HR w świecie data-driven. Jak nowoczesne technologie mogą ułatwić zarządzanie zasobami ludzkimi?

Sztuczna inteligencja, analiza danych, digitalizacja procesów – to tylko część wyzwań, z jakimi muszą zmierzyć się działy HR. O potencjale i zagrożeniach AI oraz nowoczesnych technologii w zarządzaniu zasobami ludzkimi rozmawiają Prelegenci V Forum HR CHALLENGE POLAND 2024.

Anna Kępka: Jakie są aktualnie najważniejsze wyzwania HR dla organizacji?

Janusz Suszka, Area Lead People Services, ING Bank Śląski: HR to ludzie, a to znaczy, iż zawsze dużo się dzieje i zawsze jest ciekawie. Dzisiaj, z perspektywy 15 lat w branży, nie mam wątpliwości, iż jesteśmy świadkami jednego z ciekawszych momentów. Ta wyjątkowość jest związana z tym, iż w krótkim czasie mamy kumulację wielu znaczących wydarzeń i zjawisk. Z jednej strony okres pandemii, czas bezpośrednio po niej – to czas gdy większość zespołów HR została poddana wymagającej próbie, którą przeszło z sukcesem. Tak stworzyła się nowa tożsamość osadzona w ramach skuteczności, adekwatności, szybkości wdrożeń i niekwestionowanej przydatności dla organizacji funkcji HR.

Dzisiaj rozpędu nabierają działania budowania świadomości, włączania i tworzenia środowiska równych szans. Z drugiej strony – stoimy u progu kolejnej już rewolucji – gdzie sztuczna inteligencja przebojem pojawia się w kolejnych gałęziach gospodarki, zapraszając nas do dyskusji o kompetencjach i umiejętnościach przyszłości. Sam wątek technologiczny jest niezwykle różnorodny, bogaty i traktowany być powinien jako jeden z kluczowych elementów nowoczesnego HR. W zależności od stopnia zaawansowania danej organizacji mamy przestrzeń do wzmożonych inwestycji w zakresie automatyzacji – robotyzacji, digitalizacji czy wdrożeń z zakresu AI. Kolejność nie jest tu przypadkowa – gdyż umiejętności, poziom “poukładania” procesów i wymagania kosztowo – technologiczne są proporcjonalne w zależności od tego czym będziemy chcieli się zajmować. W przypadku branży HR pozostało wątek długu technologicznego jaki przez lata narastał wokół traktowanych do niedawna po macoszemu tematów – filarów nowoczesnego HR tj. danych, jakości tych danych i pogłębionej analityki jak również technologii i wprowadzania nowoczesnych rozwiązań robiących różnicę.

Kępka: Jakie zatem wyzwania niesie za sobą digitalizacja działu HR?

Agata Boroń, Head of Human Resources and Internal Communication. DHL Parcel: Digitalizacja, to marzenie niejednego szefa działu HR. Jednak ścieżka dojścia do upragnionego celu niekiedy wymaga zmierzenia się z różnymi wyzwaniami. Jako, iż generuje zwykle wysokie koszty, często wymaga się udowodnienia celowości inwestycji w postaci oszczędności czasu czy etatów. Digitalizacja wymaga dobrego zaplanowania i strategicznego spojrzenia na to, do czego dążymy. To niezwykle istotne aby wyjść od zaplanowania całego rozwiązania, ponieważ pułapka, w którą łatwo wpaść, czai się szczególnie wtedy, gdy właśnie ze względu na kosztowność zmian, projekt dzieli się na etapy. o ile nie zaplanujemy całej zmiany i wdrożymy pierwszą część z myślą, iż po jej pomyślnym wdrożeniu zastanowimy się nad ciągiem dalszym, istnieje duże prawdopodobieństwo, iż będziemy musieli wprowadzać wiele poprawek, które będą generować dodatkowe koszty. To szczególnie ważne kiedy digitalizacja wiąże się z łączeniem danych z kilku systemów. I tu pojawia się kolejne wyzwanie. Żeby dobrze zaplanować zmiany trzeba wejść w szczegóły i najdrobniejsze detale, które znają pracownicy obsługujący systemy na co dzień. A to właśnie u nich może pojawiać się obawa, iż przestaną być potrzebni z chwilą, gdy zautomatyzujemy procesy. Proces zarządzania zmianą w digitalizacji i przeprowadzenia zespołów przez nią jest tak samo istotny jak merytoryczne zaplanowanie projektu. Niekiedy również zespół wymaga wsparcia w zmianie przekonań, iż skoro coś od zawsze dobrze funkcjonowało to po c, coś zmieniać. Nie zapominajmy również o zadbaniu o motywację pracowników, którzy są w procesie zmiany, szczególnie gdy projekt jest wieloetapowy i na nagrodę w postaci finalnego efektu trzeba zaczekać.

