5 miesięcy temu
Delegacje służbowe są nieodłącznym elementem funkcjonowania wielu przedsiębiorstw, a dla wszystkich pracownika najważniejsze jest, jak prawidłowo rozliczać diety krajowe. Znajomość aktualnych stawek oraz obowiązujących zasad jest niezbędna do zapewnienia sprawiedliwego i zgodnego z przepisami rozliczenia kosztów podróży służbowych. Dlatego dzisiaj omówimy sobie najważniejsze kwestie dotyczące diet w delegacjach.
Dieta pracownika w delegacji
Diety krajowe przysługują pracownikom w związku z podróżą służbową na terenie kraju, trwającą minimum 8 godzin. Rozliczając podróż służbową, pracodawca zobowiązany jest do wypłaty odpowiedniej kwoty diety krajowej, której wysokość jest określona przepisami prawa.
Stawki diety krajowej zależą od długości i charakteru delegacji. Dieta w delegacji ma na celu pokrycie kosztów wyżywienia oraz drobnych wydatków, które pracownik ponosi w trakcie podróży służbowej.
Aby obliczyć wysokość diety krajowej, należy uwzględnić czas trwania podróży oraz obowiązujące stawki diety. Pracownikowi, który spełnia określone warunki, przysługuje pełna dieta krajowa za każdy dzień delegacji.
Warto przeczytać: Badania okresowe pracowników. Kogo obowiązują i co warto o nich wiedzieć?
Koszty delegacji – aktualna wysokość diety krajowej w 2024 roku
1 stycznia 2023 roku zaczęły obowiązywać nowe stawki diety krajowej, które są aktualne również w 2024 roku. Wynika z nich, iż wysokość diety za dobę podróży krajowej wynosi:
- dieta krajowa – 45 zł (dieta pełna),
- ryczałt za nocleg – 67,50 zł (150% diety),
- ryczałt za dojazdy – 9 zł (20% diety).
Diety podróżne – jak wyliczyć jej wysokość?
Jak wygląda obliczenie wysokości diety w podróży najlepiej zobrazować na przykładzie.
Załóżmy, iż Pani Anna wyrusza w podróż służbową 15 lipca 2024 roku o godzinie 8:00, a powrót planowany jest na 19 lipca o godzinie 16:00. Pracodawca nie określił miejsca noclegu, a Pani Anna nie dostarczyła faktur związanych z kosztami noclegu. Jak wygląda wyliczenie diety krajowej z tytułu tej podróży?
Najpierw należy obliczyć liczbę pełnych dni oraz część ostatniego dnia podróży. Według danych podróż trwała 4 pełne dni oraz część piątego dnia.
Dla 4 pełnych dni przysługuje pełna dieta, czyli 4 × 45 zł = 180 zł.
Dla części piątego dnia (od godziny 8:00 do 16:00) przysługuje 50% diety, czyli 0,5 × 45 zł = 22,50 zł.
Sumując, Pani Anna ma prawo do łącznie 202,50 zł z tytułu diety za podróż służbową.
Wysokość stawki diety krajowej z tytułu podróży służbowej a czas podróży
Pracownik może ubiegać się o zwrot kosztów podróży krajowej, a ich wysokość zależy od długości tej podróży. Jak wyliczyć stawkę diety w delegacji? Pod uwagę bierze się czas podróży służbowej, czyli moment jej rozpoczęcia i zakończenia.
Wyjazd służbowy jednodniowy:
- poniżej 8 godzin – brak diety,
- od 8 do 12 godzin – 50% diety pełnej,
- powyżej 12 godzin – dieta w pełnej wysokości.
Wyjazd służbowy trwający powyżej jednej doby:
- za każdą pełną dobę – 100% diety,
- za każdy niepełny dzień trwający krócej niż 8 godzin – 50% diety,
- za każdy niepełny dzień trwający powyżej 8 godzin – 100% diety.
Dieta krajowa a wyżywienie w podróży
Warto jeszcze poruszyć kwestię, w jaki sposób zagwarantowane wyżywienie, np. w hotelu, wpływa na wyliczenie diety. Wysokość przysługujących diet jest określana na podstawie przepisów dotyczących podróży służbowych i zależy od liczby i rodzaju zapewnionych posiłków.
Gdy pracownikowi w podróży służbowej zapewnione jest wyżywienie, dieta krajowa ulega odpowiedniemu obniżeniu. Stawki diety krajowej przewidują, iż za każdy zapewniony posiłek dieta służbowa jest pomniejszana: śniadanie obniża kwotę diety o 25%, obiad o 50%, a kolacja o 25%. W efekcie pracownik, który otrzymał pełne wyżywienie, może nie otrzymać żadnej diety za podróż.
Diety krajowe dla pracowników są zatem modyfikowane w zależności od stopnia, w jakim pracodawca zagwarantował wyżywienie podczas podróży.
Limity noclegowe
W przypadku delegacji na terenie Polski stawki diety krajowej oraz ryczałt za nocleg mają na celu pokrycie niezbędnych kosztów ponoszonych przez pracownika podczas wykonywania obowiązków służbowych poza miejscem stałego zamieszkania.
Pracownik delegowany do świadczenia pracy w innym miejscu niż zakład pracy ma prawo starać się o zwrot kosztów za nocleg (w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie) w wysokości, która będzie potwierdzona rachunkiem, fakturą lub innym dokumentem. Trzeba jednak podkreślić, iż wysokość kosztów do zwrotu za nocleg za jedną dobę hotelową nie może być wyższa niż dwudziestokrotność stawki diety, czyli maksymalnie 900 zł.
Jeśli pracownik nie przedstawi żadnego potwierdzenia poniesionych kosztów, przysługuje mu zwrot kosztów noclegu na zasadzie ryczałtu w wysokości 150% wysokości diety krajowej (67,50 zł).
Pracodawca w uzasadnionych sytuacjach może odmówić wypłacenia ryczałtu za nocleg. Przykładowo wtedy, gdy był on za darmo lub pracownik miał możliwość powrotu do miejscowości pobytu stałego albo czasowego.
Jak przedsiębiorca rozlicza dietę krajową?
W kontekście podróży służbowej przedsiębiorca rozlicza diety krajowe, uwzględniając przepisy dotyczące diet podróży służbowych oraz wysokość przysługujących diet. Kwota diety krajowej, wynosząca w tej chwili 45 zł na dobę, może zostać zaliczona w koszty uzyskania przychodu, o ile mieści się w określonym limicie.
Wysokość diety krajowej zależy od długości podróży oraz ewentualnych zagwarantowanych posiłków, co wpływa na obniżenie należnej kwoty diety. Stawki diety oraz ustalanie diet są regulowane przepisami, które określają, jak należy wyliczyć stawkę diety krajowej. Przy rozliczaniu delegacji krajowej, przedsiębiorca musi sporządzić odpowiedni dokument wewnętrzny i dołączyć faktury potwierdzające poniesione wydatki, takie jak choćby koszty noclegów.
Warto również pamiętać, iż przedsiębiorcy nie przysługuje ryczałt noclegowy, dlatego wszystkie wydatki na noclegi muszą być udokumentowane fakturami. Poprawne rozliczenie diety krajowej jest najważniejsze dla prawidłowego zarządzania kosztami podróży służbowych i wpływa na finansowe aspekty działalności przedsiębiorstwa.
