Od 1 lutego 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla największych przedsiębiorstw, a od 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich pozostałych podatników. Wraz z upowszechnieniem tego systemu wzrośnie znaczenie prawidłowego wystawiania faktur, w tym również tych w walutach obcych. Wielu przedsiębiorców zastanawia się, jak poprawnie przeliczyć wartość faktury wystawionej np. w euro, dolarach czy funtach brytyjskich, aby była zgodna z obowiązującymi przepisami. najważniejsze znaczenie ma tu wybór odpowiedniego kursu przeliczeniowego – jego niewłaściwe zastosowanie może skutkować błędnym rozliczeniem VAT lub podatku dochodowego. W niniejszym artykule przedstawiamy zasady przeliczania walut przy wystawianiu faktur w KSeF, w oparciu o aktualne regulacje prawne i interpretacje organów podatkowych.
Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy i jakie ma znaczenie dla faktur walutowych?
Choć w tej chwili korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolne, już niedługo stanie się ono obligatoryjne. Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF zacznie obowiązywać od 1 lutego 2026 roku dla największych podatników, a od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich pozostałych firm i przedsiębiorców. Zmiana ta wpłynie nie tylko na sposób wystawiania dokumentów sprzedaży, ale również na zasady ich archiwizacji i przesyłania do administracji skarbowej.
Dla podatników, którzy wystawiają faktury w walucie obcej, KSeF niesie dodatkowe wyzwania. Ustandaryzowana struktura e-faktury wymaga bowiem określenia zarówno wartości netto i brutto w walucie obcej, jak i ich przeliczenia na złote. To z kolei oznacza konieczność precyzyjnego stosowania przepisów dotyczących kursów przeliczeniowych. W praktyce oznacza to, iż każdy przedsiębiorca będzie musiał ustalić odpowiedni kurs walutowy nie tylko zgodnie z przepisami VAT, ale także uwzględniając moment wystawienia faktury w systemie KSeF, co może się różnić od daty jej sporządzenia w systemie księgowym.
Zasady przeliczania walut na potrzeby VAT – zgodnie z art. 31a ustawy o VAT
Przy wystawianiu faktur w walucie obcej najważniejsze znaczenie ma prawidłowe określenie momentu przeliczenia kwoty na złote polskie. Podstawą do tego jest artykuł 31a ustawy o VAT, który reguluje, według jakiego kursu waluty należy przeliczyć podstawę opodatkowania, gdy wartość faktury wyrażona jest w innej walucie niż PLN.
W praktyce ustawodawca przewidział dwa podstawowe scenariusze:
1. Faktura wystawiona w dniu powstania obowiązku podatkowego lub po nim
W sytuacji, gdy faktura zostaje wystawiona w dniu powstania obowiązku podatkowego (np. dzień dostawy towaru lub wykonania usługi) albo później, należy zastosować średni kurs NBP (lub opcjonalnie kurs EBC) z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego.
Przykład:
Usługa została wykonana 15 maja, a faktura wystawiona 18 maja. Obowiązek podatkowy powstał 15 maja, więc kurs do przeliczenia wartości faktury to średni kurs NBP z 14 maja.
2. Faktura wystawiona przed powstaniem obowiązku podatkowego
Jeśli faktura w walucie obcej została wystawiona przed momentem powstania obowiązku podatkowego, wówczas stosuje się kurs z dnia poprzedzającego datę wystawienia faktury – czyli faktyczne przesłanie dokumentu do KSeF.
Przykład:
Faktura została przesłana do KSeF 2 czerwca, natomiast obowiązek podatkowy powstanie dopiero 10 czerwca – przeliczenia należy dokonać po kursie z 1 czerwca.
Ten podział ma ogromne znaczenie – nie tylko z punktu widzenia zgodności z przepisami, ale również z perspektywy podatkowej, ponieważ zmienność kursów walutowych może istotnie wpłynąć na wysokość wykazanego podatku VAT.
Faktura wystawiona w momencie powstania obowiązku podatkowego lub po jego powstaniu
Jeśli faktura w walucie obcej zostaje wystawiona w dniu powstania obowiązku podatkowego lub po tej dacie, przedsiębiorca ma obowiązek przeliczyć wartość sprzedaży na złote zgodnie z średnim kursem Narodowego Banku Polskiego z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego. Taka zasada wynika wprost z art. 31a ust. 1 ustawy o VAT.
