3 dni temu
Zmiany kadrowo-płacowe od 2026 roku oznaczają dla działów kadr i płac dużo nowych obowiązków i modyfikację wielu procesów. Nowe regulacje wymagają odpowiedniego przygotowania, dostosowania procedur oraz aktualizacji narzędzi wykorzystywanych w obsłudze pracowników. Poniżej znajdziesz 7 zmian w przepisach, na które warto zwrócić uwagę.
Jakie zmiany kadrowo-płacowe od 2026 r?
Najważniejsze zmiany (lub ich projekty) w kadrach i płacach w 2026 r. to przede wszystkim:
1. Nowe zasady ustalania stażu pracy
Od początku 2026 roku inaczej będziemy liczyć staż pracy w jednostkach sektora publicznego, natomiast w sektorze prywatnym nowe zasady zaczną obowiązywać od 1 maja 2026 r.
Do stażu będą mogły być wliczane m.in.: okresy prowadzenia działalności gospodarczej, praca na umowach cywilnych (np. umowa zlecenie) oraz inne formy zatrudnienia. Będzie to miało wpływ na uprawnienia pracowników m.in. na wymiar urlopu wypoczynkowego, dodatki stażowe, nagrody jubileuszowe, a także okresy wypowiedzenia.
Aby prawidłowo rozliczać staż, działy kadr powinny przejrzeć bazy danych, zweryfikować dokumenty potwierdzające dodatkowe okresy pracy i zaktualizować zasady dotyczące uprawnień zależnych od stażu.
2. Termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop
Zasady dotyczące terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy mogą ulec zmianie. Zgodnie z projektem ustawy ekwiwalent ma być wypłacany w tym samym terminie, w którym wypłacane jest wynagrodzenie, zgodnie z art. 85 Kodeksu pracy.
Jeśli termin wypłaty tego wynagrodzenia przypadnie przed zakończeniem stosunku pracy, ekwiwalent należy wypłacić w ciągu 10 dni od ustania stosunku pracy; o ile termin przypadnie w dzień wolny, ekwiwalent wypłaca się dzień wcześniej.
Działy płacowe będą musiały dostosować procedury wypłaty ekwiwalentów – uwzględnić nowe terminy w systemach kadrowo-płacowych, poinformować pracowników i zaktualizować regulaminy urlopowe.
3. Nowe uprawnienia dla inspektorów pracy (PIP)
Od 1 stycznia 2026 r. (planowany termin) inspektorzy pracy będą mogli wydawać decyzje administracyjne, które uznają umowę cywilnoprawną za umowę o pracę, jeżeli warunki współpracy odpowiadają cechom stosunku pracy. Decyzje te będą skuteczne od razu i będą mogły wymagać natychmiastowego uznania praw pracowniczych (np. wypłaty zaległych świadczeń lub odprowadzenia składek ZUS).
Projekt przewiduje, iż inspektor będzie mógł stwierdzić istnienie stosunku pracy za okres wsteczny – maksymalnie do 3 lat od dnia wszczęcia postępowania kontrolnego. Ponadto inspekcja będzie mogła prowadzić kontrole zdalnie (np. dokumenty elektroniczne).
Dla specjalistów kadrowo-płacowych ważne jest przeprowadzenie audytu umów, zwłaszcza B2B, zleceń i kontraktów menedżerskich, oraz przygotowanie procedur i dokumentacji, które uzasadnią charakter umowy – tak, by zminimalizować ryzyko zakwalifikowania współpracy jako stosunek pracy.
Uwaga: projekt ustawy przewiduje wejście w życie od 1 stycznia 2026 r., jednak ostateczny kształt przepisów może ulec zmianie w toku prac legislacyjnych.
4. Jawność wynagrodzeń i nowe obowiązki informacyjne
W 2026 r. mają wejść w życie przepisy dotyczące większej transparentności płac. Część nowych obowiązków zacznie jednak obowiązywać już 24 grudnia 2025 r.
Zmiany związane z jawnością wynagrodzeń wejdą etapami. Pierwsza część zacznie obowiązywać już 24 grudnia 2025 r. — i te obowiązki są już przesądzone ustawowo.
- Podawanie wynagrodzenia lub widełek płacowych w procesie rekrutacji.
Informacja o płacy musi się znaleźć w ogłoszeniu albo – jeżeli nie ma jej w ogłoszeniu – kandydat musi ją otrzymać najpóźniej przed rozmową kwalifikacyjną lub przed podpisaniem umowy. - Informowanie kandydata o zasadach ustalania wynagrodzenia, jeżeli w firmie obowiązuje regulamin wynagradzania lub układ zbiorowy.
- Zakaz pytania o wynagrodzenie z poprzednich miejsc pracy.
To oznacza, iż wszystkie działy HR muszą zaktualizować procesy rekrutacyjne jeszcze przed końcem 2025 roku.
Co jest planowane na 2026 r.?
To elementy wynikające z pełnego wdrożenia unijnej dyrektywy o jawności wynagrodzeń. Wejdą w życie w 2026 roku, ale dokładny moment zależy od finalnych przepisów:
- Prawo pracownika do informacji o średnich zarobkach – czyli porównanie jego wynagrodzenia ze średnią płacą osób na porównywalnych stanowiskach (np. z podziałem na płeć).
