Jak legalnie dorabiać jako freelancer bez firmy?

Freelancing w Polsce staje się coraz bardziej popularny – zarówno wśród osób, które chcą całkowicie przejść „na swoje”, jak i tych, którzy jedynie dorabiają po godzinach. Elastyczność, możliwość wyboru klientów, praca z dowolnego miejsca na świecie – to brzmi kusząco. Jednak wielu początkujących freelancerów od razu zderza się z pytaniem: czy muszę zakładać działalność gospodarczą, żeby legalnie zarabiać?

Dobra wiadomość jest taka, iż polskie prawo przewiduje kilka legalnych ścieżek dla osób, które chcą dorabiać bez zakładania firmy. W tym artykule omówimy je szczegółowo: od klasycznych umów cywilnoprawnych, przez działalność nierejestrowaną, aż po nowoczesne platformy do fakturowania. Każde rozwiązanie ma swoje plusy i minusy – a wybór zależy od tego, w jaki sposób i na jaką skalę chcesz pracować.

Kim jest freelancer w Polsce?

Freelancer to osoba, która wykonuje pracę zarobkową na zlecenie różnych klientów, najczęściej bez stałego pracodawcy i bez tradycyjnego etatu. W praktyce oznacza to, iż freelancer sam decyduje, jakie projekty przyjmuje, ile czasu im poświęca i w jaki sposób je realizuje.

W Polsce freelancing szczególnie popularny jest w branżach takich jak:

• IT i programowanie – tworzenie stron, aplikacji, oprogramowania,
• grafika i design – projektowanie identyfikacji wizualnej, UI/UX, ilustracji,
• marketing i copywriting – kampanie reklamowe, treści SEO, social media,
• fotografia, wideo, tłumaczenia – usługi kreatywne i językowe,
• edukacja online – kursy, szkolenia, korepetycje.

Prawnie rzecz biorąc, freelancer nie zawsze musi być przedsiębiorcą. jeżeli jego przychody są okazjonalne lub niewielkie, może korzystać z innych form rozliczeń niż prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG). Co istotne – to właśnie w tej przestrzeni pojawia się wiele pytań: kiedy wystarczy zwykła umowa, a kiedy trzeba zakładać firmę? Jakie są limity? Jak działa ZUS i podatki?

Opcje dorabiania bez zakładania działalności gospodarczej

Polskie prawo przewiduje kilka rozwiązań dla osób, które chcą dorabiać jako freelancerzy, ale nie są jeszcze gotowe na prowadzenie własnej firmy. Każde z nich ma swoje ograniczenia i specyfikę, dlatego warto je dobrze poznać.

1. Umowa o dzieło

• Stosowana najczęściej w przypadku prac twórczych – np. napisania artykułu, stworzenia grafiki czy oprogramowania.
• Od takiej umowy odprowadza się tylko zaliczkę na podatek dochodowy, a składki ZUS nie obowiązują.
• Minusem jest brak ubezpieczenia zdrowotnego i społecznego.

2. Umowa zlecenie

• Dobre rozwiązanie, gdy kooperacja z klientem jest bardziej regularna, a praca nie ma charakteru „dzieła”.
• W tym przypadku trzeba opłacać składki ZUS (emerytalne, rentowe, wypadkowe), co zmniejsza wynagrodzenie netto.
• Plusem jest ubezpieczenie zdrowotne i możliwość korzystania z NFZ.

3. Działalność nierejestrowana

• Opcja dla osób, których miesięczne przychody nie przekraczają określonego limitu (w 2025 r. to 75% minimalnego wynagrodzenia brutto).
• Nie wymaga rejestracji firmy w CEIDG ani opłacania składek ZUS.
• Obowiązuje jednak prowadzenie uproszczonej ewidencji sprzedaży i rozliczanie się raz w roku w PIT.
• Minusem jest niski limit przychodów – dobra opcja głównie dla osób dorabiających okazjonalnie.

