Zmiana konta firmowego – gdzie trzeba zgłosić?

Samo przeniesienie rachunku bankowego przedsiębiorstwa do innej instytucji jest stosunkowo prostą operacją. Jednak taka zmiana konta firmowego wymaga dopełnienia dodatkowych formalności, przede wszystkim zgłoszenia go do różnych urzędów. Sprawdź, gdzie zgłosić zmianę konta firmowego i jak to zrobić zgodnie z przepisami.

Decyzja o tym, by przenieść konto firmowe do innego banku, może się bardzo opłacać. Dzięki temu jako przedsiębiorca możesz liczyć na różne korzyści np. możliwość zaciągnięcia kredytu na atrakcyjnych warunkach, skorzystania z dodatkowych usług w ramach rachunku, czy choćby otrzymania od banku premii pieniężnej w zamian za wybór jego oferty.

Z czym się wiąże zmiana konta firmowego?

Z technicznego punktu widzenia zmiana konta firmowego sprowadza się do zamknięcia starego rachunku i otworzenia nowego w innych banku. Formalności z tym związane nie są skomplikowane i możesz je dopełnić choćby w sposób całkowicie zdalny. Wypowiedzenie umowy dotychczasowego rachunku zwykle wystarczy przesłać pocztą na adres banku. Z kolei nowe konto firmowe w większości banków otworzysz dzisiaj online, podpisując umowę w sposób elektroniczny lub w obecności kuriera.

Zmiana rachunku bankowego firmy niesie jednak za sobą pewne konsekwencje. Przede wszystkim wiąże się z koniecznością przetransferowania wszystkich środków na nowe konto i dokonania rozliczeń z dotychczasowym bankiem. Tę ostatnią kwestię może skomplikować np. fakt posiadania limitu w koncie, który przy zamykaniu rachunku trzeba będzie spłacić w całości.

Przed likwidacją poprzedniego konta warto również pobrać z niego wszystkie wyciągi bankowe z okresu ostatnich 5 lat, które mogą się przydać na wypadek ewentualnej kontroli urzędu skarbowego. Takie wyciągi możesz pobrać za darmo z bankowości elektronicznej. Po zamknięciu rachunku będzie to natomiast możliwe wyłącznie w oddziale banku i może się wiązać z dodatkową opłatą.

O zmianie konta trzeba też powiadomić wszystkich klientów oraz różne urzędy – przede wszystkim urząd skarbowy oraz ZUS.

Gdzie trzeba zgłosić zmianę konta firmowego?

Rachunek bankowy w firmie służy nie tylko do rozliczeń z kontrahentami i pracownikami, ale także do regulowania zobowiązań z tytułu podatków i składek na ubezpieczenia społeczne. Właśnie te dwie ostatnie kwestie powodują, iż już przy zakładaniu firmy należy zgłosić numer konta do urzędu skarbowego, który przekazuje informacje na jego temat także do ZUS.

Z oczywistych względów zatem właśnie te dwa urzędy musisz powiadomić w pierwszej kolejności również o zmianie rachunku. Dotyczy to także sytuacji, gdy nie zamierzasz zamykać starego konta, tylko prowadzić dwa konta firmowe.

Przepisy narzucają też konkretne terminy, w jakich zmiana konta firmowego powinna być zgłoszona do tych instytucji:

• do urzędu skarbowego – w ciągu 7 dni od dnia otwarcia nowego rachunku,
• do ZUS – w ciągu 14 dni.

Takie zgłoszenie zmiany konta firmowego jest bardzo proste, jednak sposób jego dokonania różni się w zależności od formy prawnej przedsiębiorstwa.

Zgłoszenie nowego konta firmowego do CEIDG

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, wystarczy iż zmianę konta firmowego zgłosisz w CEIDG. Polega to na aktualizacji wpisu w sekcji „Informacje o rachunkach bankowych lub rachunkach w SKOK wnioskodawcy”. Należy tu po prostu wpisać dane nowego konta oraz zaznaczyć wycofanie tego poprzedniego (o ile faktycznie został on zamknięty).