Co istotne, ustawodawca dopuszcza również możliwość skorzystania z kursu opublikowanego przez Europejski Bank Centralny (EBC) – dotyczy to jednak wyłącznie podatników, którzy zdecydują się na alternatywny sposób przeliczania walut. W takim przypadku należy zastosować kurs waluty wobec euro, a następnie przeliczyć ją na złote po kursie EUR/PLN.
Przykład 1:
Pani Agnieszka wykonała usługę informatyczną 20 czerwca 2025 roku, a fakturę wystawiła 24 czerwca 2025 r. Moment powstania obowiązku podatkowego przypada zatem na 20 czerwca. W tej sytuacji do przeliczenia kwot w euro powinna zastosować średni kurs NBP z 19 czerwca 2025 r. – ponieważ to ostatni dzień roboczy przed datą powstania obowiązku.
Przykład 2:
Firma eksportowa wystawiła fakturę w dolarach 1 sierpnia 2025 r., natomiast dostawa towaru miała miejsce 30 lipca 2025 r. Ponieważ obowiązek podatkowy powstał 30 lipca, należy zastosować kurs średni NBP z 29 lipca 2025 r.
Faktura wystawiona przed powstaniem obowiązku podatkowego – jak ustalić kurs przeliczeniowy?
Zdarza się, iż faktura w walucie obcej jest wystawiona wcześniej niż powstanie obowiązek podatkowy. W takich przypadkach zastosowanie znajduje art. 31a ust. 2 ustawy o VAT, który wskazuje, iż podstawą do przeliczenia waluty na złote jest średni kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury.
W przypadku Krajowego Systemu e-Faktur warto pamiętać, iż za moment wystawienia faktury nie uważa się daty jej sporządzenia w systemie księgowym, ale datę faktycznego przesłania dokumentu do KSeF. To ważne rozróżnienie – i często niedoceniane – ma najważniejsze znaczenie dla poprawnego ustalenia kursu przeliczeniowego.
Przykład 3:
Pan Marek utworzył fakturę w systemie księgowym 3 września 2025 r., ale przesłał ją do KSeF dopiero 6 września 2025 r. Obowiązek podatkowy powstanie 12 września. Mimo iż dokument został przygotowany wcześniej, za datę jego wystawienia przyjmuje się 6 września – czyli moment przesłania do KSeF. Kurs przeliczeniowy powinien więc pochodzić z 5 września 2025 r., czyli ostatniego dnia roboczego przed tą datą.
To samo podejście potwierdza Ministerstwo Finansów oraz interpretacje podatkowe. Przykładowo, w interpretacji indywidualnej z 30 stycznia 2023 r. (sygn. 0112-KDIL1-2.4012.611.2022.2.DS) wskazano, iż faktura ustrukturyzowana uznawana jest za wystawioną z dniem jej przesłania do KSeF, a nie datą podaną w systemie fakturującym (np. w polu P_1 e-faktury).
Data przesłania faktury do KSeF jako data jej wystawienia – dlaczego to takie istotne?
W tradycyjnym modelu fakturowania podatnik sam decydował, kiedy wystawia dokument – wpisywał datę i gotowe. Jednak w przypadku Krajowego Systemu e-Faktur sytuacja się zmienia. Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, faktura ustrukturyzowana uznawana jest za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF, a nie w dniu jej utworzenia w systemie księgowym.
To rozróżnienie ma najważniejsze znaczenie nie tylko dla celów VAT, ale także dla ewidencji księgowej oraz rozliczeń z kontrahentami. Oznacza to, iż choćby jeżeli faktura została sporządzona np. 1 lipca, ale podatnik przesłał ją do KSeF dopiero 4 lipca, to 4 lipca jest uznawane za faktyczną datę wystawienia dokumentu.
Konsekwencje tej zasady są szczególnie istotne przy przeliczaniu faktur wystawionych w walucie obcej – ponieważ to właśnie data przesłania do KSeF determinuje wybór odpowiedniego kursu NBP.