Agata Kaczmarska, Chief People Officer Poland & CEE, Dentsu: Wychodzę z założenia, iż digitalizacja i wszystko, co jest związane ze sztuczną inteligencją, powinno zapewnić nam zautomatyzowanie procesów rutynowych i powtarzalnych, takich które dzisiaj zabierają cenny czas, który moglibyśmy poświęcić na rzeczy tworzące większą wartość dodaną dla firm. Niemal każdy proces w HR zawiera w sobie rutynowe powtarzalne elementy, które chętnie przekazalibyśmy sztucznej inteligencji, żeby wykonywała je za nas. W tym czasie HR mógłby w większym stopniu poświęcić się tym rolom, zadaniom, które będą nabierały coraz większego znaczenia w przyszłości, czyli roli doradczej, roli architekta rozwiązań HR, coacha. To jest pozytywna i pożądana strona digitalizacji, natomiast tak ja każda innowacja powinna być wdrażana w sposób mądry i rozważny, ponieważ niesie ze sobą również zagrożenia.

A.Kępka: Jakie zagrożenia ma Pani na myśli?

1. Kaczmarska: Przede wszystkim bezpieczeństwo danych naszych pracowników. Z jednej strony pracownicy, szczególnie młodzi, bardzo lubią rozwiązania i czynności typu self-service, które – jak w bankowości – mogą wykonać samodzielnie. Do tego potrzebujemy systemów i danych, w tym personalnych. Z kolei im więcej danych mamy w cyberprzestrzeni, tym bardziej ich ochrona staje się istotna, jak również ochrona prywatności pracowników. Kanały społecznościowe zbierają o nas dane i stosują rozwiązania, o których dyskutujemy w przestrzeni publicznej. niedługo podobne rozwiązania mogą być dostępne na platformach firmowych. Czy w tej sytuacji powinniśmy takie dane jako pracodawcy wykorzystywać, w imię efektywności, wydajności, a mówiąc wprost – kontroli? Wcześniej czy później czeka nas debata publiczna, gdzie jest ta granica prywatności w firmach, którą technologia i tak bardzo znacząco przesuwa.

A.Kępka: Na co trzeba zwrócić szczególną uwagę korzystając w dziale HR z BIG DATA i AI?

Przemysław Karaman, Dyrektor HR, Balton: Zacznę od rzeczy oczywistej, która jednak jest fundamentem efektywnego wykorzystania potencjału BIG DATA i AI w dziale HR. Przede wszystkim należy zwrócić szczególną uwagę na jakość, kompletność oraz aktualność informacji, którymi zasilimy konkretne narzędzie. Im więcej pracy włożymy w przygotowanie danych wsadowych i ich późniejszą aktualizację/integrację, tym lepszą jakość analiz czy rekomendacji uzyskamy. DJ Patil w swojej książce „Data Jujitsu” stawia tezę, iż choćby 80% pracy przy analizie danych to praca na ich jakością i czyszczeniem, aby uniknąć redundancji, usunąć dane przeterminowane czy po prostu dane błędne. Ta wstępna faza to często bardzo żmudna i mało atrakcyjna praca, jednakże braki w danych, ich niespójność czy też niedokładność zablokuje pełne wykorzystanie choćby najlepszych ekspertów BIG DATA i najbardziej zaawansowanych narzędzi. Warto również korzystać z różnorodnych źródeł danych. HR wymaga holistycznego podejścia, dlatego też warto pracować nie tylko z danymi z wewnętrznego systemu HR, ale również z danymi zewnętrznymi, raportami rynkowymi, biznesowymi.

