest kompletna i zgodna z regulaminem?

9. PPK – zgodność ze stanem faktycznym

✓ Czy wszystkie deklaracje przystąpienia i rezygnacji zostały przyjęte i wprowadzone na czas?
✓ Czy zgłoszono do PPK nowych pracowników po okresie karencji?
✓ Czy wysokości wpłat (podstawowych i dodatkowych) są prawidłowe?
✓ Czy przekazano terminowo wpłaty za wszystkie miesiące roku?

10. Raportowanie roczne

✓ Czy przygotowano raport kosztów zatrudnienia za cały rok?
✓ Czy sporządzono zestawienie absencji (chorobowe, urlopy, opieka)?
✓ Czy wykonano analizę rotacji i zmian kadrowych?
✓ Czy przedstawiono podsumowanie wynagrodzeń i premii rocznych?
✓ Czy raporty dla zarządu/finansów są kompletne?

11. Przygotowanie organizacyjne na nowy rok

✓ Czy regulaminy pracy i wynagradzania zostały zaktualizowane?
✓ Czy wdrożono nowe stawki płacy minimalnej oraz minimalnej stawki godzinowej?
✓ Czy zmieniono wynagrodzenia dodatków zależnych od płacy minimalnej (funkcyjne, stażowe, ryczałty)?
✓ Czy harmonogramy czasu pracy są przygotowane i zgodne z przepisami?
✓ Czy przeliczenia dotyczące stażystów, młodocianych i praktykantów są wykonane?
✓ Czy zweryfikowano wszystkie umowy pod kątem konieczności aneksowania w związku ze zmianą minimalnego wynagrodzenia?
✓ Czy pracownicy zostali poinformowani o zmianach w regulaminach, wysokości wynagrodzeń, dodatkach lub zasadach świadczeń obowiązujących od nowego roku?

12. Archiwizacja – zgodnie z przepisami

✓ Czy akta osobowe są kompletne (części A, B, C, D, E)?
✓ Czy wszystkie dokumenty mają podpisy i potwierdzenia odbioru?
✓ Czy okresy przechowywania dokumentacji są prawidłowo przypisane (10/50 lat)?
✓ Czy archiwizacja dokumentów elektronicznych jest wykonana i zabezpieczona?
✓ Czy wszystkie deklaracje, oświadczenia i aneksy są wpięte we adekwatne części akt?

Dlaczego dobry system kadrowo-płacowy ułatwia obowiązki?

Dobry system kadrowo-płacowy nie ma zastępować specjalisty – ma eliminować to, co spowalnia jego pracę. Automatyzacja, poprawna ewidencja i aktualne dane to fundament bezbłędnego zamknięcia roku.

Grzegorz Prętki, Ekspert ds. wdrożeń systemów HR

Dobry system kadrowo-płacowy to nie tylko automatyzacja i poprawność danych, ale przede wszystkim większa transparentność i porządek w procesach. Pozwala szybciej dotrzeć do kluczowych informacji, generować zestawienia wymagane przy zamykaniu roku oraz łatwo kontrolować kompletność dokumentów i status poszczególnych rozliczeń. W efekcie cały proces staje się bardziej przewidywalny, a specjaliści mogą skoncentrować się na analizie i decyzjach, zamiast na żmudnym przeszukiwaniu danych w wielu miejscach.

Chcesz uporządkować kadry i płace na nowy rok – szybko, bezbłędnie i zgodnie z przepisami?
Umów bezpłatną konsultację z ekspertem i sprawdź, jak możemy usprawnić procesy w Twojej firmie.

→ Zarezerwuj konsultację teraz