Komu przysługuje urlop okolicznościowy? Według przepisów tylko jedna grupa ma do niego prawo

Zdjęcie: Polsat News


Urlop okolicznościowy to dodatkowe dni wolne, które pracownik może wykorzystać w ściśle określonych sytuacjach życiowych. Przepisy jasno określają, komu i kiedy przysługuje to świadczenie, a jego znajomość jest istotna zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Wyjaśniamy, jakie są aktualne zasady udzielania urlopu okolicznościowego, kto może z niego skorzystać, czy wlicza się on do urlopu wypoczynkowego oraz jak wygląda kwestia wynagrodzenia.


Z jakiego powodu można wziąć urlop okolicznościowy?


Prawo przewiduje zamknięty katalog sytuacji, w których pracodawca musi udzielić urlopu okolicznościowego. Chodzi o zdarzenia, które w sposób oczywisty uniemożliwiają wykonywanie pracy - zarówno te szczęśliwe, jak i te, które wymagają czasu w uporządkowanie spraw rodzinnych czy formalnych.
W polskim porządku prawnym pojęcie "urlopu okolicznościowego" nie występuje bezpośrednio w Kodeksie pracy. Jego zasady określa § 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. 2014 poz. 1632 t.j.). Zgodnie z jego zapisami:Reklama


2 dni wolnego przysługują pracownikom w przypadku:
własnego ślubu (cywilnego lub konkordatowego), narodzin dziecka, śmierci i pogrzebu: małżonka, dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy.
1 dzień wolnego przysługuje w przypadku:
ślubu dziecka, śmierci i pogrzebu: siostry, brata, teściowej, teścia, babci, dziadka, śmierci innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.
Przepisy nie wymagają od pracownika wykorzystania urlopu dokładnie w dniu wydarzenia. Można go wziąć np. dzień wcześniej, by przygotować uroczystość, albo kilka dni później, jeżeli trzeba załatwić formalności po pogrzebie. Ważne, by istniał bezpośredni związek z daną okolicznością.


Komu przysługuje urlop okolicznościowy?


Prawo do urlopu okolicznościowego przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę - niezależnie od stażu pracy, wymiaru etatu czy rodzaju zawartej umowy, a więc zarówno w przypadku umów na czas określony, nieokreślony, jak i próbny.


Z tego uprawnienia nie mogą korzystać osoby pracujące wyłącznie na podstawie umów cywilnoprawnych, czyli umowie zleceniu i umowie o dzieło. Pracodawca może jednak dobrowolnie wprowadzić podobne świadczenie w regulaminie pracy, układzie zbiorowym lub indywidualnej umowie cywilnoprawnej.
Jeżeli pracownik spełnia wymogi przewidziane w przepisach, pracodawca jest zobowiązany udzielić mu urlopu okolicznościowego — odmowa w takiej sytuacji byłaby naruszeniem prawa. Może natomiast wymagać udokumentowania zdarzenia, które jest podstawą zwolnienia, np. poprzez okazanie aktu małżeństwa, aktu urodzenia dziecka czy aktu zgonu.


Czy urlop okolicznościowy wlicza się do urlopu wypoczynkowego?


Urlop okolicznościowy jest w polskim prawie pracy traktowany jako całkowicie odrębne uprawnienie od urlopu wypoczynkowego. Oznacza to, iż dni wolne przyznane z tego tytułu nie są odliczane od puli urlopu przeznaczonego na odpoczynek. jeżeli więc w danym roku kalendarzowym pracownikowi przysługuje np. 26 dni urlopu wypoczynkowego, to w przypadku wystąpienia zdarzenia uprawniającego do urlopu okolicznościowego — czyli np. ślub, narodziny dziecka czy śmierć bliskiej osoby — otrzyma dodatkowo 1 lub 2 dni wolnego, w zależności od sytuacji.
Przykładowo wygląda to tak: pracownik z 12-letnim stażem, który w 2025 roku bierze ślub, ma prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego plus 2 dni urlopu okolicznościowego. Te dwa dni nie pomniejszają podstawowego wymiaru wypoczynku.


Czy urlop okolicznościowy jest płatny?


Urlop okolicznościowy jest w pełni płatny. Wynagrodzenie za ten czas oblicza się według zasad zbliżonych do urlopu wypoczynkowego, ale z pewnymi różnicami:
składniki stałe (np. pensja zasadnicza, dodatki funkcyjne, stażowe) uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu, w którym pracownik korzysta z urlopu; składniki zmienne (np. premie, prowizje) bierze się pod uwagę wyłącznie z miesiąca, w którym przypada urlop okolicznościowy — w przeciwieństwie do urlopu wypoczynkowego, gdzie liczy się średnią z 3 miesięcy, a czasem choćby z 12 miesięcy.
Do podstawy wynagrodzenia nie wlicza się m.in. jednorazowych nagród, odpraw, ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, gratyfikacji jubileuszowych czy wynagrodzenia za czas choroby.
Przeczytaj również:
Zmiany w stażu pracy. To będzie rewolucja. Przepisy mają działać wstecz
Więcej wolnego i mniej pracy. Kalendarz 2026 r. sprzyja długim weekendom
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Będą zmiany co do terminu wypłaty