Mając już dobrej jakości dane zachęcam do tego, aby nie przekombinować i nie tworzyć od razu super skomplikowanych wieloczynnikowych analiz. Warto zacząć od stawiania tych pytań, które HR najczęściej dostaje od biznesu, a na które czasem brakowało odpowiedzi opartych o dane. Budując zapytania i raporty, trzeba pamiętać o roli HR-u, czyli o tym, iż mamy wspierać biznes w realizacji ich strategii i celów, a nie robić HR dla HR-u. Zaczynajmy od prostych pytań, a kolejnymi iteracjami rozszerzajmy analizę. Krok po kroku dojdziemy do tego czego szukamy, a jednocześnie nie przytłoczy nas ilość informacji i poziom ich skomplikowania.

A.Kępka: Czy w tym świecie data-driven pozostało miejsce dla człowieka?

1. Karaman: Oczywiście! Kiedy mamy już gotowe analizy i rekomendacje przygotowane z wykorzystaniem Big Data i sztucznej inteligencji pamiętajmy, iż na koniec dowolne działania, jakie chcemy na tej podstawie zrealizować, dotyczą ludzi. O ile dużej grupie ludzi możemy mówić o adekwatności statystki, to już podejmując decyzje dotyczące pojedynczych osób, niekoniecznie wpiszą się w 100% w modele statystyczne i ekonometryczne. Nie możemy zapomnieć o tym, iż mówimy o ludziach, więc efekty pracy z BIG Data i AI zestawmy z konkretnym człowiekiem, konkretną kulturą organizacyjną, czasem specyfiką konkretnej pracy i dopiero wtedy podejmujmy decyzję.
2. Kaczmarska: Tu dochodzimy do jeszcze jednej, bardzo ważnej kwestii – efektywności, która w obecnej sytuacji makroekonomicznej jest na sztandarach wszystkich firm. Jednak myśląc o efektywności, należy pamiętać, iż wykluczając ludzi czy zastępując ich AI, wzbudzimy tylko poczucie zagrożenia, niechęć uczenia się i opór wobec technologii oraz sztucznej inteligencji. o ile natomiast postawimy w centrum naszej strategii i uwagi człowieka, który jedynie powinien być wspierany przez technologię, wtedy mamy szansę na stworzenie kultury otwartości na eksperymentowanie, uczenie się nowych technologii. Sztuczna inteligencja ma nam ludziom, pracownikom, liderom pozwolić lepiej wykorzystywać nasze talenty, dawać większe możliwości rozwoju poprzez wykonywanie za nas tych czynności, które dzisiaj nie dają nam poczucia spełnienia zawodowego, są rutynowe, powtarzalne.
3. Boroń: Niestety w trakcie wdrażania nowoczesnych technologii często zapomina się o „digital experience” pracowników czy kandydatów do pracy, które jest bezcenne i trudno je zwartościować w wymiarze finansowym. To doświadczenie, pozytywne lub nie, w silny sposób oddziałuje na percepcję, na to jaką markę pracodawcy budujemy, czy jesteśmy oceniani jako nowoczesna, elastyczna firma, dbająca o ekologię czy też taka, która nie poszła z duchem zmieniającego się świata.
4. Suszka: Obok danych i narzędzi dostrzec powinniśmy również bardzo silny nurt employee experience i projektowania wyjątkowych doświadczeń pracownika oraz procesów HR’owych – automatycznych, intuicyjnych, prostych i przyjaznych – płynących swobodnie ze świadomie budowanymi momentami prawdy czy spersonalizowanym kontaktem pełnym empatii i odświeżonej „ludzkiej twarzy HR”.

Autor: Anna Kępka, Project Manager brave, V Forum HR CHALLENGE POLAND 2024