- Dostęp do kryteriów ustalania wynagrodzeń. Pracownik będzie mógł poprosić firmę o wyjaśnienie, według jakich zasad ustalane są płace.
- Obowiązek monitorowania i raportowania luki płacowej, szczególnie w średnich i dużych firmach.
- Uporządkowanie siatek płac i wartościowanie stanowisk, aby wynagrodzenia były oparte na jasnych i porównywalnych kryteriach.
5. Podwyższenie minimalnego wynagrodzenia
Od 1 stycznia 2026 r. minimalne wynagrodzenie wzrośnie do 4 806 zł brutto miesięcznie, a minimalna stawka godzinowa – do 31,40 zł brutto.
Dla działu kadr i płac oznacza to konieczność weryfikacji umów (szczególnie w przypadku osób blisko minimalnego wynagrodzenia), aktualizacji systemów płacowych, a także przeliczenia dodatków (np. dodatków za pracę nocną czy podstawy zasiłków), które mogą być zależne od płacy minimalnej.
6. Nowa maksymalna wysokość odpraw przy zwolnieniach
Od 1 stycznia 2026 r., w związku ze wzrostem minimalnego wynagrodzenia do 4 806 zł brutto, maksymalna kwota odprawy (która nie może przekraczać 15-krotności płacy minimalnej) wzrośnie do ok. 72 090 zł brutto.
Oznacza to, iż limit będzie automatycznie podnosił się wraz ze zmianami minimalnego wynagrodzenia. Działy kadr i płac muszą uwzględnić tę zmianę w regulaminach wynagradzania oraz w planowaniu kosztów związanych z redukcją zatrudnienia.
7. Elektroniczna forma dokumentów – propozycje zmian w Kodeksie pracy
Wśród projektowanych zmian w Kodeksie pracy znajduje się również rozszerzenie możliwości korzystania z dokumentów w formie elektronicznej. Ustawodawca proponuje, aby w szeregu przepisów obecne dziś sformułowanie „na piśmie” zastąpić szerszym określeniem „w postaci papierowej lub elektronicznej”.
Co dokładnie ma się zmienić? (w trakcie prac legislacyjnych)
Zgodnie z projektem, elektroniczna forma ma zostać dopuszczona m.in. przy:
- informowaniu o monitoringu w miejscu pracy (art. 222 § 8 k.p.),
- przekazywaniu informacji o przejściu zakładu pracy na innego pracodawcę (art. 231 § 3 k.p.),
- konsultacjach zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę ze związkami zawodowymi (art. 38 § 1 i § 2 k.p.),
- sporządzaniu rozkładów czasu pracy (art. 129 § 3 i § 4 k.p.),
- składaniu wniosków pracowniczych, m.in. o:
– indywidualny rozkład czasu pracy (art. 142 k.p.),
– skrócony tydzień pracy (art. 143 k.p.),
– pracę weekendową (art. 144 k.p.),
– ruchomy czas pracy (art. 150 § 5 k.p.),
– wyjścia prywatne (art. 151 § 21 k.p.),
– odbiór godzin nadliczbowych (art. 151² § 1 k.p.),
– pracę w nocy (zawiadomienie PIP – art. 151⁷ § 6 k.p.),
– urlop bezpłatny (art. 174 § 1 k.p. i 174¹ § 1 k.p.).
Wprowadzenie tych zmian oznaczałoby, iż większość bieżących czynności kadrowych mogłaby być realizowana szybciej i wygodniej. To naturalne wzmocnienie roli takich narzędzi jak:
- portal pracowniczy (sprawdź Portal Pracownika od iPersonel)
- e-teczki (sprawdź E-teczki od iPersonel),
- systemy obiegu dokumentów kadrowych,
- automatyczne generowanie i podpisywanie dokumentów.
Komentarz eksperta ds. wdrażania systemu kadrowo-płacowego
Według Grzegorza Prętkiego, który od lat wdraża system HR iPersonel w średnich i dużych firmach, te zmiany to logiczny kierunek rozwoju cyfrowych procesów kadrowych.
„Zmiany, które obserwujemy, idą w bardzo jasnym kierunku: przeniesienia bieżącej komunikacji kadrowej do środowiska cyfrowego. Już dziś widzimy, iż firmy korzystające z portali pracowniczych, czy e-teczek obsługują procesy szybciej i bez porównania bardziej przejrzyście, niż w modelu papierowym. jeżeli projektowane przepisy wejdą w życie, wiele procedur w końcu będzie mogło odbywać się w 100% online – bez konieczności skanowania, drukowania i biegania z dokumentami po firmie. Dla zespołów HR to nie tylko wygoda, ale przede wszystkim realne oszczędności czasu.”
Grzegorz Prętki, Ekspert ds. wdrożeń systemów HR
Podsumowanie i przygotowania na 2026 rok
Warto zacząć przygotowania już teraz – przejrzeć procedury, zaktualizować systemy i zadbać o jasną komunikację z pracownikami. Im wcześniejsze działania, tym łatwiejsze i bardziej efektywne będzie wdrożenie nowych przepisów. jeżeli chcesz ułatwić sobie obsługę kadrową, pomocne mogą okazać się narzędzia cyfrowe, które przejmują część powtarzalnych zadań i porządkują dokumentację.
