Dobra komunikacja to podstawa efektywnej pracy i zarządzania projektami każdej organizacji społecznej. Zespoły często pracują w trybie zdalnym, wolontariusze i wolontariuszki działają w różnych miejscach, a koordynacja projektów wymaga płynnego przepływu informacji. Wszystko to oczywiście w warunkach ograniczonego budżetu, który niestety wcale nie rozciąga się proporcjonalnie do potrzeb. Na szczęście istnieje wiele darmowych narzędzi, które pomogą Twojej organizacji w skutecznej komunikacji. Sprawdzą się niezależnie od tego, czy Twój zespół pracuje stacjonarnie, hybrydowo, czy w pełni zdalnie. Poznaj najlepsze darmowe aplikacje do komunikacji w NGO: Slack, Microsoft Teams, Zoom Meetings i Jitsi Meet!
Przeczytaj także: Bezpłatne aplikacje dla NGO. Część 1 – pakiety biurowe
Slack – czat grupowy z mnóstwem możliwości
Slack to jedno z najpopularniejszych narzędzi do komunikacji zespołowej. Pozwala na tworzenie kanałów tematycznych, prowadzenie rozmów prywatnych i grupowych, przesyłanie sobie plików i wiadomości.
Slack jest dostępny dla organizacji pozarządowych:
- do 250 osób – mogą ubiegać się o bezpłatne uaktualnienie do planu Pro i 85% zniżki na wyższe plany,
- powyżej 250 osób – mogą aplikować o 85% zniżkę na plan Business+,
- powyżej 1000 osób – dostępna jest dla nich zniżka na plan Enterprise Grid. W tym wariancie organizacja powinna skontaktować się z pracownikiem Slacka i uzgodnić szczegóły indywidualnej współpracy.
W tym tekście skupiam się na bezpłatnych narzędziach do komunikacji w zespole, dlatego dokładniej opiszę jedynie plan Pro, który jest dostępny za darmo dla organizacji do 250 pracowników. Porównanie pozostałych planów, na które organizacje społeczne mogą otrzymać zniżkę, znajdziesz tutaj.
Darmowe funkcje Slacka dla NGO w planie Pro:
- nieograniczona historia wiadomości i plików, które łatwo znajdziesz dzięki wbudowanej w Slacka wyszukiwarce,
- integracja z innymi aplikacjami w Slack marketplace. Jest ich aż 2600! Wśród nich: Google Drive, Office 365, Chat GPT, Trello, Zoom, Asana – uzyskasz do nich dostęp z poziomu Slacka,
- grupowe spotkania audio i wideo z możliwością udostępniania ekranu do 50 osób w Slack Huddles,
- współpraca z osobami spoza organizacji dzięki Slack Connect,
- jedna przestrzeń robocza, w której organizujesz swoją pracę,
- automatyzacja rutynowych zadań i procesów bezpośrednio w Slacku,
- współpraca nad listami i dokumentami w Slack canvas oraz Slack lists,
Polska wersja językowa: tak
Obsługa: w przeglądarce lub poprzez aplikacje.
Jak uzyskać bezpłatny dostęp do Slack Pro jako organizacja pozarządowa:
- stwórz przestrzeń roboczą dla swojego zespołu na tej stronie.
- wybierz plan Free
- wypełnij formularz, podejrzysz go dopiero po zalogowaniu. Warto mieć pod ręką dane organizacji wraz z krótkim opisem tego, czym się zajmujecie.
- sprawdź wymagania dotyczące zwolnienia z podatku VAT.
- czekaj na maila z potwierdzeniem przyjęcia do programu Slack for Nonprofits. Wybrany przez Ciebie plan Free zostanie zaktualizowany do planu Pro w ciągu trzech dni.
Dla kogo jest Slack?
Slack sprawdzi się w organizacjach, które potrzebują prostego i intuicyjnego narzędzia do codziennej komunikacji tekstowej.
Slack to najważniejsze narzędzie, które wykorzystujemy w inkubacji Funduszu Sektor 3.0. Dowiedz się, jak to robimy: Tech Stack Funduszu Sektor 3.0 – narzędzia i dobre praktyki inkubacji
Microsoft Teams – kompleksowe rozwiązanie dla NGO
Microsoft Teams to doskonałe rozwiązanie dla organizacji korzystających z ekosystemu Microsoft. To platforma do komunikacji i współpracy zespołowej, która oferuje funkcje takie jak czaty, wideokonferencje, udostępnianie plików i integrację z innymi narzędziami firmy Microsoft.
Microsoft Teams jest dostępny dla:
- stowarzyszeń,
- fundacji,
- organizacji pożytku publicznego,
- organizacji religijnych
- bibliotek i muzeów publicznych.
Wyżej wymienione organizacje powinny działać na zasadzie non-profit z misją na rzecz społeczności lokalnej i respektować politykę niedyskryminacji.
Darmowe funkcje Microsoft Teams dla organizacji pozarządowych w pakiecie Microsoft 365 Business Basic:
- spotkania online i rozmowy video z maksymalnie 300 osobami,
- czat danego spotkania jest dostępny przed jego rozpoczęciem i po zakończeniu – wszystkie informacje w jednym miejscu,
- tryb Razem podczas rozmowy wideo urozmaici spotkanie – możecie wspólnie zasiąść przy stole czy w sali wykładowej,
- możliwość dołączania do spotkań w trybie gościa – dla osób nieposiadających konta Teams,
- czatowanie z zespołem lub pojedynczymi osobami na komputerze stacjonarnym i urządzeniach przenośnych,
- czatowanie z osobą niebędącą użytkownikiem Teams za pośrednictwem numeru telefonu lub adresu e-mail,
- przesyłanie plików,
- kalendarz,
- możliwość tworzenia zespołów i kanałów ułatwiających współpracę w podgrupach.
