Dlaczego polskie firmy boją się digitalizacji? Rozprawiamy się z 6 mitami

Finanse i technologia – czy cyfryzacja musi boleć?

Najczęstszym hamulcem zmian są kwestie związane z zasobami – zarówno tymi w portfelu, jak i tymi wewnątrz serwerowni. Wielu przedsiębiorców postrzega cyfryzację jako luksus zarezerwowany dla korporacji z Doliny Krzemowej, co w dzisiejszych realiach jest dalekie od prawdy.

Mit 1: „To zbyt kosztowna inwestycja, która nigdy się nie zwróci”

To najpopularniejszy mit, który wynika z błędnego postrzegania wydatków. Patrząc na cyfryzację jedynie przez pryzmat kosztu zakupu licencji, tracimy z oczu tzw. koszty utraconych korzyści. Papierowy obieg dokumentów generuje realne straty: czas pracowników poświęcony na szukanie umów, koszty druku, archiwizacji i wysyłek, a przede wszystkim błędy ludzkie, które mogą kosztować tysiące złotych.

Nowoczesne systemy, takie jak te oferowane przez polskiego lidera rozwiązań BPM – Suncode (https://suncode.pl/), są projektowane tak, aby ich wdrożenie było inwestycją o wysokim wskaźniku ROI. Optymalizacja procesu zatwierdzania faktur czy automatyzacja obiegu pism potrafią skrócić czas realizacji zadań o kilkadziesiąt procent, co w skali roku przekłada się na konkretne oszczędności, przy których koszt wdrożenia staje się ułamkiem zysków.

Mit 2: „Moja firma ma zbyt słabą infrastrukturę IT”

Wielu właścicieli obawia się, iż przejście na systemy cyfrowe wymusi wymianę całej floty komputerów i zatrudnienie armii informatyków. Nic bardziej mylnego.

Obecnie platformy do zarządzania procesami (BPM) działają w modelu przeglądarkowym lub chmurowym. Oznacza to, iż do ich obsługi wystarczy standardowy komputer z dostępem do internetu. Co więcej, nowoczesne narzędzia klasy Plus Workflow są tworzone w sposób modułowy – nie musisz od razu cyfryzować całej firmy. Możesz zacząć od jednego procesu (np. obiegu wniosków urlopowych) i sukcesywnie rozbudowywać system wraz z rozwojem organizacji, bez konieczności rewolucji technologicznej w biurze.

Ludzie i bezpieczeństwo – serce każdego biznesu

Nawet najlepsza technologia nie zadziała bez ludzi. Lęk przed oporem pracowników oraz obawa o bezpieczeństwo danych to dwa potężne filary, na których opiera się niechęć do zmian.

Mit 3: „Pracownicy nie zaakceptują nowości i nie nauczą się obsługi”

Człowiek z natury dąży do stabilizacji, więc zmiana nawyków bywa trudna. Jednak argument, iż „zespół sobie nie poradzi”, jest często krzywdzący dla pracowników. Opór wynika zwykle ze złych doświadczeń z niefunkcjonalnymi systemami z przeszłości.

Kluczem do sukcesu jest wybór platformy, która stawia na intuicyjność (UX). Kiedy pracownik zauważy, iż zamiast biegać z dokumentem między piętrami, może zatwierdzić go jednym kliknięciem w telefonie, jego nastawienie zmienia się o 180 stopni. Systemy wspierające cyfryzację procesów mają za zadanie odciążyć ludzi od powtarzalnych, nudnych czynności, pozwalając im skupić się na zadaniach wymagających kreatywności i kompetencji, co paradoksalnie zwiększa satysfakcję z pracy.

Mit 4: „Dane w chmurze są mniej bezpieczne niż papier w segregatorze”

To przekonanie jest szczególnie ryzykowne. Papierowy dokument można zgubić, zalać kawą lub – co gorsza – może on wpaść w niepowołane ręce bez żadnego śladu.

W cyfrowym obiegu dokumentów każdy dostęp, każda zmiana i każda próba wglądu są rejestrowane. Systemy oferowane przez Suncode gwarantują rygorystyczne przestrzeganie RODO oraz zaawansowane szyfrowanie danych. Fizyczne serwerownie są chronione lepiej niż większość biur, a regularne kopie zapasowe sprawiają, iż choćby awaria sprzętu nie powoduje utraty dorobku firmy. W rzeczywistości to właśnie cyfryzacja jest dziś najwyższą formą ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa.

Elastyczność i kontrola w erze cyfrowej

Przedsiębiorcy często boją się, iż system narzuci im sztywne ramy, w których ich unikalny sposób działania zostanie stłamszony. Obawiają się też utraty realnego wpływu na to, co dzieje się w firmie.

Mit 5: „Nasze procesy są zbyt specyficzne dla gotowego oprogramowania”

Każda firma jest inna – to fakt. Jednak nowoczesne systemy BPM nie są „sztywnymi pudełkami”. To elastyczne platformy, które konfiguruje się pod konkretne potrzeby danego biznesu.

• Indywidualne ścieżki obiegu: system dopasowuje się do Twojej struktury zatwierdzania, a nie odwrotnie.
• Integracja z ERP: cyfryzacja nie oznacza porzucenia dotychczasowych narzędzi, ale ich uzupełnienie i połączenie w spójny organizm.
• Skalowalność: niezależnie od tego, czy zatrudniasz 20 czy 500 osób, procesy mogą rosnąć razem z Tobą.

Mit 6: „Stracę kontrolę nad tym, co faktycznie robią moi podwładni”

Jest dokładnie na odwrót. W świecie papierowym menedżer często nie wie, na czyim biurku utknęła ważna umowa. W systemie elektronicznego obiegu dokumentów status każdego zadania jest widoczny w czasie rzeczywistym. Dzięki zaawansowanym raportom i dashboardom, właściciel firmy ma wgląd w „wąskie gardła” i może gwałtownie reagować na opóźnienia. To nie jest inwigilacja, to najwyższy poziom transparentności, który pozwala na sprawiedliwą ocenę obciążenia pracą poszczególnych działów.

Podsumowując, lęk przed digitalizacją jest zrozumiały, ale w większości przypadków oparty na nieaktualnych informacjach. Polska przedsiębiorczość zasługuje na narzędzia, które uwolnią jej potencjał. Przejście na cyfrową stronę biznesu z partnerem takim jak Suncode to nie tylko pożegnanie z papierem, to przede wszystkim bilet do ligi firm nowoczesnych, odpornych na kryzysy i gotowych na wyzwania przyszłości. Czy Twoja firma jest gotowa, by przestać bać się technologii i zacząć z niej czerpać pełnymi garściami?