4. Platformy do fakturowania bez firmy

• Nowoczesne rozwiązania, które pozwalają wystawiać faktury klientom, choćby jeżeli samemu nie ma się zarejestrowanej działalności.
• Platforma wystawia fakturę w imieniu freelancera i rozlicza podatek oraz składki.
• Freelancer otrzymuje wynagrodzenie „na czysto”, a wszystkie formalności są po stronie pośrednika.
• Przykłady: UseMe, Bizky (w tym abonament Freelance Prime).

Najczęstsze pytania i problemy freelancerów

Zanim początkujący freelancer podejmie decyzję o formie rozliczeń, pojawia się wiele wątpliwości. To właśnie one sprawiają, iż wiele osób odkłada rozpoczęcie działalności zarobkowej na później lub wybiera rozwiązanie, które w dłuższej perspektywie okazuje się nieoptymalne. Poniżej zestawienie najczęściej zadawanych pytań:

1. Czy muszę płacić ZUS jako freelancer?

To zależy od wybranej formy. Przy umowie o dzieło – nie, przy umowie zlecenie – tak, przy działalności nierejestrowanej – nie, a przy platformach pośredniczących składki są rozliczane w specyficzny sposób (często tylko podatek dochodowy).

2. Co z podatkiem VAT?

Freelancer nieprowadzący działalności gospodarczej zwykle nie musi martwić się o VAT. Problem pojawia się, gdy chce współpracować z dużymi firmami lub kontrahentami zagranicznymi – wtedy brak faktury VAT bywa przeszkodą. Tutaj właśnie rozwiązaniem są platformy umożliwiające wystawianie faktur z VAT bez firmy.

3. Jak rozliczać koszty pracy?

Kupujesz laptop, oprogramowanie, kurs online – czy można to wrzucić w koszty?

• Przy umowie o dzieło i zleceniu koszty są ujęte ryczałtowo (np. 20% lub 50%).
• Działalność nierejestrowana daje mniej możliwości w tym zakresie.
• Platformy pośredniczące oferują możliwość rozliczania kosztów podobnie jak przy działalności gospodarczej, choć z uproszczonym mechanizmem.

4. Co z klientami zagranicznymi?

To częsty dylemat freelancerów IT czy tłumaczy. Umowy cywilnoprawne bywają trudne do zastosowania z zagranicznymi kontrahentami. Działalność nierejestrowana nie sprawdzi się przy większych kwotach. Dlatego wielu freelancerów decyduje się na platformy, które pozwalają wystawiać faktury w walutach obcych, bez komplikacji podatkowych.

Fakturowanie bez firmy – jak to działa w praktyce?

Jednym z najczęstszych wyzwań dla freelancera jest potrzeba wystawienia faktury – szczególnie gdy klientem jest firma. Wielu kontrahentów w Polsce czy za granicą oczekuje faktury VAT, a nie zwykłej umowy cywilnoprawnej. Właśnie dlatego powstały rozwiązania, które umożliwiają legalne fakturowanie bez zakładania działalności gospodarczej.

Jak to wygląda w praktyce?

1. Freelancer rejestruje się na platformie pośredniczącej.
2. Klient otrzymuje fakturę wystawioną formalnie przez tę platformę (z numerem NIP, VAT itp.).
3. Po opłaceniu faktury przez klienta, platforma przekazuje freelancerowi wynagrodzenie „na rękę” – po potrąceniu podatku, ewentualnych składek i prowizji.
4. Freelancer nie musi prowadzić księgowości ani martwić się o rozliczenia miesięczne – dostaje gotowy dokument podatkowy.

Zalety tego rozwiązania

• Legalność i bezpieczeństwo – wszystko odbywa się zgodnie z przepisami.
• Profesjonalny wizerunek – możesz wystawiać faktury VAT jak przedsiębiorca.
• Brak konieczności opłacania ZUS, prowadzenia ksiąg rachunkowych, kontaktu z urzędem skarbowym.
• Obsługa klientów zagranicznych – wiele platform rozlicza faktury w euro czy dolarach.

Przykłady platform

• UseMe – pobiera prowizję od każdej wystawionej faktury.
• Bizky – działa w dwóch modelach: Pay-as-you-go (prowizja od faktury) oraz Freelance Prime (abonament, bez prowizji).

