Od 1 stycznia 2023 r. każdy płatnik składek ZUS ma obowiązek posiadania konta na PUE ZUS. jeżeli nie założysz konta samodzielnie, to zostanie ono utworzone dla Ciebie automatycznie. Do czego służy PUE ZUS oraz co to jest zakładka ePłatnik?
Konto na PUE ZUS
Platforma Usług Elektronicznych (PUE) została udostępniona w celu ulepszenia kontaktów z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Dzięki niej łatwo i gwałtownie przez Internet załatwisz wiele spraw, m.in.:
- sprawdzisz stan bieżących rozliczeń,
- zweryfikujesz dane swoje i o osobach zgłoszonych przez Ciebie do ubezpieczeń,
- wypełnisz i wyślesz dokumenty ubezpieczeniowe – zarówno swoje, jak i swoich pracowników – dzięki bezpłatnej aplikacji ePłatnik,
- złożysz wnioski do ZUS, np. wniosek o niezaleganiu, o rozliczenie konta płatnika składek, o kontrolę zwolnienia lekarskiego;
- zobaczysz elektroniczne zwolnienia lekarskie swoich pracowników;
- zawiadomisz ZUS o zawarciu umowy o dzieło na druku RDU,
- umówisz się na wizytę w ZUS.
Na konto PUE ZUS możesz zalogować się za pomocą:
- loginu i hasła PUE ZUS,
- profilu zaufanego (przez login.gov.pl),
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
- bankowości elektronicznej.
Jak wygląda PUE ZUS?
W ZUS możesz występować w roli ubezpieczonego, świadczeniobiorcy i płatnika. Aplikacja została podzielona według tych ról, czyli są tam odpowiednio zakładki:
- Ubezpieczony – tu możesz zweryfikować swoje dane osobowe. Masz dostęp do informacji o stanie swojego konta jako ubezpieczonego, czyli możesz sprawdzić, ile środków zgromadziłeś na poczet emerytury. Możesz również sprawdzić swoje zwolnienia lekarskie.
- Świadczeniobiorca – w tym miejscu możesz pobrać swoją deklarację roczną PIT-11A lub PIT-40A, zmienić swoje dane oraz sprawdzić dane członków rodziny, którzy zostali zgłoszeni do twojego ubezpieczenia zdrowotnego. Sprawdzisz tu również stan swoich zwolnień lekarskich, a w razie potrzeby wystąpisz z wnioskiem o wypłatę zasiłku chorobowego lub opiekuńczego, a następnie będziesz monitorować status przyznanego zasiłku.
- Płatnik – skorzystasz z niej w sytuacji, gdy zgłaszasz do ZUS osoby ubezpieczone oraz opłacasz za nie składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Oznacza to, iż płatnikiem jesteś zarówno gdy prowadzisz działalność gospodarczą i płacisz składki za zatrudnionych przez Ciebie pracowników, jak i gdy odprowadzasz je wyłącznie za siebie.
Czwarta zakładka to ePłatnik, czyli darmowa aplikacja przeznaczona dla przedsiębiorców.
Co to jest ePłatnik?
Aplikacja ePłatnik to zdalny odpowiednik popularnego programu, najczęściej używanego przez księgowych i kadrowych. Aplikacja ma być prostszym rozwiązaniem, dostępnym dla przedsiębiorców.
Co możesz zrobić w aplikacji ePłatnik?
Dzięki temu systemowi możesz w łatwy sposób:
- utworzyć dokumenty ubezpieczeniowe – przy pomocy kreatora lub samodzielnie. Wybierając opcję kreatora dokumentów ubezpieczeniowych, przechodzisz przez kolejne kroki, wybierając, co chcesz zrobić:
- złożyć bieżące dokumenty rozliczeniowe za siebie i za swoich pracowników,
- wprowadzić zmiany w kartotekach ubezpieczonych np. zgłosić lub wyrejestrować pracownika,
- wprowadzić zmiany w kartotece płatnika,
- dodać członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego lub wprowadzić zmiany w ich danych,
- wygenerować informację roczną lub miesięczną jako podsumowanie dla osoby ubezpieczonej.
Co ważne, dzięki korzystaniu z kreatora nie musisz znać symbolu dokumentu, który potrzebujesz złożyć w danej sprawie. System automatycznie wypełni adekwatny formularz i uzupełni wymagane informacje. Dodatkowo, wybierając opcję weryfikacji dokumentu, otrzymasz informację, czy wszystkie pola zostały prawidłowo wypełnione.
- sprawdzić rejestr ubezpieczonych – czyli sprawdzić dokumenty wszystkich ubezpieczonych (w podziale na aktualnych i wyrejestrowanych) oraz wystawione zwolnienia lekarskie;
- wysłać przygotowane dokumenty – zlecić wysyłkę tych przygotowanych w aplikacji, ale też zaimportować dokumenty z zewnętrznych systemów kadrowo-płacowych, a następnie wysłać je do ZUS przez ePłatnika;
- sprawdzić wszystkie dokumenty przekazane do ZUS.
Jak rozpocząć korzystanie z aplikacji ePłatnik?
Aplikacja ePłatnik jest dostępna dla wszystkich przedsiębiorców, którzy prowadzą małe lub średnie przedsiębiorstwo, zatrudniające do 100 osób ubezpieczonych. Aby z niej skorzystać, konieczna jest aktywacja zakładki ePłatnik.
W tym celu w zakładce „Ogólne” należy wybrać opcję „Ustawienia”, a następnie „Konfiguracja profilu”. Na ekranie ukaże się lista płatników, do których użytkownik ma nadane uprawnienia. Konieczne jest zaznaczenie odpowiednich kont i na koniec wybranie opcji „Aktywuj ePłatnika”.
Uwaga
Aktywacja aplikacji ePłatnik dla innych osób wymaga otrzymania pełnomocnictwa ZUS PEL, za pomocą którego otrzymasz upoważnienie do wykonywania czynności w roli płatnika.
Co zyskujesz dzięki aplikacji ePłatnik?
- Twoje dane są na bieżąco aktualizowane.
- Aplikacja jest wyposażona w specjalne kreatory dokumentów, dzięki którym w łatwy sposób wypełnisz różne wnioski, bez obaw o wybór niewłaściwego formularza.
- Utworzone przez Ciebie dokumenty są weryfikowane przed wysyłką do ZUS, więc masz pewność, iż dane przesłane w dokumentach są zgodne z danymi zapisanymi w ZUS.
- Nie potrzebujesz żadnych dodatkowych programów, ePłatnik wymaga jedynie dostępu do Internetu.
- Możesz wybrać wygodny dla Ciebie sposób podpisywania dokumentów: podpisem zaufanym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem osobistym w placówce terenowej ZUS.
Podsumowanie
Warto zapoznać się z funkcjami portalu PUE ZUS, bo jest to duże ułatwienie dla przedsiębiorców. Oszczędza się czas potrzebny na wizytę w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych i przepisywanie powtarzalnych danych, a portal pomaga wybrać i wypełnić odpowiednie dokumenty. Dzięki aplikacji możesz też na bieżąco sprawdzać m.in. saldo opłaconych składek ZUS i składki do opłacenia, przekazać ZUS deklaracje rozliczeniowe oraz sprawdzać ich status, oraz przeglądać zwolnienia lekarskie pracowników.