Aktualizacji konta bankowego w CEIDG dokonasz online na stronie Biznes.gov.pl i potrzebny Ci będzie do tego profil zaufany lub podpis kwalifikowany. Możesz też zmienić wpis w sposób tradycyjny, a więc udając się osobiście do urzędu miasta lub gminy.

W każdym przypadku zgłoszona przez Ciebie informacja o zmianie konta firmowego zostanie przekazana automatycznie przez CEIDG do urzędu skarbowego oraz ZUS.

Zgłoszenie konta firmowego do urzędu skarbowego

Nieco innych formalności związanych ze zmianą rachunku bankowego muszą dopełnić podmioty gospodarcze prowadzone w formie spółek.

Spółki cywilne powinny zgłosić nowe konto firmowe do urzędu skarbowego poprzez wypełnienie i złożenie deklaracji NIP-2. Mogą to zrobić w urzędzie lub przez internet za pośrednictwem Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów e-Deklaracje.

Przedsiębiorstwa zarejestrowane w KRS, a więc np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz akcyjne, powinny w tym celu natomiast wypełnić deklarację NIP-8 i dostarczyć ją do urzędu osobiście, listownie lub online.

I w tym przypadku nie trzeba osobno zgłaszać zmiany konta firmowego do ZUS, ponieważ zajmie się tym urząd skarbowy.

Jak poinformować kontrahentów o zmianie rachunku bankowego firmy?

Jak już wspomnieliśmy wyżej, o zmianie konta firmowego trzeba powiadomić także kontrahentów. Warto więc wysłać do nich pisma z informacją o zmianie rachunku oraz zamieścić ją w widoczny sposób na stronie internetowej firmy. Rzecz jasna nowy numer konta powinien też znaleźć się we wszystkich nowo wystawianych fakturach, a także kolejnych kontraktach.

Pewnym problemem może okazać się zmiana konta firmowego w czasie oczekiwania na płatności od klientów, którzy dostali faktury jeszcze ze starym numerem rachunku. W takiej sytuacji najlepiej tak wypowiedzieć umowę poprzedniego konta, aby mogły na niego jeszcze wpłynąć wszystkie należności. Warto tu pamiętać, iż standardowo okres wypowiedzenia umowy konta firmowego wynosi 30 dni, ale w poszczególnych bankach może być nieco inny.

Innym rozwiązaniem jest wysłanie do klientów wspomnianej wyżej pisemnej informacji o zmianie rachunku wraz z prośbą o uregulowanie faktury już na nowy numer konta. Z punktu widzenia przepisów nie trzeba tutaj wystawiać faktur lub not korygujących, choć w praktyce wielu przedsiębiorców przesyła swoim kontrahentom właśnie noty, w których zawarta jest informacja o zmianie rachunku.

Kogo jeszcze trzeba powiadomić o zmianie konta firmowego?

O zmianie konta firmowego musisz też powiadomić inne podmioty, z jakimi współpracujesz i z którymi się rozliczasz za pośrednictwem rachunku bankowego np.:

• biuro rachunkowe,
• firmę faktoringową,
• dostawców usług płatniczych np. obsługujących terminal lub bramkę na stronie internetowej firmy,
• urząd pracy lub PFRON, jeżeli korzystasz z dotacji na pracowników,
• banki i inne instytucje, wobec których spłacasz jakieś zobowiązania.

Powiadomienie wszystkich urzędów i podmiotów o zmianie rachunku bankowego może wydawać się dość kłopotliwe. Warto jednak podjąć się tego zadania, jeżeli nowe konto firmowe zapewni Ci konkretne korzyści np. niższe opłaty za jego prowadzenie, premie od banku, czy też dostęp do wielu dodatkowych usług.