Case study – przykładowe sytuacje

Żeby lepiej zrozumieć, jak dobrać formę rozliczeń do swojej sytuacji, warto spojrzeć na przykłady z życia. Każdy freelancer ma inną specyfikę pracy, inny poziom przychodów i inne potrzeby. Dlatego rozwiązanie idealne dla studenta dorabiającego grafiką niekoniecznie będzie najlepsze dla programisty IT pracującego z klientami zagranicznymi.

1. Student–grafik

• Wykonuje kilka zleceń miesięcznie, łączne przychody ok. 1500 zł.
• Najlepsze rozwiązanie: działalność nierejestrowana – brak ZUS, brak rejestracji firmy, rozliczenie raz w roku.

2. Copywriter na etacie, dorabiający po godzinach

• Ma stałą umowę o pracę i ubezpieczenie.
• Zarabia dodatkowo ok. 2000–3000 zł miesięcznie na freelansie.
• Najlepsze rozwiązanie: platforma do fakturowania – daje profesjonalny wizerunek wobec klientów i eliminuje dodatkowe formalności.

3. Programista IT – klient zagraniczny

• Projekt w euro, przychody rzędu 10–15 tys. zł miesięcznie.
• Umowy cywilnoprawne są trudne do zastosowania w takim modelu.
• Najlepsze rozwiązanie: platforma typu Bizky Freelance Prime – faktury VAT w walucie obcej, brak konieczności zakładania JDG i płacenia pełnych składek ZUS.

4. Freelancer–tłumacz

• Różni klienci – część z Polski, część z zagranicy. Przychody nieregularne – od 1000 zł do 6000 zł miesięcznie.
• Najlepsze rozwiązanie: na początku działalność nierejestrowana, ale przy rosnącej liczbie zleceń korzystniejsze staje się przejście na abonament platformowy (np. Bizky Prime).

Freelancing a rosnąca elastyczność rynku pracy

Jeszcze kilka lat temu freelancing był niszowym zjawiskiem. w tej chwili w Polsce pracuje w ten sposób kilkaset tysięcy osób, a prognozy wskazują na dalszy wzrost. Pracodawcy coraz częściej korzystają z usług specjalistów „na żądanie”, a sami freelancerzy cenią sobie możliwość wyboru klientów i projektów. Brak konieczności zakładania firmy od razu otwiera drzwi dla młodych ludzi, studentów czy osób chcących tylko dorobić po godzinach.

Ryzyka związane z wyborem nieodpowiedniej formy rozliczeń

Nie można jednak zapominać o ryzykach. Wybranie umowy, która nie pasuje do charakteru współpracy, może skończyć się problemami podatkowymi czy kontrolą z ZUS. Zbyt szybkie zakładanie działalności gospodarczej bywa kosztowne i obciążające, szczególnie gdy przychody są jeszcze nieregularne. Z kolei pozostanie przy działalności nierejestrowanej zbyt długo może ograniczyć rozwój i odstraszyć większych klientów, którzy oczekują faktur VAT.

Dlaczego profesjonalizacja ma znaczenie

Dla wielu freelancerów kluczowym momentem jest pierwsza kooperacja z dużą firmą lub klientem zagranicznym. Wtedy okazuje się, iż zwykła umowa o dzieło nie wystarczy – potrzebny jest profesjonalny dokument księgowy. To nie tylko kwestia podatków, ale też budowania wizerunku. Wystawienie faktury VAT daje sygnał: „jestem poważnym partnerem biznesowym”. Dzięki platformom do fakturowania można to osiągnąć bez konieczności zakładania firmy od razu.

Bizky Freelance Prime jako krok do stabilności

Wybór platformy zależy od częstotliwości i skali pracy. jeżeli wystawiasz kilka faktur rocznie – wystarczy model prowizyjny. jeżeli jednak regularnie współpracujesz z klientami i Twoje przychody rosną, wtedy subskrypcyjny model, jak Bizky Freelance Prime, może okazać się korzystniejszy. Stała opłata miesięczna daje przewidywalność kosztów, a brak prowizji pozwala zachować większą część zarobków. Dodatkowo możliwość rozliczania kosztów i wystawiania faktur w walutach obcych daje swobodę podobną do prowadzenia firmy – ale bez jej formalnych obciążeń.