Przykład 4:
Pani Natalia wygenerowała fakturę w euro 8 sierpnia 2025 r., ale z powodów technicznych przesłała ją do KSeF dopiero 12 sierpnia. W tym przypadku obowiązującym kursem jest kurs NBP z 11 sierpnia 2025 r., czyli z dnia poprzedzającego datę przesłania dokumentu.
Podatnicy powinni zwrócić szczególną uwagę na spójność między datą faktycznego wystawienia faktury a jej przesłaniem do KSeF. Każde opóźnienie może skutkować różnicą kursową, która – w zależności od wartości transakcji – może wpłynąć na wysokość podatku należnego.
Praktyczne przykłady przeliczania faktur walutowych w KSeF
Aby lepiej zrozumieć, jak w praktyce stosować kursy przeliczeniowe w przypadku faktur wystawianych w walucie obcej za pośrednictwem KSeF, warto przeanalizować kilka konkretnych scenariuszy. Każdy z nich uwzględnia różny moment wystawienia faktury i powstania obowiązku podatkowego.
Przykład 1: Faktura wystawiona po powstaniu obowiązku podatkowego
Opis: Firma X wykonała usługę doradczą 20 sierpnia 2025 r. Faktura została wystawiona i przesłana do KSeF dopiero 25 sierpnia.
Rozwiązanie: Obowiązek podatkowy powstał 20 sierpnia, więc do przeliczenia wartości usługi na złote należy przyjąć kurs średni NBP z 19 sierpnia 2025 r.
Przykład 2: Faktura wystawiona przed powstaniem obowiązku podatkowego
Opis: Firma Y planuje dostawę towaru 10 września 2025 r., ale fakturę wystawia wcześniej – 1 września 2025 r. i tego samego dnia przesyła ją do KSeF.
Rozwiązanie: Ponieważ faktura została wystawiona przed obowiązkiem podatkowym, obowiązuje kurs NBP z 31 sierpnia 2025 r. (ostatni dzień roboczy przed datą wystawienia).
Przykład 3: Różnica między datą wygenerowania faktury a datą jej przesłania do KSe
Opis: Podatnik utworzył fakturę 7 października 2025 r., ale z przyczyn organizacyjnych wysłał ją do KSeF dopiero 9 października. Obowiązek podatkowy jeszcze nie powstał (transakcja nastąpi 15 października).
Rozwiązanie: Datą wystawienia faktury jest 9 października, więc do przeliczenia należy przyjąć kurs NBP z 8 października 2025 r.
Przykład 4: Wybór kursu EBC zamiast NBP
Opis: Firma rozliczająca się regularnie w euro postanowiła stosować kursy z Europejskiego Banku Centralnego (EBC). Usługa została wykonana 12 listopada 2025 r., faktura wystawiona 13 listopada.
Rozwiązanie: Obowiązuje kurs EBC z 11 listopada (dzień przed powstaniem obowiązku podatkowego). jeżeli przeliczenie dotyczy waluty innej niż euro, konieczne jest najpierw przeliczenie jej na euro, a następnie z euro na złote.
Każdy z powyższych przykładów pokazuje, jak drobne różnice w dacie wystawienia lub przesłania faktury do KSeF mogą wpłynąć na kurs przeliczeniowy. Błędy w tym zakresie mogą skutkować błędnym wykazaniem kwot VAT i przychodów, dlatego warto wdrożyć jasne procedury i regularnie weryfikować poprawność dat oraz kursów.
Możliwość zastosowania kursu przeliczeniowego zgodnie z przepisami o podatku dochodowym
Choć podstawową zasadą przeliczania wartości faktur walutowych na potrzeby VAT jest stosowanie kursu średniego NBP (lub EBC), ustawodawca dopuścił również alternatywne rozwiązanie. Zgodnie z art. 31a ust. 2a ustawy o VAT, podatnik może dokonać przeliczenia według kursów wynikających z przepisów o podatku dochodowym – czyli takich, jakie stosuje do rozliczania przychodów w PIT lub CIT.
To rozwiązanie pozwala na ujednolicenie podejścia do przeliczania wartości walutowych – zarówno dla celów VAT, jak i podatku dochodowego. Dzięki temu unika się sytuacji, w której ta sama faktura przeliczana jest według dwóch różnych kursów, co może generować niepotrzebne różnice kursowe.
Co trzeba wiedzieć przed wyborem tej metody?