Polska wersja językowa: tak
Obsługa: w przeglądarce lub poprzez aplikacje.
Jak uzyskać bezpłatny dostęp jako organizacja pozarządowa?
Microsoft Teams jest częścią darmowego dla organizacji społecznych pakietu Microsoft 365 Business Basic. Procedurę dostępu do tego pakietu opisałam krok po kroku w tym artykule: Bezpłatne aplikacje dla organizacji pozarządowych. Pakiety biurowe.
Dla kogo jest Microsoft Teams?
Microsoft Teams to idealne rozwiązanie dla zespołów, które często organizują wideo-spotkania i pracują na dokumentach Word, Excel czy PowerPoint.
Zoom Meetings – wideokonferencje na zawołanie
Zoom to jedno z najczęściej wybieranych narzędzi do wideokonferencji. Przydaje się do prowadzenia zebrań zespołowych, webinarów i szkoleń, co jest szczególnie ważne dla NGO działających na odległość. Darmowa wersja pozwala na spotkanie 100 osób trwające maksymalnie 40 minut. Jest dostępna dla wszystkich, nie tylko dla organizacji społecznych.
NGO-sy mogą ubiegać o 50% zniżkę na roczną subskrypcję wersji Pro plan (do 9 licencji) lub Business plan (od 10 do 99 licencji), Zoom Webinars (do 5,000 uczestników) i Large Meetings (do 1,000 użytkowników).
Porównanie planów cenowych – ceny bez zniżki
Co znajdziesz w planie Zoom Pro dla organizacji non-profit?
- do 99 licencji,
- czas trwania spotkania online: 30 godzin,
- liczba osób uczestniczących w spotkaniu: 100,
- udostępnianie ekranu przez każdą osobę uczestniczącą
- nagranie spotkania lokalnie w formacie MP4 (wideo), M4A (głos) i txt (czat) lub w chmurze Zoom (skąd można pobrać pliki) do 5 GB na licencję,
- wysyłanie grupowych wiadomości tekstowych na czacie podczas spotkania online,
- 3 tablice interaktywne dostępne w trakcie spotkania w czasie rzeczywistym,
- tworzenie, edytowanie i udostępnianie krótkich wideoklipów.
Polska wersja językowa: tak
Obsługa: w przeglądarce lub poprzez aplikacje.
Zoom Meetings z 50% zniżką jest dostępny dla:
- organizacji pozarządowych zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym,
- bibliotek publicznych;
- budżet organizacji musi być równy lub mniejszy niż 10 milionów dolarów.,
- organizacja musi przestrzegać polityki antydyskryminacyjnej.
Jak uzyskać dostęp z 50% zniżką jako organizacja pozarządowa:
- weryfikacji organizacji dokonuje partner Zooma – TechSoup,
- stwórz konto na stronie Techsoup Polska
- prześlij swoje zgłoszenie,
- gdy TechSoup Polska zatwierdzi Twoje zgłoszenie, otrzymasz e-mail z instrukcjami dotyczącymi uzyskania i aktywacji Zooma. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.
Dla kogo jest Zoom Meetings?
Zoom Meetings polecam organizacjom, które potrzebują prostego i stabilnego narzędzia do spotkań online.
Jitsi Meet – open-source’owa alternatywa dla Zooma
Jitsi Meet to darmowa platforma do wideokonferencji, która nie wymaga rejestracji. Wystarczy wejść na stronę meet.jit.si rozpocząć lub zaplanować spotkanie i udostępnić link osobom uczestniczącym.
Najważniejsze funkcje Jitsi Meet:
- nieograniczony czas trwania spotkań,
- zalecana liczba osób uczestniczących: 50, aby zapewnić stabilność i jakość połączenia,
- szyfrowane połączenia – zapewnia bezpieczeństwo rozmów poprzez szyfrowanie end-to-end,
- czat i ankiety,
- udostępnianie ekranu,
- integracja z Kalendarzem Google i Slackiem.
Polska wersja językowa: tak
Obsługa: w przeglądarce lub poprzez aplikacje.
Przeczytaj także: Jitsi Meet – bezpłatna i w pełni funkcjonalna alternatywa dla Google Meet, Zoom i Microsoft Teams
Dla kogo jest Jitsi Meet?
Dla organizacji ceniących prywatność i szukających prostego narzędzia do wideokonferencji. Przekonaj się, jak proste jest używanie Jitsi.
Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do komunikacji dla organizacji pozarządowej?
Jeśli potrzebujesz przede wszystkim komunikacji tekstowej, wybierz Slack. Jeśli często organizujesz wideokonferencje, sprawdzi się Zoom lub Jitsi Meet. Jeśli Twoja organizacja działa w ekosystemie Microsoft, najlepszy będzie Teams.
Inne materiały, które z pewnością cię zainteresują:
- Jak efektywnie wdrożyć Asanę w zespole? Case study Sektor 3.0
- Najbardziej podstawowy przewodnik po pracy zdalnej dla zespołów
- Jak dbać o zdrową dietę w czasie pracy zdalnej?
- Bezpłatny kurs: Slack – platforma komunikacji wewnętrznej dla NGO