Case study 1: Początkujący grafik i problem z limitem działalności nierejestrowanej

Marta jest studentką grafiki komputerowej. Na początku wykonywała kilka prostych projektów miesięcznie – logo, baner, grafika do social media. Jej przychody nie przekraczały 2000 zł miesięcznie, więc spokojnie mieściła się w limicie działalności nierejestrowanej. Dzięki temu nie musiała płacić ZUS, a rozliczała się raz w roku w PIT.

Problem pojawił się, gdy zaczęła współpracować z większą agencją marketingową, która oczekiwała faktur VAT. Marta musiała wybierać – albo rejestracja działalności gospodarczej, albo korzystanie z platformy. Zdecydowała się na platformę, bo bała się formalności i kosztów ZUS. To pozwoliło jej przez cały czas działać legalnie i profesjonalnie, bez skoku w świat pełnej księgowości.

Case study 2: Programista i dylemat „firma czy platforma”

Paweł, programista backend, dostał intratne zlecenie z Niemiec – budowa modułu do systemu ERP, wycena na 40 tys. zł. Klient wymagał faktury VAT w euro. Paweł stanął przed decyzją: założyć działalność i rozliczać się samodzielnie, czy skorzystać z usług pośrednika.

Po konsultacji z księgową uznał, iż zakładanie JDG tylko dla jednego projektu nie ma sensu – koszty i obowiązki byłyby zbyt duże. Wybrał platformę w modelu abonamentowym (Bizky Freelance Prime). Dzięki temu mógł wystawić fakturę w euro, uniknąć problemów z podatkiem VAT i otrzymał pieniądze w ciągu kilku dni, bez konieczności kontaktu z urzędami.

Case study 3: Copywriter i problem z ZUS

Agnieszka przez lata pisała teksty SEO jako dodatkowe źródło dochodu. Początkowo rozliczała się na umowę o dzieło, ale gdy zaczęła pracować regularnie z jednym klientem, musiała przejść na umowę zlecenie. To oznaczało obowiązek opłacania składek ZUS, które mocno uszczupliły jej wynagrodzenie.

Rozwiązaniem okazała się platforma do fakturowania. Agnieszka zaczęła wystawiać faktury jako freelancer bez firmy. Jej klient był zadowolony – otrzymywał dokument księgowy, a Agnieszka nie musiała się martwić o formalności. Po kilku miesiącach, gdy liczba zleceń wzrosła, przeszła na abonament Bizky Prime, co pozwoliło jej zaoszczędzić na prowizjach.

Case study 4: Tłumacz i nieregularne przychody

Krzysztof tłumaczy teksty techniczne. Jego problemem były nieregularne wpływy – czasem 1000 zł miesięcznie, czasem 8000 zł. W początkowej fazie działał w ramach działalności nierejestrowanej, ale przy większych zleceniach od zagranicznych klientów pojawiały się trudności z rozliczeniem.

Przejście na platformę okazało się złotym środkiem. Mógł fakturować klientów w euro i dolarach, a jednocześnie płacił tylko wtedy, gdy faktycznie miał zlecenia. Dzięki temu uniknął problemów podatkowych, a przychody rozliczał w sposób przejrzysty i zgodny z prawem.

Wnioski z case studies

Historie te pokazują, iż nie ma jednej uniwersalnej ścieżki dla wszystkich freelancerów. Kluczem jest dopasowanie formy rozliczeń do:

• wysokości przychodów,
• częstotliwości zleceń,
• rodzaju klientów (indywidualni, firmy, zagranica),
• gotowości na prowadzenie formalności.

Dzięki działalności nierejestrowanej łatwo zacząć, ale przy większych projektach profesjonalizacja jest nieunikniona. To właśnie wtedy na scenę wchodzą platformy do fakturowania, a przy regularnej pracy – abonamenty takie jak Bizky Freelance Prime, które stabilizują koszty i pozwalają skupić się na pracy, a nie na biurokracji.