- Podatnik, który zdecyduje się na stosowanie kursów dochodowych, musi stosować je nieprzerwanie przez co najmniej 12 kolejnych miesięcy, licząc od miesiąca, w którym po raz pierwszy wybrał tę metodę.
- Wybór tej metody nie wymaga zgłoszenia do urzędu skarbowego, ale decyzja ta powinna być wewnętrznie udokumentowana i konsekwentnie realizowana.
- Po upływie 12 miesięcy podatnik może zrezygnować z tej metody, ale wówczas ponownie przechodzi na zasady ogólne – czyli kurs NBP z odpowiedniego dnia.
Przykład:
Firma handlowa postanowiła od stycznia 2025 r. stosować do przeliczania faktur walutowych ten sam kurs, jaki stosuje dla celów CIT – tj. kurs z dnia poprzedzającego uzyskanie przychodu (czyli np. dzień poprzedzający wykonanie usługi). Firma musi pozostać przy tej metodzie przynajmniej do grudnia 2025 r., choćby jeżeli zmienią się okoliczności rynkowe.
Rezygnacja z kursu przeliczeniowego według ustawy o podatku dochodowym – co dalej?
Po upływie obowiązkowych 12 miesięcy stosowania kursu wynikającego z przepisów o podatku dochodowym, podatnik może zdecydować się na powrót do zasad ogólnych, czyli przeliczania faktur walutowych zgodnie z art. 31a ust. 1 lub 2 ustawy o VAT. Powrót ten nie wymaga składania formalnych wniosków ani zgłoszeń do urzędu skarbowego, ale musi być stosowany konsekwentnie.
W praktyce oznacza to, że:
- Jeżeli faktura zostanie wystawiona w dniu powstania obowiązku podatkowego lub później, należy zastosować kurs średni NBP z dnia poprzedzającego powstanie obowiązku.
- Jeżeli faktura zostanie wystawiona przed powstaniem obowiązku podatkowego, stosuje się kurs średni NBP z dnia poprzedzającego datę wystawienia faktury (czyli datę przesłania jej do KSeF).
Przykład:
Firma budowlana stosowała kursy PIT do przeliczania faktur walutowych przez cały rok 2024. Od stycznia 2025 roku postanowiła wrócić do przeliczania według przepisów ustawy o VAT. Wystawiając fakturę 15 stycznia 2025 r. za usługę wykonaną 12 stycznia, firma zastosowała kurs NBP z 11 stycznia – bo obowiązek podatkowy powstał 12 stycznia, a faktura została wystawiona później.
Ważne jest, aby przedsiębiorcy przechodzący między różnymi metodami ewidencjonowali moment zmiany oraz sprawdzili zgodność dokumentów z obowiązującą metodą. Brak konsekwencji w stosowaniu kursów może skutkować błędami w rozliczeniach VAT oraz kontrolami ze strony organów podatkowych.
Podsumowanie – jak bezbłędnie rozliczyć fakturę walutową w KSeF?
Wystawianie faktur w walucie obcej w ramach Krajowego Systemu e-Faktur niesie ze sobą określone obowiązki, które wykraczają poza zwykłe wypełnienie pól dokumentu. Kluczowym aspektem jest prawidłowe przeliczenie wartości na złote polskie, zgodnie z przepisami ustawy o VAT oraz – w niektórych przypadkach – ustaw o podatku dochodowym.
Najważniejsze kwestie, o których powinien pamiętać każdy przedsiębiorca:
- Data wystawienia faktury w KSeF to data jej przesłania do systemu, a nie data jej utworzenia w programie księgowym.
- W zależności od tego, czy faktura została wystawiona przed czy po powstaniu obowiązku podatkowego, stosuje się odpowiedni kurs średni NBP z poprzedniego dnia roboczego.
- Istnieje możliwość wyboru alternatywnej metody przeliczania – według zasad wynikających z przepisów o podatku dochodowym, ale wiąże się to z obowiązkiem stosowania tej metody przez co najmniej 12 miesięcy.
Przejrzystość, spójność dat i konsekwencja w stosowaniu przepisów to fundamenty poprawnego fakturowania w erze KSeF. Warto już dziś przygotować swoją firmę na nadchodzące zmiany i wdrożyć procedury, które zminimalizują ryzyko błędów, opóźnień czy sporów z organami podatkowymi.
